英語書信寫作

第三章書信文件的英譯第一節(jié)

書信是應用文主要考試題型,包括自薦信、邀請信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。書信寫作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。什么樣的英文書信能讓收信人準確地理解寫信人的意圖，而又得體的傳達情感呢？一、清楚（Clarity）。書信的內容一定要寫得清楚、準確，讓人讀后能明確理解寫信人的目的、意圖。二、簡潔（Conciseness）。在人們的工作、生活中，大家都很容易接受簡潔、通順的語言，而繁雜冗長的語言只會令人生厭。所以寫書信時應該避繁就簡，用簡短的段落、簡短的句子來構成一篇簡短易懂的書信。三、禮貌（Courtesy）。書信應寫得得體、有禮貌，同時要樸實，不要使人感到做作、虛偽。書信是傳遞信息、交流情感常用的方式之一。WuDefaDepartmentofGeologicalScienceTaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,030024Shanxi,China寄件人姓名地址Dr.Valip收件人姓名TaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,030024收件人地址信封的寫法英文書信通常包括下面幾個組成部分信頭(Heading)信內地址(InsideAddress)稱呼(Salutation)正文(Body)結束語(ComplimentaryClose)簽名(Signature)附件(Enclosure)副本轉送(CarbonCopies)再啟(Postscript)等。英文書信的組成部分信頭先寫寄信人的地址，然后寫其他項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；最后一行寫發(fā)信日期。信頭并列式斜列式TaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,Shanxi,030024,People’sRepublicofChinaMay.12,201479YingzeStreet

Taiyuan,ShanxiPeople’sRepublicofChina12May.,2014

并列式斜列式信內地址信內地址即收信人的姓名和地址它要寫在信紙的左上角.低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。順序:先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行.再寫地址，可占二至四行。Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式No.35MiddleSchool,79YingzeStreetTaiyuan,030024信內地址收信人地址DearMrs.Yang,IamastudentfromTaiyuanUniversity…正文每段開頭右縮進約五個字母Sincerelyyours,YangTao結束語及簽名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

信頭寄信人的地址和日期JuniorClass1Dept.ofEducationTaiyuanUniversity79YingzeStreetTaiyuan,030024May.12,2014稱呼模板樣式不認識的人：DearSir/Madam認識但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr.朋友：DearMike稱呼寫給機關、團體或不認識的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長者或上級：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…結束語情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但關系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love信件常用稱呼和落款用法附件信件若有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件，則應寫Encls.副本轉送信件若有副本轉送，應在左下角注明CC.再啟再啟部分用來補充正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的文件中更應避免使用。如果有可用P.S.補敘英文書信的書寫7C原則：Completeness（完整）

Clarity（清楚）

Concreteness（具體）Conciseness（簡明）

Correctness（正確）

Courtesy（謙恭）

Consideration（諒解）書信正文1.完整

一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系，可以避免由于疏漏所導致的訴訟；一封書信寫得是否完整，建議用5個W來檢驗。（1）什么What（2）何時When（3）何地Where（4）何人Who（5）怎樣How（6）為什么Why2.清楚

清楚是指寫信者必須將所需傳遞的信息表達清楚。3.具體

書信中的具體原則指信要寫得具體明確。4.簡潔

書信應行文流暢、言簡意賅，避免冗長。7.諒解

寫信時要處處從對方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。5.正確

英文書信中，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，所引用的材料、數據等也應準確無誤。6.謙恭

語言要有禮且謙遜，及時回信也是禮貌的表現。邀請信是邀請某人進午餐、晚餐，參加宴會、茶話會、舞會，觀看戲劇、電影及邀請參加學術活動、出席儀式、典禮等社交活動的信函。根據社交活動的性質、場合不同，通常運用不同的邀請方式。（其中一種就是請柬）特殊信函一：邀請信范例邀請看電影

DearJane,WehavefourticketsforafamousfilmshownatGuangmingCinema,TheLongestDay,Friday,theninth.WillyouandLinMingjoinus?We’llbelookingforyouateightsharpFridaynightinfrontofthecinema,sodon’tdisappointus!Warmestregards.Alice

