檔案管理課件 四 歸檔文件整理、文書歸檔(第2、3節(jié))

第四章第二節(jié)歸檔文件的整理

歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行修整、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等技術(shù)工作，使之有序化的過程。國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》明確了歸檔文件的整理方法和質(zhì)量要求，為文件整理工作確立了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。一、歸檔文件整理的含義（一）辦理完畢的文書才整理歸檔所謂辦理完畢，是指文書在處理程序上已經(jīng)辦理完畢，而不是指文書內(nèi)容所涉及的事情已全部辦理完畢。其界定要視具體情況：1.文書中涉及的事情只需近期辦理，并確定已經(jīng)辦理完畢。2.文件需要長期辦理或執(zhí)行時(shí)，如重要決議、年度計(jì)劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃等，發(fā)文機(jī)關(guān)在文件發(fā)出前就可以將定稿整理歸檔；收文機(jī)關(guān)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知、研究、傳達(dá)并采取具體執(zhí)行的措施后，可整理歸檔。3.對于不必辦復(fù)的文件，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批閱或傳閱等文書辦理程序完畢，即可以整理歸檔。一、歸檔文件整理的含義（二）有查考利用價(jià)值的文件才整理歸檔（三）文書歸檔前必須經(jīng)過科學(xué)的整理：修整、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等技術(shù)工作。二、歸檔文件整理的作用

保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

維護(hù)文件的完整與安全，便于保管。

保證工作活動的連續(xù)性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

三、歸檔文件整理規(guī)則

（一）《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定國家檔案局2000年12月發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》，作為改革傳統(tǒng)立卷方式的一個(gè)新標(biāo)準(zhǔn)，核心在于適應(yīng)辦公現(xiàn)代化條件下計(jì)算機(jī)管理文檔的新形勢?！稓w檔文件整理規(guī)則》規(guī)定：文書整理工作以“件”取代“卷”，實(shí)行文件級管理；以“案盒”取代“案卷”，“案盒”作為保管單位；以年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的文書整理分類方式取代以往按幾大特征的分類方式；以歸檔文件目錄替換卷內(nèi)文件目錄；取消硬卷皮和軟卷皮，取消案卷目錄、目錄號。三、歸檔文件整理規(guī)則（一）《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定文件整理以件為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文為一件，文件處理單（表）與被處理文件為一件。三、歸檔文件整理規(guī)則（二）《歸檔文件整理規(guī)則》的適用范圍：從文件載體上：紙質(zhì)文書材料。從種類上：文書檔案，暫不涉及科技檔案、會計(jì)檔案等專門檔案，也不涉及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。四、文件整理的步驟和方法

（一）修整修整的主要內(nèi)容包括：1.修復(fù)破損文件，復(fù)制字跡模糊或褪變的文件；2.去除原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物；3.對大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折痕處盡量位于字跡之外。四、文件整理的步驟和方法（二）裝訂文件按件裝訂。將文件按件構(gòu)成基本整理單位，進(jìn)行文件材料的排序，逐件固定文件的頁次，保護(hù)文件，方便管理和利用。

1.件內(nèi)排列方式：

a.正本在前，定稿在后；

b.正文在前，附件在后；

c.原件在前，復(fù)制件在后；

d.轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

e.批復(fù)在前，請示在后；

f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后；四、文件整理的步驟和方法（二）裝訂2.對齊方式：a.采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；b.采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊；3.裝訂方法：a.線裝：縫紉機(jī)壓線；b.黏結(jié)式：裱糊糨糊、熱封膠；c.穿孔式：訂書釘、鐵夾背；d.變形材料：鋼夾、塑料夾；四、文件整理的步驟和方法(三)分類

分類是指將所有歸檔的文書，按照自身的內(nèi)容、形式、時(shí)間、來源等方面的異同，分門別類地組織在一起，使所有歸檔文件構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體。四、文件整理的步驟和方法(三)分類1.分類方法

