英語書信寫作

第三章書信文件的英譯第一節(jié)

書信是應(yīng)用文主要考試題型,包括自薦信、邀請(qǐng)信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。書信寫作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。什么樣的英文書信能讓收信人準(zhǔn)確地理解寫信人的意圖，而又得體的傳達(dá)情感呢？一、清楚（Clarity）。書信的內(nèi)容一定要寫得清楚、準(zhǔn)確，讓人讀后能明確理解寫信人的目的、意圖。二、簡(jiǎn)潔（Conciseness）。在人們的工作、生活中，大家都很容易接受簡(jiǎn)潔、通順的語言，而繁雜冗長(zhǎng)的語言只會(huì)令人生厭。所以寫書信時(shí)應(yīng)該避繁就簡(jiǎn)，用簡(jiǎn)短的段落、簡(jiǎn)短的句子來構(gòu)成一篇簡(jiǎn)短易懂的書信。三、禮貌（Courtesy）。書信應(yīng)寫得得體、有禮貌，同時(shí)要樸實(shí)，不要使人感到做作、虛偽。書信是傳遞信息、交流情感常用的方式之一。WuDefaDepartmentofGeologicalScienceTaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,030024Shanxi,China寄件人姓名地址Dr.Valip收件人姓名TaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,030024收件人地址信封的寫法英文書信通常包括下面幾個(gè)組成部分信頭(Heading)信內(nèi)地址(InsideAddress)稱呼(Salutation)正文(Body)結(jié)束語(ComplimentaryClose)簽名(Signature)附件(Enclosure)副本轉(zhuǎn)送(CarbonCopies)再啟(Postscript)等。英文書信的組成部分信頭先寫寄信人的地址，然后寫其他項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國(guó)家名；最后一行寫發(fā)信日期。信頭并列式斜列式TaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,Shanxi,030024,People’sRepublicofChinaMay.12,201479YingzeStreet

Taiyuan,ShanxiPeople’sRepublicofChina12May.,2014

并列式斜列式信內(nèi)地址信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址它要寫在信紙的左上角.低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。順序:先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行.再寫地址，可占二至四行。Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式No.35MiddleSchool,79YingzeStreetTaiyuan,030024信內(nèi)地址收信人地址DearMrs.Yang,IamastudentfromTaiyuanUniversity…正文每段開頭右縮進(jìn)約五個(gè)字母Sincerelyyours,YangTao結(jié)束語及簽名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

信頭寄信人的地址和日期JuniorClass1Dept.ofEducationTaiyuanUniversity79YingzeStreetTaiyuan,030024May.12,2014稱呼模板樣式不認(rèn)識(shí)的人：DearSir/Madam認(rèn)識(shí)但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr.朋友：DearMike稱呼寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識(shí)的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長(zhǎng)者或上級(jí)：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…結(jié)束語情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但關(guān)系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關(guān)系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love信件常用稱呼和落款用法附件信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個(gè)附件，則應(yīng)寫Encls.副本轉(zhuǎn)送信件若有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟部分用來補(bǔ)充正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的文件中更應(yīng)避免使用。如果有可用P.S.補(bǔ)敘英文書信的書寫7C原則：Completeness（完整）

Clarity（清楚）

Concreteness（具體）Conciseness（簡(jiǎn)明）

Correctness（正確）

Courtesy（謙恭）

Consideration（諒解）書信正文1.完整

一封完整的書信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，可以避免由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書信寫得是否完整，建議用5個(gè)W來檢驗(yàn)。（1）什么What（2）何時(shí)When（3）何地Where（4）何人Who（5）怎樣How（6）為什么Why2.清楚

清楚是指寫信者必須將所需傳遞的信息表達(dá)清楚。3.具體

書信中的具體原則指信要寫得具體明確。4.簡(jiǎn)潔

書信應(yīng)行文流暢、言簡(jiǎn)意賅，避免冗長(zhǎng)。7.諒解

寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對(duì)方。5.正確

英文書信中，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，所引用的材料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。6.謙恭

語言要有禮且謙遜，及時(shí)回信也是禮貌的表現(xiàn)。邀請(qǐng)信是邀請(qǐng)某人進(jìn)午餐、晚餐，參加宴會(huì)、茶話會(huì)、舞會(huì)，觀看戲劇、電影及邀請(qǐng)參加學(xué)術(shù)活動(dòng)、出席儀式、典禮等社交活動(dòng)的信函。根據(jù)社交活動(dòng)的性質(zhì)、場(chǎng)合不同，通常運(yùn)用不同的邀請(qǐng)方式。（其中一種就是請(qǐng)柬）特殊信函一：邀請(qǐng)信范例邀請(qǐng)看電影

DearJane,WehavefourticketsforafamousfilmshownatGuangmingCinema,TheLongestDay,Friday,theninth.WillyouandLinMingjoinus?We’llbelookingforyouateightsharpFridaynightinfrontofthecinema,sodon’tdisappointus!Warmestregards.Alice

當(dāng)收到邀請(qǐng)信后，應(yīng)該回信明確表示是否接受邀請(qǐng)，以便別人好安排活動(dòng)，并應(yīng)對(duì)別人的邀請(qǐng)表示感謝。

