會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案及其特點會計檔案管理制度會計檔案歸檔會計檔案整理會計檔案排列會計檔案編號會計檔案編目會計檔案銷毀會計檔案移交會計檔案及其特點

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。上述概念包含兩層含義：

1.會計檔案是會計核算的產物。

會計檔案主要指會計憑證、會計賬簿和財務報告等。財務會計管理活動中形成的會計工作政策法規(guī)、預算、計劃、總結、請示批復、制度辦法等不屬于會計檔案范疇。

2.會計檔案是重要的憑證和史料。

會計檔案以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經濟活動，具有很強的憑證性，不僅是各單位經濟業(yè)務活動的重要依據(jù)，而且對保護國家財產，執(zhí)行國家財經紀律起到監(jiān)督作用，此外還是研究經濟發(fā)展史的珍貴史料。

會計檔案有以下四個特點:

1.會計檔案形成范圍的普遍性。

無論國家機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位，以及按規(guī)定應建立賬戶的個體工商戶和其他組織，凡是

具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。

2.會計核算材料之間的連續(xù)性。

從會計核算過程看，先有會計憑證；然后依據(jù)會計憑證填寫會計賬簿；最后，根據(jù)賬簿匯總編制會計報表，進行財務說明與分析，形成財務報告。以上三者各工作環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，互相制約。會計核算材料之間的連續(xù)性超過了其他種類的檔案文件材料之間的聯(lián)系。3.會計檔案類別的穩(wěn)定性。

會計工作種類繁多，有單位預算會計、工業(yè)會計、農業(yè)會計、商業(yè)會計、銀行會計、稅收會計、總預算會計等，雖然遍布于各個領域，但是其基本內容成份主要有三個方面；即會計憑證、會計賬簿和財務報告。這種類別的穩(wěn)定性是會計檔案區(qū)別于其他檔案種類的重要標志之一。4.會計檔案外在形式的多樣性。

會計專業(yè)的性質決定了會計檔案形式的多樣化。會計賬簿有訂本式、活頁式、卡片式三種。財務報告因為有文字、表格、數(shù)據(jù)等，出現(xiàn)了8開、16開或A4的紙張規(guī)格，以及會計電算化打印輸出的會計核算材料等。會計憑證在不同行業(yè)，其外形更是大小各異，長短參差不齊。會計檔案管理制度

會計檔案管理制度由兩部分組成：一是《檔案法》、《會計法》中的有關會計檔案管理的條款；二是國家和省級財政部門與檔案行政管理部門聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》等規(guī)定、規(guī)范、標準：1.《會計法》

1985年制定，1999年10月修訂通過的《會計法》，對建立會計檔案工作，制定會計檔案管理辦法，配備會計檔案管理人員，以及違反會計檔案管理規(guī)定所應承擔的法律責任等作了明確的規(guī)定。2.《會計檔案管理辦法》

財政部、國家檔案局1984年6月制定、1998年10月修訂的《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的歸檔、保管、利用，鑒定、銷毀、移交及會計電算化檔案等管理工作做了全面的具體規(guī)定。3.《福建省會計檔案基礎工作規(guī)范》

2000年10月福建省財政廳、省檔案局根據(jù)《會計檔案管理辦法》，結合我省會計檔案工作實際，制定了《福建省會計檔案基礎工作規(guī)范》，進一步統(tǒng)一了全省會計檔案的整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等工作規(guī)范和程序。4.《會計檔案案卷格式》

檔案行業(yè)標準《會計檔案案卷格式》（DA/T39—2008）規(guī)定了會計檔案卷盒及其有關表格的項目設置、規(guī)格、質量要求，適用于各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織。會計檔案歸檔

會計檔案歸檔是指財會部門將辦理完畢且具有保存價值的會計核算材料經系統(tǒng)整理后移交檔案室或檔案館保存的過程。為了保證會計檔案收集的齊全、完整與準確，必須建立嚴格的會計檔案歸檔制度。會計檔案歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求三個方面的內容。（一）會計檔案歸檔范圍

