采購(gòu)流程管理

采購(gòu)流程管理在貿(mào)易型企業(yè)中，當(dāng)物料的銷售訂單的交貨期大于采購(gòu)提前期時(shí)，就應(yīng)基于銷售訂單的需求進(jìn)行采購(gòu)。如果交貨期小于采購(gòu)提前期，就需要做銷售預(yù)測(cè)，并且制定相應(yīng)的最小庫(kù)存。

SBO采購(gòu)業(yè)務(wù)的基本流程開始采購(gòu)訂單收貨應(yīng)付發(fā)票付款結(jié)束銷售訂單或MRP驅(qū)動(dòng)采購(gòu)中的憑證流倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)

采購(gòu)訂單

收貨采購(gòu)訂單應(yīng)付發(fā)票√√√√√如：采購(gòu)訂單可以生成收貨采購(gòu)訂單。這時(shí)，采購(gòu)訂單就是收貨采購(gòu)訂單的基本憑證，收貨采購(gòu)訂單就是采購(gòu)單的目標(biāo)憑證。0.1查看庫(kù)存數(shù)據(jù)

0.2查看日記賬分錄1.采購(gòu)訂單-可以手工創(chuàng)建，也可以基于銷售訂單創(chuàng)建創(chuàng)建前后查看庫(kù)存數(shù)據(jù)和分錄對(duì)比我們向供應(yīng)商要求的交貨日期，是一個(gè)非常重要的管理項(xiàng)目，如果供應(yīng)商延期交貨，將會(huì)影響我們的生產(chǎn)過程，從而影響我們向客戶承諾的交貨日期。手工創(chuàng)建時(shí)默認(rèn)為1，允許更改。若需要在單據(jù)中查看或修改倉(cāng)庫(kù)信息：工具-表格設(shè)置-表格式-倉(cāng)庫(kù)，其中可視、活動(dòng)的都勾選上。雙擊行標(biāo)號(hào)，調(diào)出采購(gòu)訂單的行明細(xì)如果采購(gòu)訂單行中有多個(gè)行項(xiàng)目，而行中的倉(cāng)庫(kù)不一樣，每個(gè)倉(cāng)庫(kù)的地址也不一樣，可以選中該項(xiàng)，系統(tǒng)將根據(jù)不同的倉(cāng)庫(kù)自動(dòng)生成多個(gè)子采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單小結(jié)采購(gòu)訂單創(chuàng)建并生效后，會(huì)增加庫(kù)存數(shù)據(jù)中的“已訂購(gòu)”的數(shù)量和“可用的”數(shù)量，但不影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。如果在“管理-初始化-一般設(shè)置”的預(yù)算選項(xiàng)卡下選中“采購(gòu)訂單”，并且對(duì)庫(kù)存相關(guān)科目設(shè)定了預(yù)算額度，采購(gòu)訂單保存時(shí)會(huì)出發(fā)預(yù)算檢查。如果本期累計(jì)金額超過本期預(yù)算金額，采購(gòu)訂單將不允許保存，并出現(xiàn)錯(cuò)誤提示。在憑證上點(diǎn)擊右鍵，可以建立新的活動(dòng)、打開相關(guān)活動(dòng)、取消或關(guān)閉單據(jù)、打開或關(guān)閉注釋等。2.收貨采購(gòu)訂單

輸入前后查看庫(kù)存數(shù)據(jù)和分錄對(duì)比默認(rèn)當(dāng)前SBO系統(tǒng)日期，當(dāng)收貨采購(gòu)單與采購(gòu)訂單關(guān)聯(lián)時(shí)，實(shí)際交貨日期應(yīng)該在采購(gòu)訂單約定的交貨日期范圍之內(nèi)。允許采購(gòu)訂單部分交貨或超量交貨或添加物料交貨。若在“管理-系統(tǒng)初始化-憑證設(shè)置-常規(guī)”下的“使用倉(cāng)庫(kù)地址”被選中，將自動(dòng)引入收貨采購(gòu)訂單行項(xiàng)目上的倉(cāng)庫(kù)地址。若沒選中，將自動(dòng)引用公司地址。送貨地址的引用依據(jù)。收貨采購(gòu)訂單小結(jié)收貨采購(gòu)訂單創(chuàng)建并生效后，會(huì)增加當(dāng)前倉(cāng)庫(kù)的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量。如果收貨單是基于采購(gòu)訂單生成的，將只增加庫(kù)存數(shù)量，不影響“可用的”數(shù)量。如果收貨采購(gòu)訂單是手工創(chuàng)建的，不僅增加庫(kù)存數(shù)量，也增加“可用的”數(shù)量。收貨采購(gòu)訂單生成后，主要信息將不允許更改。如果要沖銷已生成的收貨單，請(qǐng)使用采購(gòu)?fù)素泦?。收貨采?gòu)訂單生成的會(huì)計(jì)憑證。借方記庫(kù)存科目，如“原材料”或“庫(kù)存商品”等；貸方記分配科目，如“物資采購(gòu)”。3.應(yīng)付發(fā)票

