第2章 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和表

第2章創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和表2.1Access概述2.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.3創(chuàng)建表2.4對表進(jìn)行操作2.1Access概述1992年11月美國微軟公司（Microsoft）推出了一個(gè)在Windows操作系統(tǒng)環(huán)境下運(yùn)行、基于關(guān)系模型的桌面數(shù)據(jù)庫Access1.0。由于該數(shù)據(jù)庫簡單、易用，所以一推出便倍受關(guān)注。1995年微軟公司將Access集成到Office辦公軟件包中，并隨Office不斷升級換代。本書以Access2003為基礎(chǔ)來介紹Access的基本功能及應(yīng)用。2.1.1Access特點(diǎn)Access之所以迅速走紅，成為主流的桌面數(shù)據(jù)庫，除了得益于Windows操作系統(tǒng)的有力支持外，其自身也具有很多特點(diǎn)，具體如下：1.友好的圖形用戶操作界面2.集多項(xiàng)功能于一體3.可與其它數(shù)據(jù)庫、Office其它組件之間方便地交換數(shù)據(jù)2.1.2Access附帶的示例數(shù)據(jù)庫介紹為了便于用戶學(xué)習(xí)Access的各項(xiàng)功能，微軟公司為其配帶來幾個(gè)示例數(shù)據(jù)庫：

CONTACT.MDB-----聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫

INVENTRY.MDB----家庭財(cái)產(chǎn)數(shù)據(jù)庫

Northwind.mdb-----商品銷售數(shù)據(jù)庫用戶可以在“安裝Office的盤符（C:或D:）\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11\SAMPLES”地址找到它們。2.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫可以使用下列方法之一創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫：1、創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫2、使用微軟提供的模板來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫3、復(fù)制一個(gè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)“創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫”的方法是最常用的，因此我們主要介紹這種方法。2.2.1創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫的步驟如下：⑴啟動(dòng)Access便出現(xiàn)Access的主窗口，如右圖2-1所示。⑵單擊窗口右側(cè)區(qū)域的“空數(shù)據(jù)庫”，隨后出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，如圖2-2所示。單擊這里圖2-12.2.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫⑶在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中，設(shè)置數(shù)據(jù)庫文件的保存位置、文件名和保存類型等參數(shù)。設(shè)置好以上參數(shù)后，單擊“創(chuàng)建”按鈕。圖2-2在此輸入數(shù)據(jù)庫文件名不要改這里2.2.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建好一個(gè)空數(shù)據(jù)庫后，便在主窗口內(nèi)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)庫對象”窗口，如圖2-3所示。圖2-3Access主窗口數(shù)據(jù)庫對象窗口一個(gè)數(shù)據(jù)庫包含7種對象：表、查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問頁、模塊。2.2.2打開、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建好數(shù)據(jù)庫后，經(jīng)常要打開、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫。打開數(shù)據(jù)庫的方式有以下幾種:⑴共享方式打開數(shù)據(jù)庫可以被多個(gè)用戶訪問、可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改。這是數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)打開方式。

⑵只讀方式打開數(shù)據(jù)庫可以被多個(gè)用戶訪問、但只能查看數(shù)據(jù)庫不能對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改。⑶以獨(dú)占方式打開

數(shù)據(jù)庫只能被當(dāng)前打開數(shù)據(jù)庫的用戶訪問、當(dāng)前用戶可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改。⑷以獨(dú)占只讀方式打開

數(shù)據(jù)庫只能被當(dāng)前打開數(shù)據(jù)庫的用戶訪問、當(dāng)前用戶只能查看數(shù)據(jù)庫不能對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改。

1、打開數(shù)據(jù)庫方法一：⑴啟動(dòng)Access，打開主窗口上的“文件”，單擊“打開”菜單項(xiàng)，出現(xiàn)圖2-4所示的“打開”對話框⑵在“打開”對話框中首先選定數(shù)據(jù)庫文件的保存目錄、文件名和文件類型，然后點(diǎn)擊“打開”按鈕。⑶如果要選擇打開方式請單擊“打開”按鈕右邊的“黑色倒三角”圖2-4單擊這里，選擇打開方式1、打開數(shù)據(jù)庫方法二：到存放數(shù)據(jù)庫文件的目錄中，雙擊數(shù)據(jù)庫文件。這種方法是按默認(rèn)方式打開數(shù)據(jù)庫。2、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫單擊主窗口標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕。2.2.3Access幫助系統(tǒng)介紹如果在使用Access過程中遇到什么不解的問題，可以到Access附帶的幫助系統(tǒng)中去查找。進(jìn)入Access幫助系統(tǒng)的方法為：方法一打開主窗口上的“幫助”菜單，單擊“MicrosoftOfficeAccess幫助”菜單項(xiàng)，便在主窗口的右側(cè)出現(xiàn)Access幫助系統(tǒng)窗口，如圖2-5所示。幫助系統(tǒng)使用幫助系統(tǒng)的使用方法有兩種：1、在“搜索”文本框中輸入要查找內(nèi)容的關(guān)鍵字，單擊文本框后的“搜索”按鈕。2、單擊“目錄”按鈕，在打開的目錄列表中查找要看的內(nèi)容?！八阉鳌卑粹o“目錄”按鈕圖2-5要返回到上一級，請按它2.2.3Access幫助系統(tǒng)介紹方法二在遇到問題的環(huán)境中，選中你要查看的對象，按<F1>鍵，系統(tǒng)基本上可以根據(jù)你所處的環(huán)境狀態(tài)，為你打開相應(yīng)的幫助內(nèi)容。2.3創(chuàng)建表一個(gè)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫主要由一系列表構(gòu)成，我們把要管理的數(shù)據(jù)存放在表中。創(chuàng)建好空數(shù)據(jù)庫后，首先應(yīng)為其創(chuàng)建表。Access提供了三種創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)的方法：使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表、使用向?qū)?chuàng)建表、通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表。使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表是最常用的方式。2.3.1使用“設(shè)計(jì)器”創(chuàng)建表

