Oracle采購管理培訓(xùn)資料(一)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商檔案采購員設(shè)置審批層次單據(jù)控制危險類代碼檢驗代碼自動來源供應(yīng)商項目目錄冊業(yè)務(wù)流程請購單詢價單報價單采購定單接收檢驗入庫退貨采購模塊培訓(xùn)內(nèi)容可以建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱、編號和地址。供應(yīng)商管理1可以在線的查詢供應(yīng)商信息?？梢越㈦S機(jī)的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報告。可以合并供應(yīng)商。可以建立供應(yīng)商列表。采購員設(shè)置2采購員只能建立自己的采購訂單。在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負(fù)責(zé)。在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購員采購件的分類。例如：采購員A負(fù)責(zé)采購五金類；采購員B負(fù)責(zé)采購機(jī)電類；思考：采購員是否需要負(fù)責(zé)采購不同的物料分類。審批層次3審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由誰來審批；并且若某人無權(quán)審批時，又由誰來審批。審批層次由以下要素組成：雇員:在采購中即是參與采購業(yè)務(wù)的人員。工作(job)：在采購業(yè)務(wù)中指采購、審批、計劃。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。審批層次結(jié)構(gòu)3.1審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)。例如：若工作包括采購、審批；職位包括采購員、供應(yīng)課課長、資材總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理；雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔(dān)任不同職務(wù)。則審批層次可為:采購審批采購員財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理資材總監(jiān)供應(yīng)科科長采購員采購審批審批審批ABCDEF思考：若要建立采購審批層次，需要哪些數(shù)據(jù)。單據(jù)控制4單據(jù)指的是采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本。如請購單、采購訂單等等。單據(jù)控制包含三類：單據(jù)的安全級別單據(jù)的訪問級別單據(jù)批準(zhǔn)的規(guī)則單據(jù)控制通過嚴(yán)格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能操作單據(jù)，影響采購業(yè)務(wù)。單據(jù)的安全級別4.1單據(jù)的安全級別用來表明誰能存取單據(jù)。安全級別有4種：公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。私有的：單據(jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。采購的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。層次的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者的用戶。例如：設(shè)置計劃采購訂單為私有的，則只有輸入計劃采購訂單和審批該訂單的人可以存取。設(shè)置采購請購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據(jù)人和提出請購者能存取該單據(jù)。單據(jù)的訪問級別4.2單據(jù)的訪問級別用來確定能存取單據(jù)的用戶能對單據(jù)做怎樣的操作。訪問級別有3種：僅查看：只允許查看單據(jù)?？尚薷模嚎刹榭?、修改、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。注意：Oracle中有兩個訪問選項級別高于以上訪問級別，自己可審批：若該選項為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批；審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。