第 創(chuàng)建與使用表

會計學1第創(chuàng)建與使用表4.1

創(chuàng)建表

表是關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基本結構，是關于特定主題數(shù)據(jù)的集合。與其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)一樣，Access中的表也是由結構和數(shù)據(jù)兩部分組成。

輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

使用模板創(chuàng)建表

使用表設計器創(chuàng)建表

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輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表是指在空白數(shù)據(jù)表中添加字段名和數(shù)據(jù)，同時Access會根據(jù)輸入的記錄自動地指定字段類型。

4.1.1輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表第2頁/共14頁

使用模板創(chuàng)建表是一種快速建表的方式，這是由于Access在模板中內(nèi)置了一些常見的示例表，這些表中都包含了足夠多的字段名，用戶可以根據(jù)需要在數(shù)據(jù)表中添加和刪除字段。

4.1.2使用模板創(chuàng)建表第3頁/共14頁

表設計器是一種可視化工具，用于設計和編輯數(shù)據(jù)庫中的表。該方法以設計器所提供的設計視圖為界面，引導用戶通過人機交互來完成對表的定義。利用表向導創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表在修改時也需要使用表設計器。

4.1.3使用表設計器創(chuàng)建表第4頁/共14頁4.2設置字段屬性

使用設計視圖創(chuàng)建表是Access中最常用的方法之一，在設計視圖中，用戶可以為字段設置屬性。在Access數(shù)據(jù)表中，每一個字段的可用屬性取決于為該字段選擇的數(shù)據(jù)類型。本節(jié)將詳細地講述字段屬性的設置方法，以及如何在設計視圖中修改數(shù)據(jù)表。

字段數(shù)據(jù)類型

選擇數(shù)據(jù)格式

改變字段大小

輸入掩碼設置有效性規(guī)則和有效性文本設定表的索引字段的其他屬性第5頁/共14頁Access2007定義了11種數(shù)據(jù)類型，在表設計窗口“數(shù)據(jù)類型”單元格的下拉列表中顯示了11種數(shù)據(jù)類型。有關數(shù)據(jù)類型的詳細說明如表所示。

4.2.1字段數(shù)據(jù)類型數(shù)

據(jù)

類

型使

用

說

明字

段

大

小文本(Text)文本類型或文本與數(shù)字類型的結合，與數(shù)字類型一樣，都不需要計算，例如姓名最多可用255個字符或是由FieldSize屬性設置長度。MicrosoftAccess不會為文本字段中未用的部分保留空格備注(Memo)長文本類型或文本與數(shù)字類型的組合最多可用640000個字符數(shù)字(Number)用于數(shù)學計算中的數(shù)值數(shù)據(jù)。關于如何設定特殊數(shù)字類型，可以查看FieldSize屬性的說明1、2、4或8個字節(jié)日期/時間(Date/Time)日期/時間數(shù)值得設定范圍為100~9999年8個字節(jié)貨幣(Currency)用于數(shù)學計算的貨幣數(shù)值與數(shù)值數(shù)據(jù)，包含小數(shù)點后1~4位。整數(shù)位最多有15位8個字節(jié)第6頁/共14頁自動編號(AutoNumber)每當向表中添加一條新的記錄時，由Access指定的一個惟一的順序號(每次遞增1)或隨機數(shù)。自動編號字段不能更新4個字節(jié)是/否(Yes/No)“是”和“否”的數(shù)值與字段只包含兩個數(shù)值(True/False或On/Off)中的一個1位超級鏈接(Hyperlink)保存超級鏈接的字段。超級鏈接可以是某個文件的路徑UNC路徑或URL最長為64000個字節(jié)OLE對象(OLEObject)聯(lián)接或內(nèi)嵌于Access數(shù)據(jù)表中的對象，可以是Excel電子表、Word文件、圖形、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)最多可用10億字節(jié)，受限于所用的磁盤空間查詢向導(LookupWizard)創(chuàng)建字段，該字段將允許使用組合框來選擇另一個表或一個列表中的值。從數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項，將打開向導以進行定義通常為4個字節(jié)附件可以將多個文件存儲在單個字段之中，也可以將多種類型的文件存儲在單個字段之中最多可以附加2GB的數(shù)據(jù)，單個文件的大小不得超過256MB(續(xù)表) 第7頁/共14頁Access允許為字段數(shù)據(jù)選擇一種格式，“數(shù)字”、“日期/時間”和“是/否”字段都可以選擇數(shù)據(jù)格式。選擇數(shù)據(jù)格式可以確保數(shù)據(jù)表示方式的一致性。

4.2.2選擇數(shù)據(jù)格式第8頁/共14頁Access允許更改字段默認的字符數(shù)。改變字段大小可以保證字符數(shù)目不超過特定限制，從而減少數(shù)據(jù)輸入錯誤。

4.2.3改變自動大小第9頁/共14頁“輸入掩碼”屬性用于設置字段、文本框以及組合框中的數(shù)據(jù)格式，并可對允許輸入的數(shù)值類型進行控制。要設置字段的“輸入掩碼”屬性，可以使用Access自帶的“輸入掩碼向導”來完成。例如設置電話號碼字段時，可以使用掩碼引導用戶準確地輸入格式為()-

。

4.2.4輸入掩碼第10頁/共14頁

當輸入數(shù)據(jù)時，有時會將數(shù)據(jù)輸入錯誤，如將薪資多輸入一個0，或輸入一個不合理的日期。事實上，這些錯誤可以利用“有效性規(guī)則”和“有效性文本”兩個屬性來避免。“有效性規(guī)則”屬性可輸入公式(可以是比較或邏輯運算組成的表達式)，用在將來輸入數(shù)據(jù)時，對該字段上的數(shù)據(jù)進行查核工作，如查核是否輸入數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)是否超過范圍等；“有效性文本”屬性可以輸入一些要通知使用者的提示信息，當輸入的數(shù)據(jù)有錯誤或不符合公式時，自動彈出提示信息。

4.2.5設置有效性規(guī)則和有效性文本第11頁/共14頁

簡單的說，索引就是搜索或排序的根據(jù)。也就是說，當為某一字段建立了索引，可以顯著加快以該字段為依據(jù)的查找、排序和查詢等操作。但是，并不是將所有字段都建立索引，搜索的速度就會達到最快。這是因為，索引建立的越多，占用的內(nèi)存空間就會越大，這樣會減慢添加、刪除和更新記錄的速度。設置表的主鍵

創(chuàng)建索引

4.2.6設置表的索引第12頁/共14頁

在表設計視