總體解決方案匯報-采購2.0

三一重工ERP項目組2006年08月

三一重工ERP項目整體解決方案匯報采購管理分卷目錄實施的總體目標實施的范圍業(yè)務(wù)流程總圖整體解決方案附件：業(yè)務(wù)流程清單采購管理實施的總體目標實現(xiàn)集團集中采購模式提高采購計劃的準確性加強采購控制加強采購執(zhí)行的跟蹤與考核優(yōu)化采購流程目錄實施的總體目標實施的范圍業(yè)務(wù)流程總圖整體解決方案附件：業(yè)務(wù)流程清單采購管理實施的組織范圍采購管理實施的業(yè)務(wù)范圍采購計劃管理詢報價及供應(yīng)貨源管理采購訂單管理采購收貨管理結(jié)算管理（公司間及與供應(yīng)商的結(jié)算）目錄實施的總體目標實施的范圍業(yè)務(wù)流程總圖整體解決方案附件：業(yè)務(wù)流程清單采購管理流程框架目錄實施的總體目標實施的范圍業(yè)務(wù)流程總圖整體解決方案附件：業(yè)務(wù)流程清單集團集中采購模式：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享現(xiàn)狀：

有需求才建立供應(yīng)商信息，缺乏對潛在供應(yīng)商信息的維護與共享工序外協(xié)及設(shè)備備件各自維護自己的供應(yīng)商信息，缺乏共享變革：

主動維護潛在供應(yīng)商信息集團內(nèi)執(zhí)行統(tǒng)一的供應(yīng)商編碼規(guī)則根據(jù)評估結(jié)果維護供應(yīng)商配額收益：

資源共享主動維護潛在供應(yīng)商信息，供應(yīng)商資源實現(xiàn)了共享提高工作效率詢報價單、比價表

集團集中采購模式：商務(wù)與物流集中現(xiàn)狀：

長沙地區(qū)內(nèi)實現(xiàn)了商務(wù)與物流的集中管理

上、沈、京管理方式分為三種方式：雙集中（商務(wù)與物流集中）；單集中（商務(wù)集中）；授權(quán)采購

方案：

1.系統(tǒng)支持商務(wù)與物流職能分開。

2.系統(tǒng)支持各種雙集中、單集中等管理模式收益：

系統(tǒng)支持目前的集中采購模式，并為以后采購模式的變更提供了更大的擴展性。提高采購計劃的準確性現(xiàn)狀與不足：1、能夠制訂分解到周的采購計劃2、制訂采購計劃時參照了MRP的基本原理3、建立了采購計劃反饋和確認機制4、能夠?qū)Σ少徲媱澾M行分周考核5、物料清單必須手工調(diào)用，工作量大且與更改不同步，準確性不夠6、物料清單影響了采購計劃的準確性，計劃必須經(jīng)物流工程師確認7、沒有系統(tǒng)地解決生產(chǎn)計劃調(diào)整問題8、各部門所需的臨時計劃，采購OA方式進行申報，匯總和下達工作量大提高采購計劃的準確性變革：1、采購計劃由計劃推進本部歸口管理，商務(wù)本部主要負責采購合同的簽訂和采購計劃的執(zhí)行2、采購需求通過物料需求計劃自動產(chǎn)生3、系統(tǒng)自動將到期的計劃訂單轉(zhuǎn)換為采購申請4、系統(tǒng)提供戰(zhàn)略物資采購計劃建議表，提交戰(zhàn)略物資委員會審批5、系統(tǒng)提供了各項采購計劃的考核方法6、系統(tǒng)支持臨時計劃的提交、審批、確認、貨源分配等工作

提高采購計劃的準確性收益：1、采購計劃編制時間縮短2、清單與物料需求計劃同步，采購計劃的準確性大為提高3、保證了采購訂單調(diào)整的及時性和合理性。4、采購計劃確認和維護效率得到提高5、計劃考核通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)6、臨時計劃的跟催能通過系統(tǒng)實現(xiàn)。不可能漏單執(zhí)行率增強

