高效能人士的時(shí)間管理

1主講:

鍾海濤（原名鍾昌鎬）高效能人士的時(shí)間管理科瑞安勤管理咨詢有限公司大陸汽車電子(長(zhǎng)春)有限公司講師簡(jiǎn)介

鍾海濤（本名鍾昌鎬）資深管理培訓(xùn)專家/潛能開發(fā)大師中國(guó)《如何管理/育/留80/90后員工》第一人科瑞安勤管理咨詢機(jī)構(gòu)資深高級(jí)講師清華大學(xué)基礎(chǔ)工業(yè)訓(xùn)練中心客座教授總裁學(xué)院-總裁培訓(xùn)網(wǎng)金牌講師暨南大學(xué)管理學(xué)院客座教授南京理工大學(xué)客座教授時(shí)代光華（深圳）公司培訓(xùn)總監(jiān)為1000多家企業(yè)或團(tuán)隊(duì)提供過培訓(xùn)或咨詢服務(wù)課程模塊簡(jiǎn)介第一講：第二講：第三講：第四講：第五講：第六講：第七講：人類浪費(fèi)得最多的資源時(shí)間管理的理論與實(shí)踐時(shí)間管理的基本法則時(shí)間管理的基本技巧-上時(shí)間管理的基本技巧-下會(huì)議的時(shí)間管理以人為本的團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理4時(shí)間，人類浪費(fèi)得最多的資源第一講5一、時(shí)間的概念⒉時(shí)間的五項(xiàng)特性⒈時(shí)間的定義6情景案例：如果銀行每天早晨向你的賬號(hào)撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。你該以何種態(tài)度去花這些錢?時(shí)間的特性–續(xù)8時(shí)間的特性–續(xù)

兩位法國(guó)哲人，用猜謎的方式，把時(shí)間的這一特性描述得淋漓盡致——

“世界上，什么東西最長(zhǎng)而又最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最廣大的；最不受重視的又是最受惋惜的；沒有它，什么事情都作不成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的東西生命不絕？”哲人伏爾泰問：10

⒈以70年計(jì)算，人的一生大約有25000多天，合六十多萬小時(shí)。但這只是“賬面時(shí)間”而非“實(shí)際時(shí)間”.一個(gè)活到72歲的美國(guó)人,其一生的時(shí)間分配：二、時(shí)間的價(jià)值睡覺工作個(gè)人衛(wèi)生吃

飯旅

行排隊(duì)學(xué)習(xí)開會(huì)打電話找東西其他11富蘭克林說：生命是由時(shí)間構(gòu)成的。暫以25550（70年）記，請(qǐng)計(jì)算：你已用去多少天，還剩下多少天？把結(jié)果填入下表：

年月日

我的生命已用去天，我的生命只剩下天。

簽名：

於（某地）：

填完上表，請(qǐng)把最直接的第一感受，用簡(jiǎn)單的語言寫下來：13第二講時(shí)間管理的理論與實(shí)踐14一、什么是“時(shí)間管理”

所謂時(shí)間管理，是指對(duì)時(shí)間的利用進(jìn)行的管理，所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。它管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，而是時(shí)間管理15二、時(shí)間管理的理論與實(shí)踐

⒈第一代時(shí)間管理：

特點(diǎn)：一方面順其自然，一方面追緊時(shí)間安排。⒉第二代時(shí)間管理：

特點(diǎn)：制定目標(biāo)與計(jì)劃，講究效率、明確責(zé)任。⒊第三代時(shí)間管理：

特點(diǎn)：制定中、長(zhǎng)、短期目標(biāo)，將每天的活動(dòng)排出優(yōu)先順序，有詳盡的計(jì)劃表、組織表。16⒋第四代時(shí)間管理的四個(gè)特征：時(shí)間管理的理論與實(shí)踐-續(xù)17⑵⑴⑷⑶重要緊迫時(shí)間的四象限圖三、四象限管理法18⒈時(shí)間的第一象限：重要又緊迫的事⒉時(shí)間的第二象限：重要但不緊迫的事

提個(gè)醒：四象限管理法-續(xù)19⒊時(shí)間的第三象限：緊迫但不重要的事⒋時(shí)間的第四象限：不緊迫也不重要的事思考：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極的意義？(這個(gè)問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下)

思考：我們往往在哪兩個(gè)象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)？四象限管理法-續(xù)20四象限管理法-續(xù)對(duì)個(gè)人生活/工作會(huì)有積極意義的持續(xù)優(yōu)異表現(xiàn)：

這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這些，為什么不身體力行呢？21案例分析：對(duì)小王的工作進(jìn)行定位人事部明天要上報(bào)新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告與人共進(jìn)午餐，討論促銷會(huì)策略1H商討索賠案處理1H與華金公司討論定價(jià)1H中實(shí)公司的合作意向書1H天際公司的貨未到問題？上級(jí)要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)表2H周五業(yè)務(wù)會(huì)提前到今天1H閱讀刊物內(nèi)容1H打電話給12客戶30分鐘聆聽電話留言10分鐘完成文件歸檔1H22

