如何做好會議總控

如何做好會議總控

——大客戶部袁芳

2、了解職責(zé)3、能力要求4、工作內(nèi)容5、注意事項(xiàng)1、認(rèn)清角色目錄會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。一次優(yōu)質(zhì)的工作會議能夠起到以下作用：傳達(dá)信息獲取意見和反饋分析和解決問題討論和交換意見協(xié)商或化解矛盾知識或觀念更新

糟糕的會議則可能帶來如下后果：浪費(fèi)時(shí)間金錢分散對重要議題的注意力減緩進(jìn)程延誤行動(dòng)成為夸夸其談和喋喋不休的舞臺造成嘈雜和混亂一、認(rèn)清角色導(dǎo)演二、了解職責(zé)

保證會議順利召開提升客戶參會體驗(yàn)完成公司下達(dá)指標(biāo)

組織協(xié)調(diào)能力一場會議的圓滿舉辦不是由一個(gè)人來完成的，會議的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到公司的每個(gè)部門，最終的達(dá)成需要各部門的支持與配合，組織協(xié)調(diào)能力支撐著整個(gè)會議的貫穿始終、非常重要??！!高度責(zé)任心

大到公司整體目標(biāo)，小到每一個(gè)角色的安排，本著對公司、會議及每一個(gè)人負(fù)責(zé)任的態(tài)度，認(rèn)真細(xì)致做好每一件事，并且由始至終要有反饋，讓公司放心??！!

突發(fā)事件處理在任何一場大小類型會議里總避免不了出現(xiàn)突發(fā)事件，特別是現(xiàn)場，要本著急事不慌、遇事不亂的狀態(tài)去處理，先處理心情再處理事情，在保證會議優(yōu)先的基礎(chǔ)上處理問題??！!未雨綢繆的預(yù)見要對會前各種安排、推進(jìn)措施、目標(biāo)拆解有敏銳觀察、羅輯分析的能力，提前發(fā)現(xiàn)更多問題，才能保證當(dāng)天出現(xiàn)更少問題！！!組織者方面三、能力要求

組織者方面四、工作內(nèi)容會中會前會后

組織者方面會前市場、高層財(cái)務(wù)

會議時(shí)間、場地確認(rèn)

會議目標(biāo)確認(rèn)、拆分

總控分工內(nèi)部拆分

禮品調(diào)研、匯總會議流程確認(rèn)促銷禮品確認(rèn)邀請動(dòng)員會桌簽制作會前分工宣講邀請表項(xiàng)目制作、確認(rèn)會后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表格式確認(rèn)續(xù)費(fèi)財(cái)務(wù)審核把控?cái)?shù)據(jù)、及時(shí)總結(jié)反饋特殊情況協(xié)調(diào)反饋打印現(xiàn)場分工及重要數(shù)據(jù)提前準(zhǔn)備特殊客戶數(shù)據(jù)大客戶、行政

主桌、VIP桌人員安排現(xiàn)場人員分工安排、確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)跟桌安排提前彩排人員安排主持人、主講人員安排政府嘉賓人名確認(rèn)人員回程車輛安排會議方面人員方面數(shù)據(jù)方面

組織者方面會中

1、安排人員分

批入會場2、安排與會人員分批就餐3、檢查會場各環(huán)

環(huán)節(jié)人員就位物品擺放4、重要信息及時(shí)

傳達(dá)5、隨時(shí)了解簽到

續(xù)費(fèi)情況并

匯報(bào)6、禮品補(bǔ)發(fā)解決措施7、禮品回收裝箱8、安排人員疏散

離場會中工作

組織者方面會后禮品類禮品自始至終最好同一人負(fù)責(zé)匯總類會后促銷核對庫存協(xié)調(diào)補(bǔ)發(fā)會議數(shù)據(jù)明確流程總結(jié)匯報(bào)數(shù)據(jù)匯總要分部門責(zé)定

組織者方面會后會后促銷

組織者方面5、注意事項(xiàng)禮品類匯總類會后促銷核對庫協(xié)調(diào)補(bǔ)會議數(shù)據(jù)明確流程總結(jié)匯報(bào)

安排好現(xiàn)有工作查看上次會議總結(jié)列好工作計(jì)劃取其精華棄之糟粕問題收集分類說明及時(shí)調(diào)研反饋并傳達(dá)不影響現(xiàn)有工作進(jìn)度避免發(fā)生同類問題以免工作遺漏以免因多出現(xiàn)亂差問題解決的速度=指標(biāo)完成進(jìn)度

組織者方面5、注意事項(xiàng)禮品類匯總類會后促銷核對庫協(xié)調(diào)補(bǔ)會議數(shù)據(jù)明確流程總結(jié)匯報(bào)

特殊問題特殊對待人員的調(diào)配反復(fù)確認(rèn)數(shù)據(jù)分配要具體取其精華棄之糟粕人員及各環(huán)節(jié)彩排會前重視會后工作不偏離工作重點(diǎn)保證安排得當(dāng)步調(diào)統(tǒng)一便于監(jiān)測和調(diào)整保證會議當(dāng)天效果