文件材料歸檔范圍及保管期限

文件材料歸檔范圍及保管期限三明市檔案局監(jiān)督指導科羅彩琴2023/2/51《規(guī)定》分為正文和附件二個部分。正文共計15條。條文雖不多，但內(nèi)涵深，外延大，函蓋廣。附件《文書檔案保管期限表》涉及保管期限界定的條款共84項。2023/2/52

1《規(guī)定》體現(xiàn)了國家檔案行政管理部門

依法行政的意志

2《規(guī)定》將有力促進機關(guān)檔案基礎業(yè)務建設

3《規(guī)定》將有力推動國家檔案資源建設一、《規(guī)定》發(fā)布實施的意義2023/2/53二、《規(guī)定》與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務文件相比具有哪些主要變化和特點？（1）《規(guī)定》將1987年頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業(yè)務文件合成為一個文件?！兑?guī)定》中的附件《文書檔案保管期限表》實際上既是文書檔案保管期限的具體劃分，也是機關(guān)文件材料的歸檔范圍，具有一表兩用的功能。

2023/2/54（2）改革了文書檔案保管期限劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”保管期限的劃分方法改變?yōu)椤坝谰谩?、“定期”。定期中再實行標時制，一般分為30年和10年。提出對其他門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（3）《規(guī)定》堅持“以我為主”的思想原則，在界定機關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面，突出了立檔單位的主體地位。盡量避免機關(guān)文件材料重復歸檔，進而避免將來檔案的重復進館問題。2023/2/55（4）充實了一些文件條款?！兑?guī)定》的附件《文書檔案保管期限表》涉及保管期限界定的條款共84項，與1987年規(guī)定的63項保管期限條款相比，增加了21項。在具體內(nèi)容方面主要充實了如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、公民權(quán)益等方面的文件材料。（5）與1987年規(guī)定相比較，對一些檔案的保管期限作了適當調(diào)整。比如凡涉及到與公民權(quán)益有關(guān)的檔案，絕大多數(shù)調(diào)整為永久保管，體現(xiàn)以人為本的思想。（6）加大了管理力度，將1987年規(guī)定中的“備案制”改為“審批制”。2023/2/56三、《規(guī)定》正文部分應注重理解

和把握的有關(guān)問題2023/2/571、《規(guī)定》的實施范圍包括哪些單位？《規(guī)定》的第一條可以看出，《規(guī)定》的實施范圍是各級黨政機關(guān)和人民團體（統(tǒng)稱機關(guān)）?！兑?guī)定》第十四條指出：“本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行”。2023/2/582、如何理解“機關(guān)文件材料”的含義?

《規(guī)定》第二條指出：“本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。2023/2/59

3、機關(guān)文件材料歸檔范圍包括了哪幾方面的內(nèi)容?

《規(guī)定》第三條，機關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個方面：（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。2023/2/5104、哪些機關(guān)文件材料不需要歸檔?

《規(guī)定》第四條，機關(guān)文件材料不歸檔包括四個方面:（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2023/2/511（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。2023/2/5125、屬于機關(guān)歸檔范圍的文件材料為何要實行集中統(tǒng)一管理?

《規(guī)定》第五條，“凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”。2023/2/5136、機關(guān)文書檔案的保管期限如何劃分？

《規(guī)定》第六條，“機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年”。2023/2/5147、在確定文書檔案保管期限時哪些應劃為永久保管?

《規(guī)定》第七條，永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；2023/2/515(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的重要文件材料；(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。2023/2/5168、哪些文書檔案屬于定期保管的范圍?

《規(guī)定》第八條，定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關(guān)一般性事務管理文件材料；2023/2/517（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的一般性文件材料；（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料；(九)下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。2023/2/5189、《規(guī)定》對機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限是怎樣要求的?

《規(guī)定》第九條，“機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。

2023/2/51910、《規(guī)定》對電子文件和紙質(zhì)文件材料在歸檔時的組成要件有何要求?