下面使用設(shè)計(jì)器來創(chuàng)建一個(gè)“讀者”表。讀者表結(jié)構(gòu)如表2-1所示。字段名字段類型大小主鍵默認(rèn)值必填字段索引借書卡號文本9是有（無重復(fù)）姓名文本10是性別文本1是民族文本6漢族證件號文本18是密碼文本11Email超鏈接個(gè)人電話文本11相片OLE對象讀者類型號文本6是有（有重復(fù)）表2-1創(chuàng)建表的步驟⑴在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口的對象列表中選擇“表”對象，然后在窗口的右側(cè)雙擊“設(shè)用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”或選中“設(shè)用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”、單擊工具欄上的“設(shè)計(jì)”按鈕，隨后便打開“表設(shè)計(jì)器”窗口，如圖2-7所示。

圖2-7創(chuàng)建表的步驟⑵在“表設(shè)計(jì)器”窗口中，輸入“讀者”表的各字段名、取值類型、字段大小等。如圖2-8所示。字段名的長度必須是1~64個(gè)字符。字段屬性區(qū)域圖2-8創(chuàng)建表的步驟⑶選中“借書卡號”字段，然后單擊主窗口工具欄上的“主鍵”按鈕，設(shè)置“讀者”表的主鍵為“借書卡號”，如圖2-8所示。如果主鍵由多個(gè)字段構(gòu)成，請先按下<Ctrl>鍵，然后點(diǎn)選夠成主鍵的各個(gè)字段，再按“主鍵”按鈕。創(chuàng)建表的步驟⑷單擊主窗口工具欄上的“保存”按鈕或單擊“表設(shè)計(jì)器”窗口上的“關(guān)閉”按鈕，打開“另存為”對話框，如圖2-9所示。在“表名稱”文本框中輸入該表的保存名稱“讀者”然后單擊“確定”按鈕。⑸關(guān)閉“表設(shè)計(jì)器”窗口。圖2-9在此輸入表的名稱課堂練習(xí)1、在讀者表中增加兩個(gè)字段：停借否，類型為“是/否”；掛失否，類型為“是/否”。2、創(chuàng)建以下表：圖書品種、圖書、借閱，結(jié)構(gòu)如下：圖書品種表字段名字段類型大小主鍵默認(rèn)值必填字段索引品種號文本13是有（無重復(fù)）書名文本30是有（有重復(fù)）出版社文本20是有（有重復(fù)）第一作者文本30是中圖分類號文本20是出版年份文本4單價(jià)貨幣版次文數(shù)字字節(jié)1圖書表字段名字段類型大小主鍵默認(rèn)值必填字段索引書號文本9是有（無重復(fù)）品種號文本13是索書號文本20是館藏位置文本10狀態(tài)文本2借閱表字段名字段類型大小主鍵默認(rèn)值必填字段索引書號文本9是是主鍵索引借書卡號文本9是是借書日期日期/時(shí)間1是是應(yīng)還日期日期/時(shí)間6續(xù)借否是/否18還否是/否11false2.3.2Access的數(shù)據(jù)類型Access提供了10種數(shù)據(jù)類型供字段使用，具體如下：字段取值類型1、文本型2、備注型3、數(shù)字型4、日期/時(shí)間型5、貨幣型6、自動(dòng)編號型7、是/否型8、OLE對象型9、超鏈接型10、查閱向?qū)?、字節(jié)型2、整型3、長整型4、小數(shù)型5、單精度型6、雙精度型7、同步復(fù)制ID

