第6章會(huì)議溝通

第六章會(huì)議溝通現(xiàn)代經(jīng)理人不是在開(kāi)會(huì)便是在旅行，旅行的目的是到其他地方開(kāi)會(huì)?！说?德魯克思考:喜歡開(kāi)會(huì)嗎？為什么？開(kāi)會(huì)有用嗎？如果讓你來(lái)組織一次會(huì)議，你會(huì)如何做好會(huì)前準(zhǔn)備？26.1會(huì)議目的與類型一、會(huì)議的定義群體或組織中相互交流意見(jiàn)的一種形式，它是一種常見(jiàn)的群體活動(dòng)。3交流信息給與指導(dǎo)解決問(wèn)題作出決策

一個(gè)有效的會(huì)議，應(yīng)該能使與會(huì)者心情舒暢并積極參與，使大家以有效的方式得以溝通，從而獲得有用的信息或達(dá)成一致的合作協(xié)議。二、會(huì)議的目的4談判目的是解決雙方利益上的沖突，采用互動(dòng)方式討論，力求達(dá)成一致意見(jiàn)。通知目的是為了傳播信息，采取單項(xiàng)的方式，一般沒(méi)有討論。解決問(wèn)題目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問(wèn)題。通常將待解決的問(wèn)題擺在桌面上，與會(huì)者應(yīng)提出解決的方法。在這類會(huì)議上，人們會(huì)為探求解決問(wèn)題的方法而努力，不會(huì)停留在過(guò)去的狀態(tài)中。三、會(huì)議的種類5決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會(huì)者不僅會(huì)討論和決策，而且還要遵守會(huì)議的決議。交流目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)暴法”討論，即安排5-7人，每一位與會(huì)者都可以將自己對(duì)問(wèn)題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會(huì)議鼓勵(lì)討論。三、會(huì)議的種類66.2會(huì)議的組織

會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議過(guò)程控制會(huì)后工作7一、會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議的必要性如果沒(méi)有必要開(kāi)，就盡量不要開(kāi)。確定會(huì)議的目標(biāo)議題：討論出現(xiàn)的問(wèn)題，或分析將要遇到的問(wèn)題；明確議題之后確定具體的目標(biāo)。

準(zhǔn)備會(huì)議文件確定會(huì)議主持人會(huì)議成敗很大程度上取決于會(huì)議主持人。8一、會(huì)前準(zhǔn)備確定與會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容比較了解并與其工作相關(guān)的人員參與。出席：有發(fā)言權(quán)也有表決權(quán)列席：有發(fā)言權(quán)沒(méi)有表決權(quán)旁聽(tīng)：只是學(xué)習(xí)，可以參與意見(jiàn)會(huì)前協(xié)調(diào)——火腿蛋（母雞和小豬）預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所補(bǔ)充最新信息。9不開(kāi)會(huì)的原則如果已經(jīng)有每周的例會(huì)；如果會(huì)議的成本過(guò)高；如果還有比開(kāi)會(huì)更好的方法；如果沒(méi)什么特別重要的事；如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人。10如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人；如果需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)一些人；如果要讓多些人參與決策的問(wèn)題；如果需要聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作；如果要給小組委派任務(wù)。開(kāi)會(huì)的原則11會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議目的、性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)而定禮堂型U型圓桌型長(zhǎng)桌型12課堂式V型13會(huì)前準(zhǔn)備案例2015年新員工職業(yè)生涯規(guī)劃11月份活動(dòng)決定在室外進(jìn)行，假如你是主持人，請(qǐng)依據(jù)會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)單策劃。14二、會(huì)議過(guò)程控制宣布會(huì)議的主題和目的根據(jù)會(huì)議議程順序提出議題給予每個(gè)人闡述觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)控制討論進(jìn)程遵守預(yù)定時(shí)間會(huì)議瘦身/ptv/vplay/369997.html討論結(jié)束后概括觀點(diǎn)確定下次會(huì)議議題和時(shí)間。

15會(huì)議令人煩惱的問(wèn)題？會(huì)議特征離題準(zhǔn)備不足值得懷疑的效率注意力分散與會(huì)者發(fā)言羅嗦會(huì)議持續(xù)時(shí)間太長(zhǎng)缺乏參與令人煩惱程度83%77%74%68%62%60%51%16主持人開(kāi)場(chǎng)白目的：為什么開(kāi)會(huì)定位：情緒、方向時(shí)間：總共多長(zhǎng)、怎么分配、休息方式：幾個(gè)議題、如何發(fā)言等規(guī)則：由誰(shuí)主持、誰(shuí)記錄、是否錄音17會(huì)中案例假設(shè)你現(xiàn)在是研發(fā)中心的經(jīng)理，根據(jù)市場(chǎng)的需求，原定于2015年12月31日完成的一個(gè)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目必須提前至10月31日完成，為此你召集了項(xiàng)目組成員進(jìn)行一個(gè)如何提前完成任務(wù)的討論會(huì)，作為主持人請(qǐng)你設(shè)計(jì)一個(gè)開(kāi)場(chǎng)白。18三、會(huì)后工作會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無(wú)誤下發(fā)會(huì)議記錄或會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間對(duì)執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查

