工作分析與再設(shè)計(jì)

工作分析與再設(shè)計(jì)西安郵電學(xué)院人力資源教研室王養(yǎng)成2008年5月6日J(rèn)obAnalysisanddesignagain第一節(jié)、工作分析一、相關(guān)概念：（一）工作分析的別稱(chēng)：工作研究、崗位分析、崗位研究。 （二）組織與組織結(jié)構(gòu)：1、組織：指為實(shí)現(xiàn)某種特定目的經(jīng)由分工與合作及不同層次的責(zé)任制度和權(quán)利而構(gòu)成的人的集合。（1）組織必須有目的，沒(méi)有目的就沒(méi)有組織。目的是組織設(shè)立、存在的前提，組織是目的實(shí)現(xiàn)的保證。工作分析----相關(guān)概念

（2）要有效實(shí)現(xiàn)組織的目的，組織必須有合理的結(jié)構(gòu)、合理的人員配備、優(yōu)良的內(nèi)部激勵(lì)和適時(shí)的組織變革。（3）組織結(jié)構(gòu)：指組織為實(shí)現(xiàn)其目的，而形成的垂直權(quán)利系統(tǒng)和水平分工協(xié)作系統(tǒng)的有機(jī)統(tǒng)一體。（4）當(dāng)組織目的和組織結(jié)構(gòu)確定以后，組織就需要合理的配備人員，而配備人員的基礎(chǔ)就是工作分析。（三）工作分析中的術(shù)語(yǔ)工作要素：工作中不能再繼續(xù)分解的最小動(dòng)作單位。任務(wù)：為達(dá)到某一明確目的所從事的一系列活動(dòng)。職責(zé)：組織要求的在特定崗位上需要完成的任務(wù)。職權(quán)：依法賦予的完成特定任務(wù)所需要的權(quán)力。職位：即崗位。是組織要求個(gè)體完成的一項(xiàng)或多項(xiàng)責(zé)任以及為此賦予個(gè)體的權(quán)力的總和。職務(wù)：即工作。是按規(guī)定擔(dān)任的工作或?yàn)閷?shí)現(xiàn)某一目的而從事的明確的工作行為，由一組主要職責(zé)相似的職位所組成。（三）工作分析中的術(shù)語(yǔ)工作族（職系）：由兩個(gè)或兩個(gè)以上有相似特點(diǎn)的工作組成。職業(yè)：由不同時(shí)間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。職組：工作性質(zhì)相近的若干職系綜合而成為職組。職級(jí)：工作內(nèi)容、難易程度、責(zé)任大小、所需資格皆很相似的職位。職等：工作性質(zhì)不同或主要職務(wù)不同，但其困難程度、職責(zé)大小、工作所需資格等條件充分相同的職級(jí)為同一職等。職業(yè)職業(yè)運(yùn)動(dòng)員職業(yè)足球職業(yè)籃球職業(yè)棒球職業(yè)曲棍球工作族棒球手工作內(nèi)野手外野手接投球手職位職位職位第一壘第二壘第三壘游擊手左野手中野手右野手接球手投球手職責(zé)一些防守任務(wù)工作分析中的術(shù)語(yǔ)（四）職位的要素與特點(diǎn)1、職位的五要素：（1）明確的工作任務(wù)或行為；（2）明確的責(zé)任；（3）履行責(zé)任、完成任務(wù)依規(guī)定享有的權(quán)利；（3）利益；（4）條件與環(huán)境。2、職位的六個(gè)特點(diǎn)（1）職位是任務(wù)與責(zé)任的集合、是人與事結(jié)合的基本單元；（四）職位的要素與特點(diǎn)（2）其數(shù)量在一個(gè)組織內(nèi)部是有限的，這也稱(chēng)為編制；（3）職位可以按某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)；（4）職位不隨人而定（實(shí)際中不一定）；（5）一個(gè)職位只能有一個(gè)人，人員可以固定、也可以兼職；（6）職位與任務(wù)不一一對(duì)應(yīng)，有的一個(gè)職位有數(shù)項(xiàng)任務(wù)，有的能只有一項(xiàng)任務(wù)。（五）職務(wù)分類(lèi)分級(jí)1、職務(wù)：由一系列近似的或性質(zhì)相同的職務(wù)所構(gòu)成的類(lèi)別（歸類(lèi)）---名稱(chēng)。2、、職位分類(lèi)分級(jí)（1）含義：按職位的任務(wù)性質(zhì)把其分成若干系列（橫向），然后，按其責(zé)任大小、工作難易、所需教育條件和技術(shù)高低分為若干等級(jí)（縱向）。（2）結(jié)構(gòu)：見(jiàn)下張圖。