1、文本型文本類型也叫字符串類型，通常用來表示取值為文字、數(shù)字字符串的字段，例如：名稱、地址、書號、職工號、電話號碼、商品號等。文本類型字段的大?。ㄗ址膫€(gè)數(shù)）默認(rèn)值是50個(gè)字符，最大值是255個(gè)字符。一個(gè)字段大小為n的文本類型字段，最多可以存儲n個(gè)字符，每個(gè)字符占用2字節(jié)的存儲空間。Access按每個(gè)記錄（元組）在該字段上的實(shí)際取值長度分配存儲空間。2、備注型用于存儲超過255個(gè)字符的長文本數(shù)據(jù)，例如：注釋、簡介、簡歷等。備注型字段最多可存儲64KB數(shù)據(jù)。3、數(shù)字型數(shù)字類型通常用來表示可進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算的數(shù)據(jù)，例如：成績、商品銷售量、最大借書數(shù)等。用戶可以通過設(shè)置數(shù)字型字段的“字段大小”屬性，進(jìn)一步把其設(shè)置成“字節(jié)”、“整數(shù)”、“長整數(shù)”、“單精度數(shù)”、“雙精度數(shù)”、“同步復(fù)制ID”、“小數(shù)”七種類型之一。這七種類型具體如下：⑴字節(jié)型字節(jié)型表示0到255之間的整數(shù)，每個(gè)數(shù)占用1字節(jié)的存儲空間。⑵整型整型表示－2^15(－32768)到2^15-1(32767)之間的整型，每個(gè)數(shù)占2字節(jié)的存儲空間。⑶長整型長整型表示-2^31(-2,147,483,648)到2^31-1(2,147,483,647)之間的整型，每個(gè)數(shù)占4字節(jié)的存儲空間。⑷小數(shù)型表示－10^28-1到10^28-1之間的精確實(shí)數(shù)。小數(shù)位數(shù)最大可以達(dá)到28位，每個(gè)數(shù)占用12個(gè)字節(jié)的存儲空間。用戶可以指定其“數(shù)值范圍”（小數(shù)點(diǎn)后可存儲的最大位數(shù)）和“精度”（小數(shù)點(diǎn)右邊顯示的位數(shù)）屬性，來精確指定小數(shù)。⑸單精度單精度型表示負(fù)數(shù)：－3.402823E38到－1.401298E-45、正數(shù)：1.401298E-45到3.402823E38之間的數(shù)，可以達(dá)到7位有效數(shù)字，每個(gè)數(shù)占4字節(jié)的存儲空間。⑹雙精度雙精度型表示負(fù)數(shù)：－1.79769313486232×10308到－4.94065645841247×10-324、正數(shù)：4.94065645841247×10-324到1.79769313486232×10308之間的數(shù)，精度可以達(dá)到15位有效數(shù)字，每個(gè)數(shù)占8字節(jié)存儲空間。⑺同步復(fù)制ID同步復(fù)制ID也叫GUID（全球唯一標(biāo)識符），用于建立同步復(fù)制唯一標(biāo)識符的16字節(jié)字段。這種類型一般用于將多個(gè)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)復(fù)制到一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，例如：將多個(gè)分公司的銷售數(shù)據(jù)復(fù)制到總公司的數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫如果設(shè)置某字段的數(shù)據(jù)類型為自動(dòng)編號、字段大小屬性為同步復(fù)制ID，那么往表中添加記錄時(shí)系統(tǒng)會(huì)為該字段自動(dòng)生成一個(gè)16位的全球唯一編號（在全球范圍內(nèi)不會(huì)重復(fù)）。4、日期/時(shí)間型日期/時(shí)間類型是用來存儲與日期、時(shí)間或日期時(shí)間的數(shù)據(jù)。每個(gè)數(shù)據(jù)占用8個(gè)字節(jié)的存儲空間。5、貨幣型貨幣類型等價(jià)于具有雙精度屬性的數(shù)字類型，其取值范圍為：－922337203685477.5808到922337203685477.5807。向貨幣字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，不必鍵入人民幣符號和千位處的逗號，Access會(huì)自動(dòng)顯示人民幣符號和逗號，并添加兩位小數(shù)到貨幣字段。當(dāng)小數(shù)部分多于兩位時(shí)，Access會(huì)對數(shù)據(jù)進(jìn)行四舍五入。精確度為小數(shù)點(diǎn)左方15位數(shù)及右方4位數(shù)。6、自動(dòng)編號型如果設(shè)置某字段的類型為“自動(dòng)編號”類型，那么每次向該表添加新記錄時(shí)，Access會(huì)按規(guī)則自動(dòng)地為該字段分配一個(gè)唯一值，用戶往表添加記錄時(shí)不能為該字段輸入值。自動(dòng)編號一但被指定，就會(huì)永久地與記錄連接，即使用戶刪除表中的全部數(shù)據(jù)，編號也不重新開始。每個(gè)表只能有一個(gè)自動(dòng)編號類型的字段。7、是/否型用于表示只能從兩個(gè)值（例如：“是/否”、“真/假”、“開/關(guān)”）中取一個(gè)值的數(shù)據(jù)。該類型的每個(gè)數(shù)據(jù)占用1個(gè)字節(jié)的存儲空間。8、OLE對象型OLE是中文“對象鏈接與嵌入”的英文縮寫。OLE對象型字段一般用來存儲：WORD文檔、EXCEL電子表格、圖像、聲音等數(shù)據(jù)。OLE對象型字段最大可為1GB，它主要受磁盤空間限制。9、超鏈接型這種數(shù)據(jù)類型的字段存儲的是一個(gè)超鏈接地址，當(dāng)單擊一個(gè)超鏈接時(shí)，Web瀏覽器或Access將根據(jù)超鏈接地址到達(dá)或打開指定的目標(biāo)。超鏈接的目標(biāo)可以是文檔、Web頁、電子郵件地址。10、查閱向?qū)н@個(gè)字段類型為用戶提供了一個(gè)建立字段內(nèi)容的列表，可以在列表中選擇所列內(nèi)容作為添入字段的內(nèi)容。2.3.3設(shè)置字段數(shù)據(jù)類型和字段大小的原則Access提供了如此多的數(shù)據(jù)類型，我們在設(shè)計(jì)表時(shí)，應(yīng)如何為字段選擇數(shù)據(jù)類型、長度呢？這里我們給大家一些建議：1、選擇字段的數(shù)據(jù)類型⑴如果字段的取值為字符串、長度不超過255、不需要進(jìn)行數(shù)值運(yùn)算（例如：加、減等），那么應(yīng)設(shè)置為“文本”類型。例如：書號、借書卡號、書名、職工號、身份證號、姓名等等。⑵如果字段的取值為字符串、長度超過255，那么應(yīng)設(shè)置為“備注”類型。例如：簡歷、課程簡介、圖書簡介等等。⑶如果字段的取值為對象，那么應(yīng)設(shè)置為“OLE對象”類型。例如：WORD文檔、EXCEL電子表格、圖像、聲音等等。⑷如果字段的取值為數(shù)值、需要進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，那么應(yīng)設(shè)置為“數(shù)字”類型。例如：成績、最大借書天數(shù)、最大借書數(shù)等等。⑸如果字段的取值為“是/否”、“真/假”兩個(gè)值之一，那么應(yīng)設(shè)置為“是/否”類型.。例如：圖書證的“停借否”、“掛失否”等字段。⑹如果一個(gè)表不容易確定主鍵或作為主鍵的字段過多，那么我們可以為該表添加一個(gè)自動(dòng)編號類型的字段并用它作表的主鍵。例如：微軟公司Northwind.mdb數(shù)據(jù)庫中的“銷售單”表的“銷售單號”字段就是自動(dòng)編號類型。2、確定字段的大小對于文本、數(shù)字類型的字段需要確定其“字段大小”屬性，確定字段大小的原則是：在滿足需要的基礎(chǔ)上，盡量少占用存儲空間。例如：“讀者”表的“姓名”字段取值類型為“文本”型，其字段大小設(shè)置為10即可；“讀者類型”表中的“最大借書數(shù)”取值為“數(shù)字”型，其字段大小設(shè)置為“字節(jié)”即可。2.3.4往表中添加數(shù)據(jù)在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口中，選中要輸入數(shù)據(jù)的表，單擊工具欄上的“打開”按鈕。便可進(jìn)入了“數(shù)據(jù)表操作”窗口，如圖2-10所示。

圖2-10各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑴“文本、備注、數(shù)字、貨幣”型數(shù)據(jù)這幾種類型的數(shù)據(jù)可以直接輸入。如果輸入的數(shù)據(jù)較長，那么可以按<Shift+F2>鍵打開“顯示比例”對話框，如圖2-11所示，在對話框中輸入數(shù)據(jù)，然后按“確定”按鈕。圖2-11各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑵“日期/時(shí)間”型數(shù)據(jù)日期/時(shí)間型字段的數(shù)據(jù)輸入，可參考字段在設(shè)計(jì)時(shí)“格式”屬性確定的格式輸入。日期/時(shí)間型字段的“格式”屬性值及輸入數(shù)據(jù)格式如表2-2所示。

格式名稱輸入數(shù)據(jù)的格式示例常規(guī)日期1996-6-1917:34:23長日期1996年6月19日中日期94-06-19短日期1996-6-19長時(shí)間17:34:23中時(shí)間下午5:34短時(shí)間17:34表2-2各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑶“是/否”型數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表中，“是/否”型字段上顯示一個(gè)復(fù)選框。選中復(fù)選框表示輸入“是”，不選中復(fù)選框表示輸入“否”。⑷“OLE對象”型數(shù)據(jù)OLE對象型數(shù)據(jù)一般是用其它軟件制作好的圖像、音樂、電子表格等文件，輸入這樣數(shù)據(jù)的操作步驟如下：①將光標(biāo)移到要輸入數(shù)據(jù)的行的“OLE對象”型字段列處，打開主窗口上的“插入”菜單，單擊“對象”菜單項(xiàng)，隨后打開如圖2-12所示的對話框。各種數(shù)據(jù)的輸入方法②在圖2-12對話框中，點(diǎn)“由文件創(chuàng)建”單選鈕，然后按“瀏覽”按鈕，出現(xiàn)如圖2-13所示的對話框。圖2-12各種數(shù)據(jù)的輸入方法③在圖2-13畫面中，選定“存放對象的文件”所在的位置、文件類型、文件名，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)便把對象插入到表中。圖2-13各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑸超鏈接型數(shù)據(jù)對于超鏈接型數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫中只存儲一個(gè)鏈接地址并不存儲鏈接的內(nèi)容本身。輸入超鏈接型數(shù)據(jù)的方法如下：將光標(biāo)移到要輸入數(shù)據(jù)行的“超鏈接”型字段列處，打開主窗口上的“插入”菜單，單擊“超鏈接”菜單項(xiàng)，隨后打開如圖2-14所示的對話框。各種數(shù)據(jù)的輸入方法在這里輸入Email地址如果超鏈接的內(nèi)容是來自文件，請點(diǎn)擊這里。然后在這里選擇文件如果超鏈接的內(nèi)容是Email地址請點(diǎn)擊這里。圖2-14這里輸入超鏈接的標(biāo)題2.3.5設(shè)置字段的屬性