1.會計憑證。會計憑證是記錄經濟業(yè)務，明確經濟責任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)，是會計核算活動中最初形成的、重要的核算材料。會計憑證按填寫程序和用途可分為原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

2.會計賬簿。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)系統(tǒng)地記錄和反映各項經濟活動過程和結果的簿籍，是編制財務報告的重要依據(jù)。會計賬簿是會計核算的主要材料，按其用途可分為：總賬（也稱總分類賬）、明細賬（如現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、經費支出明細賬等）、固定資產賬、輔助賬簿（也稱備查賬簿）、其他會計賬簿等。

會計賬簿的外形一般有訂本式、活頁式和卡片式三種。訂本式賬簿，是指賬簿在啟用之前，已將賬頁統(tǒng)一編號裝訂成冊的硬皮本賬簿?；铐撌劫~簿和卡片式賬簿是將賬頁放置于活頁夾中或卡片盒內的賬簿，這兩種賬簿便于記賬人員的使用，但賬頁不固定，容易散失或被抽換。

3.財務報告。財務報告是根據(jù)日常會計核算材料定期編制的書面報告，它由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成，是綜合反映一定時期的資產負債和所有者權益狀況、以及某一特定時期經營成果和現(xiàn)金流動情況的書面會計文件，是非常重要的核算材料。

財務報告的種類較多，按報告編制的時間分，有月度、季度、年度財務報告；按報告編制單位分，有單位財務報告、匯總財務報告；按報告的內容或名稱分，有企業(yè)的資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、行政事業(yè)單位的經費執(zhí)行報表、資金活動報表等；按報告的服務對象分，有內部報告和外部報告。

4.其他核算材料。其他核算材料是指銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等。銀行存款余額調節(jié)表是補充性的說明材料，銀行對賬單是各單位核對銀行賬目的重要依據(jù)。此外，還有會計檔案管理中的會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，也屬于會計檔案歸檔范圍。（二）會計檔案的歸檔時間

會計檔案的歸檔時間，是指會計機構將會計核算材料整理后，向本單位檔案機構移交的時間?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。”（三）會計檔案的歸檔要求

1．收集、整理應符合規(guī)范。應歸檔的會計核算材料要求齊全、完整，準確，分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)，案卷題名簡明確切，裝訂美觀結實，編目科學清晰，便于查找利用。

2.保持原封裝。移交歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

3.簽章項目要完整。會計憑證封面、財務報告封面、備考表與會計賬簿啟用表、經管人員一覽表、賬戶目錄等應按規(guī)定，由經手人、會計機構負責人（會計主管人員）、主管會計工作的負責人、單位負責人簽字蓋章，設置總會計師的單位還須由總會計師簽名并蓋章。

4.嚴格辦理交接手續(xù)。會計檔案歸檔時，會計機構和檔案機構必須逐卷認真清點，一一核準后，交接雙方應按規(guī)定要求在會計檔案移交清冊上履行簽字蓋章手續(xù)，移交清冊應明確交接人員、時間、數(shù)量，交接雙方應各存一份。會計檔案整理

會計檔案整理就是將零散和需要進一步條理化的會計核算材料，通過分類、組卷、排列、編目，組成一個有序體系的過程。（一）會計檔案由誰整理

會計檔案的整理要堅持由會計機構負責整理的制度。《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。”

會計人員對會計核算材料的真實準確負有法律責任，會計人員進行會計核算材料的整理，既是會計人員職責和職業(yè)的要求，也是會計檔案的管理特點。檔案人員（指檔案機構的人員）可參與會計檔案的分類、整理方案的確定并進行檔案業(yè)務指導，但不應介入會計核算材料的分類、組卷工作，更不能采取包辦代替整理組卷。（二）會計檔案分類法

會計類型分類法即以會計類型為標準，對會計檔案進行分類的方法。如分為稅收計劃、稅收會計、經費會計、單位預算會計等。會計年度分類法，即以會計年度時間為標準，對會計檔案進行分類的方法。

