第6章設(shè)計(jì)報(bào)表

第六章設(shè)計(jì)報(bào)表教學(xué)內(nèi)容使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表2報(bào)表分類31在報(bào)表中計(jì)算和匯總4使用設(shè)計(jì)器編輯報(bào)表33這一章我們將學(xué)習(xí)到下面的知識(shí)6.1報(bào)表概述報(bào)表是Access中的一個(gè)重要對(duì)象，可通過(guò)控制報(bào)表的外觀和尺寸，按照一定的格式顯示和打印數(shù)據(jù)。報(bào)表對(duì)象的作用如下：打印輸出格式化的數(shù)據(jù)；對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、計(jì)算和統(tǒng)計(jì)；可以打印輸出標(biāo)簽以便于郵寄或其它目的；可以轉(zhuǎn)換為PDF、XPS或其他格式的文件。6.1報(bào)表概述報(bào)表用于對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行汁算、分組、匯總和打印。如果希望按照指定的格式來(lái)打印輸出數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，使用報(bào)表是一種理想的方法。6.1.1報(bào)表的結(jié)構(gòu)報(bào)表由節(jié)組成。默認(rèn)情況下創(chuàng)建的報(bào)表包含有頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳，此外還可以包含有報(bào)表頁(yè)眉、組頁(yè)眉、組頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)腳。6.1.1報(bào)表的結(jié)構(gòu)（1）主體：是報(bào)表的關(guān)鍵部分，是顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。（2）頁(yè)面頁(yè)眉：在每頁(yè)頂端打印輸出，通常用來(lái)顯示數(shù)據(jù)的列標(biāo)題。（3）頁(yè)面頁(yè)腳：在每頁(yè)底端打印輸出，通常用于插入頁(yè)碼、日期、完成本頁(yè)的匯總情況等。（4）組頁(yè)眉：分組后才會(huì)出現(xiàn)此節(jié)。（5）組頁(yè)腳：與組頁(yè)眉對(duì)應(yīng)。（6）報(bào)表頁(yè)眉：僅在報(bào)表的首頁(yè)打印輸出，主要用于顯示報(bào)表封面的信息。（7）報(bào)表頁(yè)腳：在報(bào)表結(jié)尾顯示一次。使用報(bào)表頁(yè)腳顯示整個(gè)報(bào)表的計(jì)算匯總或其他的統(tǒng)計(jì)數(shù)字信息。組頁(yè)眉報(bào)表頁(yè)眉頁(yè)面頁(yè)眉頁(yè)面頁(yè)腳主體6.1.2報(bào)表視圖在Access2010環(huán)境下，報(bào)表主要有4種視圖類型：設(shè)計(jì)視圖：用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)布局視圖：用來(lái)根據(jù)實(shí)際報(bào)表數(shù)據(jù)調(diào)整布局并設(shè)置報(bào)表布局及控件屬性報(bào)表視圖：用于查看報(bào)表的設(shè)計(jì)結(jié)果打印預(yù)覽視圖：用于查看報(bào)表的頁(yè)面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)6.1.2報(bào)表視圖可在這四種報(bào)表視圖中切換進(jìn)行不同視圖下該報(bào)表的查看。4種視圖之間的切換方式是：打開(kāi)某個(gè)報(bào)表，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“視圖”選項(xiàng)組中的“視圖”選項(xiàng)下的“”按鈕，選擇要查看的視圖。除了利用導(dǎo)航窗格的視圖命令按鈕外，打開(kāi)某個(gè)報(bào)表對(duì)象后，狀態(tài)欄的右側(cè)也有各種視圖按鈕，可以快速切換視圖按鈕。6.1.3報(bào)表的分類報(bào)表主要分為以下四種類型：縱欄式報(bào)表表格式報(bào)表圖表報(bào)表標(biāo)簽報(bào)表縱欄式報(bào)表（1）縱欄式報(bào)表：縱欄式報(bào)表以垂直的方式顯示記錄。在主體節(jié)內(nèi)可以顯示表中的一條或多條記錄，每行顯示一個(gè)字段，行的左側(cè)顯示字段名，行的右側(cè)顯示字段值。表格式報(bào)表（2）表格式報(bào)表是以行列的方式來(lái)顯示數(shù)據(jù)，其中行方式顯示記錄，列方式顯示字段。表格式報(bào)表的字段名稱不是顯示在主體節(jié)中，而是放在頁(yè)面頁(yè)眉中顯示，這樣輸出報(bào)表時(shí)各字段名稱只在報(bào)表的每頁(yè)上方顯示一次。圖表報(bào)表（3）圖表報(bào)表是以圖表的方式來(lái)顯示表或查詢中的數(shù)據(jù)，使用它可以更直觀的反映數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽報(bào)表是一種特殊類型的報(bào)表，主要用于制作物品標(biāo)簽、客戶標(biāo)簽等。