每個(gè)字段都有若干屬性，字段的屬性用來對字段進(jìn)行說明、約束。不同類型字段的屬性也不相同。在“表設(shè)計(jì)器”窗口中，選擇一個(gè)字段后，在窗口的左下角便出現(xiàn)該字段的屬性。下面我們就來介紹常用字段屬性的作用及用法。1、字段大小屬性“字段大小”屬性用來設(shè)置文本類型字段的最大取值長度或數(shù)字類型字段的具體取值類型。例如：如果設(shè)置“讀者”表“借書卡號”字段的“字段大小”屬性值為9，那么“借書卡號”字段的取值最多為9個(gè)字符；如果設(shè)置“讀者類型”表“最大借書數(shù)”字段的字段“大小”屬性值為“字節(jié)”，那么“最大借書數(shù)”字段的取值為0-255之間的整數(shù)。2、標(biāo)題屬性標(biāo)題屬性的作用是在顯示表中數(shù)據(jù)時(shí)，標(biāo)題屬性值可以取代字段名稱，以便用戶理解。例如，如果設(shè)置“讀者”表的“姓名”字段的“標(biāo)題”屬性值為“Name”，那么在“數(shù)據(jù)表操作”窗口顯示表時(shí)，“姓名”字段名便顯示成“Name”，這有利于只懂英語的用戶理解。3、格式屬性格式屬性用來設(shè)置字段在顯示及打印時(shí)的格式。例如：如果設(shè)置“借閱”表“借書日期”字段的“格式”屬性值為“短日期”格式，那么“借書日期”字段的數(shù)據(jù)在顯示時(shí)，便以“####-##-##”（如：2010-6-23）方式顯示借書日期數(shù)據(jù)；如果設(shè)置“選課”表“成績”字段的字段“大小”屬性值為“單精度”、“格式”屬性值為“固定”、“小數(shù)位數(shù)”屬性值為1，那么“成績”字段的值在顯示時(shí)只有一位小數(shù)。4、默認(rèn)值屬性如果為字段的“默認(rèn)值”屬性設(shè)置了一個(gè)值，那么在輸入數(shù)據(jù)時(shí)若未給該字段輸入數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)便將該字段的默認(rèn)值屬性的值賦給該字段。例如：設(shè)置“讀者”表“民族”字段的“默認(rèn)值”屬性值為“漢族”，那么在輸入數(shù)據(jù)時(shí)若未給該字段輸入數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)便將“漢族”賦給“民族”字段。5、必填字段屬性如果設(shè)置某字段的“必填字段”屬性的值為“是”，那么在往表插入一條記錄時(shí)，該字段必須輸入數(shù)據(jù)（除非為該字段設(shè)置了默認(rèn)值）。6、輸入掩碼屬性設(shè)置字段的“輸入掩碼”屬性，可以使在輸入、顯示該字段數(shù)據(jù)時(shí)，按掩碼規(guī)定的統(tǒng)一格式輸入、顯示，達(dá)到強(qiáng)制用戶按規(guī)定輸入數(shù)據(jù)的目的。掩碼使用的字符及含義如表2-3。表2-3掩碼字符作用掩碼定義示例輸入的數(shù)據(jù)0必須在此位置輸入0到9的數(shù)字，不允許輸入其它字符。(000)00000000(220)345678169可以在此位置輸入將數(shù)字（0-9）或空格，不允許輸入其它字符。如果不輸入任何字符，系統(tǒng)不存儲任何內(nèi)容。9000-00000009□010-345238910471-4392451□：表示空格#可以在此位置輸入數(shù)字、空格、加、減號，當(dāng)用戶移動(dòng)光標(biāo)通過該位置而沒有輸入任何字符時(shí)，系統(tǒng)認(rèn)為是空格并且不存儲任何內(nèi)容。#09-21+23□71L必須在此位置輸入A到Z之間的字母（大小寫字母均可）。LL-00BK-12，ZK-01？可以在此位置輸入A到Z之間的大小寫字母（可以不輸），當(dāng)用戶移動(dòng)光標(biāo)通過該位置而沒有輸入任何字符時(shí)，系統(tǒng)不存儲任何內(nèi)容。?09A8，b23，78，5表2-3續(xù)掩碼字符作用掩碼定義示例輸入的數(shù)據(jù)A必須在此位置輸入字母或數(shù)字。LAA8，Baa可以在此位置輸入字母或數(shù)字（可以什么也不輸）。LaA，B1，Ay&必須輸入一個(gè)任何字符。L&LF0W,YsE,R@QC可以輸入一個(gè)任何字符（可以什么也不輸）。L0CA1,d2,f3&,L2#.,:/