會計形式分類法，即以會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計核算材料等會計檔案形式為標準，對會計檔案進行分類的辦法。

會計機構分類法即是以會計核算組織機構為標準，對會計檔案進行分類的方法。

會計檔案保管期限分類法即以會計檔案保管期限為標準，對會計檔案進行分類的方法。

會計檔案分類一般不單獨使用一種分類方法，而是將兩種或兩種以上的分類方法聯(lián)合使用，稱之為“復式結構分類法”。如：年度—形式—保管期限分類法，形式—年度—保管期限分類法。

某行政機關2015年度會計檔案

會計憑證

會計賬簿

財務報告

其它保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限年度——形式——保管期限分類法（三）會計檔案保管期限的劃分

會計檔案保管期限劃分的依據(jù)是《會計檔案管理辦法》有關規(guī)定和會計檔案保管期限表。1.會計檔案保管期限的規(guī)定。（1）保管期限的種類。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，其中定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

永久保管期限的檔案主要是年度決算財務報告以及會計檔案保管清冊和銷毀清冊。這些檔案在各單位構成比重小但價值大。25年保管期限的檔案主要包括現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬以及稅收日記賬等。15年保管期限的檔案在各單位構成比例最大，數(shù)量多，主要包括：各類憑證、總賬、明細賬、日記賬以及檔案移交清冊等。

10年保管期限的檔案包括：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機關編送的報表、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）、國家金庫年報（決算）、基本建設撥、貸款年報（決算）、稅收會計報表（包括票證報表）。5年保管期限的檔案包括：銀行余額調節(jié)表、銀行對賬單、行政單位和事業(yè)單位的月度、季度財務報告等。3年保管期限的檔案包括：企業(yè)的月度、季度財務報告等。

（2）保管期限的計算。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管期限原則上應當按照《會計檔案管理辦法》附表所列期限執(zhí)行：各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記總賬5明細賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年月、季度財務報告10年度財政報告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節(jié)表5年15銀行對帳單5年財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注財政總預算行政單位事業(yè)單位稅收會計一會計憑證1國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證10年10年2各收入機關編送的報表10年3行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證15年包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表4各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年5財政總預算撥款憑證及其他會計憑證15年包括：撥款憑證和其他會計憑證6農牧業(yè)稅結算憑證15年二會計賬簿7日記賬15年15年8總賬15年15年15年9稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬10明細分類、分戶賬或登記簿15年15年15年11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年12行政單位和事業(yè)單位固定資產明細賬（卡片）行政單位和事單位固定資產報廢清理后保管5年三財務報告類13財政總預算永久14行政單位和事業(yè)單位決算10年永久

15稅收年度（決算）10年16國家金庫年報（決算）10年17基本建設撥、貸款年報（決算）10年18財政總預算會計旬報3年所屬單位報送的保管2年19財務總預算會計月、季度報表5年所屬單位報送的保管2年20行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表5年所屬單位報送的保管2年21稅收會計報表（包括票證報表）電報保管一年，所屬稅務機關報送的保管3年四其他類22會計移交清冊15年15年15年23會計檔案保管清冊永久永久永久24會計檔案銷毀清冊永久永久永久注：稅務機關的稅務經費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。

（三）會計核算材料的組卷方法與要求

會計核算材料的組卷，首先應當按照會計檔案的分類方法，把會計核算材料按不同類別分開，其次，在每一類別的材料中區(qū)分不同的保管期限；第三，按形成的時間順序，結合材料形成數(shù)量的多少，組成若干保管單位。

會計憑證的組卷

會計憑證需按月分開組卷，根據(jù)每月憑證的多少組成一卷或數(shù)卷。不同月份產生的憑證不能組合在一個案卷里。1.檢查。會計人員在月份結賬后，先區(qū)分不同憑證類別，再按憑證編號順序排列，第三，對各類憑證進行認真檢查。檢查內容有五個方面：