⑴按年度分類：將文件按其形成年度分類，同年度的組在一起。①一份文件作一件時(shí)，按文件簽發(fā)年度確定；②幾份文件作為一件時(shí)年度的確定：正本與定稿為一件時(shí)，以正本日期為準(zhǔn)；正件與附件為一件時(shí)，以正件日期為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準(zhǔn)；請示與復(fù)文為一件時(shí)，以復(fù)文日期為準(zhǔn)。四、文件整理的步驟和方法(三)分類1.分類方法

⑵按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類，分為永久和定期，定期又分30年和10年。

⑶按組織機(jī)構(gòu)（問題）分類：①按組織機(jī)構(gòu)分類：即按機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門名稱分類。如：單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)有辦公室、人事處、后勤處，可直接采用機(jī)構(gòu)名稱作為類名進(jìn)行分類。②按問題分類：即按工作性質(zhì)及內(nèi)容分類，如：技術(shù)類、宣傳類、政法類等。

四、文件整理的步驟和方法(三)分類2.復(fù)式分類法《規(guī)則》提供了年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法，可以組合成多種復(fù)式的分類法，同時(shí)規(guī)定年度、保管期限是必選項(xiàng)，任何單位都必須分年度、分保管期限來整理歸檔文件。四、文件整理的步驟和方法(三)分類⑴年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限法，是將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按組織機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下按保管期限分類，這種方法適用于單位較大、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定、歸檔文件數(shù)量較多的立檔單位。優(yōu)點(diǎn)是按這種分類方法排列檔案時(shí)，檔案柜架不必留空位，避免庫房的倒架。一般單位可采用此方法。如：

2001年：辦公室---永久、30年、10年；業(yè)務(wù)一科---永久、30年、10年；業(yè)務(wù)二科---永久、30年、10年。2002年：辦公室…..業(yè)務(wù)一科…..業(yè)務(wù)二科……四、文件整理的步驟和方法(三)分類⑵年度—問題--保管期限分類法，是將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按問題分類，再在問題下按保管期限分類。適用于單位較小、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、分工不明確，沒有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、同一機(jī)構(gòu)歸檔文件少的立檔單位。優(yōu)點(diǎn)是檔案柜架不必留空位，避免庫房的倒架。如：2001年：黨群類—永久、30年、10年；業(yè)務(wù)類—永久、30年、10年；行政類—永久、30年、10年。2002年：黨群類…業(yè)務(wù)類….行政類四、文件整理的步驟和方法(三)分類⑶年度—保管期限分類法：這種分類方法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、歸檔文件數(shù)量少的小單位或基層單位。優(yōu)點(diǎn)是操作方便，便于檔案的管理，缺點(diǎn)是不能集中同一機(jī)構(gòu)或問題的歸檔文件。如：2001年：永久、30年、10年；2002年：永久、30年、10年；2003年……四、文件整理的步驟和方法(三)分類⑷保管期限—年度—問題分類法：這種方法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、分工不明確、沒有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、同一機(jī)構(gòu)歸檔文件少的立檔單位。缺點(diǎn)是要預(yù)留三種保管期限的空間、會出現(xiàn)倒架情況。如：永久：2001年—黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類；2002年……,30年:2001年……2002年…….10年:2001年……2002年……四、文件整理的步驟和方法(三)分類⑸保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法：適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定、歸檔文件較多的立檔單位。缺點(diǎn)是要預(yù)留三種保管期限的空間、會出現(xiàn)倒架情況。如:永久：2001年—辦公室、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科；2002年……30年:2001年……2002年…….10年:2001年……2002年……四、文件整理的步驟和方法（四）排列指按一定順序疊放以“件”為單位的文件，不作裝訂，以代替過去的“案卷”?！稓w檔文件整理規(guī)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起?！笆掠伞笔侵敢患唧w的事或一個(gè)具體的問題或一段較緊密的工作過程。1.文件排列可以按三種方法進(jìn)行：a.事由結(jié)合時(shí)間排列：案盒中的文件，可先按事由排列，將相同事由的文件排列在一起，然后再將相同事由的文件按時(shí)間先后進(jìn)行排列。b.事由結(jié)合重要程度排列：案盒中的文件，可先按事由排列，將相同事由的文件排列在一起，然后再將相同事由的文件按重要程度排列，即重要的文件排在前面，次要的文件排在后面，依次進(jìn)行。c.成套文件可集中排列：一次事件所產(chǎn)生的所有文件可放在一起，然后結(jié)合時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列。四、文件整理的步驟和方法（四）排列2.排列的實(shí)際操作分步：

