秘書(shū)職能和職責(zé)范本（2篇）

第8頁(yè)共8頁(yè)秘書(shū)職能?和職責(zé)范?本《秘?書(shū)職能》?教學(xué)設(shè)計(jì)?潁州職?業(yè)教育中?心張洪鋒?教學(xué)目?的：一?、理解掌?握秘書(shū)基?本職能范?疇的特征?；二、?掌握秘書(shū)?文稿撰擬?要領(lǐng)。教?學(xué)重點(diǎn)。?掌握秘?書(shū)的基本?職能教學(xué)?課時(shí)：一?課時(shí)教學(xué)?過(guò)程：?一、秘書(shū)?的基本職?能《現(xiàn)?代漢語(yǔ)小?詞典》這?樣解釋“?職能”—?人、事物?、機(jī)構(gòu)應(yīng)?有的作用?。秘書(shū)的?職能，是?在秘書(shū)機(jī)?構(gòu)、秘書(shū)?職位功能?的框架內(nèi)?，領(lǐng)導(dǎo)根?據(jù)組織目?標(biāo)與管理?工作的需?要而明確?賦予秘書(shū)?機(jī)構(gòu)或秘?書(shū)職位的?具體職責(zé)?權(quán)限。?秘書(shū)職能?，在具有?一定的規(guī)?范性和相?對(duì)穩(wěn)定性?的同時(shí)，?也具有一?定的可變?性。這種?可變性緣?于組織目?標(biāo)與管理?工作的需?要，緣于?辦公手段?的更新，?也緣于領(lǐng)?導(dǎo)對(duì)秘書(shū)?的信任度?。秘書(shū)?的基本職?能可以概?況為。辦?理事務(wù)、?協(xié)調(diào)關(guān)系?、輔助決?策、綜合?服務(wù)，具?體來(lái)說(shuō)就?是“管理?事務(wù)，參?與政務(wù)”?。1、?辦理事務(wù)?秘書(shū)的?事務(wù)工作?是相對(duì)于?領(lǐng)導(dǎo)人的?政務(wù)工作?而言的。?政務(wù)是指?領(lǐng)導(dǎo)者所?從事的具?有全局性?和戰(zhàn)略性?意義的公?務(wù)活動(dòng)，?如決策。?事務(wù)是指?一切同領(lǐng)?導(dǎo)工作有?關(guān)的日常?具體工作?，如電話?接打、會(huì)?議服務(wù)、?信訪工作?、文書(shū)處?理等。?政務(wù)是事?務(wù)的統(tǒng)帥?和核心，?事務(wù)是政?務(wù)的基礎(chǔ)?和保證。?兩者是相?輔相成的?。秘書(shū)的?事務(wù)工作?無(wú)論是經(jīng)?常重復(fù)出?現(xiàn)的還是?偶發(fā)的，?在辦理的?過(guò)程中都?有一定的?程序性。?秘書(shū)人員?在辦理事?務(wù)的過(guò)程?中要遵循?被動(dòng)中求?主動(dòng)、原?則中求靈?活、繁雜?中求規(guī)范?的原則。?2、協(xié)?調(diào)關(guān)系?現(xiàn)代管理?活動(dòng)處處?離不開(kāi)協(xié)?調(diào)。任何?組織只有?通過(guò)協(xié)調(diào)?，才能形?成整體的?合力，實(shí)?現(xiàn)共同目?標(biāo)。秘?書(shū)的協(xié)調(diào)?是指秘書(shū)?人員在自?己的職權(quán)?范圍內(nèi)，?自覺(jué)地調(diào)?整各類(lèi)組?織、各項(xiàng)?工作、各?個(gè)人員之?間的關(guān)系?，促進(jìn)各?項(xiàng)活動(dòng)趨?向同步化?和和諧化?，以實(shí)現(xiàn)?組織目標(biāo)?的行為過(guò)?程。與?領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)?和職能部?門(mén)的協(xié)調(diào)?不同，秘?書(shū)部門(mén)的?協(xié)調(diào)有從?屬性、廣?泛性、間?接性等特?征，在協(xié)?調(diào)關(guān)系的?過(guò)程中要?遵循政策?指導(dǎo)、客?觀公正、?平等協(xié)商?、注重整?體、靈活?適度等原?則。3?、輔助決?策在實(shí)際?工作中，?任何決策?都是一個(gè)?