輸入前后查看庫(kù)存數(shù)據(jù)和分錄對(duì)比到期日根據(jù)會(huì)計(jì)選項(xiàng)卡下的付款條款計(jì)算得來。到期日是計(jì)算應(yīng)付賬款賬齡的起點(diǎn)日期。這些金額是與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)結(jié)算的最終金額。當(dāng)發(fā)票單價(jià)與原收貨采購(gòu)訂單上的單價(jià)不一致時(shí)，應(yīng)以應(yīng)付發(fā)票的價(jià)格為準(zhǔn)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。應(yīng)付發(fā)票小結(jié)如果應(yīng)付發(fā)票不是基于收貨采購(gòu)訂單創(chuàng)建的，就表示應(yīng)付發(fā)票同時(shí)也具有收貨采購(gòu)訂單的功能。在應(yīng)付發(fā)票生效的同時(shí)，將會(huì)增加庫(kù)存數(shù)量和“可用的”數(shù)量。在SBO系統(tǒng)的采購(gòu)流程中，應(yīng)付發(fā)票是唯一必須創(chuàng)建的采購(gòu)憑證，因?yàn)橹挥型ㄟ^應(yīng)付發(fā)票才能確認(rèn)應(yīng)付賬款。支付發(fā)票中的全部款項(xiàng)后，應(yīng)付發(fā)票會(huì)自動(dòng)從“未清”變成“已結(jié)算”狀態(tài)。應(yīng)付發(fā)票也不存在手工關(guān)閉的操作。練習(xí)：1.2005年4月1日，向S00003提出采購(gòu)要求，請(qǐng)求采購(gòu)A0000410個(gè)，A0000515個(gè)，要求4月6日前到貨；4月3日，收到發(fā)來的10個(gè)A00004，收存于03號(hào)倉(cāng)庫(kù)。2.4月2日，本公司向S00006訂購(gòu)A00003共15個(gè)，雙方協(xié)商訂購(gòu)價(jià)為系統(tǒng)默認(rèn)價(jià)格。本公司于4月4日收貨到01號(hào)倉(cāng)庫(kù)。4月6日收到應(yīng)付發(fā)票，但發(fā)現(xiàn)單價(jià)多了20元。經(jīng)雙方溝通，我公司接收該價(jià)格。3.4月3日，收到S00005發(fā)來的A00001和A00003分別4個(gè)和5個(gè)，收于02號(hào)倉(cāng)庫(kù)。3號(hào)當(dāng)天收到開來的A00001的應(yīng)付發(fā)票，4號(hào)收到了A00003的應(yīng)付發(fā)票。4.4月5日，本公司向S00004采購(gòu)8個(gè)A00005和5個(gè)A00003，約定4月15日前交貨；4月6日，S00004要求我公司支付30%定金；4月7日，我公司銀行轉(zhuǎn)賬支付定金全額；4月13日，S00004開具貨物發(fā)票，票貨同行；4月15日，我公司銀行轉(zhuǎn)賬支付尾款。情況1：采購(gòu)訂單—收貨采購(gòu)訂單—應(yīng)付發(fā)票

退貨？4.退貨處理應(yīng)付貸項(xiàng)憑證輸入前后查看庫(kù)存數(shù)據(jù)和分錄對(duì)比添加應(yīng)付貸項(xiàng)憑證小結(jié)收到供應(yīng)商的應(yīng)付發(fā)票后發(fā)生退貨的，或者是發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中記錄的應(yīng)付發(fā)票有錯(cuò)誤的，需要?jiǎng)?chuàng)建應(yīng)付貸項(xiàng)憑證。應(yīng)付貸項(xiàng)憑證生效后，生成財(cái)務(wù)憑證，借方記庫(kù)存科目和進(jìn)項(xiàng)稅，貸方?jīng)_銷應(yīng)付科目，借貸方都取負(fù)數(shù)?；趹?yīng)付發(fā)票生成的應(yīng)付貸項(xiàng)憑證生效后，不僅會(huì)沖銷掉應(yīng)付發(fā)票，而且會(huì)把與應(yīng)付發(fā)票關(guān)聯(lián)的收貨單一并沖銷。應(yīng)付貸項(xiàng)憑證也可以基于手工創(chuàng)建的退貨單生成?；谕素泦紊傻膽?yīng)付貸項(xiàng)憑證，只會(huì)沖減對(duì)應(yīng)的應(yīng)付賬款和采購(gòu)中轉(zhuǎn)科目，不會(huì)對(duì)庫(kù)存數(shù)量和物料成本生產(chǎn)影響。

情況2：采購(gòu)訂單——收貨采購(gòu)訂單

退貨？未錄入應(yīng)付發(fā)票的退貨處理查看庫(kù)存數(shù)據(jù)和分錄由收貨采購(gòu)訂單生成的退貨單自動(dòng)處于“已結(jié)算”狀態(tài)退貨小結(jié)收貨采購(gòu)訂單生成以后，若需要退貨，使用退貨單；如果收貨采購(gòu)訂單生成以后并不需要退貨但發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的，也可以使用退貨單來沖銷。退貨單可以手工創(chuàng)建，也可以由收貨采購(gòu)訂單生成。手工創(chuàng)建的退貨單處于“未清”狀態(tài)，可以“復(fù)制到”應(yīng)付貸項(xiàng)憑證，還可以生成收貨采購(gòu)訂單。練習(xí)：1.2005年4月3日，發(fā)現(xiàn)當(dāng)天從S00003發(fā)來的A00004中有5個(gè)質(zhì)量有問題，提出退貨請(qǐng)求，S00003同意（從03號(hào)倉(cāng)庫(kù)退出）。2.2005年4月8日，發(fā)現(xiàn)4月4日收到01號(hào)倉(cāng)庫(kù)的A00003有1個(gè)質(zhì)量不合格，要求退貨，S00006同意退貨請(qǐng)求。5.采購(gòu)報(bào)表-采購(gòu)分析要有效管理業(yè)務(wù)，您需要有關(guān)供應(yīng)商采購(gòu)量的詳細(xì)信息。必須能夠確定哪些供應(yīng)商提供的產(chǎn)品價(jià)格最低、哪些產(chǎn)品采購(gòu)得最頻繁以及哪些采購(gòu)員做的最好。采購(gòu)報(bào)表-未清物料清單此報(bào)表允許您查看未清銷售