小結(jié)：報(bào)表和窗體的區(qū)別報(bào)表和窗體有許多共同之處:它們的數(shù)據(jù)來(lái)源都是基礎(chǔ)表、查詢和SQL語(yǔ)句，創(chuàng)建窗體時(shí)所用的控件基本上都可以在報(bào)表中使用，設(shè)計(jì)窗體時(shí)所用到各種控件操作也同樣可以存報(bào)表的設(shè)計(jì)過(guò)程中使用。報(bào)表與窗體的區(qū)別在于用途不同：在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報(bào)表中則不能輸入數(shù)據(jù)，報(bào)表的主要用途是按照指定的格式來(lái)打印輸出數(shù)據(jù)。報(bào)表處不能進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報(bào)表，然后再報(bào)表視圖中自定義窗體控件。報(bào)表與窗體的另一項(xiàng)區(qū)別在于計(jì)算的處理方式：窗體采用計(jì)算字段，通過(guò)窗體中的字段進(jìn)行計(jì)算；報(bào)表則以分組記錄為依據(jù)，將每頁(yè)的結(jié)果值或者整份報(bào)表的輸出結(jié)果統(tǒng)計(jì)出來(lái)。6.2創(chuàng)建報(bào)表Access2010主要提供了3種創(chuàng)建報(bào)表的方法：空?qǐng)?bào)表、報(bào)表向?qū)?、?bào)表設(shè)計(jì)。空?qǐng)?bào)表是采用一種所見(jiàn)即所得的方式創(chuàng)建報(bào)表；利用“報(bào)表向?qū)А惫δ軐⒆詣?dòng)生成報(bào)表；報(bào)表設(shè)計(jì)是在設(shè)計(jì)視圖下創(chuàng)建報(bào)表。6.2.1空?qǐng)?bào)表報(bào)表工具提供了最快速創(chuàng)建報(bào)表的方式，因?yàn)樗鼤?huì)立刻生成報(bào)表，而不提示任何信息。報(bào)表將顯示指定數(shù)據(jù)源中的所有字段。報(bào)表工具可能無(wú)法創(chuàng)建完美的用戶最終所需報(bào)表，但對(duì)于迅速查看數(shù)據(jù)源卻極有幫助。點(diǎn)擊報(bào)表組中的空?qǐng)?bào)表按鈕可以快速建立一個(gè)空白報(bào)表，表明報(bào)表的建立可從一個(gè)空白報(bào)表入手，在建立了空白報(bào)表的同時(shí)，右側(cè)出現(xiàn)字段列表，可提供空白報(bào)表的多個(gè)數(shù)據(jù)源的字段選擇，進(jìn)而使得空白報(bào)表稱為一張滿意的報(bào)表。6.2.1空?qǐng)?bào)表【例6-1】通過(guò)“學(xué)生”表和“班級(jí)”表，使用“空?qǐng)?bào)表”創(chuàng)建“學(xué)生基本信息”報(bào)表。（1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報(bào)表”工具中選擇“空?qǐng)?bào)表”命令。（2）在右邊“字段列表”窗格中依次將“學(xué)生”表中的學(xué)號(hào)、姓名、性別、出生日期等字段拖動(dòng)到主體區(qū)中，拖動(dòng)時(shí)會(huì)出現(xiàn)十字圖標(biāo)。（3）按相同方法將“班級(jí)”表中的字段拖動(dòng)到報(bào)主體區(qū)中。（4）單擊“保存”按鈕，將報(bào)表名稱存為“學(xué)生基本信息”。6.2.2使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表

當(dāng)使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表時(shí)，“報(bào)表向?qū)А睍?huì)提示指定相關(guān)的數(shù)據(jù)源、選擇字段和報(bào)表版式等。根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭?bào)表設(shè)計(jì)基本操作，加快了創(chuàng)建報(bào)表的過(guò)程。由“報(bào)表向?qū)А痹O(shè)計(jì)生成的報(bào)表，用戶還可以在“設(shè)計(jì)視圖”中進(jìn)一步修改，得到更加完善的報(bào)表。6.2.2使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表【例6-2】使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建“學(xué)生成績(jī)報(bào)表”。（1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報(bào)表”工具中選擇“報(bào)表向?qū)А泵?，彈出“?bào)表向?qū)А泵?。?）在“表/查詢”下拉列表框中指定“成績(jī)”表作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源并選定字段。