文檔管理課件

文檔管理文檔管理文字是人類用來交流的符號系統(tǒng)，是紀錄思想和事件的書寫形式。一般認為，文字是一個民族進入文明社會的重要標志！

既可以作名詞又可以作形聲使用。作為名詞比較常見，是存放、保存的意思。文字檔

文件檔案管理范圍:1本公司對外文件的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文件;1.2本公司的各種工作計劃.統(tǒng)計報表及簡報;1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同.協(xié)議書等文件材料;1.4本公司職工勞動.工資.福利方面的文件材料.1.5本公司大記事及反映本公司重要活動、公司獲得的社會榮譽資料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。1.6公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記……等方面的文件材料.1.7公司股東會議形成的文件材料;與公司經(jīng)營活動有關(guān)的文本、電子信息、各類制品。1.8資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)1.9公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);1.10生產(chǎn)進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、初設(shè)、修改、完工資料圖紙;1.11公司及各部門年度工作計劃及資金計劃;1.12公司有效證照、證件、印章及復(fù)印件等具有法律效力及保存價值的文件;1.13公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記記錄等。1.14員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;1.15其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品。

2.1.公司文檔建立的同時，必須編碼在冊，編碼以公司、部門、文檔保密級別、建立文檔日期、文件編號為基準；2.2文檔編號統(tǒng)一由公司總經(jīng)辦審批管理，除總經(jīng)辦以外，任何人不得私自編寫或更改文件編號，違者將以擾亂公司管理秩序，依據(jù)公司制度予以處理。2.3文案的立卷必須統(tǒng)一規(guī)范，公司制度文件或其它受控文檔外加邊框，正文采用四號宋體（14號），每頁左上角加注公司商標，啟頁右上角注明文檔編號、制作文件日期、文件管理級別、文件名稱、版次、頁碼。2.4文案的立卷必須統(tǒng)一規(guī)范，公司制度文件或其它受控文檔外加邊框，正文采用四號宋體（14號）（另：會議記錄文件采用小四號宋體），左上角加注公司商標，啟頁右上角注明文檔編號，每頁右上角標明文檔名稱，頁腳統(tǒng)一編碼（如-1-、-2-、-3-以此類推?。?。序號的編排與分列均用阿拉伯數(shù)字（如1、1.1、1.1.1往后排列，以此類推?。?.文件保密分類管理：3.1公司文件分為絕密文件、受控文件.非受控文件及公開文件。文件的密級由文件提交人提議，總經(jīng)辦主任核定密級。3.2文件資料的保密級別：3.2.1絕密級別：（代號1）閱文條件：起搞人、送達對象。3.2.2受控文件：（代號2）傳閱條件：起稿人、送達對象、總經(jīng)辦管理人員、項目參與執(zhí)行人員或部門主管以上管理人員；受控文件保密管理有關(guān)規(guī)定參照《受控文件管理制度》執(zhí)行！受控文件加裝復(fù)制時，必須經(jīng)檔案室管理員辦理相關(guān)登記手續(xù)，否則按泄密加重論處！

文檔管理分類電子文檔3.2.3非受控文件：（代號3）傳閱條件：僅限于公司內(nèi)部傳閱或業(yè)務(wù)客戶、加工協(xié)作方文件傳達；3.2.5對已到保密期限的文件要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)辦鑒定解密，對解密文件作一般檔案管理，及時提供利用。3.2.6公開文檔：（代號4）公司海報.宣傳報刊.公司廣告文案.公司各類積極進步新聞刊物；3.2.7企業(yè)文化資料：.（代號5）與公司有關(guān)的電子版文件資料、企業(yè)文化用品、字畫及工藝制品；3.2.8絕密文件：公司客戶及市場信息等關(guān)鍵性文件；核心技術(shù)文件；公司重大事項有關(guān)的特殊文件（依據(jù)總經(jīng)理指示歸類?。?；未經(jīng)總經(jīng)理審批仍需待定的公司議案及文件。.3.2.9受控文件：設(shè)計文件（包括圖紙表格）工藝文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、工藝定額明細表、通用工藝和操作規(guī)程）；質(zhì)檢文件（包括企業(yè)標準、檢驗規(guī)范）；管理文件（包括質(zhì)量手冊、程序文件、管理流程、管理制度）3.2.10非受控文件：公司內(nèi)部通知告示文件；生產(chǎn)排單及各部門日常工作流通文件；外協(xié)加工方、供應(yīng)商相關(guān)信息傳達文件；3.2.11公開文件：公司海報.宣傳報刊.公司廣告文案.公司各類積極進步新聞刊物。

4.文件收集編寫管理流程：（見圖1）

文檔信息相關(guān)部門總經(jīng)辦收集文檔總經(jīng)理形成文件整理文件、歸類審核！圖2文檔收集流程4.1文件管理的收集由相關(guān)部門整理產(chǎn)生文件資料，上交至總經(jīng)辦嚴格按照文檔制作要求形成文件，由部門主管與總經(jīng)辦共同審核后建立檔案；文件立卷由總經(jīng)辦歸類、排序、編目成冊后上交總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)審核，最后經(jīng)總經(jīng)理審批形成文件。（見圖2）4.2文件執(zhí)行過程中，任何單位或個人不得隨意更改文件內(nèi)容，違者將予以擾亂管理秩序嚴肅處理。4.3頁面設(shè)置時，正文頁邊距保持上2.00厘米、下0.50厘米、左1.3厘米，右1.0厘米。方向一般采用為縱向，無法使用縱向設(shè)置時，可采用橫向設(shè)置。左1.3CM頁腳0.50CM右1.0CM頁眉2.00CM.文件內(nèi)容分成若干章、條、款、項、目進行敘述，編號方法是采取阿拉伯數(shù)字加圓點制，圓點加在阿拉伯數(shù)字右下角，以作分隔。例如：章條款項目

1．1.11.1.11.1.1.11.1.1.1.1超過目以下的敘述內(nèi)容，采用（1）（2）（3）阿拉伯數(shù)字外加括號標注段落，超過此段落的采用①②③敘述，超過此內(nèi)容分段的采用英語大寫字母、小寫字母、羅馬字母、拉丁字母以此類推！

.5.文件檔案的變更升級管理流程：5.1公司文件資料如需變更的，必須逐級上報至公司總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦通知相關(guān)部門商議文件更改事項，合議通過以后，由總經(jīng)辦擬定同更改文件相關(guān)的文件條款，經(jīng)總經(jīng)理審閱批復(fù)后形成正式文檔；（見圖4）5.2總經(jīng)辦、檔案室、各相關(guān)部門，對更改文件相關(guān)資料文件條款涉及內(nèi)容的變更，必須經(jīng)相關(guān)部門合議更改，檔案室對更改文件的歸檔要注明更改版次、電子檔案目錄、更改記錄等相關(guān)文件的變更?？沙掷m(xù)、可提升！

文檔保管總經(jīng)辦執(zhí)行文件檔案保管主管文件責(zé)任人明確文件內(nèi)明確文件內(nèi)容、保管要求、形成文件保管標準！總經(jīng)辦形成文件保管環(huán)境結(jié)束圖6文件檔案的防護保管7.7聲像材料用文字標出聲像的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。7.8文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期五至十年左右，短期為五年以下，一年以上。7.9確定公司檔案保管期限的原則：7.9.1凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。7.9.2凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

7.9.3凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。7.10所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。7.11公司檔案室為電腦檔案管理責(zé)任單位。公司所有員工須到檔案室對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各檔案室須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。7.12文件檔案的防護保管，參照文件檔案防護保管流程執(zhí)行！.

8.文件檔案的借閱8.1各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)文件需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。8.2公司各部門借閱非本部門業(yè)務(wù)文件，必須經(jīng)公司總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準。8.3借閱文件必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點并在登記薄上注銷。8.4借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)總經(jīng)辦批準。8.5有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準。8.6借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)總經(jīng)辦批準。借閱9.文件檔案的鑒定與銷毀9.1總經(jīng)辦定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。9.2檔案鑒定工作由總經(jīng)辦主任主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。9.3檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可銷毀。9.4銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀鑒定檔案銷毀單位檔案室管理員組織成立銷毀鑒定組對銷毀檔案鑒定總經(jīng)理批準編制檔案銷毀相關(guān)文件指定地點銷毀9.5.文件的回收與銷毀，凡發(fā)放改版文件或有過時失效文件時，必須對原文件立即回收并銷毀，發(fā)放與接收部門在各自原填寫的《登記卡》中，相應(yīng)欄簽署回

收信息及相互簽名；過時與失效文件由持有部門填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)批準后銷毀，銷毀文件各頁打上“報廢”章或廢紙?zhí)幚礓N毀，含有重要機密

信息的當場撕毀，《文件銷毀申請單》夾放于原登記文件夾中。

9.6文件的回收與銷毀：凡發(fā)放改版文件或有過時失效文件時必須對原文件立即回收并銷毀，發(fā)放與接收部門在各自原填寫的《文件發(fā)放登記表》中相應(yīng)欄簽署回收信息及相互簽名；過時與失效文件由持有部門文件銷毀申請，經(jīng)銷毀鑒定組批準后銷毀，銷毀文件各頁打上“報廢”章或廢紙?zhí)幚礓N毀，含有重要或機密信息的當場撕毀，文件銷毀清單夾放于原登記文件夾中。

10.文件檔案行政管理規(guī)定10.1凡違反公司文檔管理制度，無故延期