職場(chǎng)電子郵件禮儀

職場(chǎng)電子郵件禮儀為何要學(xué)習(xí)電子郵件禮儀？？E-Mail涉及點(diǎn)關(guān)于主題：郵件主題反映文章的內(nèi)容和重要性一定不要空白標(biāo)題巧用特殊字符突出標(biāo)題一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)回復(fù)郵件時(shí)適當(dāng)更改標(biāo)題關(guān)于稱呼與問(wèn)候：1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理”不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常稱“X先生”、“X小姐”，但要所性別搞清楚不熟悉或級(jí)別高于自己的人不宜直接稱呼英文名；稱呼全名也是不禮貌的；不要逮誰(shuí)都用“DearXXX”.收件人多的情況下可稱呼：大家、ALL以上總結(jié)：A：稱謂+禮貌用語(yǔ)如：xxx（名字），您好！

B:姓氏（或姓名）+職位+禮貌用語(yǔ)如：X經(jīng)理/XXX經(jīng)理（姓氏/姓名+職位），您好！C:XXX先生（女士），您好！2、Email結(jié)尾最好要有客套語(yǔ)例如：BestRegards!、順祝商祺、祝您工作順利！關(guān)于正文：Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順注意Email的論述語(yǔ)氣Email正文多，可用1234之類列表，清晰明確一次郵件交待完整信息盡可能辟免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查合理提示重要信息合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用（笑臉）之類字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻字體：字體大小一般選擇10~12號(hào)字，宋體，黑色。

關(guān)于正文：正文內(nèi)容編排

原則：要事第一，結(jié)論在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容.張經(jīng)理，您好！邀請(qǐng)您參加2009年3月26日在公司1號(hào)會(huì)議室舉行的“第二季度銷售指標(biāo)確定會(huì)議”。會(huì)議的具體安排如下：時(shí)間主題9:30-10:00第一季度銷售指標(biāo)完成總結(jié)—王總10:00-11:30討論各個(gè)銷售部門(mén)第二季度銷售指標(biāo)設(shè)定11:30-12:00確定各個(gè)部門(mén)的第二季度的銷售指標(biāo)

會(huì)議前請(qǐng)您準(zhǔn)備以下資料：

1.第一季度銷售指標(biāo)完成中碰到的難點(diǎn)；

2.第二季度銷售二部的指標(biāo)設(shè)定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對(duì)于會(huì)議安排有任何疑問(wèn)請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系XXX。謝謝！大家現(xiàn)在可以思考一下，此封郵件它的優(yōu)點(diǎn)在哪里呢？關(guān)于附件：12456如果郵件帶附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明（特別注意是帶多個(gè)附件時(shí)）附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用如果附件過(guò)大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送91只在必要的時(shí)候才使用英文郵件2尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件只在必要的時(shí)候才使用英文郵件13信息量豐富或重要郵件建議使用中文4選擇便于閱讀的字號(hào)或字體語(yǔ)言的選擇：101只在必要的時(shí)候才使用英文郵件2尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件23信息量豐富或重要郵件建議使用中文4選擇便于閱讀的字號(hào)或字體語(yǔ)言的選擇：113信息量豐富或重要郵件建議使用中文1只在必要的時(shí)候才使用英文郵件2尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件信息量豐富或重要郵件建議使用中文34選擇便于閱讀的字號(hào)或字體語(yǔ)言的選擇：121只在必要的時(shí)候才使用英文郵件2尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件3信息量豐富或重要郵件建議使用中文4選擇便于閱讀的字號(hào)或字體選擇便于閱讀的字號(hào)或字體4語(yǔ)方的選擇：結(jié)尾簽名：1、簽名信息不宜過(guò)多?簽名包含：姓名、公司、電話、傳真、地址等信息2、不要只用一個(gè)簽名檔?對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體應(yīng)該簡(jiǎn)化簽名。?設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配?簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼；?字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。結(jié)尾簽名：簽名信息內(nèi)容（范本）簽名設(shè)置點(diǎn)擊“選項(xiàng)”收件箱頁(yè)面—點(diǎn)擊“工具”點(diǎn)擊“郵件格式”點(diǎn)擊“簽名”，新建簽名信息********************************************人事行政處(PA)/人力資源部(PN)/XXX冠捷科技集團(tuán)TPVTechnologyGroup冠捷電子（福建）有限公司TopVictoryElectronics(Fujian)Co.,Ltd.地址(Add)：中國(guó)福建省福清市元洪路上鄭Shangzheng,YuanhongRoad,FuqingCity,FujianProvince,PRC郵編(Postcode)：350301電話(Tel)：+86-591-85285555-2510傳真(Fax)：+86-27-68849906手機(jī)(Mobile)郵(E-mail)：dion.yang@MSN：dion_yang@網(wǎng)址：********************************************內(nèi)容依實(shí)際情況填寫(xiě)簽名，可以讓收件人了解您的信息！回復(fù)技巧：及時(shí)回復(fù)Email進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)回復(fù)不少于10個(gè)字不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）主動(dòng)控制郵件的來(lái)往TO、CC、BCC區(qū)別：正確使用發(fā)送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并響應(yīng)郵件知會(huì)郵件事項(xiàng),沒(méi)義務(wù)回復(fù),可以發(fā)表意見(jiàn)。在To的人不知道的情況下,收到郵件的人注意事項(xiàng)：第一、TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則(如：按部門(mén)排列,按職位等級(jí)從高到低或從低到高)

第二、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源第三、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息課堂練習(xí)（尋找問(wèn)題點(diǎn)）：無(wú)任何內(nèi)容提要只有一個(gè)附件課堂練習(xí)（尋找問(wèn)題點(diǎn)）：不可一句話講述完畢無(wú)論多長(zhǎng)的內(nèi)容；應(yīng)將其分點(diǎn)陳述署名過(guò)于簡(jiǎn)單課堂練習(xí)（尋找問(wèn)題點(diǎn)）：無(wú)須將此附件發(fā)送全公司課堂練習(xí)（尋找問(wèn)題點(diǎn)）：郵件無(wú)標(biāo)題詳見(jiàn)附件卻無(wú)附件功能設(shè)置：外出助理程序設(shè)置點(diǎn)擊“外出時(shí)助理程序”收件箱頁(yè)面—點(diǎn)擊“工具”點(diǎn)擊“發(fā)送外出時(shí)自動(dòng)答復(fù)”設(shè)置外出時(shí)間點(diǎn)及代理人信息圖片說(shuō)明如下：在此信息欄中寫(xiě)明外出原因，并說(shuō)明在外出/請(qǐng)假期間代理是誰(shuí)，并說(shuō)明代理人的具體聯(lián)系方式功能設(shè)置：添加提醒功能點(diǎn)擊“后續(xù)標(biāo)志”新建一封郵件點(diǎn)擊“添加提醒”或