第一象限：

第二象限：

第三象限：

第四象限：

四、把握各象限的工作、活動(dòng)23打算今天完成(1)(2)(3)的工作(4)(5)(6)時(shí)間活動(dòng)次序1=重要+緊急2=重要+不緊急3=緊急+不重要4=日常事務(wù)處理方法委托給________訓(xùn)練______去做下次要他提出建議下次不同意做集中/縮短時(shí)間?其它8：00-9：009：00-10：30…10:30-12:00每日工作時(shí)間記錄日期把握各象限的工作、活動(dòng)-續(xù)

第一代時(shí)間管理：備忘錄。

第二代時(shí)間管理：事先規(guī)劃安排行程。

第三代時(shí)間管理：規(guī)劃、制定優(yōu)先順序。當(dāng)公司擴(kuò)大時(shí)、價(jià)值觀的問題、步調(diào)一致的問題突出了，所以，第四代時(shí)間管理：公司規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，環(huán)境變化更為加劇。

五、各代時(shí)間管理理論適用范圍25第三講時(shí)間管理的基本法則26一、浪費(fèi)時(shí)間的主要原因1、浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因經(jīng)典案例:貝爾在研制電話時(shí)，另一個(gè)叫格雷的也在研究。兩人同時(shí)取得突破。但貝爾最終一舉成名，譽(yù)滿天下，同時(shí)也獲得了巨大的財(cái)富。為什么？拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn):

27浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)

美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請(qǐng)教“如何更好地執(zhí)行計(jì)劃”的方法，艾維·利聲稱可以在10分鐘內(nèi)就給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能把他公司的業(yè)績(jī)提高50%。而且這樣?xùn)|西最終在一個(gè)月之后，讓舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，并說那是他一生中最有價(jià)值的一課。這一課的內(nèi)容究竟是什么？經(jīng)典案例:28思考:辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小是否有關(guān)?情景案例:現(xiàn)代企業(yè)里的“老農(nóng)現(xiàn)象”浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)29讓我們記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)昨天是一張支票——明天是一張支票——今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的…請(qǐng)善用它——31浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因-續(xù)32法則之一：二、時(shí)間管理的三個(gè)基本法則哈佛大學(xué)對(duì)大學(xué)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查——25年跟蹤調(diào)查的結(jié)果提個(gè)醒：時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)⒉如何制定目標(biāo)(設(shè)定目標(biāo)的六個(gè)原則)序號(hào)原則正確做法錯(cuò)誤做法1充分溝通統(tǒng)一意志主管閉門造車?yán)娣峙淅娌幻鞔_2適當(dāng)定高盲目評(píng)估可行性不考慮依據(jù)3具體目標(biāo)抽象的適度細(xì)化未經(jīng)細(xì)化4使用時(shí)間單位不考慮時(shí)效性關(guān)注效率模糊的時(shí)間概念5團(tuán)體目標(biāo)/相互關(guān)聯(lián)不系統(tǒng)使目標(biāo)視覺化流于口頭6相互通報(bào)只是領(lǐng)導(dǎo)知道誓師大會(huì)所謂暗中進(jìn)行時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)35法則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作⒈計(jì)劃的定義

所謂計(jì)劃，是指為達(dá)成目標(biāo)，事先凝聚相關(guān)人員的智能，預(yù)估未來情事的演變，以決定必要的方案與程序。⒉做計(jì)劃的大致步驟：時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)

1984年，在東京國(guó)際馬拉松邀請(qǐng)賽中，名不見經(jīng)傳的日本選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。兩年后，意大利國(guó)際馬拉松邀請(qǐng)賽米蘭舉行，山田本一代表日本參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。山田本一究竟靠什么獲得金牌?案例研究:山田本一的馬拉松冠軍法則之三：經(jīng)典案例:凱利·穆爾是美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)穆爾逐漸對(duì)工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績(jī)來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)了什么呢？

案例體現(xiàn)了巴列特定律：80/20理論：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

時(shí)間管理的三個(gè)基本法則-續(xù)38第四講時(shí)間管理的基本技巧-上一、時(shí)間管理的“七項(xiàng)鐵律”1、關(guān)于時(shí)間的重要性與急迫性思考：這件事花多少時(shí)間到底以什么為依據(jù)進(jìn)行考慮？思考：這項(xiàng)工作何時(shí)完工該以什么為依據(jù)進(jìn)行考慮？40

2、管好你“三天”的時(shí)間√管理今天的時(shí)間：

√管理明天的時(shí)間：

√管理昨天的時(shí)間：時(shí)間管理的“七項(xiàng)鐵律”-續(xù)41時(shí)間管理的“七項(xiàng)鐵律”-續(xù)二、時(shí)間管理的9個(gè)技巧

日本人將“六快”之人稱為人中之杰:廢棄“一分錢智慧幾小時(shí)愚蠢”的作風(fēng)體現(xiàn)真正的品質(zhì)和高效，節(jié)省體能、節(jié)約時(shí)間。43這一點(diǎn)是時(shí)間管理的重要標(biāo)志。

聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時(shí)常常已走出了很遠(yuǎn)的距離。

滴水成河。用“分”來計(jì)算時(shí)間的人，比用“時(shí)”來計(jì)算時(shí)間的人，時(shí)間多60倍。——多而無益的朋友是有害的。時(shí)間管理的9個(gè)技巧-續(xù)

要學(xué)會(huì)限制時(shí)間，一個(gè)人只有學(xué)會(huì)說“不”，他才會(huì)得到真正的自由。時(shí)間管理的9個(gè)技巧-續(xù)三、電話溝通節(jié)省時(shí)間的藝術(shù)

提個(gè)醒：46第五講時(shí)間管理的基本技巧-下——高效溝通藝術(shù)丈夫是北方人，太太是南方人。因?yàn)檎煞驉鄢燥溩?，太太千方百?jì)地學(xué)會(huì)了包餃子，一天，丈夫從外地出差回來，妻子又為他包了餃子。但當(dāng)要妻子把餃子端上來時(shí)，丈夫一看，餃子快跟肉包子一樣大。如果那個(gè)男人是你，你該如何與妻子溝通？案例研究——1、溝通的定義2、溝通的本質(zhì)⑴溝通是信息傳遞的過程；⑵溝通中傳遞信息必須是不斷并是雙向的；⑶溝通中傳遞信息必須獲得彼此理解。一、溝通的概念二、溝通的類型1、根據(jù)信息載體的異同溝通交談、演說、會(huì)議、辨論、傳聞、QQ

備忘錄、信函、布告欄、文件、電郵、QQ服飾儀態(tài)、身體工作姿態(tài)、空間位置重音、聲調(diào)變化、哭笑、停頓顏色、物質(zhì)布置、宣傳畫思考：做完以上網(wǎng)絡(luò)圖，你有何感悟！2、按照溝通方向不同溝通能力測(cè)試：溝通的類型-續(xù)三、語言溝通的五個(gè)絕招四、體現(xiàn)溝通藝術(shù)的四大溝通心態(tài)四大溝通心態(tài)看電影：都分別屬于何種溝通心態(tài)54第六講團(tuán)隊(duì)會(huì)議的時(shí)間管理提個(gè)醒：一、會(huì)議的目的與作用二、企業(yè)會(huì)議的現(xiàn)狀：三、失敗會(huì)議的深層原因分析會(huì)議失敗原因

——效率損失的費(fèi)用（可能的3種情況）因不及時(shí)而損失一筆生意;不能及時(shí)處理而得罪一批客戶；不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的而停工。四、認(rèn)識(shí)會(huì)議的成本1、因?yàn)闀?huì)議造成效率損失的費(fèi)用2、會(huì)議成本的計(jì)算公式會(huì)議成本與會(huì)者日工資+

每天工作時(shí)間=×

日本太陽公司為提高開會(huì)效率，實(shí)行開會(huì)分析成本制度。每次開會(huì)時(shí)，總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本=每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間(小時(shí))。公式中平均工資之所以乘以3——

之所以乘以2——

經(jīng)典案例:日本太陽公司的會(huì)議成本分析制度五、遵守高效會(huì)議的規(guī)則會(huì)議通知范例1、主持人應(yīng)負(fù)責(zé)的工作六、主持人必須具備管理技能⑴主持人的職責(zé)案例研究：某企業(yè)會(huì)議議程⑴開場(chǎng)（時(shí)間）：

⑵開場(chǎng)的五項(xiàng)內(nèi)容：

⑶關(guān)于議程：2、主持人如何開場(chǎng)3、如何圓滿結(jié)束會(huì)議

主持人必須具備管理技能-續(xù)63第七講以人為本的團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理64一、回顧前述有關(guān)內(nèi)容注重單位時(shí)間的價(jià)值(一二象限)

，而非單位時(shí)間和效率；超越時(shí)空:今天要管理明天的時(shí)間(第二象限)；以人為本的時(shí)間觀(人的價(jià)值觀統(tǒng)一)；系統(tǒng)的而非個(gè)人的時(shí)間管理第四代時(shí)間管理：各代時(shí)間管理理論適用范圍：第四代時(shí)間管理：公司規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，環(huán)境變化更為加劇。靠遠(yuǎn)景管理：長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、員工發(fā)展超越時(shí)空：展望將來，可持續(xù)發(fā)展人本管理：團(tuán)隊(duì)建設(shè)、價(jià)值理念。二、經(jīng)典的冰山理論思考：如何將“知識(shí)、動(dòng)機(jī)、人格、技能、態(tài)度、價(jià)值觀、行為”在冰山中分層排列？“冰山理論”告訴我們什么？提個(gè)醒：一個(gè)古老的寓言故事：三、用價(jià)值理念統(tǒng)一隊(duì)員言行在非洲的草原上如果見到羚羊在奔跑，那一定是如果見到成百上千的獅子和大象集體逃命的壯觀景象，那是什么來了？如果見到獅子在躲避，那就是思考：獅子和大象怕螞蟻嗎？寓言給我們以什么啟示？67用價(jià)值