事業(yè)單位檔案管理改革方向

隨著信息技術(shù)的不斷開展，事業(yè)單位實施的檔案管理工作逐漸由原本人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，這在一定程度上推動了事業(yè)單位的整體改革進(jìn)程，也促使檔案管理工作步入全新的開展階段。開展改革工作時，應(yīng)注重運用全新開展理念，將現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代管理模式與檔案管理結(jié)合在一起，充分發(fā)揮改革優(yōu)勢，以表達(dá)檔案管理工作實施的高效性。新形勢下事業(yè)單位針對檔案管理進(jìn)行改革的重要現(xiàn)實意義首先，緊跟時代腳步。新形勢下事業(yè)單位針對檔案管理開展改革，可以使自身開展緊跟時代腳步。事業(yè)單位加強對科學(xué)技術(shù)的運用，利用科學(xué)技術(shù)開展有效管理，在極大程度上提高了管理效率，減少了管理本錢，這對事業(yè)單位實現(xiàn)長遠(yuǎn)開展產(chǎn)生了有利影響；同時還可以運用現(xiàn)代化手段進(jìn)行資料存儲。其次，便于存儲利用。新形勢下，檔案管理由原本的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚沟霉芾砉ぷ鞲颖憬?，且管理過程中的載體也發(fā)生了變化，由紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案,這也促使管理進(jìn)入了全新階段。當(dāng)前實施的檔案管理與傳統(tǒng)模式相比，無論是存儲檔案還是使用檔案都更為便利，并且檔案不會因外部因素出現(xiàn)喪失、損壞等問題，所占據(jù)的空間也很小，保管起來更具優(yōu)勢。傳統(tǒng)管理中因檔案為紙質(zhì)的，整理起來較為復(fù)雜，查詢時比擬麻煩，也不能對檔案詳細(xì)劃分，如果要使用檔案，很難第一時間找出，且運用這種方式還存在信息不精確等問題。新形勢下，檔案管理信息精確、劃分詳細(xì)、分類整齊，檔案查詢工作也十分便利，獲取流程更加方便，同時檔案利用缺乏這一問題也得以有效解決。最后，促進(jìn)檔案事業(yè)開展。檔案管理和其他類型管理有所不同,工作內(nèi)容較為復(fù)雜，實施檔案管理時需多種因素支持，其中包括物力、人力，如此才能使管理工作充分落到實處。同時，檔案管理連貫性比擬明顯。新形勢下對檔案管理工作進(jìn)行改革時，要制定科學(xué)方案，充分結(jié)合信息技術(shù)，明確管理中存在的缺乏之處，不斷總結(jié)經(jīng)驗，為今后檔案管理工作提供有效參考。事業(yè)單位開展檔案管理工作需遵循的基本原那么靈活兼顧規(guī)范檔案管理工作需嚴(yán)格執(zhí)行國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，要將管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化充分表達(dá)出來。但是管理工作也不能千篇一律，不同事業(yè)單位規(guī)模有所不同，工作特點也存在差異性，因此，制度規(guī)范、管理方式不能統(tǒng)一要求，而是需結(jié)合自身實際開展特點不斷總結(jié)、探索，以形成客觀全面的管理模式和更具規(guī)范性與靈活性的管理方法。權(quán)益結(jié)合職責(zé)進(jìn)行檔案管理時，工作人員需明確自身的工作權(quán)限、工作范圍，以制訂工作任務(wù)、工作目標(biāo)、歸檔日期等，此外，還需對檔案的使用進(jìn)行不定期的指導(dǎo)與檢查。在職責(zé)明確的情況下，要重視保護(hù)工作人員的權(quán)益，防止工作人員工作熱情受到不良影響。因此，明確職責(zé)與權(quán)益十分重要。動、靜態(tài)相結(jié)合事業(yè)單位要想實現(xiàn)長久、穩(wěn)定的開展，就需注重管理工作的實施，但是管理工作往往不會處于一成不變的狀態(tài)，需適應(yīng)事業(yè)單位的開展變化。因此，檔案管理要不斷結(jié)合單位實際情況，學(xué)習(xí)先進(jìn)的方法，促進(jìn)管理工作的不斷完善。新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀未能對檔案管理形成科學(xué)認(rèn)識事業(yè)單位在實施檔案管理的過程中，對管理工作未能形成科學(xué)、全面的認(rèn)識，對檔案管理工作的認(rèn)識還處于初級階段。局部事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理并不十分重視，認(rèn)為檔案管理發(fā)揮的作用并不大,只關(guān)注效益實現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)的言行對工作人員會產(chǎn)生比擬大的影響，這種錯誤的認(rèn)識會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)較多問題，且難以得到有效的解決。此外，局部事業(yè)單位在檔案管理方面的投入比擬少，甚至存在一人多職的現(xiàn)象，這對檔案管理的高效實施勢必會產(chǎn)生不良影響。檔案管理工作較為煩瑣，相關(guān)工作人員在開展管理工作時，應(yīng)充分認(rèn)識到其重要性。一般情況下，檔案管理工作范圍比擬廣泛，會涉及事業(yè)單位所對應(yīng)的開展歷史、開展規(guī)劃、開展案例等，而這些均屬于檔案管理工作的重要內(nèi)容。