集團公司辦公用品、設施管理規(guī)定

集團公司辦公用品、設施管理規(guī)定1目的規(guī)范辦公用品、設施的管理，方便工作、節(jié)省開支。2范圍辦公用品：日常辦公用品、影像用品及器材等。辦公設施：辦公桌椅、檔案柜等；傳真機、空調(diào)、電視等設備（不包括電腦、打印機、掃描儀等）。3程序活動1辦公用品審批流程：申請單位一一單位領導一一總裁辦一一總部辦1.1總部設立倉庫，由總部辦指定兼職倉庫保管員、倉庫記帳員各一名O1.2物資計劃填報1）價格較低且易耗的辦公用品，如：鉛筆、膠水、涂改液、筆芯等由倉庫保管根據(jù)庫存數(shù)量和各單位月均消耗情況批量報《物資申請計劃》,經(jīng)總部辦主任審核后，報總裁辦批準。2）消耗量較少的辦公用品（如：文件夾、文具盒、文件架、文件筐、紙簍、計算器、夾子等）及復印用的紙、油墨等，由使用單位提交申請，單位領導簽字后（計算器必須由分管副總裁簽字并以舊換新），倉庫保管員報《物資申請計劃》，經(jīng)總部辦主任審核后，報總裁辦批準。3）攝影、照像用的錄像帶、膠卷、電池及其它器材，由具體使用人根據(jù)使用數(shù)量報《物資申請計劃》,經(jīng)總部辦主任審核后，報總裁辦批準。3.1.3物資入庫1）入庫單內(nèi)容填寫要清楚、完整、不得更改，填寫錯誤要重新填寫，物資名稱要同前期采購物資名稱一致。2）總部記帳員和保管員要按物資類別分別建立會計帳和保管帳。3）物資結算時，倉庫開出驗收單后，必須經(jīng)倉庫記帳員對發(fā)票、入庫單（或臺帳記錄）、訂貨單進行復核，并在驗收單上簽字，總部辦主任簽字后，辦理發(fā)票傳遞程序。1.4物資出庫1）各單位到倉庫領用物資時，必須持有物品領料單，該單一式兩聯(lián),一聯(lián)存根，二聯(lián)倉庫。物品領料單必須注明領用物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領用單位，由經(jīng)辦人、單位領導簽字，否則倉庫不準付貨。2）倉庫開具出庫單時，必須依據(jù)物品領料單內(nèi)容付貨，不得隨意更改。如有變動，領用單位需重新開具物品領料單。1.5物資管理1）物資存放要因地制宜，按規(guī)定分區(qū)、分類擺放，同種物資要集中擺放，要求整齊、清楚，便于清查盤點。2）做好倉庫物資的日常出入庫記錄和定期盤點工作，認真驗收、盤點物資，做到帳物相符。3）倉庫保管和記帳員每月將庫存物資的入庫、出庫、庫存情況匯總報總部辦；由總部辦根據(jù)各部門物資的實際消耗情況對出庫物資數(shù)量進行控制。3.2辦公設施的申請及管理各單位申請增加或更換的辦公設施，需經(jīng)審批并由總裁辦根據(jù)實際情況確定統(tǒng)一的規(guī)格、樣式后辦理。審批流程如下：申請單位一一單位領導一一分管副總裁一一執(zhí)行總裁一一總裁辦3.2.2辦公設施的調(diào)動管理辦公設施跨單位或部門的調(diào)拔，必須由使用部門填寫《辦公設施調(diào)撥通知單》，經(jīng)總裁辦審批后辦理相關手續(xù)。3.2.3辦公設施的維修、報廢管理辦公設施的維修、報廢由使用部門落實原因并填寫《辦公設施維修申請單》經(jīng)總裁辦審批后辦理。4相關記錄4.1物資采購計劃4.2庫存物資匯總