確定小數(shù)點(diǎn)、千位分隔符、日期時(shí)間分隔符的位置。099.090000-09-09□09:0909/09/00003.2,34.56,345.82009-9-1217:483/26/2009表2-3續(xù)掩碼字符作用掩碼定義示例輸入的數(shù)據(jù)<將所有字符轉(zhuǎn)換成小寫。<AaGT顯示為gt>將所有字符轉(zhuǎn)換成大寫。>AaCgt#顯示為GT#!當(dāng)輸入掩碼左邊的字符為任選時(shí)，使輸入數(shù)據(jù)從右到左填充輸入掩碼。99!\使該掩碼后的第一個(gè)字符按原義顯示，不按掩碼理解。例如：中國大陸出版的圖書ISBN號掩碼為：\9\7\8-\7-0099-000099-A978-7-04-024224-9978—7-302-02520-7978-7-5635-1448-9Password隱藏輸入的文本，以“*”代替輸入的字符。password輸入：lk123顯示：*****關(guān)于“輸入掩碼”屬性的詳細(xì)信息可以查閱Access幫助系統(tǒng)，在“表設(shè)計(jì)窗口”用鼠標(biāo)單擊字段屬性區(qū)域的“輸入掩碼”標(biāo)題后的文本框，然后按F1鍵。7、有效性規(guī)則和有效性文本字段的“有效性規(guī)則”屬性用來設(shè)置對“輸入到字段的數(shù)據(jù)”進(jìn)行完整性約束，只有符合有效性規(guī)則的數(shù)據(jù)才能被輸入到字段中。字段的“有效性文本”屬性用來設(shè)置對“有效性規(guī)則”的提示、說明的文字，當(dāng)用戶輸入數(shù)據(jù)違反有效性規(guī)則時(shí)，系統(tǒng)便向用戶顯示有效性文本中的文字。例如，可以對“選課”表“成績”字段的“有效性規(guī)則”屬性做如下設(shè)置：成績>=0And成績<=100；對“有效性文本”屬性做如下設(shè)置：成績必須在0到100之間。當(dāng)用戶往“選課”表輸入“成績”值時(shí)，系統(tǒng)將按有效性規(guī)則對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，如果不符合，系統(tǒng)拒絕接受該數(shù)據(jù)并顯示有效性文本提示用戶。設(shè)置表級有效性規(guī)則如果要設(shè)置一個(gè)表的兩個(gè)字段之間的有效性規(guī)則，這叫表級約束，例如：要設(shè)置“借閱”表的“應(yīng)還日期”大于“借書日期”。操作步驟為：⑴進(jìn)入“借閱”表的設(shè)計(jì)窗口。⑵用鼠標(biāo)指向表設(shè)計(jì)器窗口的空白處，然后按鼠標(biāo)右鍵，在打開的快捷菜單中點(diǎn)選“屬性”，最后打開“表屬性”對話框，如圖2-16所示。⑶在“表屬性”對話框中的“有效性規(guī)則”標(biāo)題后的文本框中輸入“應(yīng)還日期>借書日期”，關(guān)閉對話框。設(shè)置表級有效性規(guī)則在此輸入有效性規(guī)則在此輸入有效性文本的內(nèi)容8、其它屬性用戶可以在表的“表設(shè)計(jì)器”窗口中，把光標(biāo)放到要查看其用途的“屬性標(biāo)題”后的文本框中，按<F1>鍵。系統(tǒng)會(huì)從幫助系統(tǒng)中，找到關(guān)于該屬性的幫助信息，供用戶查看。2.4對表進(jìn)行相關(guān)操作創(chuàng)建好一個(gè)表后，我們可能要修改其結(jié)構(gòu)、查看其內(nèi)容等等，本節(jié)我們介紹一些關(guān)于表的常用操作。2.4.1修改表結(jié)構(gòu)1.添加字段進(jìn)入表的“設(shè)計(jì)器”窗口，指向要插入字段的位置的下一行、擊鼠標(biāo)右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“插入行”，在當(dāng)前位置前插入一個(gè)空行。在空行中輸入要插入的字段信息，按主窗口工具欄上的“保存”按鈕。2.刪除字段進(jìn)入表的“設(shè)計(jì)器”窗口，指向要?jiǎng)h除的字段、擊鼠標(biāo)右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“刪除行”，按主窗口工具欄上的“保存”按鈕。3.改變字段的順序進(jìn)入表的“設(shè)計(jì)器”窗口，選中要改變位置的字段，然后按住鼠標(biāo)左鍵，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到要插入位置的前、后兩個(gè)字段之間的間隔線上，放開鼠標(biāo)。2.4.2調(diào)整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀1.調(diào)整行高、列寬進(jìn)入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，打開主窗口上“格式”菜單，選擇“行高”或“列寬”菜單項(xiàng)，出現(xiàn)如圖2-17所示的對話框。在圖2-17中輸入新的行高或列寬值，單位是毫米。單擊“確定”按鈕。圖2-172.4.2調(diào)整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀2.設(shè)置字體進(jìn)入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，打開主窗口上“格式”菜單，選擇“字體”菜單項(xiàng)，出現(xiàn)如圖2-18所示的“字體”對話框。在“字體”對話框中設(shè)置字體、字形、字號、字的色彩等項(xiàng)目，單擊“確定”按鈕。圖2-182.4.2調(diào)整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀3.設(shè)置背景進(jìn)入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，打開主窗口上“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，隨后打開“選項(xiàng)”對話框，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)卡，出現(xiàn)如圖2-19所示畫面?？稍诖水嬅嬷性O(shè)置“數(shù)據(jù)表”窗口的背景色、默認(rèn)單元格效果等項(xiàng)目。注意：必須先關(guān)閉“數(shù)據(jù)表操作”窗口然后在打開，才能看到變化。圖-192.4.2調(diào)整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀4.隱藏、凍結(jié)列在Access的“數(shù)據(jù)表”窗口中，如果“讀者”表的字段很多，在窗口中不能全部看到，需要拖動(dòng)“滾動(dòng)條”才能看到后面的字段；而看到后面的字段時(shí)，前面的字段有看不到了。要想使你所要看到的字段始終保留在窗口中不隨滾動(dòng)條滾動(dòng)，你可以使用隱藏或凍結(jié)列技術(shù)。隱藏、凍結(jié)列進(jìn)入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，選中要隱藏或凍結(jié)的列，打開主窗口上“格式”菜單，選擇“隱藏”或“凍結(jié)列”菜單項(xiàng)。要取消對列的凍結(jié)，可以打開主窗口上“格式”菜單，選擇“取消對所有列的凍結(jié)”菜單項(xiàng)。要取消對列的隱藏，可以打開主窗口上“格式”菜單，選擇“取消隱藏列”菜單項(xiàng)，出現(xiàn)如圖2-20所示的“取消隱藏列”對話框。將取消隱藏的字段前的復(fù)選框勾選上單擊“關(guān)閉”按鈕。隱藏、凍結(jié)列點(diǎn)擊這里，有對號時(shí)不隱藏。圖2-202.4.3查看表中數(shù)據(jù)1.查找、替換數(shù)據(jù)

查找是指在“數(shù)據(jù)表操作”窗口中，查找符合自己要求的數(shù)據(jù)；查找替換是用新的數(shù)據(jù)替換找到的數(shù)據(jù)。在對文本型字段進(jìn)行查找時(shí)，可以使用通配符。通配符是用來表示特定含義的特殊字符，Access中使用的通配符見表2-4。字符功能示例*表示此位置可以是任意個(gè)（包括零個(gè)）任何字符。對“民族”字段用“蒙*”查找，表示查找以“蒙”字開頭的民族。?表示此位置可以是一個(gè)任何字符。對“姓名”字段用“?君”查找，表示查找姓名的第二個(gè)字是“君”字的姓名。#表示此位置可以是一個(gè)數(shù)字（0-9）字符。對“借書卡號”字段用“2009#####”查找，表示查找以“2009”開頭的讀者。[]表示此位置可以是方括號給出的字符。對“借書卡號”字段用“########[2,4,6]”查找，表示查找尾號是2、4、6的借書卡號。[!]表示此位置必須不是方括號給出的字符。對“借書卡號”字段用“########[!2,4,6]”查找，表示查找尾號不是2、4、6的借書卡號。表2-4查找替換操作⑴進(jìn)入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，將光標(biāo)放到要查找的字段上，打開主窗口上“編輯”菜單，選擇“查找”菜單項(xiàng)，隨后打開“查找和替換”對話框，如圖2-21所示。查找替換操作在此輸入要查找的內(nèi)容確定是在整個(gè)表中，還是在某個(gè)字段上查找。確定查找內(nèi)容如何與字段匹配，例如：在“讀者”表的“姓名”字段上查找“麗娜”，如選“整個(gè)字段”，那么只有姓名是“麗娜”的才能找到；如果選“字段任何部分”，那么只要姓名中含有“麗娜”二字的都能找到；如果選“字段開頭”，那么只有姓名開頭含有“麗娜”的才能找到。用來確定是對表的全部行進(jìn)行查找，還是從當(dāng)前行往后找或往前找選中時(shí)區(qū)分大小寫，否則不區(qū)分點(diǎn)擊它找下一個(gè)圖2-21查找替換操作⑵如果要查找并同時(shí)替換，那么點(diǎn)擊“替換”選項(xiàng)卡，如圖2-22所示。在“查找內(nèi)容”處輸入要查找的值，例如：輸入“蒙”；在“替換為”處輸入要替換的值，例如：輸入“蒙古族”；單擊“全部替換”按鈕，系統(tǒng)把表中所有“民族”字段值為“蒙”的記錄的“民族”字段值替換為“蒙古族”。