信息化時代下，網(wǎng)絡(luò)和人們之間的聯(lián)系十分緊密，在人們工作、生活中的作用日益顯著，在此情況下，人們的生活和工作都發(fā)生了較大變化。但是，就當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理實施現(xiàn)狀來講，信息化管理并未獲得充分利用，局部單位管理仍然運用傳統(tǒng)方法，造成大量精力、時間的浪費，工作效率也相對較低，事業(yè)單位的實際開展需要難以得到充分滿足。近幾年，在社會迅速開展的背景下，檔案管理的工作量與以往相比明顯增加，整體工作程序也變得更為煩瑣，亟須解決管理中所存在的問題。管理人員素質(zhì)水平有待提升檔案管理工作的工作人員要具備良好的專業(yè)素質(zhì)。但是實際上，很多工作人員在工作中態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺少工作積極性，認(rèn)為工作狀態(tài)并不會對自身待遇產(chǎn)生影響,對檔案管理的重要價值沒有形成充分、全面的認(rèn)識，這導(dǎo)致其在工作中會出現(xiàn)缺乏責(zé)任意識、態(tài)度不夠端正等問題。同時檔案管理在方式上存在滯后性，也并未在其中注入新鮮血液，局部事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，素質(zhì)水平較低，接受新鮮事物的能力較差，信息技術(shù)思想意識相對較弱，在管理工作時仍然運用傳統(tǒng)手段，導(dǎo)致管理工作在實施時信息化程度相對較低。除此之外，管理人員的信息化管理意識相對較差，無法滿足信息化建設(shè)的需要。信息化水平相對不高當(dāng)前事業(yè)單位已經(jīng)普遍認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理實施的重要性，但是管理工作在實際開展過程中，并未將檔案管理和信息技術(shù)充分結(jié)合在一起，也沒有完善、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在對原始資料進(jìn)行歸檔保存時，工作人員的操作缺乏規(guī)范性。同時，檔案管理在運用信息系統(tǒng)后，檢索檔案流程未得到簡化，造成檔案信息難以及時共享，使得管理效率受到影響，相關(guān)工作人員在檔案管理工作的過程中，往往會在整理檔案上花費較多時間，這種情況主要是信息化水平不高導(dǎo)致的。未能形成科學(xué)合理的管理制度檔案管理工作要想充分表達(dá)出科學(xué)性、合理性，往往需要合理的管理制度作為保證，這樣才能使事業(yè)單位不斷開展。但是當(dāng)前事業(yè)單位對檔案管理并未制定合理、科學(xué)的管理制度，造成檔案管理工作部門實施檔案管理時缺少明確、科學(xué)的制度規(guī)范，在收集信息、處理信息時，也沒有統(tǒng)一且科學(xué)的模式，造成檔案管理比擬混亂，這都不利于檔案的保管和利用。新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革方式給予檔案管理充分重視首先，更新管理理念。檔案管理應(yīng)表達(dá)出服務(wù)化，新形勢下，事業(yè)單位需給予檔案管理充分重視，保證檔案管理緊跟時代腳步，做到與時俱進(jìn)，積極創(chuàng)新。具體實施時，事業(yè)單位需發(fā)揮服務(wù)功能，在傳統(tǒng)管理模式中，事業(yè)單位自身服務(wù)功能難以充分發(fā)揮，工作人員服務(wù)意識較差。近幾年，隨著檔案數(shù)量的增加，檔案管理更需注重表達(dá)精準(zhǔn)性，發(fā)揮服務(wù)功能，這就需要基于多角度、多層面分析不同層次、不同階段的需求，并結(jié)合需求實施針對性較強的服務(wù)，注重表達(dá)服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)功能應(yīng)表達(dá)出綜合性,檔案管理應(yīng)全面分析實際需求，重視潛在服務(wù)的提供，進(jìn)而使服務(wù)功能更為智能。同時管理內(nèi)容應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)，管理工作需加強利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，注重使用電子檔案。就當(dāng)前事業(yè)單位開展現(xiàn)狀來講，檔案管理實施網(wǎng)絡(luò)化處于初步階段，但是網(wǎng)絡(luò)化是開展的主要方向，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化可以使服務(wù)范圍變得更廣泛，服務(wù)形式變得更多樣，以促進(jìn)檔案管理的高效性。在此過程中，需考慮到網(wǎng)絡(luò)化存在的風(fēng)險性，其中包括黑客攻擊、病毒入侵等，從而有效展開風(fēng)險防范，充分保證管理工作的整體平安性。筆者在實際工作中，結(jié)合管理改革需要，對自身工作實踐進(jìn)行合理安排，服從領(lǐng)導(dǎo)作出的安排，同時發(fā)揮自身能動意識，不斷進(jìn)行思想創(chuàng)新與突破，盡量在工作中積極表現(xiàn)，并對檔案管理中存在的各種問題給予充分重視，以推動管理改革的實施。提升人員綜合素質(zhì)人才對于單位的開展很重要。因此，事業(yè)單位做好對檔案管理人員的培訓(xùn)工作是十分必要的，要充分重視發(fā)揮人才的作用。首先，結(jié)合實際情況，實施科學(xué)培訓(xùn)計劃，提高工作人員整體管理水平，積極開展人才隊伍建設(shè)工作。具體實施時，可以制訂短期計劃與長期計劃兩種。就短期計劃來講，需結(jié)合事業(yè)單位實際開展，旨在解決當(dāng)前急需解決的問題，進(jìn)而為事業(yè)單位實現(xiàn)快速開展提供良好條件。就長期培訓(xùn)來講，可以制定管理開展方向，運用階段性方式開展人員培訓(xùn)，從而保證事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)開展。其次，培訓(xùn)工作不僅要培養(yǎng)檔案管理人員的專注性，也需引導(dǎo)工作人員從思想層面認(rèn)識到管理工作的重要性，培養(yǎng)工作人員一絲不茍的工作態(tài)度，使其在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高自身整體工作水平。再次，要為管理工作注入全新血液，充分發(fā)揮管理人員的作用。最后，制訂激勵制度，對于工作認(rèn)真的人員要給予一定的獎勵，態(tài)度不認(rèn)真的人員要有一定的懲罰，以提升管理水平。除此以外，管理人員需樹立服務(wù)意識，由原本被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，以及系統(tǒng)分析各項工作的實際情況，做好檔案資源的優(yōu)化處理。還可以構(gòu)建檔案查詢相關(guān)平臺，借助嚴(yán)格、高效的管理檔案加以借閱、查詢，推開工作順利進(jìn)行，保證檔案管理改革工作的整體效果。增加信息化建設(shè)投入檔案管理工作中的信息化建設(shè)需獲得基礎(chǔ)設(shè)備的支持，獲得資金、經(jīng)費的支撐。首先，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理重要性，增加在設(shè)備方面、技術(shù)方面的整體投入，并且結(jié)合信息技術(shù)變化速度進(jìn)行適當(dāng)投入，防止頻繁更換設(shè)備導(dǎo)致經(jīng)費耗盡。其次，資金支持、技術(shù)支持應(yīng)納入管理規(guī)定中，合理規(guī)劃、科學(xué)安排資金使用，防止出現(xiàn)資金浪費現(xiàn)象。通過信息化建設(shè)，事業(yè)單位可以通過云端服務(wù)器，節(jié)省購買硬件的資金；事業(yè)單位還可以運用智能操作系統(tǒng)，節(jié)省人力本錢，保證管理工作質(zhì)量。再次，需引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，使檔案管理與事業(yè)單位實際發(fā)展需要相適應(yīng)，完善管理改革具體標(biāo)準(zhǔn)，表達(dá)管理工作的針對性，增強管理改革整體的合理性，促使事業(yè)單位朝著更好的方向開展。最后，需檢查硬件設(shè)備、軟件設(shè)備的穩(wěn)定性以及平安性，促使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用變得更加平安，防止檔案信息出現(xiàn)喪失情況。完善檔案管理相關(guān)制度新形勢下，事業(yè)單位開展檔案管理時，需加大整體執(zhí)行力度，加強檔案管理各項工作的信息化管理。首先，管理人員需做好自身基本工作，其中主要包括資料收集、資料歸檔、資料管理，使管理工作的實施可以準(zhǔn)確、及時地為事業(yè)單位的有效開展提供參考。其次，相關(guān)部門需加強人員管理，制定明確、清晰的考核機制，其主要包括管理對象、管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作更加清晰、標(biāo)準(zhǔn)，以保證管理工作水平。再次，增強工作人員的信息化意識，使其通過充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。最后，結(jié)合事業(yè)單位實際開展情況制訂長期規(guī)劃，保證行動目標(biāo)更加具體、清晰，檔案管理與事業(yè)單位管理要充分結(jié)合在一起，并運用管理平臺確保管理的有效性。檔案管理制定的構(gòu)建，為檔案管理工作的實施指明了方向，明確了檔案管理工作的主要內(nèi)容，使檔案管理工作變得更具針對性、合理性。總之，事業(yè)單位開展檔案管理工作，需根據(jù)自身實際情況，客觀分析具體問題，綜合運用多種手段和多樣方法，積極開展管理實踐，通過不斷的研究與探索以獲得檔案管理改革的科學(xué)方案，表達(dá)改革工作的合理性。同時管理人員應(yīng)加強自身建設(shè)，認(rèn)識到工作中存在的缺乏，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理流程，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，推動事業(yè)單位快速、穩(wěn)定開展。參考文獻(xiàn)[1]侯文娟.新形勢下醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公自動化,2021,26(21):47-49.［2］李慶娜.信息化開展對機關(guān)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理帶來的改變［〕］.城建檔案,2021(10):37-38.［3］劉暢通，王瑩.大數(shù)據(jù)時代國有企業(yè)檔案管理開展的機遇