（3）職位分類(lèi)分級(jí)的意義：A、支付報(bào)酬的依據(jù)，達(dá)到同工同酬；職務(wù)分類(lèi)與分級(jí)圖151413121110987654321職等職系職組2職組1ABCDEA13A12A11A10A9A8A7A6A5A4A3A2A1D8D7D6D5D4D3D2D1E6E5E4E3E2E1C10C9C8C7C6C5C4C3C2C1B11B10B9B8B7B6B5B4B3B2B1（五）職務(wù)分類(lèi)分級(jí)B、考核錄用的依據(jù)；C、業(yè)績(jī)考核的依據(jù)；D、使培訓(xùn)更具有針對(duì)性和目的性；E、有利于人員晉升、晉級(jí)和調(diào)整的管理；F、有利于定編、定員和人員調(diào)整，4、職位分類(lèi)分級(jí)的作用：A、人力資源管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)；（五）職務(wù)分類(lèi)分級(jí)B、人力資源管理法制化的前提；C、為組織優(yōu)化、變革提供依據(jù)；D、為社會(huì)就業(yè)、招生提供依據(jù)；E、是國(guó)家人事制度的重要途徑（有人在83年就提出了職位分類(lèi)是我國(guó)人事制度改革的突破口，由于條件不具備，至今未進(jìn)行立法）。（五）職務(wù)分類(lèi)分級(jí)5、職位分類(lèi)的原則（1）系統(tǒng)性原則：職位的設(shè)置和劃分，不能孤立地、局部的去看，而要從各職位的相互聯(lián)系上、從總體上去看；（2）最低職位數(shù)量原則：但要在確保組織機(jī)構(gòu)的高效率和高效益的條件下；（3）整分合原則：各職位之間既分工明確，又協(xié)調(diào)一致而構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體；（五）職務(wù)分類(lèi)分級(jí)（4）能級(jí)原則；即每個(gè)職位的重要性程度、范圍應(yīng)對(duì)其進(jìn)行正確評(píng)估，就一個(gè)組織來(lái)講：決策層---管理層---執(zhí)行層---操作層。（5）因事設(shè)立職位的原則。（六）工作分析的含義與內(nèi)容1、含義：對(duì)特定的職務(wù)的名稱(chēng)、責(zé)任、任務(wù)和內(nèi)容等作出明確的規(guī)定，并確定完成這一工作需要的條件和行為過(guò)程。2、內(nèi)容：（1）工作描述：指出了該工作的特點(diǎn)。A、職務(wù)名稱(chēng)：便于對(duì)各種工作進(jìn)行識(shí)別、登記、分類(lèi)以及確定組織內(nèi)外的各種關(guān)系等；工作分析含義與內(nèi)容B、工作內(nèi)容和程序：工作任務(wù)、責(zé)任、使用工具、工作程序、與其它人的工作關(guān)系（上下、左右）；C、工作條件和物理環(huán)境：溫度、光線(xiàn)、濕度、噪音、安全條件、地理位置、室內(nèi)、室外等；D、社會(huì)環(huán)境：工作群體中的人數(shù)、完成工作所需要的人際交往的數(shù)量程度、各部門(mén)之間的關(guān)系、工作地點(diǎn)內(nèi)外的文化設(shè)施、社會(huì)習(xí)俗等；E、聘用條件：包括工作時(shí)數(shù)、工作狀況、支付方法、福利、該工作在組織中的正式位置、晉升機(jī)會(huì)、季節(jié)性、進(jìn)修進(jìn)會(huì)等。工作分析含義與內(nèi)容（2）工作說(shuō)明書(shū)：又稱(chēng)：職務(wù)要求。即說(shuō)明從事該項(xiàng)工作的人員必須具備的條件和要求。道德水平、文化水平、工作經(jīng)驗(yàn)、身體素質(zhì)、心理素質(zhì)（個(gè)性、性格、穩(wěn)定性、反應(yīng)等）、個(gè)人特征等。（七）工作分析的目的促使工作的名稱(chēng)與含義在整個(gè)組織中表示特定而一致的意義，實(shí)現(xiàn)工作用語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化。確定工作要求，以建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容。確定員工錄用與上崗的最低條件。為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計(jì)劃提供依據(jù)。確定工作之間的相互關(guān)系，以利于合理的晉升、調(diào)動(dòng)與指派。獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實(shí)際情況，利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致員工不滿(mǎn)、工作效率下降的原因。為制定考核程序及方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進(jìn)行自我控制。辨明影響安全的主要因素，以及時(shí)采取有效措施，將危險(xiǎn)降至最低。