(1)對原始憑證進行復核審查，確認真?zhèn)危?/p>

(2)憑證編號有否漏號或顛倒；(3)所附原始憑證票據(jù)或附件折疊、粘貼是否整齊規(guī)范，一般原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證的長、寬度。左上角的兩條邊、線要直，無毛邊，呈直角；

(4)對于一些不便隨同記賬憑證一起裝訂或保管價值明顯不同的原始憑證，比如涉及外事、末了債權債務、工資名冊等，應單獨抽出裝訂和保管，并在原記賬憑證上注明抽出憑證的名稱、數(shù)量及其去向；(5)各類憑證區(qū)分是否準確。

2．拆除金屬物，修補破損：(1)去除憑證上的大頭針、回形針、釘書釘。(2)破綻的票據(jù)和附件要修補粘貼，重要內容殘缺的，要查清內容及時補齊，并在備考表或空白處說明情況。3.裝訂。會計憑證裝訂時應加封面和封底，并用棉線在會計憑證的左上角裝訂，憑證厚度以不超過2厘米為宜。

4.包角蓋騎縫章。會計憑證裝訂好后，應用封紙包角，并在包角處蓋上騎縫章。

5.填寫憑證封面。封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。

會計憑證封面會計憑證封面（1）單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國衛(wèi)生部”簡稱為“衛(wèi)生部”；“福建省人民政府財政廳”簡稱為“福建省財政廳”。不得簡稱“本部”、“本委”、“本省財政廳”等。會計憑證封面項目的填寫方法：

（2）會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉帳會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。

（3）時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

（4）冊數(shù)：填寫會計憑證的冊數(shù)。

（5）冊次：填寫本冊會計憑證的序號。（6）記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證起號和止號。（7）記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。（8）附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件張數(shù)。（9）會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。（10）會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。

（11）裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。（12）裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結束的時間。（13）備注：填寫該本憑證需要說明的事項。

6.裝盒。立好卷后，會計憑證還應加裝卷盒，一卷一盒。

會計檔案憑證盒正面格式會計檔案憑證盒正面格式尺寸

會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。

會計憑證盒正面項目的填寫方法：（1）單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間根據(jù)記帳憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與記帳憑證封面一致。（2）歸檔時間：填寫單位內財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月日。

（3）立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。（4）保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。（5）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。

（6）目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。（7）案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現(xiàn)重復的案卷號。會計憑證盒盒脊項目及填寫方法：會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、冊次、保管期限。盒脊項目與正面有關項目對應填寫。會計檔案憑證盒盒脊格式

會計賬簿的組卷

會計賬簿組卷時要按賬簿形成的特點區(qū)分會計年度，不同種類的賬簿分別組卷。1.各類賬簿扉頁的啟用及交接表和賬戶目錄（見下圖）應逐項填寫完整、規(guī)范，有關人員應簽章。帳簿啟用及接交表正面格式帳簿啟用及接交表背面格式

2．訂本賬（也稱死頁賬）應保持原樣，空白賬頁不能拆但須在記錄賬頁的最后一行上下畫一條線，以示結束使用，在卷末備考表寫明使用賬頁和空白賬頁的頁數(shù)。3.活頁式或卡片式的賬頁應將賬中的空白賬頁去掉后重新整理，分別在已記賬的賬頁正面的右上角和反面的左上角依次編頁號，活頁賬頁較少的，可將賬頁按科目內容依次間隔排列編號。

4.活頁式賬簿裝訂時應加封面（見下圖）與封底，采用棉線在左側裝訂，并在裝訂處用封簽密封，加蓋騎縫章。封面項目要填寫規(guī)范。訂本賬可直接裝入會計檔案盒，一般一本賬簿可作為一個案卷裝在一個會計檔案盒內。賬頁數(shù)量少的可幾種賬簿合裝在一個會計檔案盒。