196.3會(huì)議議程一、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則表明議題確定主次注重實(shí)效適時(shí)調(diào)整提供背景資料20二、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問(wèn)題根據(jù)實(shí)際情況列出重要的問(wèn)題。提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時(shí)間表明順序結(jié)束議程21實(shí)例：民航會(huì)議議程（第一天）星期二2010年6月18日08:30簽到09:00中國(guó)民用航空總局領(lǐng)導(dǎo)致辭09:10主辦單位袁耀輝司長(zhǎng)致開(kāi)幕辭09:20承辦單位致辭段繼延，院長(zhǎng)，中國(guó)民航管理干部學(xué)院

09:30航空公司重組的關(guān)鍵因素

LaurenceH.Alberts，副總裁JonathanGove，亞洲合伙人美智咨詢公司（Mercer）

10:30茶歇10:50中國(guó)航空公司重組后的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略與定位（之一）邱連中，中國(guó)民航管理干部學(xué)院客座教授加拿大航空公司戰(zhàn)略規(guī)劃部主任

2212:00專家樓A座餐廳：自助餐14:00重組航空公司的戰(zhàn)略規(guī)劃制定羅義德（Mr.PeterLiver），中國(guó)地區(qū)總經(jīng)理英國(guó)航空公司15:30茶歇，15:50中國(guó)企業(yè)重組后的文化整合王益嶺，主任中國(guó)石油總公司17:00第一天會(huì)議結(jié)束17:30-22:30宴會(huì)，聯(lián)誼會(huì)

23（第二天）星期三2010年6月19日上午08：30航空公司重組后的航線網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃袁力行，董事，國(guó)泰航空公司09:30中國(guó)航空公司重組后的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略與定位（之二）邱連中，中國(guó)民航管理干部學(xué)院客座教授加拿大航空公司戰(zhàn)略規(guī)劃部主任10:30茶歇10：50KLM和Alitalia合并整合的案例分析介紹SimonLDrommel，航空業(yè)總監(jiān)普華永道咨詢公司（PWC）11：40致閉幕詞魏錦才，黨委書(shū)記中國(guó)民航管理干部學(xué)院11：50研討會(huì)結(jié)束246.4會(huì)議記錄會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議記錄的注意要點(diǎn)25一、會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議名稱

地點(diǎn)、日期起止時(shí)間主辦者出席人員缺席人員會(huì)議主席致開(kāi)幕詞并宣布會(huì)議議程會(huì)議過(guò)程會(huì)議決議下次會(huì)議的時(shí)間及地點(diǎn)26二、會(huì)議記錄必須注意要點(diǎn)充分了解會(huì)議主題、目的及議程可以采用多種記錄方式手書(shū)、錄音、照相或攝影緊跟會(huì)議進(jìn)程及時(shí)確認(rèn)要點(diǎn)，澄清含糊不清的觀點(diǎn)避免主觀意識(shí)會(huì)后及時(shí)打印并校對(duì)276.5會(huì)議中的角色會(huì)議主持人會(huì)議秘書(shū)其他與會(huì)者

28一、主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳善于言詞表達(dá)良好的溝通能力積極傾聽(tīng)的能力較強(qiáng)應(yīng)變能力很好的分析能力公正公開(kāi)幽默.29主持人的主要職責(zé)做好會(huì)前的準(zhǔn)備宣布會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始提出會(huì)議的議題控制會(huì)議進(jìn)程總結(jié)會(huì)議追蹤會(huì)議的結(jié)果二、會(huì)議秘書(shū)的職責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)發(fā)放會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)執(zhí)行人、完成時(shí)間以及所需資源在主持人右手落座31三、其他與會(huì)者明確會(huì)議目的了解會(huì)議內(nèi)容作好發(fā)言準(zhǔn)備遵守會(huì)議制度.326.6會(huì)議溝通中常見(jiàn)的障礙外在環(huán)境傳遞過(guò)程語(yǔ)言33影響會(huì)議成效的因素會(huì)議時(shí)間不當(dāng)繁忙的周一OR周五下午會(huì)議時(shí)間沖突已經(jīng)有約在先準(zhǔn)備不充分或根本來(lái)不及準(zhǔn)備會(huì)議目的不明確會(huì)議持續(xù)太久簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化發(fā)言者過(guò)于健談.

346.7有效會(huì)議的策略不搞形式主義明確會(huì)議的目的和目標(biāo)選擇合適的與會(huì)者日本太陽(yáng)工業(yè)公司會(huì)議成本公式=2A*B*TA是小時(shí)平均工資的3倍、B是到會(huì)的人數(shù)、T是開(kāi)會(huì)的時(shí)間

一個(gè)人在單位時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造的價(jià)值大約是其工資的三倍；而由于開(kāi)會(huì)影響正常工作秩序造成的損失應(yīng)為這些人所創(chuàng)造的價(jià)值的兩倍。這個(gè)成本價(jià)值包括了與會(huì)者的工資及從本企業(yè)取得的其它收入，因開(kāi)會(huì)少為企業(yè)創(chuàng)造的除工資和其它收入之外的產(chǎn)值，以及因會(huì)議時(shí)間而引起的經(jīng)常性工作停頓的損失。合理安排會(huì)議時(shí)間（下班前）、會(huì)議議程合理安排會(huì)務(wù)控制好會(huì)議分發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。35帕金森定律之雞毛蒜皮定律：大部分官員由不懂得百萬(wàn)、千萬(wàn)元而只懂得千元的人組成，以至于討論各種財(cái)政議案所費(fèi)的時(shí)間與涉及的金額呈反比，即涉及的金額越大，討論的時(shí)間越短，反之時(shí)間則越長(zhǎng)。雞毛蒜皮