為改進(jìn)工作設(shè)計(jì)方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)。（八）工作分析的程序工作分析的程序一般可分為：準(zhǔn)備---調(diào)查---分析---完成四個(gè)階段。1、準(zhǔn)備階段：（1）主要任務(wù)：了解基本情況、確定樣本、建立聯(lián)系、設(shè)計(jì)調(diào)查方案、明確調(diào)查方法、成立工作組等。工作分析的程序（2）具體步驟：A、明確工作分析的意義、目的；B、成立工作小組，以精簡(jiǎn)、高效為原則；C、對(duì)將要分析的工作進(jìn)行初步了解，查閱已有的文件，對(duì)其主要任務(wù)、主要職責(zé)、工作流程有個(gè)大致的了解；D、確定該階段工作的主要任務(wù)，明確需要收集的信息數(shù)據(jù)；E、向有關(guān)人員進(jìn)行宣傳、解釋、消除誤解、建立友好合作關(guān)系；工作分析的程序F、確定調(diào)查分析的樣本，要考慮其代表性；G、明確調(diào)查方法，設(shè)計(jì)單純方案；H、對(duì)參與人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解和掌握工作分析的方法、內(nèi)容、具體步驟和注意事項(xiàng)；I、把各項(xiàng)工作具體分解為若干單元，確定其難易程度。工作分析的程序2、調(diào)查階段：（1）主要任務(wù)：工作責(zé)任調(diào)查、工作內(nèi)容調(diào)查、工作過(guò)程調(diào)查、工作環(huán)境調(diào)查、工作人員調(diào)查。（2）具體步驟：A、編制各種調(diào)查問(wèn)卷和提綱；B、進(jìn)行具體調(diào)查；C、根據(jù)工作分析的目的有針對(duì)性的收集有關(guān)工作的特征以及所需要的數(shù)據(jù)；工作分析的程序D、重點(diǎn)收集工作人員必須的特征和信息；E、要求被調(diào)查的人員對(duì)工作特征和人員特征的發(fā)生概率和重要性作出等級(jí)評(píng)定。3、分析階段：（1）主要任務(wù)：對(duì)各職務(wù)工作特征、人員特征的到處結(jié)果進(jìn)行深入、全面的分析和研究。（2）具體步驟工作分析的程序（1）仔細(xì)審查已收集到的各種信息；（2）以創(chuàng)新精神分析現(xiàn)狀，盡可能的發(fā)現(xiàn)有關(guān)各種人員在目標(biāo)改造中存在的問(wèn)題。該干什么？不該干什么？（3）歸納總結(jié)出工作分析的要點(diǎn)，包括關(guān)鍵職位的職責(zé)，任務(wù)、工作關(guān)系、職務(wù)范圍等；（4）回顧最初列出的主要任務(wù)，針對(duì)工作分析中提出的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議，重新劃分工作范圍，內(nèi)容、職責(zé)，確保所提出的問(wèn)題都達(dá)到了解決。工作分析的程序4、完成階段：依據(jù)上面收集的信息和調(diào)查的結(jié)果，綜合提出工作描述和工作規(guī)范，并制定職務(wù)說(shuō)明書(shū)（工作說(shuō)明書(shū)、工作標(biāo)準(zhǔn)）。（九）工作分析信息--主要來(lái)源書(shū)面資料：組織有關(guān)現(xiàn)任職務(wù)的資料記錄以及崗位責(zé)任說(shuō)明，這些資料對(duì)崗位分析非常有用。例如組織中現(xiàn)有崗位職責(zé)、供招聘用的廣告等。任職者的報(bào)告：可以通過(guò)訪(fǎng)談、工作日志等方法得到任職者的報(bào)告。由于是任職者自己描述所做的主要工作以及是如何完成的，因此很難保證所有的工作方面都能涉及到，而且任職者本人所提供的信息難免會(huì)有失客觀(guān)或者故意弄虛作假（九）工作分析信息--主要來(lái)源同事的報(bào)告：除了直接從任職者那里獲得有關(guān)的資料外，也可以從任職者的上級(jí)、下屬等處獲得資料。同事的報(bào)告有助于提供一個(gè)對(duì)比，也有助于補(bǔ)充從任職者那里獲得資料，上級(jí)的評(píng)價(jià)還可檢查信息是否有效。直接的觀(guān)察：到任職者的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行直接的觀(guān)察也是一種獲取有關(guān)工作信息的方法。盡管崗位分析人員出現(xiàn)在任職者的工作現(xiàn)場(chǎng)對(duì)于任職者會(huì)造成一定的影響，但這種方法仍能提供一些其他方法所不能提供的信息。其它：崗位分析的資料還可以來(lái)自于顧客和用戶(hù)等外。（九）工作分析信息---收集者

