辦公用品采購與發(fā)放管理制度

辦公用品采買及發(fā)放管理制度一、全企業(yè)全部辦公用品(含日用雜品）的采買、發(fā)放、管理工作，由辦公室一致負(fù)責(zé)。二、辦公用品的采買1、一般狀況下每個月20-23日向辦公室提交辦公用品采買申請單（后附辦公用品采買申請單、各部門自行復(fù)印使用）。2、由辦公室依據(jù)各部門所申請物件,聯(lián)合庫存量進行匯總,擬訂公司采買計劃提交辦公室主任及分管領(lǐng)導(dǎo)進行審查后進行采買.3、采買人員一定嚴(yán)格依照采買審批計劃進行采買，不得任意增加采買品種和數(shù)目，凡未列入采買計劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物件，任何人不得私自購置。4、辦公用品采買要嚴(yán)把采買物質(zhì)量量，做到秉公做事，貨比三家，擇精選買，不從中牟取私利。5、認(rèn)真辦理進出庫登記手續(xù)，未辦理入庫手續(xù)的用品，禁止直接使用。三、辦公用品的發(fā)放與管理1、辦公用品的發(fā)放，由辦公室負(fù)責(zé)人員依照經(jīng)部門負(fù)責(zé)人署名后的《領(lǐng)料單》,直接發(fā)放各使用科室；2、辦公用品的發(fā)放采納以舊換新、以壞換新制度。凡是領(lǐng)取新物件，一定把已經(jīng)用過的不可以夠再用的物件交回辦公室（耗費品除外)3、辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，要做到分類寄存，碼放齊整，潔凈有序。4、要認(rèn)真做好新購物件入庫前的檢查、查竣工作,要成立辦公用品管理臺帳，做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。倉管員崗位職責(zé)1。嚴(yán)格執(zhí)行入庫手續(xù)，物料或成品進倉時，倉管人員要核實數(shù)量、規(guī)格、種類能否與貨單調(diào)致，物料入庫時還要查對能否按采買訂單的數(shù)目和要求的交貨日期交貨。2。入庫的物料和成品應(yīng)分堆放齊整，根絕不安全要素;并設(shè)物料卡，表記清楚。3.存貨入庫后應(yīng)實時入賬,正確登記。4.領(lǐng)用物料部門應(yīng)開具領(lǐng)料單，若需配套領(lǐng)料時,應(yīng)配套領(lǐng)用；倉管人員應(yīng)按審查無誤的領(lǐng)料單和先進先出的原則發(fā)料.5。成品庫須按發(fā)貨單發(fā)貨，手續(xù)不全不與發(fā)貨；如遇特別狀況，則須獲取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)贊同后方可發(fā)貨,過后應(yīng)補方可發(fā)貨。。車間領(lǐng)用物料或成品發(fā)貨后應(yīng)實時登記有關(guān)賬卡。倉管人員應(yīng)堅持日清月結(jié)，憑據(jù)下賬，不跨月記賬，準(zhǔn)時上交報表，做到賬、物、卡一致。為使庫房存貨賬實符合，一定做好平時清點和月底清點工作。隨時認(rèn)識庫房的貯備狀況，有無貯備不足或超儲積壓、呆板和不需要現(xiàn)象的發(fā)生，并即時上報。10。按期上報不合格存貨資料，并依占有關(guān)規(guī)定即時辦理。做好防火、防盜、防爆工作并保持庫內(nèi)潔凈、齊整、空氣流通；按期檢查存貨、防備存貨變質(zhì)。12。禁止在庫房內(nèi)抽煙、用火和亂接使用電器。上下班前應(yīng)做好門、窗、電、水的開關(guān)工作。倉管人員要準(zhǔn)時上下班,恪守企業(yè)各項規(guī)章制度,如遇工作忙，要延伸工作時間，倉管人員要無條件聽從。倉管人員要立足本職,固守崗位,嫻熟業(yè)務(wù)，具備高度責(zé)任感,要樂于聽取他人建議或責(zé)備，聽從領(lǐng)導(dǎo)、以禮待人、熱忱服務(wù)、自覺保護本企業(yè)的優(yōu)秀形象和名譽。16。倉管人員要妥當(dāng)保存好原始憑據(jù)，賬本以及各種文件，要保守商業(yè)奧密,不得私自將有關(guān)文件帶出廠外。17.倉管人員如不執(zhí)行自己的職責(zé)，對企業(yè)的財富造成損失，公司有權(quán)追查其經(jīng)濟責(zé)任；對廠狀況嚴(yán)重的，應(yīng)追查其法律責(zé)任。18.倉管人員調(diào)換或辭職前，第一辦理賬目移交鋒續(xù)，要求逐項查對點收；若有欠缺,一定限時查清，方可移交，移交兩方及上司主管人員一定署名確認(rèn)。辦公用品采買員崗位職責(zé)1、在后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)下，綜合辦公室負(fù)責(zé)全院的辦公用品、勞保和生活用品等物質(zhì)的采買工作。