a.在最低一級類目內(nèi)，先按照事由原則將屬于同一事由的文件按形成時(shí)間或文件的重要程度排列。

b.對不同事由間的文件可以按不同事由形成時(shí)間的先后順序或事由的重要程度排列。四、文件整理的步驟和方法（四）排列

3.文件的排列原則：

a.不同年度的文件分別排列；

b.不同保管期限的文件分別排列；

c.同一年度、同一保管期限的文件，如果是同一問題的文件按時(shí)間先后順序排列;如果是不同問題的文件，一般按問題的時(shí)間先后順序排列；

d.文件數(shù)量較多的，可先按機(jī)構(gòu)順序排列，同一機(jī)構(gòu)的文件再按問題的時(shí)間先后順序排列。四、文件整理的步驟和方法

（五）編號編號：反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。文件依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號。

1.確定編號項(xiàng)目。編號的作用是固定歸檔文件在全宗中的位置，是代表編號項(xiàng)目的一組數(shù)字和字符的組合。編號項(xiàng)目包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號等。

a.件號：是歸檔文件的排列順序號，分為室編件號和館編件號。室編件號是文件在本單位的檔案室內(nèi)的編號，是文件在最低一級類目內(nèi)的排列順序號，按文件順序排列從“1”開始標(biāo)注。館編件號是檔案移交進(jìn)館的編號，按進(jìn)館要求標(biāo)注。如某單位歸檔文件按“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類，其最后一級類目為保管期限，則在同一年度、同一機(jī)構(gòu)內(nèi)，按歸檔文件排列順序，先編永久保管期限的歸檔文件件號（從1至N），再編長期保管期限的（從1至N）。四、文件整理的步驟和方法

（五）編號

b.全宗號：是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號，便于檔案館對各單位移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行管理。

c.年度：指歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

d.保管期限：是整理文件時(shí)按照《文書檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定劃定的文件保存期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

e.機(jī)構(gòu)（問題）。機(jī)構(gòu)是形成文件的單位、部門。填寫機(jī)構(gòu)項(xiàng)時(shí)，填寫作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱；填寫問題項(xiàng)時(shí)，可根據(jù)分類方案直接填寫。四、文件整理的步驟和方法（五）編號

2.填寫歸檔章歸檔章的位置在每份文件首頁的上端居中的空白處，不要壓蓋文件字跡。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)和機(jī)構(gòu)（問題）、種類等選擇項(xiàng)。四、文件整理的步驟和方法

歸檔章全宗號年度室編件號機(jī)構(gòu)（問題）保管期限館編件號長：3*15mm寬：2*8mm四、文件整理的步驟和方法（六）編目編目是編制歸檔文件目錄。應(yīng)以“件”為單位，根據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄，系統(tǒng)、全面地反映歸檔文件面貌。四、文件整理的步驟和方法歸檔文件目錄包括的項(xiàng)目有：1.件號：件號指室編件號。2.責(zé)任者：責(zé)任者指制發(fā)文件的組織或個(gè)人。多個(gè)責(zé)任聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)選填三個(gè)以內(nèi)的重要責(zé)任者。3.文號：文號即文件的發(fā)文字號，無文號的不填。4.題名：即文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，可以自擬標(biāo)題，并加“[]”。5.日期：即文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如：200705266.頁數(shù)：填寫每件文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，大于或小于A4幅面的紙張，有內(nèi)容的1幅面算1頁。7.備注。填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。四、文件整理的步驟和方法在編目過程中，應(yīng)注意一下幾點(diǎn)：1.歸檔文件應(yīng)逐件編目；2.來文與復(fù)文作為一件，只對復(fù)文進(jìn)行編目；3.歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型；4.歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。5.歸檔文件目錄封面可以根據(jù)需要設(shè)置年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。6.歸檔文件目錄應(yīng)一式2份。一份隨檔案進(jìn)館，一份留存于本單位。四、文件整理的步驟和方法歸檔文件目錄

