GB/T 34110-2017信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)

ICS35040

A14.

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

信息與文獻(xiàn)文件管理體系

基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Fundamentalsandvocabulary

(ISO30300:2011,IDT)

2017-07-31發(fā)布2017-11-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

中華人民共和國(guó)

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

信息與文獻(xiàn)文件管理體系

基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)

GB/T34110—2017/ISO30300:2011

*

中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社出版發(fā)行

北京市朝陽(yáng)區(qū)和平里西街甲號(hào)

2(100029)

北京市西城區(qū)三里河北街號(hào)

16(100045)

網(wǎng)址

:

服務(wù)熱線

:400-168-0010

年月第一版

20178

*

書(shū)號(hào)

:155066·1-56377

版權(quán)專有侵權(quán)必究

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

文件管理體系的基礎(chǔ)

2……………………1

文件管理體系和管理體系的關(guān)系

2.1…………………1

組織的環(huán)境

2.2…………………………1

文件管理體系構(gòu)建的必要性

2.3………………………2

目的

2.3.1……………2

可靠真實(shí)完整和可用的文件

2.3.2、、………………2

總則

…………………………2

可靠性

………………………2

真實(shí)性

………………………2

完整性

………………………2

可用性

………………………3

文件系統(tǒng)的建立

2.3.3………………3

總則

…………………………3

可靠性

………………………3

安全性

………………………3

合規(guī)性

………………………3

綜合性

………………………3

系統(tǒng)性

………………………3

文件管理體系的原則

2.4………………4

總則

2.4.1……………4

以客戶和其他利益相關(guān)方為中心

2.4.2……………4

領(lǐng)導(dǎo)和問(wèn)責(zé)

2.4.3……………………4

基于證據(jù)的決策

2.4.4………………4

全員參與

2.4.5………………………4

過(guò)程方法

2.4.6………………………4

采用系統(tǒng)方法進(jìn)行管理

2.4.7………………………4

持續(xù)改進(jìn)

2.4.8………………………4

文件管理體系的過(guò)程方法

2.5…………4

最高管理者的職責(zé)

2.6…………………5

與其他管理體系的關(guān)系

2.7……………5

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………6

與文件相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

3.1…………………6

與管理相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

3.2…………………7

與文件管理過(guò)程相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

3.3………………………8

Ⅰ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

與文件管理體系相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

3.4………………………9

附錄資料性附錄用于詞匯表構(gòu)建的方法論

A()………10

總則

A.1………………10

概念關(guān)系及其圖示方

A.2……………10

概念圖

A.3……………10

參考文獻(xiàn)

……………………13

索引

…………………………14

圖文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)

1……………Ⅳ

圖文件管理體系結(jié)構(gòu)

2……………………5

圖與文件相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

A.3.1……………10

圖與管理相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

A.3.2……………11

圖與文件管理過(guò)程相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

A.3.3…………………11

圖與文件管理體系相關(guān)的術(shù)語(yǔ)

A.3.4…………………12

Ⅱ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標(biāo)準(zhǔn)使用翻譯法等同采用信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)

ISO30300:2011《》。

本標(biāo)準(zhǔn)與相比做出了以下編輯性修改

ISO30300:2011,:

修改了的標(biāo)題

———2.3.2。

本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院國(guó)家檔案局中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所中國(guó)電

:、、、

子文件管理部際聯(lián)系會(huì)議辦公室中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院南開(kāi)大學(xué)商學(xué)院電子政務(wù)云計(jì)算應(yīng)用

、、、

技術(shù)國(guó)家工程實(shí)驗(yàn)室

。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人安小米杜梅王紅敏張楠?jiǎng)⒋貉鄬O舒揚(yáng)朱莉白文琳張靜高麟鵬

:、、、、、、、、、、

連樟文朱葉吉潘星星

、、。

Ⅲ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

引言

組織的成功主要依靠管理體系的實(shí)施和維護(hù)用以持續(xù)改進(jìn)績(jī)效并滿足所有利益相關(guān)方的需求

,。

管理體系為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)提供了制定決策和管理資源的方法論

。

文件的創(chuàng)建和管理是任何組織活動(dòng)業(yè)務(wù)過(guò)程和信息系統(tǒng)的有機(jī)組成能提高業(yè)務(wù)有效性加強(qiáng)問(wèn)