××市××局會計賬簿類××市××局2015年度銀行存款往來賬起止時間自2015年1月1日至2015年12月31日止卷內頁號第1號至第100號保管期限

25年全宗號目錄號案卷號會計賬簿封面填寫示意5.跨年度使用的固定資產賬簿，可在使用完的那一年立卷，在賬簿封面上注明××年至××年，每本厚度不超過2厘米，并在裝訂處用封簽密封。

財務報告的組卷

財務報告組卷時，要按會計年度，結合保管期限分別組卷。財務報告是總結和反映各單位在一定時期內經濟活動的過程和結果，所以組卷時應按照規(guī)定的表格形式和指標體系整理。

1.財務報告案卷一般由財務報告封面、財務報告編制說明、財務情況分析、文字說明材料、各種會計報表、會計報表附注、財務報告的封底等構成。

2.會計報表組卷時要注意“四分開”：一是將月報、季報、年報分開組卷；二是本單位的報表與下屬單位的報表分開組卷；三是各級財政主管機關的報表較多，可按報表的名稱或報表所反映的地區(qū)和行業(yè)分開組卷；四是不同年度、不同保管期限的財務報告分開組卷。

3.編制頁碼。所有財務報告案卷均需在有數(shù)據(jù)或有文字的報表的正面右上角或背面左上角依順序編寫頁號。4.填寫卷內目錄。卷內目錄項目包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注。項目的填寫方法：（1）順序號：以卷內文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。

（2）責任者：填寫對檔案內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，即文件材料的署名者。（3）文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。（4）題名：即文件材料標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。

（5）日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20150619。（6）頁號：填寫卷內文件材料所在之頁的編號。（7）備注：在需要說明情況的文件材料欄內打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。卷內目錄格式

5.填寫備考表。卷內備考表項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間。項目的填寫方法：（1）本卷情況說明：填寫卷內文件材料（財務報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。

（2）立卷人：由負責立卷者簽名。（3）檢查人：由案卷質量審查者簽名。（4）立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。（5）檢查時間：填寫審查案卷質量的年月日。卷內備考表格式

6.填寫財務報告封面（見下圖）。財務報告案卷封面項目要填寫規(guī)范、齊全，要有單位負責人和主管會計負責人、會計主管人的簽名或蓋章，設置總會計師的單位還需由總會計師簽名并蓋章。同時案卷裝訂的密封處要加蓋財務專用章?！痢潦小痢辆重攧請蟾骖悺痢潦?/p>

××局2015年度財務報告起止時間自2015年1月1日至2015年12月31日止卷內頁號第1號至第36號保管期限永久全宗號目錄號案卷號

財務報告封面填寫示意目錄在前文件居中備考表在后封面封底卷皮折疊后裝訂前橫斷面視圖要形成兩個90度直角←目錄在前文件居中備考表在后封二封三卷皮折疊向卷脊方向翻開橫斷面視圖卷內材料要與卷脊內側緊貼裝訂部位“三孔一線裝訂法”穿針引線走勢見下圖

線頭在備考表背面和封三處打結錯誤的裝訂方法正確的裝訂方法其他會計核算材料的組卷

其它會計核算材料組卷時，應根據(jù)其內容及保管期限的異同分別立卷。銀行余額調節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要分別組卷。具體要求：1.按產生的年度組卷，一年一卷或一年數(shù)卷。2.卷內文件按時間順序排列，編寫頁號，卷首放置卷內文件目錄，卷尾放置備考表并規(guī)范填寫。3.用棉線在左側采用“三孔一線”裝訂方法裝訂。4.案卷封面要填寫清楚、規(guī)范。會計電算化紙質核算材料的組卷實行會計電算化的單位，其打印輸出的紙質會計核算材料應按上述紙質會計檔案要求整理立卷。會計檔案盒立體圖

會計檔案盒正面格式一會計檔案盒正面格式二

會計檔案盒項目及填寫方法：會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。正面項目的填寫方法：

1．全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

2．案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內容、類別，如：“××市××局××××年度（或上半年、下半年、季度）財務報告”、“××市××局××××年基金管理總帳”、“××市××××局××××年行政（或事業(yè)、或工會）現(xiàn)金日記帳”。文字力求簡煉、明確。