機(jī)構(gòu)：指導(dǎo)科保管期限：短期件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1淄博市檔案局淄檔字［2006］8號淄博市檔案局關(guān)于舉辦電子檔案歸檔整理崗前培訓(xùn)班的通知200604054歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

全宗名稱:淄博市檔案局年度：2006

保管期限：短期

機(jī)構(gòu)：指導(dǎo)科

四、文件整理的步驟和方法（七）裝盒歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。裝盒的具體要求是：形成年度或保管期限不同的文件材料不得裝入同一檔案盒內(nèi)；按機(jī)構(gòu)（問題）編件號的，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件材料不得裝入同一檔案盒內(nèi)。四、文件整理的步驟和方法（七）裝盒1.檔案盒封面及盒脊。檔案盒封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化的簡稱標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等項(xiàng)目。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接。四、文件整理的步驟和方法檔案盒封面（全宗名稱）長：310mm寬220mm四、文件整理的步驟和方法檔案盒盒脊式樣

全宗號年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）起止件號室館盒號高：310mm厚：20、30、40mm等四、文件整理的步驟和方法（七）裝盒

2.備考表整理結(jié)束后或者盒內(nèi)文件發(fā)生調(diào)整變化時(shí)，整理者或者文件調(diào)整者應(yīng)填寫文件備考表，放于盒內(nèi)文件后。備考表的項(xiàng)目設(shè)置包括整理時(shí)間、盒內(nèi)文件情況說明和整理人、檢查人。

(1)整理時(shí)間：是指文件整理結(jié)束后的年、月、日。

(2)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移交、銷毀等情況。

(3)整理人：對盒內(nèi)文件進(jìn)行整理人員的姓名。

(4)檢查人：對文件整理情況和質(zhì)量進(jìn)行檢查人員的姓名。三、歸檔文件整理規(guī)則（二）《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施的意義

1.減輕檔案工作量，提高工作效率。文書立卷以“卷”為單位進(jìn)行整理，工作程序多、難度大，以“件”為單位進(jìn)行整理，使文書部門和檔案部門工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來，節(jié)省了大量的人力、物力。特別是采用計(jì)算機(jī)管理檔案，所有的文件錄入數(shù)據(jù)庫，按照分類大綱編制程序，省去了擬寫案卷標(biāo)題、填寫封面、編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄等一系列工作，極大地提高了工作效率。三、歸檔文件整理規(guī)則（二）《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施的意義2.整理方法易于掌握。傳統(tǒng)的立卷方法按“六大特征”分類組卷，要求立卷人具備檔案專業(yè)理論知識，熟悉立卷工作的規(guī)范、要求，具備一定的綜合分析能力，工作難度大，且有一定的主觀隨意性。以件為單位，降低了工作難度，簡化了文件整理程序，更易于理解和學(xué)習(xí)，避免了人為因素的影響，結(jié)果更具確定性，便于檔案工作的順利開展。

三、歸檔文件整理規(guī)則（二）《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施的意義3.有利于檔案的保護(hù)和利用。⑴較好的協(xié)調(diào)了檔案的整理、保護(hù)和利用的關(guān)系。⑵有利于檔案的保密。⑶有利于延長檔案的自然壽命。4.有利于開展鑒定工作。5.有利于手工管理向計(jì)算機(jī)管理過渡。隨著辦公自動化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理逐漸普及。實(shí)行文件級管理，便于計(jì)算機(jī)的輸入、輸出、識別和加工整理，為運(yùn)用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行文件整理創(chuàng)造條件，更為日后文件的查詢和利用創(chuàng)造了方便。兩種整理方法的相同處整理的對象相同：歸檔的文書材料。整理的基本原則和目的相同：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管利用。整理的質(zhì)量要求相同：歸檔文件應(yīng)齊全完整；所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料符合檔案保護(hù)要求；將文件材料中內(nèi)容相同的集中、相近的靠攏，不同的分開。

