工程檔案整理編制辦法(郭忠寶)

遼寧省高等級公路建設(shè)局遼寧省高速公路工程檔案整理編制辦法1.公路建設(shè)項目檔案的概念定義：公路建設(shè)項目檔案是直接形成的具有保存價值的歷史記錄。一、公路建設(shè)項目檔案概述

1.公路建設(shè)項目檔案的概念

檔案的形式：

文書檔案：黨務(wù)檔案；行政檔案；社會檔案科技檔案：專業(yè)檔案；技術(shù)檔案專門檔案：人事檔案；醫(yī)療檔案注：①公路建設(shè)項目檔案屬于科技檔案。②日常行政公文、黨務(wù)檔案屬于文書檔案。③上級普發(fā)文件不應(yīng)歸入公路建設(shè)項目檔案。一、公路建設(shè)項目檔案概述

2.公路建設(shè)項目檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(1)完整：能夠全面反映項目的活動內(nèi)容、工程的各個階段，文件材料相互關(guān)聯(lián)、相互印證。(2)準(zhǔn)確：反映的客觀過程必須真實。①機關(guān)文件材料之間對應(yīng)一致，圖紙與實物相符；②能夠真實反映工程實際。(3)系統(tǒng)：科技檔案的成套性。一、公路建設(shè)項目檔案概述

3.公路建設(shè)項目檔案的依據(jù)

科學(xué)技術(shù)檔案條例等，以部頒發(fā)辦法為準(zhǔn)，各地方管理辦法要以部頒發(fā)辦法為基礎(chǔ)，我省高速公路項目按照《遼寧省高速公路檔案整理編制辦法》實施。一、公路建設(shè)項目檔案概述

建設(shè)項目各階段文件的收集與各方責(zé)任1.建設(shè)項目在施、竣工階段形成的文件，由各施工單位負責(zé)收集、積累其承包項目全部文件；項目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累。2.建設(shè)項目工程文件的管理，應(yīng)列入項目建設(shè)計劃、有關(guān)部門的職責(zé)范圍內(nèi)，施工和監(jiān)理單位應(yīng)有專人負責(zé)組織人員進行平時資料的歸檔和竣工文件的編制工作，項目指揮部和總監(jiān)辦要有相應(yīng)的檢查、考核措施。二、項目文件的收集與編制

收集范圍

凡是反映與項目建設(shè)有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件（包括試驗室臨時資質(zhì)及總監(jiān)的任命書）等，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目成套檔案。收集時間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。二、項目文件的收集與編制

總體要求

1.各單位應(yīng)指定專人，依照《辦法》，及時收集、整理有關(guān)資料，盡早著手編制竣工文件。以免施工后期因人員分散、資料流失而影響竣工文件的編制質(zhì)量。

2.編制竣工文件要認真負責(zé)，實事求是，確?？⒐の募耐暾R全、準(zhǔn)確，達到真實、全面地反映工程建設(shè)實際情況的要求。

二、項目文件的收集與編制

總體要求

3.竣工文件要求字跡清楚、圖樣明晰、表格整潔、無涂改、無復(fù)印、簽字手續(xù)完備。4.文件中的文字、數(shù)據(jù)、圖表均須采用優(yōu)質(zhì)紙張并用激光打印機打印或用不褪色的黑色或藍黑墨水書寫、繪制。5.竣工文件中的圖表和文字說明，一律使用國家法定計量單位和符號。二、項目文件的收集與編制

文字和圖幅

1.文字和表格要布局合理、美觀。2.竣工文件中的文字和表格部分，紙張統(tǒng)一為A4（文字297*210）號紙或A3（表格297*420），竣工圖統(tǒng)一為A3紙，頁邊與文字間隙為：裝訂邊不小于25mm，翻口邊20mm，天頭25mm，地角20mm。3.施工照片、監(jiān)理照片應(yīng)分別編排裝入照片檔案盒，每幅照片要有編號、名稱、主題內(nèi)容、施工與拍攝時間。

二、項目文件的收集與編制

竣工圖表的編制

1.竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、路基防護、互通式立交工程、安全設(shè)施等的全部施工實際造型和特征。2.施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。

二、項目文件的收集與編制

竣工圖表的編制

3.凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變的，應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。

4.重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄及卷內(nèi)備考表中列出，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

5.一般性變更，要用變更后圖紙?zhí)鎿Q至原圖位置，同時更新卷內(nèi)目錄、頁碼。

二、項目文件的收集與編制

施工文件的編制

1.施工文件編制的步驟：按《辦法》中附件一的類目順序逐項整理-按順序分冊裝盒-編制文件目錄-編寫案卷題名-編寫頁碼-編寫總目錄-審核-按流水號裝訂成冊。2.施工文件編制時，工程質(zhì)量檢驗評定應(yīng)以《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》為準(zhǔn)，施工過程中的檢測數(shù)據(jù)、方法、頻率必須與現(xiàn)行的施工規(guī)范、設(shè)計規(guī)范、試驗檢測規(guī)程相符。3.各施工、監(jiān)理單位的檔案要按單元工程的施工工序進行整理和編制檔案。檔案資料要做到詳細、齊全。它分為單位工程、分部工程和分項工程。單位、分部、分項工程的具體劃分，按《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTGF80/1—2004）執(zhí)行。

二、項目文件的收集與編制

三、歸檔的規(guī)范要求

案卷的組卷

例1:沈平高速公路改擴建工程路基第一合同段K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××路基填筑第一層至第五層中間交工證書、路基檢驗申請批復(fù)、分項工程評定等施工資料。

