淺析人力資源管理信息化的必要性

淺析人力資源管理信息化的必要性隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。加強(qiáng)人力資源管理的信息化建設(shè)，提高人力資源管理水平已勢(shì)在必行。一、人力資源管理信息化應(yīng)用人力資源管理信息化是以信息技術(shù)和先進(jìn)的人力資源管理思想相結(jié)合應(yīng)用為基礎(chǔ)，依賴信息技術(shù)對(duì)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置的一種管理方式。信息技術(shù)作為管理工具，應(yīng)用于管理制度的制定、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、員工溝通、人力資源報(bào)告分析等，并根據(jù)既定制度與流程完成對(duì)客觀事務(wù)的處理，大大提高了人力資源管理部門(mén)的工作效率。其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是辦公自動(dòng)化應(yīng)用是人力資源管理信息化的基礎(chǔ)任務(wù)。 手工辦公方式與不斷增長(zhǎng)的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳， 人力資源信息量迅速膨脹與信息的社會(huì)需求迅猛增長(zhǎng)之間的矛盾更加突出， 依靠手工管理，利用人工手段進(jìn)行龐大的人力資源信息的收集、處理、分析及科學(xué)決策已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。因此，改變辦公模式，將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過(guò)程電子化、信息化，是人力資源管理現(xiàn)代化建設(shè)必備條件。二是軟硬件基礎(chǔ)應(yīng)用。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加強(qiáng)人力資源管理現(xiàn)代化的前提，是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。軟件設(shè)備主要涉及文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像處理系統(tǒng)以及各種數(shù)據(jù)庫(kù)、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、新建、完善、推廣或升級(jí)。軟件投入將是信息化的重點(diǎn)。硬件設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備等。為了實(shí)現(xiàn)信息化，購(gòu)買(mǎi)必要的硬件設(shè)備是最基本的環(huán)節(jié)。三是網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)用。人力資源管理信息化的核心是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)改善管理模式，架構(gòu)一個(gè)共享資源的平臺(tái)，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用程度，逐步提高人力資源管理信息化水平。信息化以大力推進(jìn)各級(jí)人力資源部門(mén)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)和連接各單位的外部網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)， 建立人力資源網(wǎng)站或主頁(yè)， 為人力資源工作公開(kāi)和人力資源信息的更好服務(wù)開(kāi)辟新的渠道。人力資源信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以更好地提高工作的透明度，降低辦公費(fèi)用，提高辦公效率，大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。二、人力資源管理信息化建設(shè)的必要性（一）信息化推動(dòng)了人力資源管理轉(zhuǎn)型信息化人力資源管理實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放式管理， 實(shí)現(xiàn)部分功能的外包以及虛擬組織的設(shè)立，最終目的是達(dá)到革新企業(yè)的管理理念，優(yōu)化人力資源管理。當(dāng)人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動(dòng)、多方位、全面、專(zhuān)業(yè)化的方向發(fā)展的過(guò)程中，人力資源的管理理念逐步提升，人力資源部門(mén)逐漸成為組織的核心部門(mén)。 信息化人力資源管理的實(shí)施不但使人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變成為可能，使人力資源部門(mén)創(chuàng)造的價(jià)格得到認(rèn)可，更促進(jìn)了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門(mén)的工作中來(lái)，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過(guò)程中處于被動(dòng)地位的狀況，形成了新的互動(dòng)管理的局面。信息化人力資源管理使人力資源管理部門(mén)從提供簡(jiǎn)單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專(zhuān)家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門(mén)積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。信息化人力資源管理的實(shí)施轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源部門(mén)為成本部門(mén)的印象，通過(guò)成本分析，人力資源部門(mén)創(chuàng)造的價(jià)值可以以定量的形式表示出來(lái)。通過(guò)授權(quán)員工進(jìn)行自助服務(wù)、外協(xié)及服務(wù)共享，使人力資源部門(mén)日益從瑣碎的行政事務(wù)中解脫出來(lái)，扮演起組織的戰(zhàn)略性合作伙伴的角色。（二）信息化有利于整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本。信息化人力資源管理作為一種基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的全員信息系統(tǒng)， 其一大功能優(yōu)勢(shì)就是縮短了各級(jí)員工的反饋時(shí)間，開(kāi)辟了更加豐富的溝通渠道，員工可以不拘泥于公司傳統(tǒng)的層級(jí)管制，可跨部門(mén)、跨級(jí)別表達(dá)和傳遞各種思想。這種技術(shù)特點(diǎn)，最終轉(zhuǎn)變了組織的管理模式和組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了組織機(jī)構(gòu)的扁平化，組織的反應(yīng)也更加靈敏。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，還可以為人力資源管理部門(mén)之外的其他管理人員及員工提供各種形式服務(wù)， 例如，組織的高層管理人員可以在網(wǎng)上查看人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源成本的分析、員工績(jī)效等等；對(duì)部門(mén)經(jīng)理而言，可以在網(wǎng)上管理自己部門(mén)的員工，例如，可以在授權(quán)范圍內(nèi)修改屬下員工的考勤記錄、審批休假申請(qǐng)、進(jìn)行績(jī)效管理等等；對(duì)于普通員工，可以在網(wǎng)上看本月薪資明細(xì)、累計(jì)福利、內(nèi)部股票價(jià)值、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個(gè)人考勤休假情況、注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。 此類(lèi)服務(wù)的提供， 使得人力資源管理從以前的相對(duì)封閉變得開(kāi)放， 滯后管理變成超前管理， 這些好處無(wú)疑可以改善人力資源管理部門(mén)對(duì)最高決策者以及全體員工的服務(wù)質(zhì)量， 并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動(dòng)中來(lái)，從而優(yōu)化了管理結(jié)構(gòu)，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。信息系統(tǒng)的投入， 減輕了手工作業(yè)造成的查詢、 統(tǒng)計(jì)等方面繁重的計(jì)算工作，縮短了各職能工作的時(shí)間， 特別是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)使數(shù)據(jù)資料的保存變?yōu)檩p松。隨著 lnternet、大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻系統(tǒng)、電子郵件、OA系統(tǒng)等軟件及硬件設(shè)備和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的出現(xiàn)，信息化人力資源管理系統(tǒng)也真正投入現(xiàn)實(shí)。 它克服了人類(lèi)自身的局限性，充分利用信息技術(shù)快速、準(zhǔn)確、互動(dòng)、海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)，對(duì)人力資源管理專(zhuān)業(yè)理論在企業(yè)管理實(shí)踐中的應(yīng)用起到關(guān)鍵性的推動(dòng)作用。傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期， 人力資源部門(mén)不管是設(shè)計(jì)工作、 組織培訓(xùn)、招聘人員，還是工資發(fā)放、 檔案管理等瑣碎的具體工作都必須依靠手工操作，效率低并且容易出錯(cuò)。 信息化可以減少人力資源管理工作的操作成本、降低員工流動(dòng)率、減少通訊費(fèi)用等，從而降低組織的管理成本。三、人力資源管理信息化存在的不足由于我國(guó)信息化人力資源管理起步較晚，因此與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，存在不少問(wèn)題。一是目前人力資源管理軟件大都處于事務(wù)型管理階段， 軟件偏重一般性，不能完全涵蓋企業(yè)特有的管理活動(dòng)，應(yīng)用范圍受到限制。同時(shí)，軟件中的某些附加功能并非組織所需，這便增加了組織的負(fù)擔(dān)，造成浪費(fèi)。二是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的本來(lái)作用是提供即時(shí)信息，供管理層進(jìn)行決策，這便要求動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)能隨時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，然而，一些組織的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)并沒(méi)做到隨時(shí)更新，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，整個(gè)人力資源管理系統(tǒng)無(wú)法為管理決策提供支持。三是從數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)看，數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)一定要根據(jù)組織的具體情況，滿足特定要求。比如，一家企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中有一個(gè)子模塊，專(zhuān)門(mén)記錄人員流動(dòng)狀況，可這個(gè)模塊僅記錄員工進(jìn)入企業(yè)和員工退休或死亡，忽略了員工在企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)間的流動(dòng)，而這個(gè)流動(dòng)率的計(jì)算對(duì)人力資源計(jì)劃又是至關(guān)重要的。顯然，在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，軟件人員沒(méi)考慮到這個(gè)因素。主要原因是計(jì)算機(jī)軟件人員對(duì)人力資源管理領(lǐng)域不夠熟悉，而企業(yè)的人力資源管理者又缺乏理論的支撐。四是目前的人力資源管理系統(tǒng)往往表現(xiàn)為工資的記錄器，它應(yīng)有的作用遠(yuǎn)未發(fā)揮出來(lái)，作為一個(gè)管理工具，人力資源管理系統(tǒng)不僅要能記錄所發(fā)生的數(shù)據(jù)，而且更重要的是它能整理和分析這些數(shù)據(jù)，并提出有價(jià)值的報(bào)告。比如，通過(guò)對(duì)員工考核數(shù)據(jù)的分析，組織可了解到目前的整體績(jī)效狀況；通過(guò)對(duì)工資結(jié)構(gòu)的分析，可提出成本控制的建議等。四、推進(jìn)人力資源管理信息化采取的措施（一）優(yōu)化人力資源配置通過(guò)合理配置人力資源，真正實(shí)現(xiàn)組織呼喚多年的“能者上，庸者下、平者讓”的人力資源管理新局面；建立干部能上能下、員工能進(jìn)能出的靈活競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行公開(kāi)、公平、公正的用人自主權(quán)，競(jìng)爭(zhēng)上崗，擇優(yōu)錄取，海爾的“賽馬競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制”就可以借鑒；建立健全合理的員工準(zhǔn)入、使用、退出機(jī)制，推行從業(yè)人員職業(yè)化進(jìn)程，并根據(jù)不同崗位、不同層次，設(shè)計(jì)不同的用工期待和待遇，形成正常的流動(dòng)機(jī)制，有效地促進(jìn)人才市場(chǎng)，吸引高素質(zhì)、高學(xué)歷人才；對(duì)組織的老員工要妥善安置，充分發(fā)揮其從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和智慧的優(yōu)勢(shì)，賦予其咨詢顧問(wèn)或督察職位。（二）選擇適用軟件，強(qiáng)化以人為本組織需要根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇合適的人力資源管理軟件，同時(shí)避免對(duì)管理軟件的依賴?！耙匀藶楸尽钡墓芾硭枷氩粌H僅是傳統(tǒng)管理所需求的，即使組織實(shí)施人力資源管理信息化，這一思想仍要被重視。管理軟件是“一把手”，人性管理也是“一把手”，一定要兩只手一起抓，兩手都要硬，只有這樣才能使企業(yè)更好更快的適應(yīng)信息化，提高人力資源管理的工作效率。（三）培訓(xùn)要形成制度首先要加大資金投入， 完善培訓(xùn)體系。 組織要在激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中獲勝，一定要擁有高素質(zhì)的人才，而員工的培訓(xùn)是提高員工素質(zhì)必不可少的關(guān)鍵一環(huán)。在人力資源培訓(xùn)上的重金投入，既可滿足員工個(gè)人發(fā)展的需要， 又可滿足組織知識(shí)積累和創(chuàng)新的需要， 為組織帶來(lái)長(zhǎng)期的發(fā)展和巨大的創(chuàng)效潛力。 因此，組織必須千方百計(jì)籌集資金、加大投資力度，完善培訓(xùn)體系。其次，要對(duì)員工進(jìn)行技能開(kāi)發(fā)，以提高其綜合能力。要根據(jù)組織的實(shí)際情況和需要， 切實(shí)加強(qiáng)員工的技能開(kāi)發(fā)， 并通過(guò)相關(guān)制度