3．時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

4．卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內會計檔案的卷數(shù)和張數(shù)。

5．保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

6．全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。

7．案卷號：填寫本盒內會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

8．盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內按照案卷順序號裝盒的編號。會計檔案盒盒脊格式會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限。盒脊項目的填寫方法：年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他項目與正面項目填寫一致。會計檔案排列

（一）年度——形式（名稱）——保管期限把一個單位形成的會計檔案先按會計年度分開；在一個會計年度內再按財務報告、賬簿、憑證、其他等形式分開排列；在每種形式內按保管期限永久、25年、15年、10年、5年、3年的順序排列，期限長的排在前，期限短的排在后。年度形式（名稱）保管期限2014年度財務報告永久、l0年、5年、3年賬簿25年、15年憑證15年、l0年其他永久、15年、5年2015年度財務報告永久、10年、5年、3年賬簿25年、15年憑證15年、10年其他永久、l5年、5年…………年度——形式（名稱）——保管期限排列法

這種方法的優(yōu)點是：簡便易行，便于按照會計年度查找會計檔案，并可以充分地利用檔案庫房和裝具。不足之處在于排列不夠美觀，會計檔案的四個類別外形不盡一致，上架排列后會出現(xiàn)有高有低，大小不統(tǒng)一。這種方法適用于大多數(shù)中小型、會計檔案形成數(shù)量不多的單位，或只有一種會計類型的單位預算會計。

（二）年度——組織機構——形式（名稱）——保管期限

把一個單位形成的會計檔案先按會計年度分開；在一個會計年度內再按單位內部會計核算機構分開排列；在每個機構內按財務報告、賬簿、憑證、其他等形式結合保管期限分別排列。年度組織機構形式（名稱）保管期限2014年度預算處財務報告永久、l0年、5年、3年賬簿25年、15年憑證15年、l0年其他永久、15年、5年財務處財務報告永久、l0年、5年、3年賬簿25年、15年憑證15年、l0年其他永久、15年、5年2015年度以此類推年度——組織機構——形式（名稱）——保管期限排列法

這種方法的優(yōu)點是：年代清楚，能體現(xiàn)單位內部機構的會計檔案的完整性，便于按會計年度或會計核算組織機構查找會計檔案。不足之處在于排列不夠美觀。這種方法適用于各級財政主管機關、總預算會計單位、或所屬組織機構多的專業(yè)主管單位。

（三）年度——會計類型——形式（名稱）——保管期限

把一個單位形成的會計檔案先按會計年度分開；在一個會計年度內，會計檔案按會計稅收計劃、稅收會計、經費會計等會計類型排列；在每一類型內，會計檔案按報表、賬簿、憑證、其他等形式結合保管期限分別排列。年度會計類型形式保管期限2014年度稅收會計財務報告永久、l0年、5年、3年賬簿25年、15年憑證15年、l0年其他永久、15年、5年經費會計財務報告永久、l0年、5年、3年賬簿25年、15年憑證15年、l0年其他永久、15年、5年2015年度以此類推年度——會計類型——形式（名稱）——保管期限排列法

這種方法的優(yōu)點是：能夠反映不同類型會計活動的性質；保持檔案材料的內在聯(lián)系，能夠體現(xiàn)會計檔案的系統(tǒng)性；便于隨時查找和使用。不足之處在于各類型會計活動形成的會計檔案形式不同，排列起來有高有低，不夠整齊美觀。這種方法適用于稅務機關和有特定會計類型的專業(yè)單位。