崗位分析專(zhuān)家

工作崗位的任職者

上級(jí)主管

組織內(nèi)部

組織外部

工作任職者條件：自愿參加較好的口頭、書(shū)面表達(dá)能力工作6個(gè)月以上人員數(shù)量?jī)A向于從任職者“應(yīng)該”怎樣做，不是從任職者“實(shí)際上”是怎么做的角度去描述任職者的工作

外國(guó)的人事心理學(xué)家從人力資源管理的角度提出了一個(gè)非常容易記憶的6W1H崗位分析公式，從七個(gè)方面對(duì)崗位進(jìn)行分析：

1、WHO：誰(shuí)來(lái)干該崗位的工作；

2、WHAT：該崗位具體做什么事情；

3、WHEN：該崗位工作時(shí)間的安排；

4、WHERE：該崗位地點(diǎn)在哪里；

5、WHY：崗位的名稱(chēng)是什么（崗位的意義是什么）；

6、ForWHO：它在為哪個(gè)崗位提供服務(wù)；

7、HOW：他是如何服務(wù)的。

（九）工作信息--收集的七個(gè)方面（九）工作信息---收集中的主要問(wèn)題重“硬”工作，輕軟工作重“份內(nèi)”工作，輕協(xié)調(diào)合作重“硬”技能，輕軟技能創(chuàng)造性溝通人際技能團(tuán)隊(duì)精神與合作能力顧客至上情緒穩(wěn)定ContrastingFactorsinJobAnalysisTraditionalFactorConsequenceEmergingFactorConsequenceDivisionoflaborandclear-cutlabor-managementdistinctionStaticjobsMinimalinteractionwithcoworkersAccountabilitytosupervisorsOne-wayrelationtotechnologyLong-termemploymentCulturalhomogeneityToleranceforbudgetaryslackPreoccupationwithjobboundarydefinitionandjobworth Fixedandlong-lastingjobrequirementsAnalysisofwithin-jobactivitiesImportanceofincumbent-supervisorinteractionPrescribedjobresponsibilitiesStaticworkactivitiesandconditionsofemploymentEmphasisontechnicaltasksTime-consuminganalyticalproceduresCross-functionalresponsibilitiesandblurringoflabor-managementdistinctionDynamicworkassignments Maximalinteractionwithcoworkers Accountabilitytointernalandexternalcustomers Two-wayrelationtotechnologyShort-termemploymentCulturaldiversityCostcontainment DiffusejobboundariesandresponsibilitiesWorkrequirementsincontinuousfluxAnalysisofinteractiveactivitiesImportanceofincumbent-customerinteractionSelf-determinedresponsibilitiesContinuouslyevolvingsetsofworkactivitiesandconditionsofemploymentEmphasisonemotionalandinterpersonaltasksStreamlinedanalyticalprocedures （九）工作分析的影響因素工作分析的工具——職務(wù)說(shuō)明書(shū)基本資料（1）職務(wù)名稱(chēng)；（2）直接上級(jí)職位； （3）所屬部門(mén)；（4）工資等級(jí)；（5）工資水平； （6）所轄人員；（7）定員人數(shù)；（8）工作性質(zhì)。工作描述工作概要工作活動(dòng)內(nèi)容：活動(dòng)內(nèi)容；時(shí)間百分比；權(quán)限等工作職責(zé)工作結(jié)果工作關(guān)系：受誰(shuí)監(jiān)督；監(jiān)督誰(shuí)；可晉升、可轉(zhuǎn)換的職位及可升遷至此的職位；與哪些職位有聯(lián)系。工作人員運(yùn)用設(shè)備和信息說(shuō)明 任職資格說(shuō)明

最低學(xué)歷；所需培訓(xùn)的時(shí)間和科目；從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn)。一般能力興趣愛(ài)好個(gè)性特征性別、年齡特征。體能要求：工作姿勢(shì) 對(duì)視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、嗅覺(jué)有何特殊要求

精神緊張程度 體力消耗大小。 工作環(huán)境工作場(chǎng)所 工作環(huán)境的危險(xiǎn)性職業(yè)病 工作時(shí)間特征工作的均衡性 工作環(huán)境的舒服程度