加強采購控制現(xiàn)狀與不足：1、詢報價采購手工方式進行2、比價表由手工匯總制作3、建立了嚴格的采購合同評審制度4、采購合同由數(shù)據(jù)錄入員錄入系統(tǒng)，由合同管理員進行歸檔管理5、供應(yīng)商評估由通過手工進行6、質(zhì)量索賠主要由質(zhì)量工程師負責

加強采購控制解決方案：1、價格的控制:商務(wù)與物流的分開，完善詢報價流程2、貨源的控制：完善評估，貨源的計劃性3、配額的控制：事前計劃，事后分析4、收貨的控制：收貨數(shù)量與物料的控制5、退貨的控制：完善退貨跟蹤控制收益：

1、對采購價格進行有效的控制2、提高工作效率

3、規(guī)范供應(yīng)商配額管理，提升與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的關(guān)系

加強采購執(zhí)行的跟蹤與考核：采購訂單現(xiàn)狀：1、使用手工采購訂單。2、跟催結(jié)果掌握在物流工程師手中3、訂單的調(diào)整主要依靠物流工程師的責任心4、已進行了訂單的審核工作，但沒有規(guī)范5、緊急采購沒有規(guī)范6、委外加工流程不明確7、采購件退貨與采購材料讓售執(zhí)行同一流程加強采購執(zhí)行的跟蹤與考核：采購訂單解決方案：1、所有采購訂單由系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)換2、系統(tǒng)產(chǎn)生長周期采購物料的跟催表3、采購訂單的跟催結(jié)果必須在系統(tǒng)中進行維護4、增加了緊急物料采購訂單下達流程5、增加材料讓售流程6、增加了委外加工采購流程7、規(guī)范采購件的退貨流程加強采購執(zhí)行的跟蹤與考核：采購訂單收益：1、所有訂單通過系統(tǒng)下達，規(guī)范了訂單的管理、提高了工作效率2、實現(xiàn)了在途信息的共享跟催結(jié)果維護異常原因監(jiān)控3、明確了委外加工處理流程4、規(guī)范了采購件退貨流程5、規(guī)范了材料讓售流程6、規(guī)范了退貨的跟催和處理