當收到邀請信后，應該回信明確表示是否接受邀請，以便別人好安排活動，并應對別人的邀請表示感謝。

答謝

另一種常見的邀請信是邀請參加會議、學術活動、典禮、儀式等。邀請參加學術會議的信一般由會議組委會某一負責人來寫。也應寫得熱情有禮，并對被邀請者得威望和學術水平等表示推崇和贊譽。應寫明會議得名稱、時間、地點寄有關事宜，以便對方考慮好后再作決定。DearAlice,Ithinkyou’dbetterasksomeothercoupleforFriday.MyhusbandisinShanghaiandwon’tbebackforanotherweek.WaittillhehearswhatawonderfuleveninghemissedwithyouandFrank!Thanksforaskingus,Alice,I’mcertainlysorrywecan’tsay“yes”!YoursJane特殊信函二：感謝信

感謝信是用來對饋贈禮物者或曾經得到某人得關懷、照顧表示感謝。對他人得慰問信、祝賀信也要表示感謝。在西方國家，當你在朋友或親友處小住一段時間，離開后，也應該給對方寫一封短信表示感謝。感謝信應寫得真摯，表達感激之情，不能給人一種草率得印象，由于感謝得對象、原因不同，感謝得內容不同，用語也不一樣，應作出適當得選擇。范例感謝他人給予禮物

DearSandy,Whenyouleftapackageformeyesterday,Ihaddifficultywaitinguntilmybirthdaytoopenit.Idon’tknowhowtothankyouforsuchanaffectivepresent.Itissomethingthatwillgivemepleasureforalongtimetocome.Pleaseacceptmysincerethanksandbestwishes.Cordially,Susan在西方得社交生活中，當得知朋友訂婚、結婚、生孩子、畢業(yè)、升職時，都要寫信表示祝賀，如若知道朋友過生日，也要寫上一封短箋表示祝賀。（其中一種形式就是賀卡）特殊信函三：祝賀信范例賀卡

MydearCarter,Congratulationsonyourrecentmarriage.Iwishyouandyourbridethebestofluck,andever-increasinghappinessastheyearsgoby.Sincerelyyours,Peter結婚

DearMartin,IknowhowhappyyouandJanemustbeatthenewsofyourpromotion.You’veworkedhard,andthenewtitleiswelldeserved.Mybestwishestoyou.Cordially,Bob升職特殊信函四：慰問信當友人生病、受傷或者遇到了不幸或不順心的事時，特別需要別人的安慰賀鼓勵。因此，寫慰問信是為了表達友誼、同情和鼓勵。應寫得真誠和關切，使對方受到安慰和鼓舞。千萬不要提到病人疾病得細節(jié)，及挫折得具體事實。DearJoe,Iwassorrytolearnthatyouhadnotbeensuccessfulintheexamination.AlthoughI’msendingyoumysympathyIfellyououghtnottobeundulydistressedattheresult.YouarestilleligibletositagainfortheexaminationandIamconfidentthatthistimenextyear,Ishallbesendingaletter,notsympathy,butofcongratulation.Mykindestregardsandbestwishes.Sincerelyyours,Suzan范例考試沒通過特殊信函五：道歉信自己因失誤或疏忽而做錯了事，給他人帶來了麻煩或損失，應立即寫信向對方道歉。這種信應寫明原因，務必坦誠。

DearMr.May,Kindlyexcusemeformybeingabsentyesterdaymorning.Iwassuddenlytakenill,andhadtostayathome.Yourstruly,Sandy特殊信函六：投訴信當顧客對服務不滿意，或者對所購買的產品不滿意時，都由投訴得權利。寫投訴信時應說明投訴的事實，且要證據充分；明確提出自己的要求。但也不能太蠻橫無理。Feb.20thDearManager,LastMonday,Iboughtabooktitled“LoveStory”inyourbookstore.AsIwasinahurry,Ididn’treaditcarefullythen.WhenIgothome,Ifoundsomepagesofthebookwereleft.Ican’treaditsmoothly.Ishallaskyouwhyithappens,andwhetheritispossibleforyoutochangeanothercopyformeorformetogetmymoneyback.TrulyyoursTommy

特殊信函七：求職信

開頭段：說明信息來源，并說明寫作意圖。主體段：介紹相關工作經歷、學習經歷及個人本性，以表明你可以勝任這個職位。結尾段：表示強烈的期盼，并希望盡快得到答復。DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexp