第七章信息工作

信息工作第七章第一節(jié)信息工作

在信息時代和知識經(jīng)濟的大背景下新的學科不斷涌現(xiàn)，有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5

％一20

％的加速度不斷發(fā)展。

近十年是每3

年翻一番。一、現(xiàn)代秘書的信息觀念“信息就是資源”"信息就是財富“"信息是領導決策的基礎和依據(jù)"信息與領導決策例如：公共決策領域——城市規(guī)劃聽證，建設工程環(huán)境影響評估聽證，在近幾年也已經(jīng)成為行政決策過程中重要的“環(huán)節(jié)”。1.《2005年海口市就業(yè)情況分析》的調(diào)研報告2.《一個外出務工人員的一封感謝信》（《海南人力資源開發(fā)》雜志2006年第三期）3.《我市開展“春風行動2006”初顯成效》信息，被市政府政務信息采用后，又被省人力資源開發(fā)局的《海南人力資源開發(fā)》雜志采用。

——陳燕珠（海南省人力資源開發(fā)總局）二、現(xiàn)代秘書的信息意識

信息工作成為秘書部門的一項經(jīng)常的、重要的工作，提供信息是秘書部門的重要職能；成為各級領導了解情況的主渠道，制定決策的重要參考。案例：筆記中留下的數(shù)字

2002年6月，某市遭受特大洪澇災害。市政府成立救災辦，負責救災工作的指揮協(xié)調(diào)。市委辦公室綜合科為市委書記起草一個向省委領導匯報工作的材料，材料自然要寫到抗洪救災的情況?！瓐笊蟻淼臄?shù)據(jù)多是估數(shù)，統(tǒng)計數(shù)直接填在材料上，未留底。第二天，市委書記向省委領導匯報。省委領導提出要聽抗洪救災的專題情況匯報。辦公室領導在組織綜合科趕寫材料時發(fā)現(xiàn)要有捐款捐物數(shù)字，且須與向省委匯報稿吻合。

原統(tǒng)計數(shù)字的同志記不清了，原材料又在省委領導手中；綜合科為此事奔忙無果。他們只好把情況向省委領導秘書說明，希望秘書想辦法抄下數(shù)字。出人意料的是，秘書在他的筆記本中留下了這些數(shù)字。問題迎刃而解。思辯題：1.秘書信息意識的差別體現(xiàn)在哪里？2.對信息的收集處理你認為應當注意什么？要求：敏銳地捕捉信息

“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準確，反饋要及時”

捕捉信息與捕捉商機

市場信息對于企業(yè)來講，意味著商機。如果企業(yè)經(jīng)營者具有敏銳的信息洞察力和敏感的信息頭腦，就能捕捉到發(fā)展的商機，領先占領市場。

例1.幾年前，海爾總裁張瑞敏出差四川，聽說洗衣機在四川銷售受阻，原因是農(nóng)民常用洗衣機洗地瓜，排水口一堵，農(nóng)民就不愿用了。于是，張瑞敏就要求根據(jù)農(nóng)民的需求，開發(fā)出一種出水管子粗大，既可洗衣又可洗地瓜的洗衣機。這種洗衣機生產(chǎn)出來以后，在西南農(nóng)村市場很受歡迎。例2.

1982年，美國政府取消了電話電報公司的專利權，允許私人隨便購買電話機。在此之前，美國政府規(guī)定，電話機只能由美國電話電報公司向用戶出租而不能向用戶銷售，私人購買電話機是違法行為。舊規(guī)定的取消，使美國8000萬個家庭和其他公私機構，一下子成為電話機的潛在買主。香港廠商從報紙上了解這一信息后，聞風而動，立即將原來生產(chǎn)電子表和飛機的工廠轉產(chǎn)電話，幾乎在一夜之間，香港成為一個無處不生產(chǎn)電話機的電話之港。大量的香港產(chǎn)電話涌向美國市場，出師大捷。1983年一季度，香港無線電話機出口多達1.86億港元，比1982年同期劇增近19倍之多。案例：信息意識與工作質(zhì)量

大學同窗王芳和李蘭同時應聘在某農(nóng)產(chǎn)品超市當辦公室文員。一年來，李蘭受到總經(jīng)理的賞識，一再被提升，很快做到了部門經(jīng)理，可工作起來同樣肯吃苦的王芳卻一直在做著文員。終于有一天王芳忍無可忍，向總經(jīng)理提出辭呈。總經(jīng)理耐心地聽著，若有所思。忽然他說：“年輕人，別忙著辭職，先幫我到今天的集市上看看，有什么可賣的?！蓖醴己芸鞆募猩匣貋碚f：“只有一個農(nóng)民拉了一車土豆在賣。”“一車大約有多少袋？多少斤？”總經(jīng)理問，王芳又跑回去，回來說有十袋?！皟r格是多少？”總經(jīng)理又問，王芳欲再次跑回集市，總經(jīng)理望著氣喘吁吁的她說：“請休息一會兒吧，你可以看看李蘭是怎么做的?！闭f完，叫來李蘭對她說：“你馬上到集市上看看，今天有什么可賣的?！?/p>

李蘭很快從集市上回來了，匯報說到現(xiàn)在為止，只有一個農(nóng)民在賣土豆，有10袋，價格適中，質(zhì)量很好，她帶回幾個讓總經(jīng)理看看。這個農(nóng)民過會兒還將弄幾筐西紅柿上市，據(jù)李蘭看價格還公道，這種價格的西紅柿總經(jīng)理可能會要，所以，她不僅帶回了幾個西紅柿做樣品，還把那個農(nóng)民也帶來了，他現(xiàn)在正在外面等著回話呢。面對著一切，王芳忽然明白了，李蘭比她多想了幾步，于是她在工作上取得成功。思辯題：1.王芳和李蘭在對信息的把握差別在哪里？2.這個案例也說明秘書應具備什么素養(yǎng)？企業(yè)信息工作

現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)涵，即對信息的收集、處理、決策。信息直接影響、調(diào)控企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

在企業(yè)的整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中，信息流指揮著物流的運動。（物流——勞動者利用勞動工具作用于勞動對象，加工產(chǎn)品的過程；信息流——各種文件、情報、資料、數(shù)據(jù)在各生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)之間的傳遞。）物流企業(yè)信息管理企業(yè)秘書的信息工作企業(yè)秘書的一個重要工作就是圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，深入開展調(diào)查研究，全國準確地反饋產(chǎn)品質(zhì)量、銷售計劃、用戶情況、資金投向、成本費用、設備物資管理、統(tǒng)計資料等，協(xié)助做好生產(chǎn)經(jīng)營活動中的分析、判斷、預測，理出思路，提出建議供領導決策。

收集、整理、綜合、分析信息，為領導做好服務工作，是現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)秘書提出的迫切要求。外部信息與決策外部信息是指國家的經(jīng)濟政策、區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)濟結構、產(chǎn)業(yè)結構、企業(yè)面臨的市場情況、原材料供應、競爭對手和市場需求變化及其發(fā)展趨勢等。企業(yè)秘書應開拓信息工作的新領域，改變傳統(tǒng)的工作方法，運用科學知識、技術手段，對所收集的各種浩如煙海、紛繁復雜的信息進行整理歸納，把高質(zhì)量的信息提供給領導，作為企業(yè)領導科學決策的依據(jù)。

對比十一五和十二五:中國區(qū)域經(jīng)濟政策框架新變

海峽西岸經(jīng)濟區(qū)建設——城市群建設

漳州：要打造兩岸經(jīng)貿(mào)合作、新興制造業(yè)和優(yōu)質(zhì)食品供應基地，建成與廈門特區(qū)互動、對臺合作緊密、對外開放領先的生態(tài)工貿(mào)港口城市。

商機何在？發(fā)展機遇何在？三、現(xiàn)代秘書的信息能力1.信息獲取能力2.信息選擇能力3.信息預測能力

4.信息處理能力5.信息運用能力

信息工作程序

信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)與利用六個程序組成。其中每個程序又可細分為幾個環(huán)節(jié)，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

反饋信息，服務決策例：……今年我們報送的《鑫鑫環(huán)保燃料有限公司甲醇汽油項目通過論證》，反映該公司引進專利技術以甲醇為原料生產(chǎn)復合無鉛燃料油通過了市工程咨詢公司、專家論證委員會的論證，為盡快步入燃料環(huán)保時代邁出了重要一步。報送的《興達木業(yè)與外商簽約》信息，反映我區(qū)興達木業(yè)與阿聯(lián)酋商人利勃先生簽訂為期五年的層積材經(jīng)貿(mào)協(xié)議，并預付30萬元作為設備投資和生產(chǎn)資金的信息。這兩條信息引起了市領導的高度重視，這兩個項目均被市政府確定為重點推進項目。

利用信息，為民辦實事

例：區(qū)經(jīng)貿(mào)局從市非國有經(jīng)濟發(fā)展局得到草編工藝信息后，我們協(xié)調(diào)新華草編廠與興建路辦事處合作，組建了興建路草編工藝廠，安置“4050”人員就業(yè)近200人。

從市交通局獲得國家給政策建設通鄉(xiāng)公路信息后，區(qū)政府積極爭得市領導及市交通局的支持和認同。我區(qū)籌資近70萬元資金和建路材料將興安區(qū)興長路段由6米加寬12米……

信息時代信息激增的同時也導致了信息過剩和信息泛濫。人們在信息的海洋中要“廣、快、精、準”地查找到自己所需要的信息已變得越來越困難。搜索——信息的整理一是搞好信息材料的鑒別、判定；二是認真選擇信息材料，進行分類；三是對不完全的信息材料進行修正、增補，進行精加工。四是對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實秘書工作數(shù)據(jù)庫。第二節(jié)調(diào)研工作一、調(diào)研

調(diào)查，是運用各種方法、手段和工具收集信息材料的行為過程；

研究，是在信息收集的基礎上描述和解釋情況、提出解決問題的方法和措施，預測事物未來發(fā)展狀況的行為過程。二、秘書調(diào)研的作用：1、支持領導決策管