過(guò)程而不?僅僅只是?拍板這一?個(gè)環(huán)節(jié)。?因此，輔?助決策定?義為：在?決策過(guò)程?中，在知?識(shí)(包括?理論)、?能力(包?括技術(shù))?、經(jīng)驗(yàn)和?精力等方?面給予決?策主體全?面的補(bǔ)償?，以提高?決策的科?學(xué)性和時(shí)?效性。?秘書(shū)人員?輔助領(lǐng)導(dǎo)?進(jìn)行決策?一般要經(jīng)?過(guò)。協(xié)助?領(lǐng)導(dǎo)確定?目標(biāo)、協(xié)?助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)?計(jì)方案、?協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)?評(píng)優(yōu)選優(yōu)?、協(xié)助領(lǐng)?導(dǎo)實(shí)施反?饋等四個(gè)?階段。?4、綜合?服務(wù)秘?書(shū)是為以?領(lǐng)導(dǎo)為核?心的集團(tuán)?服務(wù)的，?秘書(shū)通常?提供的是?全方位的?服務(wù)，既?包含公務(wù)?，如果領(lǐng)?導(dǎo)需要，?有時(shí)也包?括辦理一?些私事。?所以，秘?書(shū)一定要?有牢固的?服務(wù)意識(shí)?，“全心?全意地為?領(lǐng)導(dǎo)及其?集團(tuán)服務(wù)?”。當(dāng)然?，在服務(wù)?的過(guò)程中?要注意方?式方法，?還要善于?運(yùn)用資源?。二、?秘書(shū)日常?事務(wù)職能?1、辦?公用品管?理2、?接待3?、安排領(lǐng)?導(dǎo)活動(dòng)?4、值班?5、通?訊工作?6、印章?管理7?、機(jī)要保?密三、?秘書(shū)專(zhuān)項(xiàng)?職能1?、信息管?理2、?調(diào)查研究?3、會(huì)?務(wù)工作?4、公文?處理5?、檔案管?理6、?信訪工作?四、秘?書(shū)特別受?權(quán)職能?1、公文?寫(xiě)作秘?書(shū)在撰擬?文稿時(shí)要?注意一下?幾個(gè)方面?。要明確?自己代筆?者的地位?，要準(zhǔn)確?使用規(guī)范?文種，要?選用準(zhǔn)確?而不含糊?、莊重而?不易產(chǎn)生?歧義的語(yǔ)?言表達(dá)，?要反復(fù)進(jìn)?行認(rèn)真修?改，要有?可靠依據(jù)?，要有精?益求精認(rèn)?真負(fù)責(zé)的?態(tài)度。?2、督查?3、協(xié)?調(diào)4、?談判受?權(quán)談判中?秘書(shū)工作?的任務(wù)。?①協(xié)助?領(lǐng)導(dǎo)確定?談判的中?心議題和?準(zhǔn)備達(dá)到?的目標(biāo)。?②準(zhǔn)備?好談判各?方的有關(guān)?材料。?③對(duì)談判?中意外情?況的預(yù)測(cè)?和準(zhǔn)備。?④把握?談判進(jìn)程?。⑤總結(jié)?和評(píng)價(jià)談?判的經(jīng)驗(yàn)?教訓(xùn)，及?時(shí)搞好信?息反饋。?五、秘?書(shū)深層職?能秘書(shū)?的深層職?能主要指?的是秘書(shū)?的參謀輔?助職能。?秘書(shū)參?謀的原則?。①明?確角色定?位，不失?職不越權(quán)?。②明?確參謀定?位，謀而?不斷。?③立足規(guī)?勸層面，?諫而有度?。六、?思考與聯(lián)?系(一?)、案例?分析方?秘書(shū)作繭?自縛一?個(gè)大型會(huì)?議的晚會(huì)?內(nèi)容怎么?定，方秘?書(shū)先請(qǐng)示?分管辦會(huì)?的黃副主?任，定為?“舉辦電?影晚會(huì)”?。黃沒(méi)有?說(shuō)要再往?上請(qǐng)示，?而方秘書(shū)?自認(rèn)為再?請(qǐng)示一把?手賈主任?也許會(huì)更?好辦事。?在請(qǐng)示賈?時(shí)又沒(méi)有?把已請(qǐng)示?黃所定的?意見(jiàn)告訴?賈，賈的?批復(fù)定為?“觀看戲?劇演出”?。這樣，?一個(gè)晚會(huì)?出現(xiàn)兩種?不同安排?的領(lǐng)導(dǎo)意?見(jiàn)，該怎?么辦。方?秘書(shū)左右?為難。幾?個(gè)辦會(huì)秘?書(shū)研究，?最近定為?按賈主任?的意見(jiàn)執(zhí)?行。由方?秘書(shū)向黃?副主任作?自我批評(píng)?，說(shuō)明擬?按賈主任?的意見(jiàn)辦?，請(qǐng)黃諒?解。當(dāng)時(shí)?黃對(duì)方秘?書(shū)多頭請(qǐng)?示很不高?興，但還?是同意了?按賈的意?見(jiàn)執(zhí)行。?1、請(qǐng)?分析此案?例中方秘?書(shū)做法的?不妥之處?。2、?如果你是?方秘書(shū)，?你認(rèn)為最?好的挽回?此事的辦?法是什么?。(二?)、學(xué)寫(xiě)?一篇發(fā)言?稿。秘?書(shū)職能和?職責(zé)范本?（二）?秘書(shū)的基?本職能?★輔助決?策：秘?書(shū)的決策?職能體現(xiàn)?在調(diào)查研?究、處理?來(lái)信來(lái)訪?、收集處?理信息、?參與討論?起草工作?計(jì)劃等實(shí)?際工作中?。就決?策的形成?、實(shí)施、?檢驗(yàn)過(guò)程?中秘書(shū)對(duì)?領(lǐng)導(dǎo)的輔?佐決策職?能。秘書(shū)?輔佐決策?的職能基?礎(chǔ)、職能?特點(diǎn)及其?方法。?一、秘書(shū)?輔佐決策?的職能基?礎(chǔ)。秘?書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)?機(jī)關(guān)上傳?下達(dá)、溝?通四方，?便于領(lǐng)會(huì)?決策意圖?，掌握覺(jué)?得依據(jù)，?收集決策?反饋，檢?驗(yàn)決策執(zhí)?行效果，?對(duì)決策的?形成、論?證、實(shí)施?、修正、?補(bǔ)充和優(yōu)?化都能起?到重要的?作用，秘?書(shū)輔佐覺(jué)?得的職能?基礎(chǔ)主要?體現(xiàn)在以?下幾個(gè)方?面：▲?秘書(shū)為決?策提供有?效的依據(jù)?。覺(jué)得?最忌憑空?杜撰和依?據(jù)不足。?秘書(shū)具有?為領(lǐng)導(dǎo)工?作綜合服?務(wù)的職能?，以此有?著為決策?提供有效?依據(jù)之使?命?！?掌管文件?材料，便?于為決策?提供政策?依據(jù)；?—經(jīng)常深?入基層，?調(diào)查研究?，便于為?決策提供?群眾可受?性信息依?據(jù)；—?在各職能?部門(mén)間起?到溝通協(xié)?調(diào)作用，?便于為決?策提供各?職能系統(tǒng)?綜合信息?依據(jù)；—?組織對(duì)外?聯(lián)系，是?對(duì)外聯(lián)系?的窗口，?便于為決?策提供環(huán)?境變化狀?態(tài)依據(jù)；?—組織會(huì)?議事務(wù)，?便于為決?策提供群?體意識(shí)依?據(jù)?？?之，秘書(shū)?的職能工?作，大多?與領(lǐng)導(dǎo)決?策有著密?切聯(lián)系，?便于在各?方面為決?策提供有?效的依據(jù)?。▲秘書(shū)?加速?zèng)Q策?實(shí)施的進(jìn)?程?！?受權(quán)督辦?、查辦與?催辦，有?利于加速?各執(zhí)行系?統(tǒng)實(shí)施決?策并檢查?其結(jié)果；?—發(fā)揮?協(xié)調(diào)作用?，調(diào)解決?策執(zhí)行中?出現(xiàn)的矛?盾和問(wèn)題?，有利于?加速?zèng)Q策?執(zhí)行的進(jìn)?程；—?收集各子?系統(tǒng)、各?有關(guān)方面?的反饋信?息，有利?于決策調(diào)?整、補(bǔ)充?、修正，?保證決策?的順利進(jìn)?行；—協(xié)?助領(lǐng)導(dǎo)人?處理突發(fā)?事件，有?利于消除?決策實(shí)施?過(guò)程中隨?機(jī)出現(xiàn)的?障礙；?—接待處?理人民來(lái)?信來(lái)訪，?有利于在?決策執(zhí)行?中發(fā)現(xiàn)、?分析和處?理問(wèn)題，?轉(zhuǎn)化消極?因素，調(diào)?動(dòng)群眾積?極性。?總之，秘?書(shū)在決策?執(zhí)行中的?各項(xiàng)職能?活動(dòng)，能?夠有效地?加速?zèng)Q策?的進(jìn)程，?保證決策?的實(shí)施。?▲秘書(shū)促?進(jìn)決策的?優(yōu)化。?—擬定和?收集多種?可行方案?，有利于?決策的選?優(yōu)；—?提供參謀?咨詢，收?集群眾的?意見(jiàn)和建?議，有利?于發(fā)揮群?體智能作?用；—參?與并組織?有關(guān)學(xué)者?行家進(jìn)行?決策討論?，有利于?在反復(fù)論?證中優(yōu)化?決策；—?參與決策?效果的考?核評(píng)價(jià)，?有利于發(fā)?現(xiàn)疏漏和?失誤，采?取必要的?補(bǔ)救措施?；—撰?擬總結(jié)、?匯報(bào)材料?，對(duì)決策?形成、實(shí)?施過(guò)程以?及效果進(jìn)?行全面系?統(tǒng)的分析?研究，有?利于為制?定和實(shí)施?新的決策?提供有益?的經(jīng)驗(yàn)和?教訓(xùn)。?總之，在?優(yōu)化決策?和實(shí)施決?策的過(guò)程?中，秘書(shū)?能夠起到?不可低估?的作用。?二、秘?書(shū)輔佐決?策的特點(diǎn)??！?系統(tǒng)和隨?機(jī)輔佐相?結(jié)合。?秘書(shū)輔佐?決策與從?事某一方?面專(zhuān)項(xiàng)管?理的職能?部門(mén)工作?人員不同?。他要發(fā)?揮綜合辦?公的職能?優(yōu)勢(shì)，全?面系統(tǒng)地?輔佐決策?。他不僅?從可行性?，還可以?從時(shí)空變?化，組織?內(nèi)外環(huán)境?條件發(fā)展?的角度，?考慮決策?執(zhí)行的適?度性和決?策宗旨的?維持性。?全面地協(xié)?助領(lǐng)導(dǎo)人?進(jìn)行科學(xué)?決策，系?統(tǒng)地跟蹤?決策目標(biāo)?實(shí)現(xiàn)的全?過(guò)程，這?是秘書(shū)輔?佐決策的?一大特點(diǎn)?。但是，?秘書(shū)全面?系統(tǒng)地輔?佐決策，?有具體體?現(xiàn)其日常?工作中發(fā)?現(xiàn)問(wèn)題，?協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)?人分析問(wèn)?題和解決?問(wèn)題的隨?機(jī)事件中?。秘書(shū)不?是專(zhuān)門(mén)研?究決策的?智囊人物?，而是追?蹤決策目?標(biāo)實(shí)現(xiàn)全?過(guò)程的實(shí)?際工作者?。在這個(gè)?全過(guò)程的?具體工作?中，無(wú)論?發(fā)現(xiàn)哪一?方面、某?個(gè)因素出?現(xiàn)問(wèn)題，?便能立即?協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)?人分析和?解決問(wèn)題?，這就形?成了秘書(shū)?全面系統(tǒng)?地鋪位決?策與隨機(jī)?性地輔佐?決策的有?機(jī)結(jié)合。?▲決策?輔佐與實(shí)?施輔佐相?結(jié)合。?秘書(shū)輔佐?決策，與?專(zhuān)職出謀?劃策的研?究咨詢機(jī)?關(guān)的專(zhuān)家?學(xué)者不同?。專(zhuān)家學(xué)?者受聘制?定某項(xiàng)決?策方案，?但不參與?決策方案?的具體實(shí)?施工作。?秘書(shū)則不?然，他既?要為決策?形成提供?各方面的?服務(wù)，又?要具體參?與決策實(shí)?施工作，?在實(shí)踐中?幫助領(lǐng)導(dǎo)?指揮、協(xié)?調(diào)和控制?實(shí)施過(guò)程?，確保決?策目標(biāo)的?實(shí)現(xiàn)。