答謝

另一種常見的邀請(qǐng)信是邀請(qǐng)參加會(huì)議、學(xué)術(shù)活動(dòng)、典禮、儀式等。邀請(qǐng)參加學(xué)術(shù)會(huì)議的信一般由會(huì)議組委會(huì)某一負(fù)責(zé)人來寫。也應(yīng)寫得熱情有禮，并對(duì)被邀請(qǐng)者得威望和學(xué)術(shù)水平等表示推崇和贊譽(yù)。應(yīng)寫明會(huì)議得名稱、時(shí)間、地點(diǎn)寄有關(guān)事宜，以便對(duì)方考慮好后再作決定。DearAlice,Ithinkyou’dbetterasksomeothercoupleforFriday.MyhusbandisinShanghaiandwon’tbebackforanotherweek.WaittillhehearswhatawonderfuleveninghemissedwithyouandFrank!Thanksforaskingus,Alice,I’mcertainlysorrywecan’tsay“yes”!YoursJane特殊信函二：感謝信

感謝信是用來對(duì)饋贈(zèng)禮物者或曾經(jīng)得到某人得關(guān)懷、照顧表示感謝。對(duì)他人得慰問信、祝賀信也要表示感謝。在西方國(guó)家，當(dāng)你在朋友或親友處小住一段時(shí)間，離開后，也應(yīng)該給對(duì)方寫一封短信表示感謝。感謝信應(yīng)寫得真摯，表達(dá)感激之情，不能給人一種草率得印象，由于感謝得對(duì)象、原因不同，感謝得內(nèi)容不同，用語也不一樣，應(yīng)作出適當(dāng)?shù)眠x擇。范例感謝他人給予禮物

DearSandy,Whenyouleftapackageformeyesterday,Ihaddifficultywaitinguntilmybirthdaytoopenit.Idon’tknowhowtothankyouforsuchanaffectivepresent.Itissomethingthatwillgivemepleasureforalongtimetocome.Pleaseacceptmysincerethanksandbestwishes.Cordially,Susan在西方得社交生活中，當(dāng)?shù)弥笥延喕?、結(jié)婚、生孩子、畢業(yè)、升職時(shí)，都要寫信表示祝賀，如若知道朋友過生日，也要寫上一封短箋表示祝賀。（其中一種形式就是賀卡）特殊信函三：祝賀信范例賀卡

MydearCarter,Congratulationsonyourrecentmarriage.Iwishyouandyourbridethebestofluck,andever-increasinghappinessastheyearsgoby.Sincerelyyours,Peter結(jié)婚

DearMartin,IknowhowhappyyouandJanemustbeatthenewsofyourpromotion.You’veworkedhard,andthenewtitleiswelldeserved.Mybestwishestoyou.Cordially,Bob升職特殊信函四：慰問信當(dāng)友人生病、受傷或者遇到了不幸或不順心的事時(shí)，特別需要?jiǎng)e人的安慰賀鼓勵(lì)。因此，寫慰問信是為了表達(dá)友誼、同情和鼓勵(lì)。應(yīng)寫得真誠(chéng)和關(guān)切，使對(duì)方受到安慰和鼓舞。千萬不要提到病人疾病得細(xì)節(jié)，及挫折得具體事實(shí)。DearJoe,Iwassorrytolearnthatyouhadnotbeensuccessfulintheexamination.AlthoughI’msendingyoumysympathyIfellyououghtnottobeundulydistressedattheresult.YouarestilleligibletositagainfortheexaminationandIamconfidentthatthistimenextyear,Ishallbesendingaletter,notsympathy,butofcongratulation.Mykindestregardsandbestwishes.Sincerelyyours,Suzan范例考試沒通過特殊信函五：道歉信自己因失誤或疏忽而做錯(cuò)了事，給他人帶來了麻煩或損失，應(yīng)立即寫信向?qū)Ψ降狼浮＿@種信應(yīng)寫明原因，務(wù)必坦誠(chéng)。

DearMr.May,Kindlyexcusemeformybeingabsentyesterdaymorning.Iwassuddenlytakenill,andhadtostayathome.Yourstruly,Sandy特殊信函六：投訴信當(dāng)顧客對(duì)服務(wù)不滿意，或者對(duì)所購(gòu)買的產(chǎn)品不滿意時(shí)，都由投訴得權(quán)利。寫投訴信時(shí)應(yīng)說明投訴的事實(shí)，且要證據(jù)充分；明確提出自己的要求。但也不能太蠻橫無理。Feb.20thDearManager,LastMonday,Iboughtabooktitled“LoveStory”inyourbookstore.AsIwasinahurry,Ididn’treaditcarefullythen.WhenIgothome,Ifoundsomepagesofthebookwereleft.Ican’treaditsmoothly.Ishallaskyouwhyithappens,andwhetheritispossibleforyoutochangeanothercopyformeorformetogetmymoneyback.TrulyyoursTommy

特殊信函七：求職信

開頭段：說明信息來源，并說明寫作意圖。主體段：介紹相關(guān)工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷及個(gè)人本性，以表明你可以勝任這個(gè)職位。結(jié)尾段：表示強(qiáng)烈的期盼，并希望盡快得到答復(fù)。DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexp