學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦詳細(xì)流程

一、會(huì)議前期通知定會(huì)議日期，請(qǐng)專家（包括嘉賓和授課專家）。擬定會(huì)議通知紅頭文件，包括會(huì)議介紹，主辦、協(xié)辦單位，會(huì)議時(shí)間、低點(diǎn)，是否收注冊(cè)費(fèi)，學(xué)分等，會(huì)議聯(lián)系人等。附會(huì)議議程，參會(huì)回執(zhí)。通知發(fā)放四種方式：郵件、微信H5動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)（帶報(bào)名功能）、信件、電話。應(yīng)有專人通知和統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員，方便會(huì)場(chǎng)大小準(zhǔn)備、用餐、學(xué)分等數(shù)量限制。二、專家聯(lián)系（專人負(fù)責(zé)）聯(lián)系專家，告知會(huì)議時(shí)間以及專家授課具體時(shí)間。索要專家課件和個(gè)人簡(jiǎn)歷。課件用于印刷會(huì)議資料，簡(jiǎn)歷用于宣傳和主持人介紹。專家接送：包括往返接送，會(huì)場(chǎng)與酒店接送。協(xié)商完畢后，告知專家接送事宜。去酒店查看，是否有早餐等專家如果提前1天到，會(huì)議負(fù)責(zé)人應(yīng)去酒店接見(jiàn)。三、會(huì)場(chǎng)前期準(zhǔn)備會(huì)議資料：包括講課PPT,廠家宣傳資料，筆記本，筆。會(huì)議資料袋、胸牌。會(huì)場(chǎng)橫幅，背景墻，展架，指引牌等根據(jù)參會(huì)人數(shù)，是否準(zhǔn)備學(xué)分票、餐票等。會(huì)場(chǎng)拍照人員，合影地點(diǎn)（有車占用需提前預(yù)定位置）。會(huì)議當(dāng)天專家就餐地點(diǎn)預(yù)定，參會(huì)人員就餐（盒飯、自助、圍桌）四、會(huì)議前一天準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置完畢。可準(zhǔn)備一些背景音樂(lè)。茶歇食品、盆等，礦泉水，是否準(zhǔn)備咖啡、茶等（備茶杯、開(kāi)水）3?調(diào)試投影、舞臺(tái)燈光控制（留工作人員電話，以防現(xiàn)場(chǎng)故障）、PPT（激光筆）、話筒（至少3個(gè)，講者1個(gè)，主持1個(gè)，提問(wèn)1個(gè)，其中1個(gè)無(wú)線麥）等。臺(tái)簽。上主席臺(tái)的臺(tái)簽要準(zhǔn)備2份，主席臺(tái)1份，第一排1份。簽到表、筆等人員分組：①簽到、注冊(cè)；②PPT、講者主持臺(tái)簽更換；③茶歇嘉賓是否準(zhǔn)備講稿五、會(huì)議當(dāng)天報(bào)到組：報(bào)到、注冊(cè)，發(fā)放資料等，根據(jù)報(bào)到人數(shù)，反饋就餐人數(shù)，訂飯。專家接待組：接待專家入場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)控制組：提前拷貝講者PPT，主委定好主席臺(tái)就坐嘉賓，排好臺(tái)簽順序。開(kāi)幕式結(jié)束后，集體合影?，F(xiàn)場(chǎng)控制組需搬離主席臺(tái)桌椅，留主持人桌椅，放講者簡(jiǎn)介（或提前給主持人）、水等。講臺(tái)更換講者臺(tái)簽。5.準(zhǔn)備茶歇六、就餐1.如果是盒飯，全部人員坐于原位，工作人發(fā)盒飯，避免混亂。2.專家