優(yōu)化采購流程：結(jié)算現(xiàn)狀：1、報帳由物流工程師進行2、必須填寫報帳單、收貨票據(jù)、入庫數(shù)據(jù)、形式發(fā)票、增值稅發(fā)票四單匹配3、緊急采購的報帳流程沒有明確4、資金計劃制訂時經(jīng)驗成分較重，沒能提供有力的系統(tǒng)支持未來系統(tǒng)：1、報帳的單據(jù)減少到兩張，應(yīng)開增值稅發(fā)票清單和增值稅發(fā)票2、設(shè)置一個報帳專干崗位，專門從事采購報帳工作3、系統(tǒng)將產(chǎn)生采購資金計劃建議表收益：1、提高了工作效率2、增加了資金計劃制定的合理性優(yōu)化采購流程：收貨現(xiàn)狀：1、物流工程師必須將收貨票據(jù)送到倉庫2、物流工程師必須跟催入庫驗收的全過程未來系統(tǒng)：1、收貨票據(jù)由倉庫打印2、入庫小組驗收時直接錄入系統(tǒng)3、收貨與退貨之差是供應(yīng)商開票的數(shù)量收益：1、提高了工作效率2、工作規(guī)范，提高公司知名度附件：業(yè)務(wù)流程清單流程編碼流程名稱流程描述02020101供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護流程供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護流程主要描述了收集、維護供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的操作過程，它是由供應(yīng)商評估流程或詢報價流程產(chǎn)生對供應(yīng)商進行信息維護的需求，由商務(wù)工程師確認是新增供應(yīng)商，然后由質(zhì)量工程師進行供應(yīng)商信息收集，并將已收集的信息交數(shù)據(jù)錄入員錄入到SAP系統(tǒng)。02020201采購計劃下達流程采購計劃制定流程主要描述了采購物料凈需求的計算及采購訂單的確認過程。它首先由系統(tǒng)根據(jù)中期生產(chǎn)計劃（SOP）、物料清單（BOM）、和現(xiàn)有庫存狀況、在途庫存狀況、安全儲備等自動計算出來的一個計劃周期內(nèi)（如6個月等）的物料凈需求（即計劃訂單）；再通過系統(tǒng)自動檢測出哪些計劃訂單已到期，最后由主計劃員將到期的計劃訂單轉(zhuǎn)化成采購申請，參與貨源分配。02020202戰(zhàn)略物資采購計劃下達流程戰(zhàn)略物資采購計劃下達定流程主要描述了戰(zhàn)略物資凈需求的計算及采購申請的確認過程。它首先由系統(tǒng)根據(jù)年度生產(chǎn)大綱、中期生產(chǎn)計劃（SOP）、物料清單（BOM）、和現(xiàn)有庫存狀況、在途庫存狀況、安全儲備等自動計算出來的一個計劃周期內(nèi)（如6個月等）的物料凈需求（即計劃訂單）；再通過運行系統(tǒng)自動檢測出哪些計劃訂單已到期，打印出戰(zhàn)略物資需求表；由物流工程師修改戰(zhàn)略儲備，經(jīng)計劃管理專干和業(yè)務(wù)部長審核、商務(wù)總監(jiān)審批，報戰(zhàn)略儲備委員會批準；最后由主計劃員錄入系統(tǒng)，轉(zhuǎn)化成采購申請，參與貨源分配。02020203臨時采購計劃下達流程臨時采購計劃下達流程主要描述了臨時物料需求如固定資產(chǎn)、工具、行政辦公用品、及生產(chǎn)性物料的產(chǎn)生及采購申請的確認過程。它首先由需求人員查詢物料代碼，對于沒有物料代碼的物料，必須先執(zhí)行物料主數(shù)據(jù)維護流程；再由需求人員錄入系統(tǒng)，通過需求方審批（一級部門第一負責人）；商務(wù)本部臨時計劃員確認后，才能參與貨源分配。02020204集團關(guān)聯(lián)企業(yè)采購計劃下達流程集團關(guān)聯(lián)企業(yè)采購計劃下達流程主要描述了集團關(guān)聯(lián)企業(yè)采購計劃的報送及采購申請的確認過程。集團關(guān)聯(lián)企業(yè)報過來的采購計劃，必須是經(jīng)批準的

“采購計劃申請表”；該計劃由臨時計劃員確認；集團關(guān)聯(lián)企業(yè)報送的采購計劃，原則上都必須帶物料編碼；對于沒有編碼的物料，由臨時計劃員代為申請，執(zhí)行物料主數(shù)據(jù)維護流程；“采購計劃申請表”由商務(wù)本部臨時計劃員確認后，才能參與貨源分配。

02020205采購計劃跟蹤考核流程采購計劃跟蹤考核流程主要描述了商務(wù)本部計劃考核指標的搜集過程。主計劃員在規(guī)定的考核周期（如一周、一月）到期后，運行系統(tǒng)中的計劃考核報表，產(chǎn)生《采購計劃執(zhí)行情況表》、《配件計劃執(zhí)行情況表》、《臨時計劃執(zhí)行情況表》、《計劃執(zhí)行異常情況表》等，形成各類完成情況指標；再由主計劃員對計劃異常情況進行分析，出具《異常原因分析報告》，交物流工程師及相關(guān)領(lǐng)導采取措施；最后由主計劃員出具計劃考核報告，提出績效考核建議。業(yè)務(wù)流程清單流程編碼流程名稱流程描述02020301詢報價管理流程詢報價管理流程主要描述了詢報價的執(zhí)行過程，詳細定義了執(zhí)行詢報價的整個環(huán)節(jié)。它由商務(wù)本部商務(wù)工程師，以詢價需求為依據(jù)，根據(jù)收集的供應(yīng)商信息，由系統(tǒng)運行得出詢價單，然后通過維護供應(yīng)商對詢價單的反饋信息，得到供應(yīng)商比價表，并進行供應(yīng)商選定。02020302商務(wù)合同簽定流程商務(wù)合同簽訂流程主要描述了商務(wù)合同的簽定過程，詳細定義了商務(wù)合同簽定的整個環(huán)節(jié)。它由商務(wù)工程師在確定供應(yīng)商后，先與供應(yīng)商擬定合同再按《商務(wù)合同評審制度》進行報批，并由合同管理專干將已批準的合同錄入系統(tǒng)，并對合同進行存檔。02020303供應(yīng)商貨源確定流程供應(yīng)商貨源確定流程是指在商務(wù)合同生效后，數(shù)據(jù)錄入員根據(jù)系統(tǒng)中供應(yīng)商貨源清單所需信息，將商務(wù)合同的相關(guān)信息錄入并形成貨源清單。02020304供應(yīng)商貨源分配流程供應(yīng)商貨源分配流程主要描述了供應(yīng)商貨源的分配過程，詳細定義了供應(yīng)商貨源分配的整個環(huán)節(jié)。它由物流工程師在采購申請生成后，以貨源清單為基礎(chǔ)，按照配額協(xié)議的分配比例，由系統(tǒng)運算得出分配到供應(yīng)商的貨源分配表。物流工程師在對貨源分配的合理性進行審核后，需對不合理的分配重新指定供應(yīng)商進行采購，并對無供應(yīng)商貨源的采購申請進行緊急程度的判別。02020305配額協(xié)議確定流程配額協(xié)議確定流程主要描述了配額的確立過程，詳細定義了采購配額確立的整個環(huán)節(jié)。它由商務(wù)本部商務(wù)工程師根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，提交供應(yīng)商配額變更表，經(jīng)部門主管批準后由數(shù)據(jù)錄入員錄入系統(tǒng)并由合同管理專干進行存檔。02020306供應(yīng)商評估流程供應(yīng)商評估流程主要描述了供應(yīng)商的評估過程，詳細定義了供應(yīng)商評估的整個環(huán)節(jié)。它由商務(wù)部門質(zhì)量工程師，以系統(tǒng)提供的質(zhì)量、交貨、價格、服務(wù)等信息為依據(jù)，按照預(yù)定的評估計劃，由系統(tǒng)運算出各供應(yīng)商的評估結(jié)果，最后進行批準。業(yè)務(wù)流程清單流程編碼流程名稱流程描述02020307供應(yīng)商凍結(jié)流程供應(yīng)商凍結(jié)流程主要描述了凍結(jié)供應(yīng)商的處理過程，詳細定義了凍結(jié)供應(yīng)商的整個環(huán)節(jié)。它來源于供應(yīng)商評估或重大質(zhì)量事故需要進行凍結(jié)的供應(yīng)商，并由商務(wù)本部質(zhì)量工程師在SAP系統(tǒng)中進行供應(yīng)商凍結(jié)處理。02020308供應(yīng)商索賠流程供應(yīng)商索賠流程主要描述了供應(yīng)商索賠的實施過程，詳細定義了向供應(yīng)商索賠的整個環(huán)節(jié)。