（四）形式（名稱）——會計年度——保管期限

把全部會計檔案先按會計憑證、賬簿、財務報告、其他等四種形式分開排列；在每一種形式內，會計檔案按會計年度排列；在每一年度內，根據(jù)檔案保管期限排列。形式（名稱）2014年2015年財務報告永久、10年、5年、3年永久、10年、5年、3年賬簿25年、l5年25年、15年憑證15年、10年15年、10年其他永久、15年、5年永久、15年、5年形式（名稱）——會計年度——保管期限排列法這種方法優(yōu)點是：一個類別的會計檔案可集中排列，保持了類別的連貫性；便于按類別查找會計檔案；便于鑒定銷毀；由于每類會計檔案的外形基本一致，按類別集中排列會計檔案，可使排列美觀，整齊劃一。

不足之處在于一個年度形成的會計檔案分散排列在幾個類別上，不便按年度查找會計檔案。這種方法適用于每年形成的會計檔案數(shù)量大的大中型企事業(yè)單位、銀行會計單位。如果單位形成的會計檔案數(shù)量不多，不宜采用這種方法。會計檔案編號

按照《福建省會計檔案基礎工作規(guī)范》規(guī)定，會計檔案的編號有兩種形式：

（一）年度編號法會計檔案數(shù)量較少的單位，一年形成的會計檔案按分類類別結合保管期限進行排列，編一個案卷流水號。例如:

某機關單位2015年會計檔案采用年度—形式（名稱）—保管期限分類排列法，編號方法是：

財務報告：永久的年報1號、5年的季報2、3號4號，賬簿：25年的賬簿5號6號、15年的賬簿7號8號9號，憑證：15年的憑證10—23號，其它：永久的保管清冊24號銷毀清冊25號，15年的移交清冊26號。

（二）類別編號法會計檔案數(shù)量較多的單位，各類別會計檔案分別按每一會計年度結合保管期限，分別進行排列，每一類別編一個案卷流水號。

如：財務報告：1、2、3、4、5…賬簿：1、2、3、4、5…憑證：1、2、3、4、5…其它：1、2、3、4、5…

（三）會計檔案檔號的構成會計檔案作為單位檔案的一個重要組成部分，其檔號的編制應納入單位檔案的整個編號系統(tǒng)，結構模式編制為：大類代號＋分類號＋目錄號＋案卷順序號。（如下圖）

D·11—1

案卷順序號（第1號）案卷目錄號（第1號）屬類代號（財務報告）大類代號（會計類）·

檔號包括：全宗號、分類號、目錄號、案卷號等。

1.全宗號。指立檔單位的代號。其設置與變更以當?shù)貦n案行政管理部門的有關規(guī)定或檔案館編制指定為準。這個號單位會計部門和檔案部門可暫不填寫。

2.分類號。指單位檔案分類序列中的類別順序號。一般有大類代號和屬類代號。大類代號用英文字母或漢語拼音字母表示，如：會計類D或KJ。屬類代號用數(shù)字表示，如1代表財務報告，2代表會計賬簿，3代表會計憑證，4代表其他。大類代號和屬類代號是上下從屬關系。

3.目錄號。指會計檔案目錄代號。一般按會計檔案類別，或按一個會計年度或若干會計年度編一本目錄，一本目錄編一個目錄號，不能重復。

4.案卷號。指案卷在其所在目錄的順序號。財務報告、賬簿、憑證等應以本、冊為單位，按分類、排列方案排定后，一本或一冊編一個案卷號，與目錄內的順序號一致，每個目錄內的案卷號不能重復。編制會計檔案目錄

怎樣編制會計檔案目錄會計檔案目錄也稱會計檔案保管清冊，它是會計檔案的檢索工具。目錄一般在會計檔案分類、排列、編號完畢后，由會計機構分別按保管單位進行登記、編制，并應與會計檔案的分類排列方法相一致。會計檔案目錄編制要求著錄項目齊全，字跡清晰，一式三份。會計機構保存一套，隨檔案實體移交檔案機構兩套，其中一套備存，一套提供查找使用。