2、依據(jù)各科室需要，制定各種物件的年度、季度、月份的和暫時的采買計劃,報請領(lǐng)導(dǎo)審批后即時采買。3、計劃采買，計劃用款，注意采買質(zhì)量，注意節(jié)儉節(jié)儉。4、做好物質(zhì)采買用款申請、報銷工作，嚴(yán)格執(zhí)行財經(jīng)制度,執(zhí)行查收入庫手續(xù)，做到物、錢、憑據(jù)三對口，一次借錢，一次清賬。5、對辦公急需的物件一定傾盡全力,踴躍采買。后勤主管崗位職責(zé)1、嚴(yán)格控制企業(yè)的手機費、車資、水電費、采暖費等花費的支出,每個月向企業(yè)報告花費的使用狀況.2、負(fù)責(zé)司機、保安、保潔員制度執(zhí)行狀況的監(jiān)察檢查,宿舍管理、衛(wèi)生管理，并作好記錄.、負(fù)責(zé)企業(yè)員工的考勤管理工作。、負(fù)責(zé)食堂用餐與采買工作，要有采買計劃，葷素搭配，保證質(zhì)量。、按期檢查食堂衛(wèi)生炊具物件管理工作，按期檢查易燃易爆品,保證安全。、負(fù)責(zé)車輛安全檢查、養(yǎng)護、維修、養(yǎng)路費、油料費使用工作。、負(fù)責(zé)企業(yè)福利及辦公用品的采買，發(fā)放等工作。、每年1－5月份辦理企業(yè)資質(zhì)年檢.、每個月辦理員工養(yǎng)老、失業(yè)保險、中保企業(yè)保險。、按期組織部門人員培訓(xùn).、建立彤康企業(yè)的專業(yè)形象，保證彤康企業(yè)的名譽不遇到損害。內(nèi)勤崗位職責(zé)一、接聽電話：負(fù)責(zé)接聽總機電話,轉(zhuǎn)接或記錄后向有關(guān)人員傳達(dá)電話內(nèi)容。接聽電話語速輕盈、一般話。1、接到指明人員的電話，“請稍等”按分機轉(zhuǎn)，如該員工不在則留下對方的聯(lián)系方式、姓名和企業(yè)，記錄后可等該員工回來告之，也可留紙條于該員工的桌面上,壓住,免得丟掉，并實時與其確認(rèn)來電后續(xù)跟進問題。2、接到不指明人員的電話，咨詢對方尊姓，哪個單位的，能否和我企業(yè)哪位業(yè)務(wù)員有過聯(lián)系，沒有則請對方留下詳細(xì)的聯(lián)系方式，稍后致電。3、接到咨詢企業(yè)業(yè)務(wù),自己能夠回答的狀況下幫助其回答，自己不可以解答的狀況下，可讓其稍等，找企業(yè)專業(yè)接口者幫對方解答,也可請對方留下電話及資料后請?zhí)匾馊藛T回電解答。4、接到一些銷售或明確與自己企業(yè)沒關(guān)的電話,短時間內(nèi)結(jié)束對話?；痉椒ㄊ钦垖Ψ搅粝缕髽I(yè)名稱，電話號碼及聯(lián)系人。在自己處歸檔留底。5、接到打錯的電話要保持優(yōu)秀的心態(tài)，告之對方打錯了，并禮貌掛機.二、辦公用品1、發(fā)放辦公用品，（垃圾袋、紙杯、筆、傳真紙、復(fù)印紙及其余辦公用品）。2、企業(yè)員工借用時做到成竹在胸,一日以內(nèi)一定送還,內(nèi)勤負(fù)責(zé)監(jiān)察.三、報紙信函：1、每天清晨將報紙拿回企業(yè)后，將信函取出,散發(fā)給信函指定人.報紙送至總經(jīng)理辦公室。2、總經(jīng)理辦公室的報紙一周整理一次，實時清理。辦公地區(qū)的報紙聚積到必定程度要放入庫房,每半年找收廢紙的人賣出,所得款項作為活動經(jīng)費。四、衛(wèi)生潔凈1、負(fù)責(zé)每天辦公室衛(wèi)生,做好桌面整理工作，室內(nèi)全部物件、桌椅排放齊整，無積塵。人不在時封閉電燈、飲水機、鎖好辦公室門;總經(jīng)理室每天清晨擦辦公桌椅等。2、負(fù)責(zé)每周企業(yè)全部植物的澆水工作，并在平常里實時增補植物的水分.3、監(jiān)察企業(yè)全體員工辦公地區(qū)的潔凈衛(wèi)生。若有不潔凈者，提示。五、郵件的接收1、收到企業(yè)員工個人或業(yè)務(wù)聯(lián)系郵件,第一時間轉(zhuǎn)告自己,并按其要求,或打印,或保存。收到垃圾郵件，立刻刪除。2、收到不明郵件，先保存,而后問經(jīng)理該怎樣辦理。六、人員來訪1、陌生人進門，咨詢他找哪位，如找企業(yè)有關(guān)人員，請其在會客區(qū)稍等，倒上清水一杯,后告之有關(guān)人員。要求款待的熱忱周祥.2、如遇前來銷售產(chǎn)品者，將其婉詞拒絕在外,或趕快結(jié)束對話，讓其留下聯(lián)系方式及資料后走開.3、如遇收襤褸者，可拒絕其入門或?qū)⑵髽I(yè)聚積襤褸賣出。七、組織并主持企業(yè)內(nèi)部會議，負(fù)責(zé)落實會議議定事項，在下次會議以前書面形式報總經(jīng)理。八、文件、檔案管理1、成立員工人事檔案；2、管理企業(yè)內(nèi)部各種文件、檔案，保證能夠?qū)崟r找到。九、登記工作每天記錄員工考勤,能否有遲到、拜見或告假發(fā)生。如拜見，注明拜訪兩字；如遲到或告假，則標(biāo)明記號。十、暫時任