它由質(zhì)量工程師根據(jù)質(zhì)量保證部提供的售后或生產(chǎn)的質(zhì)量問題，整理成索賠清單，由財務(wù)部門對因質(zhì)量問題所產(chǎn)生的費用進行單獨科目管理，由質(zhì)量工程師與供應(yīng)商簽定索賠協(xié)議并將索賠協(xié)議轉(zhuǎn)財務(wù)部作帳務(wù)處理。02020401采購訂單下達流程采購訂單下達流程主要描述了采購訂單的確立過程，詳細定義了采購訂單確立的整個環(huán)節(jié)。它先由物流工程師根據(jù)《02.03.04-供應(yīng)商貨源分配流程》制定，然后經(jīng)計劃管理專干審核、業(yè)務(wù)部長批準，最后由物流工程師打印并下發(fā)給供應(yīng)商。02020402采購訂單調(diào)整流程采購訂單調(diào)整流程主要描述了生產(chǎn)計劃變更時采購訂單隨之變更的過程。首先，當生產(chǎn)計劃發(fā)生變更時，主計劃員運行系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)變更的生產(chǎn)計劃、物料清單（BOM）等自動運行出一個采購訂單變更申請表；然后，物流工程師根據(jù)庫存情況和采購參數(shù)（如訂貨批量、安全儲備等），落實采購訂單變更申請表，并聯(lián)系供應(yīng)商進行采購訂單變更。當供應(yīng)商同意變更時，物流工程師更改采購訂單，并在系統(tǒng)中進行維護，經(jīng)審批后發(fā)給供應(yīng)商，以滿足生產(chǎn)計劃變更的需要；當供應(yīng)商不同意變更時，由物流工程師重新進行貨源分配，下達采購訂單，以滿足生產(chǎn)計劃變更的需要。02020403工序外協(xié)采購流程工序外協(xié)采購流程主要描述了工序外協(xié)件的采購過程，定義了從接到工序外協(xié)采購申請到物料回司入庫的整個操作環(huán)節(jié)。本流程的接入流程對工序外協(xié)計劃的編制過程進行了規(guī)定，即：外協(xié)清單由制造部根據(jù)產(chǎn)能討論確定并需經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理批準；外協(xié)工序由車間計劃員進行維護；外協(xié)計劃隨生產(chǎn)訂單同時下達等。本流程主要分為4個部分：1簽訂商務(wù)合同；2辦理出門手續(xù)；3跟催外協(xié)加工進度；4外協(xié)收貨。02020404緊急物料采購訂單下達流程緊急物料采購訂單下達流程主要描述了緊急采購時產(chǎn)生的臨時商務(wù)合同的制訂和維護過程。它要求商務(wù)工程師根據(jù)《02020304供應(yīng)商貨源分配流程》產(chǎn)生的采購申請，執(zhí)行《02020301詢報價管理流程》，選定供應(yīng)商，制訂臨時商務(wù)合同并錄入系統(tǒng)。物流工程師根據(jù)選定的供應(yīng)商及臨時商務(wù)合同，下達緊急采購訂單。同時，商務(wù)工程師按《02020302商務(wù)合同簽訂流程》辦理合同審批手續(xù)。流程編碼流程名稱流程描述02020405采購跟催流程采購跟催流程主要描述了采購跟催的操作過程，詳細定義了采購跟催的整個環(huán)節(jié)。它要求物流工程師將跟催中落實的，采購物料在備料、生產(chǎn)、運輸、檢驗、入庫等各環(huán)節(jié)上的完成時間錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)采購物料的標準周期與業(yè)務(wù)員跟催時維護的實際周期進行比較，及時發(fā)現(xiàn)采購訂單執(zhí)行中的異常狀況，盡早采購措施，以確保供應(yīng)。原則上，物流工程師必須對所有采購物料跟催，但采購跟催流程對長周期采購物料和資源緊張的物料較為適用。02020406采購件退貨流程采購件退貨流程主要描述了采購件退貨的操作過程，詳細定義了采購件退貨操作的整個環(huán)節(jié)。它由物流工程師每周查詢廢料倉庫的廢料及積壓庫存情況，以商務(wù)工程師提供的退貨協(xié)議為依據(jù)，按照公司出門制度的要求，辦理的退貨。02020407入廠檢驗退貨流程入廠檢驗退貨流程主要描述了檢驗不合物料退貨的操作過程，詳細定義了退貨操作的整個環(huán)節(jié)。它由物流工程師以系統(tǒng)查詢的退貨信息為依據(jù)，在與供應(yīng)商確認退貨方式后，通過系