會計檔案目錄編制方法有三種：1.統(tǒng)編法。統(tǒng)編法即將一個單位形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他核算材料一年或數(shù)年統(tǒng)一編制一本會計檔案目錄。2.保管期限編制法。保管期限編制法即將一個單位形成的會計檔案，按不同保管期限分別編制目錄。3.分類編制法。分類編制法即將一個單位形成的會計檔案，按會計檔案的不同形式、不同機構或不同類型分別編制會計檔案目錄。如按會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他核算材料四種形式，編制四種目錄；按不同核算機構編制目錄，有幾個機構即編幾本目錄；按不同會計類型編制目錄，有幾個會計類型即編幾本目錄。

怎樣填寫會計檔案目錄根據(jù)《會計檔案案卷格式》（DA/T39—2008），會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內張數(shù)、備注。案卷號類別

題名起止時間保管期限卷內張數(shù)備注1財務報告類××局2015年度財務報告×年×月×日至×年×月×日永久362財務報告類××局2015年一季度財務報告×年×月×日至×年×月×日5年203財務報告類××局2015年二季度財務報告×年×月×日至×年×月×日5年204財務報告類××局2015年三季度財務報告×年×月×日至×年×月×日5年205會計賬簿類××局2015年現(xiàn)金出納賬×年×月×日至×年×月×日25年1006會計賬簿類××局2015年銀行存款賬×年×月×日至×年×月×日25年1007會計賬簿類××局2015年總賬×年×月×日至×年×月×日15年868會計賬簿類××局2015年明細分類賬×年×月×日至×年×月×日15年1219會計賬簿類××局2015年固定資產賬×年×月×日至×年×月×日68會計檔案目錄案卷號類別

題名起止時間保管期限卷內張數(shù)備注10會計憑證類××局2015年一月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日永久1611會計憑證類××局2015年二月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日5年2012會計憑證類××局2015年三月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日5年2313會計憑證類××局2015年四月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日5年2014會計憑證類××局2015年五月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日25年2615會計憑證類××局2015年六月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日25年2016會計憑證類××局2015年七月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日15年2617會計憑證類××局2015年八月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日15年2118會計憑證類××局2015年九月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日15年28會計檔案目錄案卷號類別

題名起止時間保管期限卷內張數(shù)備注19會計憑證類××局2015年十月份會計憑證×年×月×日至×年×月×日15年3620會計憑證類××局2015年十一月會計憑證×年×月×日至×年×月×日15年2221會計憑證類××局2015年十二月會計憑證×年×月×日至×年×月×日15年4822其它類××局會計檔案保管清冊×年×月×日至×年×月×日永久3023其它類××局會計檔案銷毀清冊×年×月×日至×年×月×日永久2024其它類××局會計檔案移交清冊×年×月×日至×年×月×日15年40

會計檔案目錄

1．案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。

2．類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計帳簿類”、“財務報告類”等。

3.題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。

4．起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年月。

5．保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。

6．卷內張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、帳頁總數(shù)或財務報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。

7．備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。會計檔案銷毀

怎樣編制會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊是銷毀會計檔案的依據(jù)，它由鑒定意見書、準備銷毀的會計檔案案卷目錄及銷毀會計檔案審批表組成。

1.鑒定意見書。鑒定意見書應寫明鑒定工作開展情況，要銷毀會計檔案的內容、數(shù)量、銷毀的原因及鑒定結果。序號類別題名起止年月目錄案卷號頁數(shù)應保管期限已保管期限備注2.會計檔案銷毀案卷目錄。會計檔案銷毀案卷目錄是指對已滿保管期限的會計檔案在鑒定后，確無繼續(xù)保存價值，準備銷毀而編制的案卷名冊。

3.會計檔案銷毀審批表。會計檔案銷毀審批表是單位領導、上級主管部門以及上級財政部門和檔案部門對需要銷毀的會計檔案的鑒定意見書和銷毀目錄清冊的審批，是銷毀會計檔案，履行嚴格審批手續(xù)的憑證。會計檔案銷毀審批表經鑒定，清出無保存價值會計檔案案卷總數(shù)

卷（冊），其中：會計憑證

卷（起止時間）、