2023年會議接待方案范本

第6頁共6頁2023年會議接待方案范本為?確保各項會?議接待工作?的順利進行?，特擬定方?案如下：?一、會議主?題：客戶?培訓(xùn)二、?會議時間：?___年_?__月__?_日——_?__日三?、會議地點?：___蕭?山瑞萊克斯?酒店2樓楊?歧廳四、?參會人數(shù)：?___人左?右五、工?作職責(zé)（?一）會務(wù)期?間招待、安?排及接待工?作。做到態(tài)?度熱情，服?務(wù)周到，食?宿安全。?（二）會議?會場布置和?___工作?。（四）?做好出席會?議嘉賓、客?戶的___?聯(lián)絡(luò)工作。?（四）負(fù)?責(zé)___、?協(xié)調(diào)，會務(wù)?的方案設(shè)計?，各種票證?制作和物料?采購。（?五）做好賓?客的迎送、?住宿、乘車?等具體接待?事宜。（?六）___?好會務(wù)期間?客房、餐廳?、和會議室?的食品安全?、通信、設(shè)?備保障工作?。六、具?體工作任務(wù)?會前。會?議舉辦場所?確定后，與?領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會?議接待方案?費用標(biāo)準(zhǔn)等?。制定會議?工作人員服?務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及會?議接待流程?。（一）?準(zhǔn)備會議物?料（會務(wù)組?任務(wù)）1?、確定邀請?嘉賓及客戶?___、接?待資料、會?議配套的商?務(wù)服務(wù)，將?航班、車次?及抵達時間?報接待組。?2、確定?領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿?、簽到表、?會議指南、?會議日程等?，按要求根?據(jù)參會人數(shù)?印刷。3?、制作票證?：桌簽：1?5cm__?40cm，?簽到處__?_塊，簽約?處___塊?，住宿登記?處___塊?，導(dǎo)引路牌?___塊，?簽到登記表?___本。?為賓客們訂?制入場證，?工作人員工?作證、貴賓?席姓名臺卡?胸花、會議?用餐券。?4、統(tǒng)計人?數(shù)，提前訂?制嘉賓證、?畫冊、會議?指南、會議?日程等統(tǒng)一?裝袋。5?、根據(jù)會議?會場布置要?求準(zhǔn)備好廣?告牌、歡迎?標(biāo)語、宣傳?標(biāo)語、噴繪?、展架等設(shè)?計，制作。?（二）會?場布置：主?席臺搭建及?座區(qū)安排（?會務(wù)組任務(wù)?）。（1?）宣傳推廣?用品的準(zhǔn)備?：1、懸?掛橫幅。（?酒店門口和?會場內(nèi)部）?表示對各位?參會的嘉賓?和客戶的熱?烈歡迎。?2、導(dǎo)引牌?：（__?_個，擺放?在分岔口）?引導(dǎo)客戶按?照指定路線?到達會場?3、易拉寶?：（需要制?作三種內(nèi)容?的：a、主?講老師介紹?；b、主辦?方公司介紹?；c、主要?產(chǎn)品服務(wù)介?紹）分別擺?放在會場進?口的兩邊（?2）重點做?好會場以及?主席臺、嘉?賓席的布置?。做好座區(qū)?標(biāo)牌、并擺?放桌簽。?（3）做好?會議主席臺?鮮花擺放，?擺放的形式?為主席臺前?端一周擺放?鮮花。主席?臺后擺放高?大綠色植物?。臺面鋪設(shè)?紅地毯。嘉?賓桌上擺放?水果、礦泉?水等。（?4）根據(jù)會?務(wù)組要求布?置好（廣告?牌、會議標(biāo)?語、噴繪墻?、燈光、音?響、麥克風(fēng)?、多媒體、?投影儀及服?務(wù)員安排）?按部落實到?位。（5?）安排好公?司展示及宣?傳設(shè)備的擺?設(shè)位置，布?置好簽到簽?約臺。檢查?好通道暢通?、消防疏散?等情況，杜?絕安全隱患?的發(fā)生。?（6）在大?堂、樓層、?餐廳、會議?室、電梯等?處帖上會議?指引路牌。?（三）會?議報到安排?：成立生?活服小組負(fù)?責(zé)住房登記?（用餐）和?引導(dǎo)（引導(dǎo)?至房間、餐?廳、電梯、?會議室）?1、據(jù)酒店?提供的房況?表，會務(wù)組?人員要協(xié)商?確定參加會?議人員的房?間，選定專?家、門店培?訓(xùn)人員及主?要領(lǐng)導(dǎo)入住?的樓層、房?間類型、房?號、以及客?房消費品撤?銷等工作。?2、做好?與會人員的?聯(lián)絡(luò)和接待?工作。發(fā)放?相關(guān)資料、?卡證、餐券?等，分發(fā)房?間號統(tǒng)一辦?理入住手續(xù)?。3、向?嘉賓告知酒?店名稱、生?活組負(fù)責(zé)人?姓名，__?_等。4?、對接酒店?。做好接待?工作，叫早?服務(wù)、開會?時間提醒服?務(wù)。安排住?宿和___?日中餐、晚?餐和___?日早餐、中?餐，負(fù)責(zé)生?活安排，告?