會務(wù)基本知識

會務(wù)基本知識會議，已經(jīng)成為現(xiàn)代社會生活、政治生活、經(jīng)濟生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。它是各級機關(guān)傳達(dá)精神、布置工作、統(tǒng)一思想、研究問題的重要方式，也是開展工作的主要手段之一。無論是辦會者還是參會者，都有必要學(xué)習(xí)會務(wù)的基礎(chǔ)知識。第二頁，共41頁。會議、接待、參觀、考察、禮儀、慶典、活動、宴請第三頁，共41頁。一、會前準(zhǔn)備工作第四頁，共41頁。（一）制定方案一切都從制定工作方案開始方案的好壞將是會務(wù)工作取得成功的關(guān)鍵第五頁，共41頁。開始設(shè)計方案之前，首先應(yīng)該了解與會議活動有關(guān)的信息，掌握的信息越多、越具體，可以使你在設(shè)計方案時考慮得越周到、越細(xì)致，就能避免在會議活動中出現(xiàn)意外情況的機率大大減小。（1）收集信息第六頁，共41頁。會議：時間：不能與參會人員的其他活動相沖突。地點：根據(jù)會議的形式和參會人員的數(shù)量確定。參會人員：確定參加會議活動的范圍?；顒樱郝肪€：尋找一條最短的、最通暢的、最佳的行動路線。不走回頭路。確定相關(guān)人員：隨行人員、迎候人員、講解人員。接待考察團隊：時間：客方出發(fā)時間、抵達(dá)時間、停留時間。乘用工具：使用何種交通工具？是否需由我方安排？帶隊領(lǐng)導(dǎo)及隨行人員：確定每一位客人的姓名、性別和職務(wù)。住宿：是否住宿？由旅行團安排或由我方代為預(yù)訂酒店？活動安排：客方的希望考察的內(nèi)容。有關(guān)信息應(yīng)該包括以下內(nèi)容：第七頁，共41頁。在掌握了有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，可以著手?jǐn)M定初步的工作方案并安排任務(wù)分工。

方案應(yīng)具備的要素通常有如下內(nèi)容：時間、地點、對象、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責(zé)任、經(jīng)費（2）擬定初步工作方案第八頁，共41頁。方案名稱：活動名稱+工作方案（或會議方案、行程安排、日程安排、活動安排）時間：某一個開始時間，持續(xù)時間或整個時間段地點：單一活動可標(biāo)明具體地點，復(fù)雜的日程可在日程中體現(xiàn)對象：包括所有參與會議活動的人員名單（姓名、性別、職務(wù)）規(guī)格：確定規(guī)格，確定我方的參與接待的人員及食宿安排內(nèi)容：包括接送、食宿、宴請、參觀、娛樂、票務(wù)等方面日程：以明確的時間段標(biāo)明各個時段的具體安排責(zé)任：包括內(nèi)部和外部參與會務(wù)工作人員的分工經(jīng)費：對整個會議活動所需經(jīng)費作出估算第九頁，共41頁。與有關(guān)方面積極溝通，掌握進一步的信息，以不斷完善方案。模擬整個會議活動。包括活動路線踩點，在頭腦里把整個過程再設(shè)想一遍。（3）進一步完善方案第十頁，共41頁。（4）落實方案中的各項準(zhǔn)備工作第十一頁，共41頁。印發(fā)通知

收集參會人員名單

確保參會人員的姓名和職務(wù)級別的準(zhǔn)確性。準(zhǔn)備會議材料

講話材料、主持詞、議程、參會人員名單、簽到表等。布置會場

第十二頁，共41頁。安排任務(wù)分工并檢查落實內(nèi)部：負(fù)責(zé)報到和發(fā)放會議材料的工作人員、會場服務(wù)人員、PPT操作人員、禮儀人員以及其他工作人員。第十三頁，共41頁。安排座次中國文化中的排序文化，代表貧富貴賤、身份尊卑、職位大小、優(yōu)劣與否。

科學(xué)安排座次是規(guī)范辦會的要求，也是會務(wù)工作水平高低的一種具體體現(xiàn)安排座次時既要符合會議主題、有利于開展工作，又要找到可靠的依據(jù)。第十四頁，共41頁。安排座次的工作流程：第一步根據(jù)會議活動主題確定會場安排形式第二步確定參會人員在會場的座區(qū)第三步對參會人員進行座次排序第十五頁，共41頁。第一步根據(jù)會議活動主題確定座次形式報告式、座談式、對座式、會見式等等第十六頁，共41頁。第二步確定參會人員在會場的座區(qū)根據(jù)參會人員的類別和數(shù)量確定采取何種形式？例：全委會、匯報會如何確定上席？尋找先例、面門為上、前排為上、中間為上、以右為上、以遠(yuǎn)為上。第十七頁，共41頁。第三步對參會人員進行座次排序第十八頁，共41頁。排序的依據(jù)1.職務(wù)大?。翰煌墑e的領(lǐng)導(dǎo)正廳級、副廳級、正處級、副處級、正科級、副科級2.部門順序：編辦的有關(guān)文件或電話本市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協(xié)辦…3.姓氏筆畫：中央政治局委員、區(qū)委委員等4.任職先后：同一級別的人員區(qū)委常委，各單位同級別的領(lǐng)導(dǎo)第十九頁，共41頁。兩個人如何排座次？以右為尊或以右為上12現(xiàn)在是從人的背后看到的第二十頁，共41頁。可能出現(xiàn)的錯誤123╳現(xiàn)在是從人的背后看到的正確：坐在我右手的位置的人，比我自己的級別要高。錯誤：坐在我右手位置的人比我左手位置的人級別高。第二十一頁，共41頁。多人站一行的情二十二頁，共41頁。幾種常見的會場形式第二十三頁，共41頁。報告式一會標(biāo)主席臺75312468864213578642135786421357第二十四頁，共41頁。報告式二會標(biāo)主席臺75312468432112344321123443211234

發(fā)言席75312468第二十五頁，共41頁。座談式7531246753124689513710624816141211131517會標(biāo)無論主席臺的人數(shù)是單數(shù)還是雙數(shù)，都從主席臺的右側(cè)開始排列。第二十六頁，共41頁。7531246910816141211131517橢圓形的座談式第二十七頁，共41頁。橢圓形的會場實例第二十八頁，共41頁。座談式753124681096421357910811121113會標(biāo)匯報方檢查組第二十九頁，共41頁。對座式客方主方會標(biāo)4153242135門第三十頁，共41頁。交流座談會實例第三十一頁，共41頁。會見式主賓主人642351234561主方隨員客方隨員門第三十二頁，共41頁。會見式實例第三十三頁，共41頁。宴會席次一11234523456611主賓的座位在第一主人的右手位置門第三十四頁，共41頁。宴會席次二11296432105781第一主人2第二主人門第三十五頁，共41頁。二、會中服務(wù)會議報到檢查會議材料錄音錄相工作茶水服務(wù)確保按照議程或行程進行第三十六頁，共41頁?？赡艹霈F(xiàn)的突發(fā)狀況1.超出時間控制：出發(fā)晚點、個別項目超時2.參會人員變動：新增，減少參會人員3.不可抗因素：天氣變化，地質(zhì)災(zāi)害4.客方的新要求：增加或減少考察點5.其他新情況第三十七頁，共41頁。處理原則保障最重要的調(diào)整次要的削減與主題關(guān)系不大的第三十八頁，共41頁。三、會后工作1、檔案