編制員工手冊(cè)流程

中小企業(yè)員工手冊(cè)編制“四步法”員工手冊(cè)行為的小冊(cè)子，它有兩項(xiàng)根本功能：一是使剛進(jìn)入公司的“準(zhǔn)員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工治理政策、日常行為標(biāo)準(zhǔn)等，快速成長(zhǎng)為公司的“合格員工“；二是標(biāo)準(zhǔn)員工的日常行為,強(qiáng)化行業(yè)或公司的特別要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。對(duì)于中小企業(yè)來說，假設(shè)能夠有效地發(fā)揮“員工手冊(cè)”的成效，一方面可以縮減培訓(xùn)本錢與員工治理本錢,另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率,從而提高員工的工作效率與效果?！皢T工手冊(cè)”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和標(biāo)準(zhǔn)的人力資源治理體系為根底,而目前我國(guó)大局部中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源治理體系也還不夠標(biāo)準(zhǔn)，在這種狀況下,中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊(cè)“呢?筆者依據(jù)多年的詢問實(shí)踐閱歷,針對(duì)性地提出了編制員工手冊(cè)的“四步法“。第一步：定框架“定框架”，即確定“員工手冊(cè)”內(nèi)容的根本框架。一般來說，一套完整的員工手冊(cè)其根本框架應(yīng)當(dāng)包括五個(gè)局部：第一局部是“寫在前面的話”，第二局部是“公司概述”，第三局部是“行為標(biāo)準(zhǔn)”和“特別的職業(yè)要求”，第四局部是“員工治理制度”，第五局部是“附則”.接將這個(gè)根本架構(gòu)作為員工手冊(cè)的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的根底上，確定相應(yīng)的次級(jí)框架。用好“寫在前面的話”這局部的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長(zhǎng)官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡送員工并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊(cè)的熱忱”，因而,其次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面：〔1〕歡送詞；〔2〕員工可通過員工手冊(cè)獲得什么;〔3〕祝語與希望；(4〕簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)的時(shí)候,雖然在構(gòu)造上都會(huì)包含這一局部，但在次級(jí)框架確定時(shí)卻常常消滅偏差,往往把“總則”作800多人的不銹鋼架制造企業(yè),其“寫在前面的話”的次級(jí)框架的工程在包括“歡送詞”之外，還包含有“本手冊(cè)的編寫目的,本手冊(cè)的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及期望員工遵守手冊(cè)“等工程。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊(cè)從形式上說不倫不類，從效果上說會(huì)使員工產(chǎn)生反感，影響其對(duì)員工手冊(cè)的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此,建議中小企業(yè)在編寫員工手冊(cè)時(shí)，嚴(yán)格依據(jù)“歡送詞、學(xué)習(xí)員工手冊(cè)的收獲、祝語與期望及簽名”的次級(jí)框架進(jìn)展編寫。敏捷運(yùn)用“公司概述”“公司概述“局部.這部分的次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面：〔1〕公司的價(jià)值觀;〔2〕公司的戰(zhàn)略目標(biāo)；〔3〕公司業(yè)務(wù)概況介紹；〔4〕公司的組織架構(gòu)；(5〕公司的進(jìn)展歷史；〔6〕公司的企業(yè)文化等工程。大型企業(yè)的員工手冊(cè)都格外重視這局部的內(nèi)容，然而，很多中小企業(yè)卻往往無視這一局部。筆者診斷過的中小企業(yè)中有近60％的員工手冊(cè)沒有這局部?jī)?nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象消滅的根本緣由是很多中小企業(yè)根本就沒有明確的價(jià)值觀、進(jìn)展目標(biāo)等，也沒有意識(shí)到這局部?jī)?nèi)容對(duì)進(jìn)員工了解公司、融入公司所起的作用,以及這局部?jī)?nèi)容對(duì)于樹立公司形象的重要意義。