（3）指定分組級(jí)別。（4）選擇字段對(duì)記錄進(jìn)行排序，并進(jìn)行匯總。（5）確定報(bào)表的布局方式（6）為報(bào)表指定標(biāo)題，輸入“學(xué)生成績(jī)表”，保存并預(yù)覽。6.2.3使用“圖表”工具創(chuàng)建圖表報(bào)表【例6-3】使用“圖表”工具創(chuàng)建“學(xué)生政治情況統(tǒng)計(jì)”圖表報(bào)表。具體操作步驟如下：（1）指定數(shù)據(jù)源（2）指定圖表的數(shù)據(jù)字段（3）選擇圖表類型（4）指定圖表中的布局方式（5）指定圖表標(biāo)題（6）保存并退出6.2.5創(chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽是一種可以快速查找和定位的工具，Access中的標(biāo)簽報(bào)表完全根據(jù)標(biāo)簽紙的大小靈活進(jìn)行布局。通過(guò)已有的數(shù)據(jù)源，利用標(biāo)簽報(bào)表的獨(dú)特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標(biāo)簽式的信息報(bào)表。在制作標(biāo)簽時(shí)，一般先用標(biāo)簽向?qū)瓿沙醪街谱鳎缓笤凇皥?bào)表設(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行格式布局修飾?！纠?-5】使用“學(xué)生”表，創(chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表。6.3在使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表6.3.1創(chuàng)建簡(jiǎn)單報(bào)表例6-6：通過(guò)設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“學(xué)生課程成績(jī)”報(bào)表，以行的形式顯示“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“課程名稱”、“成績(jī)”等數(shù)據(jù)。（P103）6.3.2報(bào)表的排序、分組和計(jì)算排序與分組功能可以在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)分類匯總。1.排序記錄例6-7：將例6-6學(xué)生課程成績(jī)進(jìn)行排序。（P104）2.分組記錄例6-8：將例6-6按學(xué)號(hào)進(jìn)行分組（P105）3.在報(bào)表中實(shí)現(xiàn)計(jì)算例6-9：將例6-6再統(tǒng)計(jì)出每個(gè)學(xué)生的平均成績(jī)和總成績(jī)。（P106）Sum（[成績(jī)]）Avg（[成績(jī)]）4.報(bào)表常用函數(shù)（P107的表6-1）6.3.3創(chuàng)建主/子報(bào)表例6-10：創(chuàng)建學(xué)生信息主報(bào)表，根據(jù)學(xué)生信息查詢學(xué)生成績(jī)的子報(bào)表。（P107）步驟：1）創(chuàng)建學(xué)生信息主報(bào)表2）“設(shè)計(jì)”——控件組“子窗體/子報(bào)表”——主體區(qū)域單擊3）選擇字段4）確定主報(bào)表與子報(bào)表連接字段5）切換到瀏覽視圖6.3.4創(chuàng)建多列報(bào)表6.3.4創(chuàng)建多列報(bào)表【例6-11】使用“教師”表，創(chuàng)建多列報(bào)表。（1）使用“報(bào)表向?qū)А泵睿瑒?chuàng)建一個(gè)單列的“教師”報(bào)表。（2）選擇“報(bào)表設(shè)計(jì)工具”中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，將“列”選項(xiàng)卡中的“列數(shù)”設(shè)置為2。注意：如列寬空間不夠?qū)⒉荒芏嗔酗@示。6.4打印報(bào)表1.頁(yè)面設(shè)置2.在報(bào)表中添加日期和時(shí)間3.在報(bào)表中添加頁(yè)碼4.打印報(bào)表ACCESS提供了多種預(yù)定義報(bào)表格式，這些格式可以統(tǒng)一地更改報(bào)表中所有文本的字體、字號(hào)及線條粗細(xì)等外觀屬性。6.4打印報(bào)表6.4.1設(shè)置報(bào)表格式6.4.2添加日期和時(shí)間添加日期和時(shí)間

在報(bào)表中添加日期和時(shí)間、頁(yè)碼和分頁(yè)符對(duì)ACCESS2010來(lái)說(shuō)是很容易的事。在ACCESS2010有其專門控件來(lái)完成。6.4.3添加分頁(yè)符和頁(yè)碼Page和Pages是內(nèi)置變量，[Page]代表當(dāng)前頁(yè)號(hào)，[Pages]代表總頁(yè)數(shù)。6.4.5使用節(jié)報(bào)表中的內(nèi)容是以節(jié)劃分的。每一個(gè)節(jié)都有其特定的目的，而且按照一定的順序輸出在頁(yè)面及報(bào)表上。在“設(shè)計(jì)視圖”中，節(jié)代表各個(gè)不同