市場檔案資料管理措施

市場檔案資料管理措施市場檔案資料管理措施1檔案管理運作環(huán)節(jié)資料的收集建立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，實施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；取绷惫芾?，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內容，從實際需要出發(fā)，擴大信息資料的來源，從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料，從空間上講是指市場物業(yè)構成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一樹一木都有詳細的資料收集。資料分類整理資料歸檔管理歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進行分類保存。根據(jù)實際需要，XX的管理應擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。檔案的出、入室都有嚴格的規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出，入室時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。檔案的管理環(huán)境必須做到”三防”，即防火、防潮、防變質。檔案的運用采用先進的檢索軟件，逐步建立電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。外部網(wǎng)：與廣大經(jīng)營者及業(yè)主、主管部門進行聯(lián)網(wǎng)，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作監(jiān)督和檢查。內部網(wǎng)：管理處內部聯(lián)網(wǎng)，運用現(xiàn)代化辦公手段和設施，對文件進行分級管理、分層使用。2檔案資料的類別2.1檔案資料大體分為市場物業(yè)管理政策、法規(guī)資料，竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、經(jīng)營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。管理檔案資料（含經(jīng)營者及業(yè)主檔案、裝修管理檔案巡視記錄）名稱資料內容物業(yè)資料小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設施資料住戶資料A：住戶遷入資料，經(jīng)營者遷入資料B：經(jīng)營者，住戶人員檔案C：經(jīng)營者，住戶維修檔案事務資料A：事務值班表B：事務交接記錄表C:經(jīng)營者及業(yè)主搬出（入）物品登記表D:日常事務巡視記錄E：經(jīng)營者及業(yè)主回訪登記表合格分承其他資料A：維修申請表（附圖紙）B：維修工程隊安全責任書C：臨時施工人員登記表D：施工單位營業(yè)執(zhí)照投訴與回訪及其他管理服務名稱資料內容維修資料A：維修申報表B：維修服務派工單C：維修回訪記錄表D：公共設施維修記錄治安交通管理資料A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B：查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶C：物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄D：車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議設備管理資料A：公用設施保養(yǎng)維修記錄B：各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄C：設備維修保養(yǎng)記錄D：設備檢查記錄市場社區(qū)文化資料A：活動計劃實施方案、總結記錄B：文化活動圖片及錄像記錄C：傳媒報導員工管理資料A：員工個人資料、聘用表B：員工業(yè)績考核及獎懲記錄C：員工培訓計劃及實施記錄D：員工培訓考核記錄E:員工外出考評及參加演練記錄F:員工住房及內務管理記錄業(yè)主反饋資料A：服務質量回訪記錄表B：業(yè)主意見調查、統(tǒng)計記錄C：經(jīng)營者及業(yè)主投訴及處理記錄表行政文件資料A：市場管理處主管值班及督察記錄B：政府部門文件C：市場物業(yè)公司及主管領導部門文件D：