注意：建立單據(jù)者對自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。系統(tǒng)的訪問控制對已存在的單據(jù)作用；用戶若能進(jìn)入建立單據(jù)的窗口，就能建立單據(jù)。單據(jù)的審批規(guī)則4.3審批規(guī)則通過職位、審批權(quán)限、單據(jù)類型構(gòu)成。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。單據(jù)類型：采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標(biāo)準(zhǔn)請購單、內(nèi)部請購單、一攬子協(xié)議、計劃采購訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。審批權(quán)限：可以控制以下幾方面的權(quán)限?？颇?、分類、金額、位置。例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設(shè)置為采購訂單，10000元，五金類。單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成4.3.1審批批規(guī)規(guī)則則確確定定了了某某職職位位對對某某單單據(jù)據(jù)類類型型具具有有怎怎樣樣的的審審批批權(quán)權(quán)限限。。例如如：：供應(yīng)應(yīng)科科科科長長可可審審批批標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)請請購購單單，，可審審批批10萬萬元元的的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)采采購購訂訂單單資材材總總監(jiān)監(jiān)可可審審批批計計劃劃采采購購訂訂單單，，可審審批批100萬萬元元的的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)采采購購訂訂單單供應(yīng)應(yīng)科科科科長長審審批批標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)請請購購單單10萬萬元元資材材總總監(jiān)監(jiān)審審批批標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)采采購購訂訂單單100萬萬元元思考考：：審審批批權(quán)權(quán)限限應(yīng)應(yīng)該該如如何何設(shè)設(shè)置置危險類代碼5危險險類類是是對對具具有有危危險險的的物物料料的的分分類類。。其其代代碼碼會會出出現(xiàn)現(xiàn)在在采采購訂訂單單上上，，提提供供給給供供應(yīng)應(yīng)商商以以保保證證以以相相應(yīng)應(yīng)的的安安全全手手段段運運輸輸物料料。。例如如：：易燃燃類類易爆爆類類劇毒毒類類放射射類類思考：危危險類代代碼提供供給供應(yīng)應(yīng)商的作作用和企企業(yè)會有有哪些危危險類。。檢驗代碼6檢驗代碼碼用于接接收檢驗驗時分配配給該次次接收的的物料，，表明該物料的的質(zhì)量等等級。例如：一一等品A二等品B三等品C不合格D自動來源7自動來源源規(guī)則確確定了在在建立標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)采購購訂單時時，價格格可自動出現(xiàn)。?？刹樵冊儓髢r單單。在自動規(guī)規(guī)則中，，指明了了物品、、供應(yīng)商商和單據(jù)據(jù)（報價價單或計計劃采購購訂單）例如：在在自動來來源規(guī)則則中設(shè)置置A物品由由供應(yīng)商商B、C提供，，現(xiàn)有與與B有關(guān)關(guān)的標(biāo)價價單D和和與C有有關(guān)的報價D和和計劃采采購訂單單E。在建立采采購A的的訂單時時，我們們可以根根據(jù)自動動來源規(guī)規(guī)則尋找找相應(yīng)價格。思考：如如何應(yīng)用用自動來來源規(guī)則則。供應(yīng)商目錄冊8供應(yīng)商項項目目錄錄冊用來來查詢物物品的歷歷史價格格、自動動規(guī)則等情況。。若曾經(jīng)采采購過某某物品，，即系統(tǒng)統(tǒng)中存在在采購訂訂單，則則在建立立新的采采購訂單時，可可以從供供應(yīng)商項項目目錄錄冊中查查到相應(yīng)應(yīng)的情況況，從而而得到比比較合理的價格格。