案卷的組卷

1.編制單位，是指案卷形成單位；2.編制日期，是指案卷形成日期；3.保管期限，填寫其劃定的保管期限；4.密級，依據(jù)保密規(guī)定填寫；（可以不填寫）5.檔號，填寫檔案分類號和案卷順序號。

三、歸檔的規(guī)范要求

案卷的組卷

卷內(nèi)文件目錄由下列項目組成：1.順序號，填寫文件排列的順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注；2.文件編號或圖樣圖號，填寫文件材料的原始編號或圖號；（可以不填寫）3.責(zé)任者，填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者，可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡稱；

三、歸檔的規(guī)范要求三、歸檔的規(guī)范要求

案卷的組卷

卷內(nèi)文件目錄由下列項目組成：4.文件題名，應(yīng)填寫文件材料標(biāo)題的全稱，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容，應(yīng)自擬標(biāo)題；5.日期，是指文件材料的形成日期；6.頁次，填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最終件注起止號。頁號的編號方法是在有文字和圖樣材料正面的右下角、反面的左下角填寫頁號。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)。

案卷的組卷

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前。備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。案卷的編制單位應(yīng)當(dāng)按照工程進展的順序，對案卷進行系統(tǒng)排列，并用檔號章在封面和卷脊編寫案卷流水號，根據(jù)有關(guān)保管期限的規(guī)定，將組成的案卷劃分為永久、30年二種保管期限。三、歸檔的規(guī)范要求

案卷的組卷

頁碼：凡是文字和圖表（包括原圖目錄中的卷內(nèi)文件材料），均要編寫頁碼，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁碼；雙面書寫的文件材料，正面寫在右下角，背面寫在左下角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表及中間隔頁不編寫頁碼。編制日期：填寫案卷內(nèi)文件的起止日期。保管期限：按國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。檔號：填寫檔案的分類號和案卷流水號三、歸檔的規(guī)范要求

案卷的組卷

檔案館號、縮微號不填寫。

案卷封面采用案卷外封面形式，外封面印制在卷盒的正表面。

卷脊：填寫檔號、案卷題名。

備考表：可按需要填寫互見號及在組卷和使用過程中需要說明的問題。三、歸檔的規(guī)范要求

竣工文件裝訂

1.裝訂順序：檔案驗收單-案卷目錄-文件材料-備考表；2.案卷裝訂要求(1)竣工圖按297mm*420mm規(guī)格裝訂。(2)案卷內(nèi)不同尺寸文件材料要折疊成297mm*210mm的統(tǒng)一幅面。(3)裝訂時必須去掉金屬物，裝訂邊和下邊取齊，采用三孔一線裝訂在文件左側(cè)中部，距訂口邊10mm，裝訂長度160mm。接頭為死結(jié)，接頭在背后中孔。

三、歸檔的規(guī)范要求

檔號編制及保管期限1.檔號編制采用漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的方法。大類采用兩個漢語拼音字母表示；屬類采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。即先用漢語拼音字母表示大類，在字母后第一位數(shù)字（或字母）為屬類，其后為小類，最后為編制單位流水號。

2.具體保管期限按《公路工程竣工文件材料歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。

檔號編制及保管期限的具體要求，詳見《辦法》。三、歸檔的規(guī)范要求工程聲像檔案歸檔內(nèi)容(1)原址、原貌、原重要地物、紀(jì)念物的照片、錄像。(2)地基及基礎(chǔ)錄像：建（構(gòu)）筑物基礎(chǔ)類型及施工技術(shù)工藝制作的照片、錄像；建（構(gòu)）筑物的位移、沉降、變形及處理的照片、錄像。四、影像資料

(3)主體工程施工：項目某些工程的設(shè)計模型照片；施工現(xiàn)場整體工程施工情況照片、錄像；隱蔽工程的工藝制作及處理照片；鋼筋制作工程的鋼筋布局，型號及節(jié)點焊接等照片；反映重點工程的結(jié)構(gòu)布局，混凝土灌注質(zhì)量等照片。(4)工程施工組織及工程質(zhì)量：工程開、竣工儀式形成的各種照片、錄像；工程施工中主要的質(zhì)量檢查、驗收的照片、錄像。四、影像資料

(5)工程建設(shè)過程中有關(guān)慶典和重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場指導(dǎo)照片、錄像等。

六要素：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。注：參建單位必須要建立聲像檔案（指揮部、監(jiān)理、施工）。四、影像資料

1.綜合類文件歸口單位一般按照誰發(fā)（收）文誰整理的原則，特別注意目錄中責(zé)任者的填寫（看公章）。2.卷內(nèi)目錄要體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容。（如：關(guān)于…的通知，會議紀(jì)要等）

3.實驗室臨時資質(zhì)等批復(fù)文件歸口綜合類文件，總監(jiān)任命書要歸檔。

五、幾點注意事項五、幾點注意事項4.竣工圖要真正反映工程實際，要求各施工單位重新繪制。施工圖沒有變動的，在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；有重大改變的，施工單位應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。5.備考表采用新樣式。竣工圖、設(shè)計變更要填寫互見號，設(shè)計變更部分的施工內(nèi)業(yè)資料要放入對應(yīng)的分項工程檔案。

五、幾點注意事項6.監(jiān)理日志、施工日志必須歸檔。7.整理原則要一致，總監(jiān)辦要統(tǒng)一。

8.案