敏捷處理，假設(shè)公司目前尚沒有明確的價(jià)值觀或進(jìn)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那么臨時(shí)可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、進(jìn)展歷史及組織架構(gòu)等”敏捷處理，假設(shè)公司目前尚沒有明確的價(jià)值觀或進(jìn)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那么臨時(shí)可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、進(jìn)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級(jí)框架，同時(shí),要著手明確公司的價(jià)值觀、戰(zhàn)略目標(biāo)等，適時(shí)地提煉出自己的企業(yè)文化。明確“行為標(biāo)準(zhǔn)”和“特別的職業(yè)要求”重點(diǎn)制定“員工治理制度”這局部是目前中小企業(yè)的員工手冊(cè)中最重視的局部，通過這局部?jī)?nèi),,這局部?jī)?nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及從員工聘用到離職的一系列員工通過對(duì)行為標(biāo)準(zhǔn)或特別的職業(yè)要求的學(xué)習(xí)和理解,可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升員工的工作效率與業(yè)績(jī).這局部的次級(jí)框架通常包括以下內(nèi)容：〔1〕公司日常行為標(biāo)準(zhǔn)；〔2〕公司日常工作中的行為標(biāo)準(zhǔn)；〔3〕對(duì)外業(yè)務(wù)交往中的行為標(biāo)準(zhǔn)；〔4〕行業(yè)特別職業(yè)要求(例如食品德業(yè)對(duì)衛(wèi)生行為的要求等〕。目前,局部行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這局部?jī)?nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)等，但很多制造企業(yè)對(duì)這局部卻重視缺乏。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)時(shí)不要考慮自重點(diǎn)制定“員工治理制度”這局部是目前中小企業(yè)的員工手冊(cè)中最重視的局部，通過這局部?jī)?nèi),,這局部?jī)?nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及從員工聘用到離職的一系列員工治理制度，其次級(jí)框架應(yīng)當(dāng)包括以下主要內(nèi)容:〔1〕聘用與離職〔入職培〕;(2〕工作時(shí)間〔正常上班時(shí)間、出勤、制度及其它,往往僅僅包含強(qiáng)調(diào)對(duì)員工約束的局部,如考勤、加班、獎(jiǎng)懲等，而無視員工最關(guān)心的、與員工進(jìn)展和福利相關(guān)的內(nèi)容.例如,一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊(cè)的“員工治理制度”局部，僅包括了勞動(dòng)合同、考勤與加班、獎(jiǎng)懲與酬勞、調(diào)動(dòng)〔包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職)幾個(gè)局部,無視了休假、員工晉升與進(jìn)展等員工格外關(guān)心的局部。其實(shí)，員工只有在看到個(gè)人的進(jìn)展與收完全依靠高壓政策來掌握員工行為的制度是缺乏人文關(guān)心的，注定要付出更高的治理本錢。因此，建議中小企業(yè)在確定這局部的次級(jí)框架時(shí)，肯定要將員工的晉升與進(jìn)展、員工福利等內(nèi)容包含進(jìn)去。不容無視的“附則”這局部比較簡(jiǎn)潔，主要是對(duì)一些未盡條款的補(bǔ)充說明，包括本手冊(cè)的有效性、本手冊(cè)的解釋權(quán)、本手冊(cè)的修訂、未盡事宜的參照方法、保密原.中小企業(yè)在確定這局部?jī)?nèi)容時(shí),常常無視“員工簽收確認(rèn)表”這局部,然而,員工簽收是保證員工手冊(cè)合法及有效落實(shí)的一項(xiàng)重要措施，同時(shí)也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項(xiàng)書面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級(jí)框架時(shí)務(wù)必將員工簽收確認(rèn)函作為一個(gè)子工程。其次步：填內(nèi)容在確定了員工手冊(cè)的根本框架及次級(jí)框架后，下一步就是比照具體的框架，填寫內(nèi)容.