這?種對(duì)決策?的形成輔?佐與實(shí)施?輔助的結(jié)?合，有利?于秘書(shū)在?形成決策?的輔佐中?，更具體?地從實(shí)施?決策的個(gè)?步驟、各?環(huán)節(jié)和各?項(xiàng)具體措?施，深入?細(xì)致地考?慮實(shí)施方?向與決策?目標(biāo)的一?致性，決?策要求與?實(shí)施效果?的統(tǒng)一性?。這些正?是組織領(lǐng)?導(dǎo)人在決?策形成和?實(shí)施中必?須要全面?考慮的問(wèn)?題?！?超脫性輔?佐與參與?性輔佐相?結(jié)合。?領(lǐng)導(dǎo)人及?其副職，?執(zhí)掌著決?策權(quán)(即?決斷權(quán)、?表決權(quán)和?否決權(quán))?，承擔(dān)著?決策效果?是否符合?組織要求?的全部責(zé)?任。秘書(shū)?則不同，?既不執(zhí)掌?決策權(quán)，?又不對(duì)決?策效果的?好壞直接?承擔(dān)責(zé)任?。秘書(shū)的?輔佐決策?，從某種?意義上說(shuō)?，是超脫?于決策的?權(quán)力與責(zé)?任的。?但是，秘?書(shū)實(shí)際工?作中又參?與了決策?形成實(shí)施?的全過(guò)程?，秘書(shū)的?工作成效?，事業(yè)與?期望，功?過(guò)與報(bào)酬?，無(wú)不與?決策的成?敗有著密?切的關(guān)系?。這就形?成了秘書(shū)?超脫性輔?佐與參與?性輔佐的?有機(jī)結(jié)合?。這有利?于秘書(shū)用?不同于領(lǐng)?導(dǎo)人的比?較超脫的?目光更客?觀地觀察?問(wèn)題和分?析問(wèn)題；?有不同于?“局外人?”、“第?三者”對(duì)?決策的議?論。秘書(shū)?自始至終?參與決策?，與決策?成敗有著?不可分割?的相關(guān)性?，使其必?須認(rèn)真負(fù)?責(zé)、全力?以赴地投?入決策的?全過(guò)程。?秘書(shū)的?知識(shí)結(jié)構(gòu)?秘書(shū)工?作的綜合?性，要求?秘書(shū)人員?在橫向上?要有較寬?廣的知識(shí)?面，但又?要有自己?的專(zhuān)業(yè)特?點(diǎn)，在縱?向上要有?深厚的專(zhuān)?業(yè)知識(shí)。?這樣縱橫?結(jié)合，可?以用大寫(xiě)?的英文“?t”字母?來(lái)表示，?或者說(shuō)秘?書(shū)人才應(yīng)?該是“t?”型人才?。秘書(shū)?人員應(yīng)該?有三個(gè)方?面的知識(shí)?結(jié)構(gòu)?；?礎(chǔ)知識(shí)、?專(zhuān)業(yè)知識(shí)?、其他方?面相關(guān)知?識(shí)?！?基礎(chǔ)知識(shí)?。分為兩?個(gè)方面。?一是社會(huì)?科學(xué)基礎(chǔ)?知識(shí)，即?語(yǔ)文、政?治、歷史?、地理、?外語(yǔ)知識(shí)?；另一方?面是自然?科學(xué)知識(shí)?，即物理?、化學(xué)、?數(shù)學(xué)、生?物等自然?科學(xué)知識(shí)?，以及一?些工農(nóng)生?產(chǎn)和科技?知識(shí)。?★專(zhuān)業(yè)知?識(shí)。專(zhuān)業(yè)?知識(shí)包括?兩方面：?一是秘書(shū)?人員應(yīng)具?有的秘書(shū)?業(yè)務(wù)知識(shí)?，包括：?公文和應(yīng)?用文寫(xiě)作?，文書(shū)寫(xiě)?作和文書(shū)?處理，檔?案保管，?調(diào)查研究?知識(shí)，會(huì)?議組織知?識(shí)，信訪?工作知識(shí)?，資料工?作和信息?科學(xué)知識(shí)?，保密工?作知識(shí)等?。二是秘?書(shū)所在工?作部門(mén)的?專(zhuān)業(yè)知識(shí)?。如在政?府機(jī)關(guān)部?門(mén)工作的?必須具有?行政管理?知識(shí)，在?工商企業(yè)?部門(mén)工作?的必須具?有企