《規(guī)定》第十條，“機關(guān)對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔”。機關(guān)應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。2023/2/52011、《規(guī)定》對兩個以上機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料的歸檔有何要求?

《規(guī)定》第十一條，“機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

2023/2/52112、各機關(guān)編制的本機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表應履行怎樣的審批程序？

第十二條，“各機關(guān)應根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部工作實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行”。“有垂直領導關(guān)系的中央、國家機關(guān)應依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行”。

2023/2/52213、如何理解《規(guī)定》的施行時間?

第十五條，“本規(guī)定自頒布之日施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止”。

2023/2/523四、《規(guī)定》附件部分應注重理解和把握的有關(guān)問題2023/2/5241、為何要對同一會議形成的文件材料區(qū)分不同的保管期限?

《文書檔案保管期限表》第1至6條，對同一會議形成的文件材料在歸檔時區(qū)分為不同的保管期限，這主要是根據(jù)各種文件材料的價值大小確定的。如第4條本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料 4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要 永久4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報 30年2023/2/525

2、對本機關(guān)承辦的人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結(jié)果在歸檔時，如何確定保管期限?

《文書檔案保管期限表》第一條第2款中表明，機關(guān)對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結(jié)果歸檔時，其檔案保管期限定為永久。其他協(xié)辦機關(guān)歸檔時可以定為30年。人大、政協(xié)機關(guān)對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進行歸檔時，也應定為永久。2023/2/5263、機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文形成的文件材料，主辦機關(guān)與協(xié)辦機關(guān)在歸檔時保管期限為何不同？

《規(guī)定》第十一條，“機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應的復制件或其他形成的副本歸檔”《文書檔案保管期限表》第5條、第8條第5款，將機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文形成的文件材料歸檔時，主辦機關(guān)對檔案保管期限的劃分明顯高于協(xié)辦機關(guān)。2023/2/5274、以各級黨委辦公廳（室）、政府辦公廳（室）名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，如何確定主辦機關(guān)和協(xié)辦機關(guān)？

按《規(guī)定》第十一條,機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

遵循職責分管原則。2023/2/5285、如何理解“上級機關(guān)、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的重要或一般文件材料”?

《文書檔案保管期限表》第七條，將上級機關(guān)、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的文件材料分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作形成的文件材料，屬“重要的”；省部級以下領導檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作形成的文件材料，屬“一般的”。2023/2/5296、對業(yè)務文件材料如何區(qū)分其“重要”與“一般”?

業(yè)務文件材料涉及法規(guī)性、政策性、方針性和重大業(yè)務建設內(nèi)容，屬于比較重要的問題；涉及基礎性、常規(guī)性、技術(shù)性內(nèi)容，屬一般業(yè)務問題。

2023/2/5307、如何理解“本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿”?

《文書檔案保管期限表》第8條第4款本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿

30年2023/2/5318、如何劃分有效證件辦理、審批過程中所形成檔案的保管期限?

《文書檔案保管期限表》第8條第7款，20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資歷質(zhì)證等的審批、管理文件材料，機關(guān)在歸檔時要永久保管，20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證等的審批、管理文件材料，機關(guān)在歸檔時定為30年保管。2023/2/5329、如何區(qū)分行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻摹爸匾摹焙汀耙话愕摹蔽募牧?

對行政處罰、行政復議中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”應結(jié)合行政處罰的種類來加以區(qū)分。原則上對“警告”類應視為“一般的”文件材料；對受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財物，責令停產(chǎn)停業(yè)，暫扣或者吊銷執(zhí)照，行政拘留處罰形成的文件材料，應視為“重要的”文件材料。2023/2/533行政處分形成的文件材料，對受到“警告”處分的，應視為“一般的”，對受到“警告”處分以上形成的文件材料，應視為“重要的”。國家賠償過程中形成的文件材料，一般來說都屬“重要的”。2023/2/53410、年度以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料在歸檔時如何把握?