工作分析的工具——職務(wù)說(shuō)明書(shū)工作描述——示例（對(duì)貨員）職務(wù)說(shuō)明書(shū)——示例（辦事員）職務(wù)說(shuō)明書(shū)舉例（項(xiàng)目經(jīng)理）Joptitle:projectmanager-MED(醫(yī)療系統(tǒng)集團(tuán)）Company:slemensLtd.chinaBusinessgroup:medicalsolutionLocation:Xian,UrmqiCoals/Mission:successfulimplementationofmedicalprojectassignedareathroughthewholeprojectlife.職務(wù)說(shuō)明書(shū)舉例（項(xiàng)目經(jīng)理）Tasks:1.salessupportduringprojectphaseforclarificationoftechnicalissuesandconductsiteinvestigation;2.installationsitepreparationsupportandfollowup;3.monitoringsysteminstallationandcommissioning;4.overallcoordinationinternallyandexternallyforalprojectmanagementrelatedissues;5.visitingcustomerwithotherteamtofindoutthesolutionforsystemacceptance(SA)purpose.職務(wù)說(shuō)明書(shū)舉例（項(xiàng)目經(jīng)理）Education:1.BachelordegreeorhigherinEngineering;2.Electrical/Automationcontrolarepreferred.Knowledge/languages:1.Additionaltrainedwithprojectmanagementandprocesscontrol;2.Widetechnicalknowledgebackgroundisrequired,suchasIT,mechanicalcivilengineeringandelectricalpowersupply;職務(wù)說(shuō)明書(shū)舉例（項(xiàng)目經(jīng)理）3.BasicunderstandingbothChineseandEnglishforlogisticsandcommercialaspects.Experience:1.experienceinengineeringconstructionindustry’designinstitute’projectsupervision,ispreferred;2.experienceinMedicalsystemindustryispreferred.職務(wù)說(shuō)明書(shū)舉例（項(xiàng)目經(jīng)理）Capabilities:1.FluencyinbothoralandwrittenEnglish;2.Customerfocusskill;3.Teamworkskill;4.Goodcommunicationskillwithwin-winapproach.選擇一個(gè)同伴。確定你的工作。如果你是學(xué)生，就把學(xué)生作為你的工作。就你的同伴的工作對(duì)他（她）進(jìn)行采訪(fǎng)。你可以問(wèn)以下問(wèn)題：請(qǐng)描述您的一個(gè)典型的工作日。您管理哪些人？您歸誰(shuí)管？您的主要責(zé)任是什么？您在每周中都有哪些活動(dòng)？您在每項(xiàng)活動(dòng)中都投入多少比例的時(shí)間？您的工作對(duì)腦力和體力都有哪些要求？勝任您的工作需要些什么知識(shí)、技能、經(jīng)歷？您的工作的主要成果（產(chǎn)出、產(chǎn)品）是什么？您的工作做到怎樣就可以說(shuō)做得不錯(cuò)了？交換角色。利用采訪(fǎng)得到的信息，寫(xiě)出您的同伴的工作描述、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。練習(xí)（一）練習(xí)（二）---在職務(wù)體系中的職位

公元635年，玄奘唐僧受唐帝之托，不遠(yuǎn)萬(wàn)里到西天取經(jīng)，為了保證取經(jīng)順利進(jìn)行，需為玄奘配備三名弟子：1、首席弟子：降妖除魔、開(kāi)山劈路；2、二弟子：兼顧降妖除魔與后勤保障；3、三弟子：兼顧降妖除魔與后勤保障。請(qǐng)對(duì)三個(gè)弟子的工作進(jìn)行描述，并寫(xiě)出職務(wù)說(shuō)明書(shū)?！景咐靠偨?jīng)理秘書(shū)的職位說(shuō)明（一）