知注意事項?，做好食宿?接待各項準(zhǔn)?備工作以及?最后的退房?工作。5?、成立生活?服務(wù)組，具?體管理就餐?住宿事務(wù)，?確保會議期?間的生活服?務(wù)。安排用?餐時間人數(shù)?、菜單、標(biāo)?準(zhǔn)、形式、?酒水及主次?桌和其他相?關(guān)安排等工?作。備注?。培訓(xùn)人員?同性別的_?__人一個?房間（雙人?標(biāo)間），公?司工作人員?同樣安排，?各門店的老?板另外單獨?安排房間。?會中：?1。提前檢?查會議室以?及餐廳環(huán)境?衛(wèi)生，桌椅?擺設(shè)、餐具?的完好程度?，再次落實?菜單、茶點?及相關(guān)服務(wù)?到位情況。?2、確認(rèn)?并保障會議?期間會場防?盜、消防等?安全工作、?參會代表的?人、財、物?等安全工作?。杜絕工作?人員大聲喧?嘩、扎堆聊?天、吸煙?3、安排司?儀在會場入?口處迎接來?賓4、第?一時間解決?來賓提出的?合理建議或?問題，如果?客戶提出的?問題解決不?了的向上級?反映，不能?隱瞞不報或?越權(quán)處理。?5、確認(rèn)?特殊客人（?含相關(guān)部門?領(lǐng)導(dǎo)、__?_朋友、重?要客戶等）?的安排及接?待工作。?6、協(xié)調(diào)會?議期間的交?通工具的安?排。7、?代辦會議代?表返程及他?程的交通票?務(wù)及其他委?托代辦服務(wù)?。備注：（?第二天同樣?標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）?會后：?1、會議剩?余、可再利?用物資物料?等。2、?會務(wù)總結(jié)、?評估、會議?代表的意見?反饋及處理?。3、匯?總參會人員?的相關(guān)資料?。4、與?會議協(xié)辦方?的費用結(jié)算?工作。備注?。（第一天?會議結(jié)束后?，應(yīng)及時召?開總結(jié)會議?，總結(jié)當(dāng)天?問題，并落?實第二天會?議安排。）?七、人員?配置：（?一）會前布?置：1、?工作人員必?須在活動前?一天的下午?13：00?到達酒店，?先確定嘉賓?及客戶的房?間安排；1?4：00去?會場開始布?景布置；1?6：00完?成布景，開?始節(jié)目演練?彩排；18?：30結(jié)束?演練彩排。?2、工作?人員于__?_日上午0?8。30準(zhǔn)?時安排就位?，設(shè)接待人?員六名（四?人負(fù)責(zé)現(xiàn)場?接待，兩人?負(fù)責(zé)房卡辦?理手續(xù)）。?（二）會?中布置。安?排三名我公?司員工，進?行會中服務(wù)?，一名工作?人員將為講?師服務(wù)，配?合講師順利?完成此次培?訓(xùn)；一名工?作人員負(fù)責(zé)?會場內(nèi)引領(lǐng)?疏導(dǎo)等工作?；另一名工?作人員負(fù)責(zé)?相關(guān)物品的?保管與禮品?發(fā)放。（?三）會后布?置。培訓(xùn)完?畢后，可按?兩名員工，?進行疏導(dǎo)與?會人員離開?會場，引領(lǐng)?他們前往餐?廳用餐，用?晚餐后再重?新引導(dǎo)回會?場繼續(xù)開展?會議培訓(xùn)，?晚餐也參照?此流程。?（四）總結(jié)?會。當(dāng)日活?動結(jié)束后，?所有工作人?員必須在指?定房間參加?會議，總結(jié)?當(dāng)天活動問?題，提出建?議，同時進?一步落實第?二天活動安?排。（五?）分組安排?：總指揮：?章總現(xiàn)場協(xié)?調(diào)：林老師?1、生活?服務(wù)組：湯?娟（組長）?、吳婷、李?娟、___?靜、謝小釵?、李統(tǒng)行?湯娟和謝小?釵：負(fù)責(zé)和?酒店對接住?宿事務(wù)以及?簽到臺簽到?工作。其他?人：分別負(fù)?責(zé)對自己服?務(wù)的店家人?員開展接待?引領(lǐng)、住宿?手續(xù)辦理、?用餐引領(lǐng)、?服務(wù)咨詢等?事務(wù)。2?、會務(wù)組：?吳小慈（組?長）、黃春?蕊、朱紹業(yè)?、高彥寧、?陳馨皓、王?奎、章杰?吳小慈：負(fù)?責(zé)會場座次?擺設(shè)、餐廳?餐位擺設(shè)、?引領(lǐng)設(shè)置以?及現(xiàn)場和酒?店方對接等?工作黃春?蕊：負(fù)責(zé)所?有的會議物?資管理王奎?：負(fù)責(zé)車輛?管理和現(xiàn)場?拍照工作?朱紹業(yè)：負(fù)?責(zé)宣傳物品?管理、會場?設(shè)備對接以?及現(xiàn)場裝點?布置的工作?章杰：協(xié)助?黃春蕊高?彥寧、陳馨?皓?，F(xiàn)場機?動安排，無?特殊安排時?主要協(xié)助吳?小慈現(xiàn)場舞?臺對接工作?。備注：?（所有工作?人員在活動?期間必須統(tǒng)?一穿工裝）?八、接待?禮