《文書檔案保管期限表》第8條第8款，將機關(guān)年度以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料在歸檔時一般定為10年保管。2023/2/53511、如何區(qū)分重要職能活動與一般活動的總結(jié)、重要專題與一般問題的調(diào)研材料？《文書檔案保管期限表》第8條第8款，將機關(guān)重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料歸檔時定為永久保管，一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料歸檔時定為30年保管。重要職能活動、重要專題與一般活動、一般問題的總結(jié)、凋研材料的區(qū)分，要從職能活動的規(guī)模、影響力、問題的大小等因素來加以考察區(qū)分。2023/2/53612、機關(guān)外事活動形成的文件材料怎樣劃分保管期限？《文書檔案保管期限表》第8條第9款，出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料中，發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等文件歸檔時要永久保管；出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄歸檔時定為30年保管。2023/2/53713、《文書檔案保管期限表》第9條第1款中“機構(gòu)設置”與第11條第3款中“機構(gòu)設置”的含義有何區(qū)別？《文書檔案保管期限表》第9條第1款中“機構(gòu)設置”是指本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)的設置，機關(guān)設置內(nèi)部機構(gòu)時會形成的相關(guān)文件材料。《文書檔案保管期限表》第11條第3款中“機構(gòu)設置”是指上級機關(guān)決定成立本機關(guān)形成的文件材料，包括機關(guān)行政級別、領導人職數(shù)、人員編制等內(nèi)容。

2023/2/53814、機關(guān)對先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，在歸檔時如何劃分保管期限?

《文書檔案保管期限表》第9條第4款，對受到縣級（含）表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，歸檔時檔案保管期限定為永久；對受到縣級以下表彰的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，歸檔時檔案保管期限定為30年；2023/2/53915對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料，歸檔時其保管期限如何劃分?

《文書檔案保管期限表》第9條第5款，對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料，分受警告以上和受到警告兩個檔次，對受到警告（不含）以上處分人員的材料劃為永久保管，對受到警告處分人員的材料劃分為30年保管。2023/2/540（16）人事勞資材料保管期限的確定?！段臅鴻n案保管期限表》第9條第6-9款對人事勞資材料保管期限的確定。干部任免、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料，應永久保管；人事考核、職稱評審材料。永久保管；職工調(diào)動的行政、工資、黨團組織關(guān)系介紹信及存根，永久保管；職工名冊、勞資年報、編制年報等，永久保管2023/2/54117、如何區(qū)分黨團、工會工作活動中重要專項活動的報告、總結(jié)等文件材料

《文書檔案保管期限表》第9條第10款，黨、團工會工作活動中形成的重要專項活動的報告、總結(jié)等文件材料，在歸檔時其保管期限劃定為永久。2023/2/54218、機關(guān)紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料，如何區(qū)分其“重要的”和“一般的”?

《文書檔案保管期限表》第9條第11款，將機關(guān)紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料分為“重要的”和“一般的”兩種情況，機關(guān)紀檢、監(jiān)察工作中形成的重要的綜合性報告、調(diào)查材料，歸檔時其保管期限為永久，“一般的”為30年?！爸匾摹迸c“一般的”主要區(qū)分標準是案件違規(guī)違紀的程度，就是看案件最終處理結(jié)果。2023/2/54319、本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料，在歸檔時如何劃分檔案保管期限?

《文書檔案保管期限表》第9條第13款，本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料，“有領要導重要批示和處理結(jié)果的”，機關(guān)在歸檔時其檔案保管期限定為永久，“其他有處理結(jié)果的”，機關(guān)在歸檔時定為30年保管。

2023/2/54420、如何區(qū)分本機關(guān)與有關(guān)單位簽訂的“重要的”和“一般的”合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料？

《文書檔案保管期限表》第10條第2款，機關(guān)與有關(guān)單位簽訂的“重要的”合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料，歸檔時其檔案保管期限為永久；機關(guān)與有關(guān)單位簽訂的“一般的”合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料，歸檔時其檔案保管期限為10年。2023/2/54521、接待工作的計劃、方案，如何區(qū)分重要的和一般的?

《文書檔案保管期限表》第