圖2-22點(diǎn)它把對表的所有記錄都進(jìn)行替換點(diǎn)它只對當(dāng)前記錄進(jìn)行替換2.4.3查看表中數(shù)據(jù)2．排序“數(shù)據(jù)表”一般是按記錄的“主鍵”字段值，由小到大的順序顯示記錄。如果要想按自己所要求的順序顯示記錄，可以使用記錄的排序功能。例如，要按“姓名”字段值由小到大的順序顯示“讀者”表的記錄。操作如下：進(jìn)入“讀者”表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，將光標(biāo)放到要用來排序的字段（本例為：“姓名”字段）上，打開主窗口上“記錄”菜單，指向“排序”菜單項(xiàng)，在打開的下級菜單中選擇排序方式（本例選擇“升序”方式，既小到大排序）。2.4.3查看表中數(shù)據(jù)3、篩選數(shù)據(jù)如果表中的數(shù)據(jù)很多，在“數(shù)據(jù)表”窗口中查看數(shù)據(jù)就很不方便。有時(shí)用戶只想看到自己想要看的數(shù)據(jù)。例如，要查看“讀者表中民族為“蒙古族”、性別為“女”的記錄”，可以通過使用記錄的篩選功能達(dá)到此目的。操作如下：篩選操作步驟⑴進(jìn)入“讀者”表的“數(shù)據(jù)表”窗口，將光標(biāo)放到要用來篩選的某個(gè)字段的所要保留的值上（本例為：“民族”字段的“蒙古族”值上），打開主窗口上“記錄”菜單，指向“篩選”菜單項(xiàng)，在打開的下級菜單中選擇篩選方式（本例選擇“按選定內(nèi)容篩選”方式），隨后數(shù)據(jù)表中顯示的都是“蒙古族”學(xué)生的記錄。篩選操作步驟⑵再將光標(biāo)放到要用來篩選的另一個(gè)字段的所要保留的值上（本例為：“性別”字段的“女”值上），打開主窗口上“記錄”菜單，指向“篩選”菜單項(xiàng)，在打開的下級菜單中選擇篩選方式（本例選擇“按選定內(nèi)容篩選”方式），隨后數(shù)據(jù)表中顯示的都是“蒙古族”、“女”讀者的記錄。篩選操作步驟⑶關(guān)閉“數(shù)據(jù)表操作”窗口，在出現(xiàn)的如圖2-23所示的窗口中單擊“否”按鈕。圖2-23選“是”2.4.4建立表之間的關(guān)聯(lián)在現(xiàn)實(shí)世界中事物之間存在著各種聯(lián)系，這種聯(lián)系在ER模型中體現(xiàn)為實(shí)體之間的聯(lián)系，在關(guān)系模型中體現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫中表之間的聯(lián)系。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中用表之間的外鍵關(guān)系來表現(xiàn)表之間的聯(lián)系。在“圖書管理”數(shù)據(jù)庫中，“讀者類型號”是“讀者”表的外鍵，通過“讀者類型號”可建立起“讀者”表與“讀者類型”表之間的聯(lián)系。1.創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)例2-1：創(chuàng)建“讀者”表與“讀者類型”表之間外鍵關(guān)聯(lián)。操作步驟如下：⑴在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊主窗口工具欄上的“關(guān)系”按鈕，隨后打開的如圖2-24所示的“關(guān)系”窗口。單擊主窗口工具欄上的“顯示表”按鈕，隨后打開如圖2-25所示的“顯示表”對話框。1.創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)圖2-24圖2-251.創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)⑵在“顯示表”對話框中，選中“讀者”表，單擊“添加”按鈕，再選中“讀者類型”表，單擊“添加”按鈕，這樣就把兩個(gè)表添加到“關(guān)系”窗口中。關(guān)閉“顯示表”對話框，此時(shí)的“關(guān)系”窗口如圖2-26所示。

圖2-261.創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)⑶在圖2-26畫面中，用鼠標(biāo)指向主鍵表（“讀者類型”表）中的主鍵“讀者類型號”字段，按住鼠標(biāo)左鍵，將鼠標(biāo)移到外鍵表（“讀者”表）的外鍵“讀者類型”上，放開鼠標(biāo)左鍵，隨后出現(xiàn)如圖2-27所示的“編輯關(guān)系”對話框。1.創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)⑷在“編輯關(guān)系”對話框中，將“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框勾選上，然后再將“級聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框勾選上，單擊“創(chuàng)建”按鈕。此時(shí)的“關(guān)系”窗口如圖2-28所示。

圖2-281.創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)⑸關(guān)閉“關(guān)系”窗口，在出現(xiàn)的如圖2-29所示的“是否保存”對話框中，單擊“是”按鈕保存創(chuàng)建的關(guān)系。圖2-292.關(guān)于表之間關(guān)聯(lián)選項(xiàng)的說明⑴實(shí)施參照完整性勾選“實(shí)施參照完整性”的作用是：外鍵表（“讀者”表）中不允許出現(xiàn)主鍵表（“讀者類型”表）中沒有的“讀者類型號”。⑵級聯(lián)更新相關(guān)字段勾選“級聯(lián)更新相關(guān)字段”的作用是：當(dāng)修改主鍵表（“讀者類型”表）中的某個(gè)讀者類型號后，系統(tǒng)自動(dòng)將外鍵表（“讀者”表）中的那個(gè)讀者類型號也進(jìn)行同步修改。⑶級聯(lián)刪除相關(guān)字段勾選“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”的作用是：當(dāng)刪除主鍵表（“讀者類型”表）的某個(gè)讀者類型號后，系統(tǒng)自動(dòng)將外鍵表（“讀者”表）中的那個(gè)讀者類型號的記錄全部刪除。3.修改表之間的關(guān)聯(lián)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊主窗口工具欄上的“關(guān)系”按鈕，在打開的“關(guān)系”窗口中，用鼠標(biāo)右擊兩個(gè)關(guān)系之間的連線，在打開的快捷菜單中選擇“編輯”，在打開的如圖2-27畫面中對關(guān)系進(jìn)行修改。注意：對兩個(gè)表建立關(guān)系之前必須設(shè)置好主鍵。2.4.5導(dǎo)入/導(dǎo)出數(shù)據(jù)Access提供了對數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入/導(dǎo)出的功能，可以利用它方便地與其他數(shù)據(jù)源進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。導(dǎo)入是將其他數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中；導(dǎo)出是將Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到其他數(shù)據(jù)源中。Access的“導(dǎo)入/導(dǎo)出”所支持的數(shù)據(jù)源有很多，例如：文本文件、Word文件、Excel文件、SQLServer數(shù)據(jù)庫、ORACLE數(shù)據(jù)庫、VisualFoxpro數(shù)據(jù)庫等等。⒈導(dǎo)入數(shù)據(jù)例2-2：將一個(gè)名為“讀者.xls”的Excel文件中的“讀者”工作表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到“圖書管理”數(shù)據(jù)庫的“讀者”表中。操作步驟如下：⑴在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口中，打開“文件”菜單，指向“獲取外部數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)，在打開的下級菜單中選擇“導(dǎo)入”菜單項(xiàng)，隨后出現(xiàn)如圖2-30所示的“導(dǎo)入”對話框。

⒈導(dǎo)入數(shù)據(jù)必須選擇與數(shù)據(jù)源對應(yīng)的文件類型，這里要選Excel文件類型。圖-30⑵在“導(dǎo)入”對話框中，首先選擇數(shù)據(jù)源的“文件類型”，這里選“MicrosoftExcel”；然后選擇數(shù)據(jù)源文件所在的目錄；單擊數(shù)據(jù)源文件名，單擊“導(dǎo)入”按鈕，出現(xiàn)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面，如圖2-31所示。

⒈導(dǎo)入數(shù)據(jù)圖2-31⑶在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面中，選擇存放要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的工作表。這里選擇“讀者”工作表，按“下一步”按鈕，出現(xiàn)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面，如圖2-32所示。⒈導(dǎo)入數(shù)據(jù)圖2-32⑷在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面中，勾選“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，按“下一步”按鈕，出現(xiàn)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面，如圖2-33所示。⒈導(dǎo)入數(shù)據(jù)圖2-33⑸在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面中，點(diǎn)選“現(xiàn)有的表中”單選鈕，然后從后面的列表中選擇要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的表，這里選“讀者”表，按“下一步”按鈕，出現(xiàn)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡?個(gè)畫面，如圖2-34所示。⒈導(dǎo)入數(shù)據(jù)圖2-34⑹單擊“完成”按鈕。導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因1、Excel表的各列與數(shù)據(jù)庫表的各列不一致。2、Excel表中的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫表的主鍵列上有重復(fù)值。由于主鍵沖突而不能導(dǎo)入數(shù)據(jù)。3、Excel表有邊框。4、Excel表末尾有看不見的空行數(shù)據(jù)。⒉導(dǎo)出數(shù)據(jù)例2-3：將“圖書管理”數(shù)據(jù)庫的“讀者”表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到一個(gè)Excel文件中。操作步驟如下：⑴在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口中，選擇要導(dǎo)出數(shù)據(jù)的表，擊鼠標(biāo)右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“導(dǎo)出”菜單項(xiàng)，隨后出現(xiàn)如圖2-35所示的對話框。

⒉導(dǎo)出數(shù)據(jù)⑵在圖2-35所示的對話框中，首先選擇存放導(dǎo)出數(shù)據(jù)的“文件類型”，這里選“MicrosoftExcel”；然后選擇存放數(shù)據(jù)的文件的存放目錄；選擇或輸入存放數(shù)據(jù)的文件的文件名，單擊“導(dǎo)出”按鈕。圖2-352.4.6為表創(chuàng)建索引1.索引概念表中的數(shù)據(jù)最終要存儲到計(jì)算機(jī)磁盤文件中，表中的每個(gè)記錄在磁盤文件中只能有一個(gè)存儲位置（我們稱它為：物理存放位置），其位置。用戶每次要