背景信息說(shuō)明：這是一家從事計(jì)算機(jī)產(chǎn)品生產(chǎn)與銷(xiāo)售的公司。公司規(guī)模不大，大約有70~--80人。由于總經(jīng)理的秘書(shū)一個(gè)月以后就要到國(guó)外留學(xué)，因此留下了這個(gè)職位的空缺。總經(jīng)理秘書(shū)主要協(xié)助總經(jīng)理處理一些日常事務(wù)。總經(jīng)理每天要與很多人會(huì)面，并且總經(jīng)理的公務(wù)電話(huà)也非常多，還要參加大量的會(huì)議。秘書(shū)必須幫他管理各種事務(wù)的排程，具體的做法就是將總經(jīng)理已經(jīng)約定好的會(huì)議或約會(huì)記錄下來(lái)，并在會(huì)議或約會(huì)之前提醒總經(jīng)理。【案例】總經(jīng)理秘書(shū)的職位說(shuō)明（二）如果有別人提出會(huì)議或約會(huì)的請(qǐng)求，秘書(shū)要先征詢(xún)總經(jīng)理的意見(jiàn)，確定總經(jīng)理的時(shí)間，然后再與提出會(huì)議或約會(huì)的人商量?？偨?jīng)理所有的公務(wù)電話(huà)都是由秘書(shū)首先接聽(tīng)，然后再轉(zhuǎn)給總經(jīng)理，這樣可以避免一些誤打的或者無(wú)須總經(jīng)理親自解決的電話(huà)打擾總經(jīng)理的工作。時(shí)間上的沖突是難免的，因此秘書(shū)有時(shí)需要靈活地處理這些問(wèn)題。當(dāng)有客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，秘書(shū)要幫助迎接客人，為客人倒水。如果總經(jīng)理需要召集會(huì)議，秘書(shū)則要幫助預(yù)定會(huì)議室并準(zhǔn)備會(huì)議所需要的設(shè)備和資料。有些會(huì)議，例如每周一的例會(huì)，秘書(shū)還要現(xiàn)場(chǎng)做會(huì)議記錄，并在會(huì)議之后一個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要發(fā)給與會(huì)者?！景咐靠偨?jīng)理秘書(shū)的職位說(shuō)明（三）總經(jīng)理的各種郵件也特別多，包括電子郵件，此外還有一些傳真。秘書(shū)要幫助總經(jīng)理收發(fā)這些郵件，對(duì)郵件進(jìn)行分類(lèi)、存檔、復(fù)印、打印等。公司的電子郵件系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用的是LotusNotes系統(tǒng)，因此秘書(shū)必須要能夠熟練使用這個(gè)系統(tǒng)。秘書(shū)也經(jīng)常會(huì)幫助總經(jīng)理起草一些信函和常規(guī)的文件，必須具有一定的文字功底，還要擅長(zhǎng)電腦的錄入和排版?？偨?jīng)理有時(shí)會(huì)讓秘書(shū)幫助錄入一些文件，或者做一些幻燈和電子表格，因此秘書(shū)必須熟練運(yùn)用Office中的各種軟件，并且打字的速度要在每分鐘70字以上?！景咐靠偨?jīng)理秘書(shū)的職位說(shuō)明（四）總經(jīng)理收到的文件和發(fā)出的文件都要做系統(tǒng)的歸檔，秘書(shū)必須保證當(dāng)需要用到一份過(guò)去的文件時(shí)能夠迅速的找到這份文件。這些文件中有些是英文的。作為總經(jīng)理的秘書(shū)，經(jīng)常需要與其他部門(mén)的人交往，也會(huì)與外部的客戶(hù)或政府部門(mén)、媒體等打交道，因此這個(gè)秘書(shū)必須非常善于處理各種人際關(guān)系?！景咐靠偨?jīng)理秘書(shū)的職位說(shuō)明（五）另外由于秘書(shū)所要管理的文件中大量都是與業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，因此最好能懂得一些商務(wù)的和技術(shù)的知識(shí)?，F(xiàn)在的秘書(shū)是商務(wù)英語(yǔ)本科畢業(yè)的。秘書(shū)所要做的工作是瑣碎的，也是很繁重的，而且由于情況經(jīng)常發(fā)生豪華，工作節(jié)奏常常被打亂。由于總經(jīng)理的工作時(shí)間沒(méi)有規(guī)律，秘書(shū)有時(shí)也要隨之在晚上或周末加班?？偨?jīng)理經(jīng)常要去香港的總部或者到其他地方出差，在總經(jīng)理出差期間，秘書(shū)應(yīng)該能夠獨(dú)立完成自己的工作?！景咐靠偨?jīng)理秘書(shū)的職位說(shuō)明（六）根據(jù)案例內(nèi)容，提取總經(jīng)理秘書(shū)這個(gè)崗位的信息（工作描述）并編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)。工作目的幫助總經(jīng)理分擔(dān)日常事務(wù)主要工作職責(zé)文檔管理會(huì)議和約會(huì)安排收發(fā)信函與傳真，接聽(tīng)電話(huà)起草信函和文件接待客人日常溝通總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)秘書(shū)崗位的信息（一）

工作所需的必備技能文書(shū)能力溝通能力時(shí)間管理與排程文檔管理能力人際交往能力計(jì)算機(jī)和辦公設(shè)備使用技能英語(yǔ)能力秘書(shū)崗位的信息（二）

個(gè)性特點(diǎn)細(xì)致、有耐心愿意與他人交往思維清晰靈活性獨(dú)立性敬業(yè)精神秘書(shū)崗位的信息（三）

三、工作分析的基本方法1、觀(guān)察法2、面談法3、問(wèn)卷調(diào)查表法工作日志法、核對(duì)法）4、工作實(shí)踐法5、典型事例法6、工作日志法事務(wù)性工作者體力工作者適用對(duì)象直接觀(guān)察法間接觀(guān)察法工作表演法觀(guān)察法觀(guān)察法觀(guān)察法觀(guān)察法：是指工作分析人員通過(guò)對(duì)員工正常工作狀態(tài)進(jìn)行觀(guān)察，把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來(lái)，并通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行比較、分析、匯總等方式，得出工作分析成果的方法。