兩種整理方法的不同處產(chǎn)生的背景不同整理單位不同保管單位不同分類方式不同檢索工具不同裝訂方式不同使用裝具不同本年度形成的文件材料1.校長辦公室2012年工作計(jì)劃2012.1.46頁2.教育部關(guān)于做好全國研究生錄取工作的通知教學(xué)[2012]8號2012.1.125頁3.《山東理工大學(xué)信息》2012年第1期2012.3.520頁4.山東理工大學(xué)關(guān)于調(diào)整部分機(jī)構(gòu)的通知魯理工大政發(fā)[2012]52號2012.4.84頁5.《山東理工大學(xué)信息》2012年第2期2012.7.920頁6.山東理工大學(xué)關(guān)于設(shè)立研究生招生辦公室等機(jī)構(gòu)的通知魯理工大政發(fā)[2012]98號2012.9.285頁7.山東省招生委員會關(guān)于做好招收攻讀碩士學(xué)位研究生工作的通知魯招委[2012]17號2012.10.167頁8.2012/2013學(xué)年初普通高等學(xué)?；鶎訄?bào)表2012.10.2232頁9.淄博市宣傳部關(guān)于做好黨報(bào)黨刊訂閱工作的通知淄宣字[2012]27號2012.11.32頁10.《山東理工大學(xué)信息》2012年第3期2012.12.2920頁

11.校長辦公室2012年工作總結(jié)2012.12.318頁擬寫案卷題名1.山東理工大學(xué)2012/2013學(xué)年初普通高等學(xué)?；鶎訄?bào)表（責(zé)任者+文件針對時(shí)間+問題+名稱）2.校長辦公室2012年工作計(jì)劃、總結(jié)（責(zé)任者+文件針對時(shí)間+問題+名稱）3.2012年1-3期《山東理工大學(xué)信息》

（針對時(shí)間+出版物名稱）4.教育部、山東省招生委員會關(guān)于研究生招生、錄取工作的通知（責(zé)任者+關(guān)于+問題+的+名稱）5.山東理工大學(xué)關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整的通知（責(zé)任者+關(guān)于+問題+的+名稱）校長辦公室學(xué)校檔案分類方案

（按年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限）一級類目名稱:1、校長辦公室2、組織部3、宣傳部4、工會5、團(tuán)委校長辦公室下設(shè)二級類目有①本校學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)材料（永久）②本校關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置變化的文件材料（永久）③本校大事記、信息等（永久）④校長辦公室年度工作計(jì)劃、總結(jié)（長期）⑤上級關(guān)于招生工作的文件材料（長期）第三節(jié)文書歸檔文書歸檔，即各單位在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由單位的文書部門和業(yè)務(wù)部門整理完畢，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存。歸檔工作已成為一種制度，內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。一、歸檔范圍

歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。文件材料歸檔與否，主要取決于文件本身的保存價(jià)值。凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。一、歸檔范圍（一）文件材料歸檔的范圍1.上級來文。上級來文主要有上級單位頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件等。2.本單位形成的各種文件，包括：本單位代表性會議、各種會議和專業(yè)會議的文件資料；本單位頒發(fā)的各種正式文件（簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿）；本單位與上、下級單位之間的請示、批復(fù)文件；本單位及其內(nèi)部職能部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；反映本單位業(yè)務(wù)及科技管理活動的專業(yè)文件；等等。一、歸檔范圍（一）文件材料歸檔的范圍

3.同級單位和非隸屬單位的文件，主要有：這類單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作中重要的來往文件，以及有關(guān)業(yè)務(wù)單位對本單位工作檢查形成的重要文件。4.下級報(bào)送的文件，主要有：下級單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件；直屬單位報(bào)送的重要的科技文件；下級單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件；等等。一、歸檔范圍（二）文件材料不歸檔的范圍1.上級來文中包括：上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。2.本單位形成的文件材料中包括：本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料等。一、歸檔范圍（二）文件材料不歸檔的范圍3.同級單位和非隸屬單位文件中包括：同級機(jī)關(guān)的文件材料中不需要貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材