思考：使使用供應(yīng)應(yīng)商項目目目錄冊冊的優(yōu)點點。業(yè)務(wù)流程9采購申清審批申請詢價報價采購定單接收物品采購計劃批準(zhǔn)發(fā)票,付款采購請求9.1請購單：：反映物物料需求求的單據(jù)據(jù)。請購購行為是是采購行行為的一個開始始。請購單可可以手工工輸入，，也以由由模板生生成。采購詢價9.2詢價單是是反映本本方需求求，要求求供應(yīng)商商作出回回答的單單據(jù)。在詢價單單中，有有物品、、數(shù)量、、日期、、發(fā)貨等等信息。。建立詢價價單后可可輸入供供應(yīng)商的的清單，，表示該該詢價單單要發(fā)給給哪些供供應(yīng)商，并且且可注明明反饋途途徑，如如：Mail、、傳真等等。報價單是是供應(yīng)商商對詢價價單的反反饋。在建立采采購訂單單時，可可以引用用報價單單。采購訂單9.3采購訂單單：用來來明確表表示一次次采購業(yè)業(yè)務(wù)。采購訂單單中包含含了訂單單應(yīng)包含含的信息息。如定定購的物物品，數(shù)數(shù)量，價價格，要貨時間間，發(fā)貨貨情況，，接收情情況和付付款、運運費等其其它條款款。采購訂單單需要審審批，原原因是價價格的存存在。所所以采購購訂單可可能會存存在多版本，，所以采采購訂單單不同于于采購合合同。采購訂單類型9.3.1采購訂單單類型用用來表示示與供應(yīng)應(yīng)商的一一種業(yè)務(wù)務(wù)類型。。比較：標(biāo)準(zhǔn)采購購訂單：：表示一一次采購購，適用用于緊急急采購和和零星采采購。包包含了訂單單應(yīng)有的的信息。。計劃采購購訂單：：表示長長期定購購，適用用與供應(yīng)應(yīng)商的一一攬定購購。包含含了含了訂訂單應(yīng)有有的信息息。一攬子協(xié)協(xié)議：與與計劃采采購訂單單類似，，但沒有有價格信信息，只只有總金金額。合同采購購訂單：：與一攬攬子協(xié)議議類似，，但沒有有物品信信息。使用：除除標(biāo)準(zhǔn)采采購訂單單外，其其它類型型在使用用時需要要下達(dá)審審批成為為實際訂單。思考：計計劃采購購訂單、、一攬子子訂單、、標(biāo)準(zhǔn)采采購訂單單和合同同采購訂訂單的用法。采購訂單建立9.3.2采購訂單單建立有有手工和和自動兩兩種。手工：手工建立立訂單，，輸入必必要信息息提交審審批。自動：采購訂單單建立有有兩種方方式。1.通過過請購單單匯總，，自動生生成采購購訂單。。2.下達(dá)達(dá)采購計計劃訂單單、一攬攬子計劃劃和合同同訂單。。采購接收9.4采購接收收選項：：用來控控制采購購接收時時各種可可能性。。采購接收收路徑：：用來控控制接收收是否檢檢查，是是否直接接入庫采購接收選項9.4.1采購接收收選項：：用來控控制采購購接收時時各種可可能性。。允許替代代接收：：是否可可以用替替代品代代替定購購物品。。允許未定定購接收收：訂單單上沒有有定購的的物品是是否可接接收。允許快速速接收：：是否可可以一次次性按訂訂單全部部接收。。接收日期期容限：：到貨日日期是否否允許有有差異，，允許該該如何反反應(yīng)。接收數(shù)量量容限：：到貨數(shù)數(shù)量是否否允許有有差異，，允許該該如何反反應(yīng)。是否強(qiáng)制制收貨地地：供應(yīng)應(yīng)商將物物品發(fā)往往其它地地是否可可接收。。采購接收路徑9.4.2采購接收收路徑有有三種類類型。標(biāo)準(zhǔn)接收收：接收收和入庫庫分兩次次做。直接接收收：接收收入庫一一次完成成。需要檢查查：接收收后經(jīng)檢檢驗合格格才能入入庫。接收入庫接收地點點接收入庫接收檢驗入庫合格不合格接收9.4.2.1接收：表表示貨到到，并不不表示認(rèn)認(rèn)可該批批貨物。。接收要根根據(jù)采購購訂單做做接收。。在作接接收時，，可以通通過查找找窗口，，根據(jù)一定的的條件尋尋找可接接收的訂訂單。例如：以以某供應(yīng)應(yīng)商為條條件，可可接收有有該供應(yīng)應(yīng)商的訂訂單。若要進(jìn)行行未定購購接收，，可在查查找窗口口標(biāo)注未未定購。。一次接收收以接收收單據(jù)號號為標(biāo)志志。不同同批次的的接收可可記錄在在同一單單據(jù)號。在接收時時輸入物物品、接接收數(shù)量量后，可可以選擇擇標(biāo)準(zhǔn)接接收或快快速接收收。檢驗9.4.2.2檢驗：物物料檢驗驗的評價價可用質(zhì)質(zhì)量代碼碼標(biāo)識。。一次檢驗驗必須根根據(jù)接收收單而來來。同樣樣可以在在查找窗窗口中輸輸入一定定條件來查找相相應(yīng)的接接收單。。檢驗后的的動作只只要接受受和拒絕絕兩種。。對于合合格或不不合格的的物料，，可以在質(zhì)量代代碼中標(biāo)