優(yōu)點(diǎn)：工作分析人員能夠比較全面和深入了解工作要求，適用于那些主要用體力活動(dòng)來(lái)完成的工作。觀(guān)察法缺點(diǎn)：1不適用于腦力勞動(dòng)成分比較高的工作，以及緊急情況的間歇性工作。2對(duì)有些員工而言難以接受，他們覺(jué)得自己受到監(jiān)視或威脅，從而從心里對(duì)工作分析人員產(chǎn)生反感，同時(shí)也可能造成操作動(dòng)作變形。3不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息工作分析觀(guān)察提綱（部分）

被觀(guān)察者姓名：日期：觀(guān)察者姓名：觀(guān)察時(shí)間：工作性質(zhì)：工作地址：觀(guān)察內(nèi)容：1.什么時(shí)候開(kāi)始正式工作

2.上午工作多少小時(shí)候3.上午休息幾次4.第一次休息時(shí)間從到5.第二次休息時(shí)間從到6.上午完成產(chǎn)品多少件7.平均多長(zhǎng)時(shí)間完成一件產(chǎn)品8.與同事交談約多長(zhǎng)時(shí)間9.每次交談約多長(zhǎng)時(shí)間10室內(nèi)溫度度11.上午抽了幾支香煙12.上午喝了幾次水13.什么時(shí)候開(kāi)始午休14.同了多少次品15.搬了多少次原材料16.工作地噪音分貝是多少面談法

個(gè)別面談

集體面談

管理人員面談

面談法面談法1、含義：面對(duì)面交談，由工作者來(lái)講述工作的內(nèi)容、特點(diǎn)等，用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言來(lái)說(shuō)明長(zhǎng)期工作的體會(huì)和感想。2、內(nèi)容：（1）工作目標(biāo)、目的、內(nèi)容和特點(diǎn)？（2）工作的性質(zhì)和范圍（重點(diǎn)），在于了解該工作在組織中的關(guān)系，其上下屬關(guān)系，所需的一般技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，人際關(guān)系協(xié)調(diào)，需要解決的問(wèn)題的性質(zhì)和自主權(quán)。面談法（3）所負(fù)責(zé)任，涉及組織、戰(zhàn)略與決策，控制、執(zhí)行等。3、適用：對(duì)工作不能直接觀(guān)察，不甚了解或工作耗時(shí)太長(zhǎng)的情況，與調(diào)查問(wèn)卷方法配合比較好。4、注意：（1）面談前要先擬好提綱；（2）談的是工作，而不是工作表現(xiàn)，防止被面談?wù)哒`解；（3）尊重被調(diào)查人，氣氛融洽。5、缺點(diǎn)：時(shí)間長(zhǎng)、成本高、需要專(zhuān)門(mén)技巧。調(diào)查問(wèn)卷法1、含義：也稱(chēng)為調(diào)查表法。2、優(yōu)缺點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：費(fèi)用低、速度快、調(diào)查范圍廣、信息量大；缺點(diǎn)：（1）不易了解被調(diào)查者的動(dòng)機(jī)，態(tài)度等比較深層次的信息；（2）若問(wèn)卷設(shè)計(jì)有問(wèn)題，可能造成被調(diào)查者回答理解不一致，而無(wú)法統(tǒng)計(jì)分析。3、類(lèi)型（1）問(wèn)卷調(diào)查表既有通用的，適用于各種職務(wù)調(diào)查的問(wèn)卷，又有針對(duì)某一專(zhuān)業(yè)崗位的問(wèn)卷；（2）既有信度、效度很高的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)卷（如PAQ），也有非標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)卷；：（3）既有針對(duì)腦力勞動(dòng)者、知識(shí)工作者等管理、技術(shù)崗位的問(wèn)卷，又有針對(duì)藍(lán)領(lǐng)操作工人的調(diào)查問(wèn)卷；（4）既有結(jié)構(gòu)化程度較高的問(wèn)卷,也有開(kāi)放式問(wèn)卷。

調(diào)查問(wèn)卷法

調(diào)查問(wèn)卷法

4、注意：關(guān)鍵是問(wèn)卷設(shè)計(jì)。要使被調(diào)查者在選擇時(shí)用最簡(jiǎn)單的明白的方式回答，否則獲得的信息就不準(zhǔn)確。調(diào)查方法舉例

逐步核對(duì)，在符合本職任務(wù)的項(xiàng)目上劃“√”，并說(shuō)明它對(duì)工作的重要性代號(hào)N12345重要性無(wú)關(guān)很低低一般高很高1.保護(hù)交通事故現(xiàn)場(chǎng)證據(jù)______2.在經(jīng)常發(fā)生事故的地段注意防止新事故______3.使用閃光信號(hào)燈指揮交通______4.使用交通燈指揮交通______5.捕捉違章駕駛員并填寫(xiě)情況表______6.估計(jì)駕駛員的駕駛能力______7.對(duì)違反交通規(guī)則的人解釋交通規(guī)則和法律知識(shí)______8.跟蹤可疑車(chē)輛，觀(guān)察違章情況______民警任務(wù)調(diào)查

調(diào)查方法舉例9.簽發(fā)交通傳票______10.對(duì)違反交通規(guī)則的人發(fā)出警告______11.監(jiān)視交通情況，搜尋違章車(chē)輛和人員______12.檢查駕駛執(zhí)照或通行證______13.護(hù)送老人、兒童、殘疾人過(guò)馬路______14.參加在職培訓(xùn)______15.參加射擊訓(xùn)練______16.操作電話(huà)交換機(jī)______17.擦洗和檢查裝備______18.維修本部門(mén)的交通工具_(dá)_____民警任務(wù)調(diào)查工作實(shí)踐法工作實(shí)踐法：

是指工作分析者從事所研究的工作，通過(guò)實(shí)際參與工作掌握有關(guān)工作要求的第一手資料。這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作。

典型事件法關(guān)鍵事件法(CIT)是一種常用的行為定向法。是在第二次世界大戰(zhàn)中由約翰弗拉納根（JohnFlanagan)開(kāi)發(fā)出來(lái)的，是識(shí)別各種軍事環(huán)境下提高人力績(jī)效的關(guān)鍵性因素的手段．是對(duì)執(zhí)行工作者實(shí)際工作中具有代表性的工作行為進(jìn)行描述，如記錄特別有效或無(wú)效的員工行為，當(dāng)記錄數(shù)量夠多時(shí)，即可提供相當(dāng)信息。這種方法可直接描述人們?cè)诠ぷ髦械木唧w活動(dòng)，因此可以提示工作的動(dòng)態(tài)性。關(guān)鍵事件記錄的內(nèi)容：導(dǎo)致該事件發(fā)生的背景原因員工的行為哪些是特別有效的，哪些是特別無(wú)效的．關(guān)鍵行為的后果能否被譽(yù)為認(rèn)知員工控制上述行為后果的能力．

優(yōu)點(diǎn)：ＣＩＴ被廣泛用于許多人力資源管理方面．尤其應(yīng)用于績(jī)效評(píng)估的行為錨定與行為觀(guān)察中。由于在行為進(jìn)行時(shí)觀(guān)察與測(cè)量，所以描述職務(wù)行為、建立行為標(biāo)準(zhǔn)更加準(zhǔn)確。能更好地確定第一行為的利益和作用。缺點(diǎn)：需要化大量時(shí)間去收集那些“關(guān)鍵性事件”并加以概括和分類(lèi)CIT并不對(duì)工作提供一種完整的描述。對(duì)中等績(jī)效的員工難以涉及，遺漏了平均績(jī)效水平。

典型事件法工作日志法工作日志法：

就是按時(shí)間順序詳細(xì)記錄工作內(nèi)容與工作過(guò)程，然后經(jīng)過(guò)歸納提煉，取得所需工作信息的一種信息提取方法。

工作日志法實(shí)例

工作日志姓名：年齡：崗位名稱(chēng)：所屬部門(mén)：直接上級(jí)：從事本業(yè)務(wù)工齡：填寫(xiě)日期自月日至月日工作日志填寫(xiě)說(shuō)明（1）請(qǐng)?jiān)诿刻旃ぷ鏖_(kāi)始前將工作日志放在手邊，按工作活動(dòng)發(fā)生的順序及時(shí)填寫(xiě)，切忌在一天工作結(jié)束后一并填寫(xiě)。（2）要嚴(yán)格按照表格要求進(jìn)行填寫(xiě)，不要遺漏那些細(xì)小的工作活動(dòng)，以保證信息的完整性。（封面）（封二）（3）請(qǐng)?zhí)峁┱鎸?shí)的信息，以免損害您的利益。（4）請(qǐng)注意保留，防止遺失。感謝您的真誠(chéng)合作！工作日志填寫(xiě)實(shí)例（正文）5月