完成這項(xiàng)工作時(shí),企業(yè)人力資源部要通過與相關(guān)部門的充,與其共同完成員工手冊(cè)內(nèi)容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的治理風(fēng)格確定；“公司概述”企管部或行政部草擬；“行為標(biāo)準(zhǔn)“、“特別職業(yè)要求“和“員工治理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門供給相應(yīng)的制度文本與要求。填寫完成整個(gè)員工手冊(cè)后，人力資源部對(duì)整個(gè)手冊(cè),準(zhǔn)時(shí)與相關(guān)部門或責(zé)任人溝通確認(rèn)。在這一環(huán)節(jié)中,中小企業(yè)最簡(jiǎn)潔、也最常犯的錯(cuò)誤就是“閉門造車“，人力資源部單獨(dú)完成員工手冊(cè)全部?jī)?nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董事.因此,建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容“這項(xiàng)工作時(shí),完成全部工作，肯定要與相關(guān)部門和人員進(jìn)展充分的溝通，一方面是要,也要讓他們獲得參與感與共同完成這項(xiàng)任務(wù)的成就感。第三步：審語言企業(yè)在編寫員工手冊(cè)時(shí)，在語言方面通常會(huì)遇到以下問題：語言風(fēng)格過分苛刻例如一家制衣企業(yè)員工手冊(cè)的“寫在前面的話”寫道，“歡送你參加成為我們的一員”“員工手冊(cè)就是一部法律手冊(cè)，你必需嚴(yán)格遵守手冊(cè)的每項(xiàng)條款,拒絕將會(huì)收到對(duì)應(yīng)的懲罰,嚴(yán)峻者直接辭退”.這樣的言辭明顯地暴露了對(duì)員工的不敬重，必定招致員工的反感甚至敵對(duì)，又何談心甘情愿地遵照?qǐng)?zhí)行呢。表述拖沓，不易理解上班前酗酒影響工作、工作時(shí)間酗酒、阻礙公司正常工作秩序、阻礙公司正常生產(chǎn)秩序、“……工程之間缺乏條理性或規(guī)律性例如一家酒店員工手冊(cè)的“行為標(biāo)準(zhǔn)”局部這樣寫道,“3。1員工必需恪盡職守，令行制止，不謀私利，努力工作，勤奮上進(jìn)，培育廉潔自律、友愛團(tuán)結(jié)、互諒互助的團(tuán)隊(duì)精神。3.2員工應(yīng)寵愛公司，珍惜公司的形象和榮譽(yù)，不得……3.3員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度,如有違反將……3.4工作時(shí)間不準(zhǔn)擅離崗位、串崗閑談、玩耍、做私活、辦私事、3.5……36提倡精神文明，講禮貌……3。7員工應(yīng)保持工作區(qū)域，設(shè)備、儀器和工具箱柜的干凈完好……“這幾條“行為標(biāo)準(zhǔn)”之間看不出任何的規(guī)律線索，而且有些條款還存在肯定的重復(fù)。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”局部時(shí),肯定要從以下幾個(gè)方面對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)展語言的〔〔1〕從語言風(fēng)格上，審核員工手冊(cè)是否與公司提倡的企業(yè)文化相吻合，通常來說，“合，通常來說，“寫在前面的話”的局部，應(yīng)當(dāng)保證語言風(fēng)格的輕松并布滿感情，“公司概述”局部，應(yīng)保證語言風(fēng)格的激揚(yáng)與客觀,對(duì)“行為標(biāo)準(zhǔn)““特別的職業(yè)要求“和“員工治理制度”及附則局部，應(yīng)保證語言風(fēng)格的客觀、嚴(yán)謹(jǐn)；〔2)從用詞與表述的方式上,審核員工手冊(cè)的表述是否簡(jiǎn)潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避開過多的長(zhǎng)句;(3〕從整體的規(guī)律性與條理性上，審核員工手冊(cè)每項(xiàng)內(nèi)容之間的條理性，以及各項(xiàng)內(nèi)容之間表述的規(guī)律性.第四步：審合法在完成語言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊(cè)內(nèi)容的合法性。審核員工手冊(cè)的合法性通常從以下幾個(gè)方面開展：內(nèi)容上是否與國(guó)家的相關(guān)法律相沖突《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，往往無視對(duì)相關(guān)法律的重視,較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊(cè)時(shí)，必需充分考慮相關(guān)法律條款,有條件的企業(yè)最好將員工手冊(cè)交公司內(nèi)部負(fù)責(zé)法務(wù)的人員或外部法律參謀審核。相關(guān)制度的制定程序是否合法《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者