、,,

責(zé)管控風(fēng)險(xiǎn)并保證業(yè)務(wù)連續(xù)性促使組織將信息資源視為業(yè)務(wù)資產(chǎn)商業(yè)資產(chǎn)和知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行資本化

、,、

管理有利于保存集體記憶應(yīng)對(duì)全球化和數(shù)字化環(huán)境帶來(lái)的挑戰(zhàn)

,,。

在鼓勵(lì)良好業(yè)務(wù)實(shí)踐的組織環(huán)境里管理體系標(biāo)準(zhǔn)為高層管理者提供了系統(tǒng)的可評(píng)測(cè)的組織管控

,、

工具

。

制定的文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)旨在幫助各種類型規(guī)模的組織或者有共同業(yè)務(wù)活動(dòng)的組織間的團(tuán)體

,、,

建立實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)有效的文件管理體系文件管理體系對(duì)組織制定并實(shí)現(xiàn)文件方針和目標(biāo)進(jìn)行指

、。

導(dǎo)和控制通過(guò)以下措施達(dá)到上述宗旨

,:

明確崗位及其職責(zé)

a);

系統(tǒng)化的過(guò)程

b);

測(cè)量和評(píng)估

c);

評(píng)審和改進(jìn)

d)。

基于組織要求合理實(shí)施文件方針和目標(biāo)可以確保業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的證據(jù)和相關(guān)的權(quán)威可靠的信息

,、

得以形成和有效管理并為有需要的人在需要的時(shí)候提供利用文件方針及目標(biāo)的成功實(shí)施能使文件

,。

和文件系統(tǒng)適宜地滿足組織的全部宗旨

。

在組織內(nèi)實(shí)施文件管理體系也有助于保證決策的透明度和可追溯性這些決策是通過(guò)責(zé)任化管理

,

和明確規(guī)定問(wèn)責(zé)來(lái)實(shí)現(xiàn)的

。

文件管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)是在管理體系標(biāo)準(zhǔn)框架下完成的與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)保持兼容并使用了

,,

相同的要素和方法文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)如圖所示

。1。

圖1文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)

Ⅳ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

這些標(biāo)準(zhǔn)適用于為下列行為提供框架和指南

:

建立關(guān)于文件方針程序和問(wèn)責(zé)的系統(tǒng)化管理而不考慮文件本身的目的內(nèi)容和記錄載體

a)、,、;

確定組織對(duì)文件和文件方針程序過(guò)程和體系的責(zé)任權(quán)限和問(wèn)責(zé)

b)、、、;

設(shè)計(jì)并實(shí)施文件管理體系

c);

通過(guò)績(jī)效評(píng)估和持續(xù)改進(jìn)取得文件管理體系的質(zhì)量保證

d)。

Ⅴ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

信息與文獻(xiàn)文件管理體系

基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)界定了文件管理體系中術(shù)語(yǔ)和定義同時(shí)明確了文件管理體系的使用目的提供了文件管理

,,

體系的使用原則為最高管理者提供了過(guò)程方法明確了崗位定位

,,。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于有下列需求的任意類型的組織

:

建立實(shí)施維護(hù)改進(jìn)文件管理體系以支持其業(yè)務(wù)

a)、、、;

確保組織的文件管理體系與其規(guī)定的文件方針保持一致

b);

通過(guò)以下方式來(lái)論證與本標(biāo)準(zhǔn)的一致性

c):

開(kāi)展自我評(píng)估和自我鑒定

1);

通過(guò)外部第三方來(lái)證實(shí)自我鑒定

2);

通過(guò)外部第三方來(lái)認(rèn)證文件管理體系

3)。

2文件管理體系的基礎(chǔ)

21文件管理體系和管理體系的關(guān)系

.

為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)所有組織都會(huì)創(chuàng)建并控制作為其活動(dòng)執(zhí)行結(jié)果的文件

,。

文件管理體系為組織在文件系統(tǒng)中控制文件建立了方針目標(biāo)和指導(dǎo)性框架確保文件系統(tǒng)能夠滿

、,

足組織的要求

。

在文件管理體系框架內(nèi)需要設(shè)計(jì)實(shí)施并監(jiān)控文件過(guò)程和控制活動(dòng)使其符合組織的文件方針目

,、,