第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理采購(gòu)定單和采購(gòu)合同的管理使采購(gòu)管理的重要內(nèi)容，一般企業(yè)在確定了需求量和供應(yīng)商之后就會(huì)向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，以作為日后雙方簽訂合同的一個(gè)依據(jù)。采購(gòu)訂單與合同管理的優(yōu)劣將會(huì)直接影響到采購(gòu)的作業(yè)流程是否順利。第一節(jié)：采購(gòu)訂單管理采購(gòu)訂單的管理是指企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)的需求預(yù)測(cè)、企業(yè)的生產(chǎn)能力、企業(yè)的用料計(jì)劃以及相關(guān)因素所制定的切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)給訂單部門(mén)執(zhí)行，從而從資源市場(chǎng)上購(gòu)買到合格的原材料和配件。由此我們看到采購(gòu)訂單管理包含制定、管理和追蹤三個(gè)連續(xù)階段。13.01.20231第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理一、采購(gòu)訂單的制定：（一）準(zhǔn)備定單計(jì)劃：

1、接受由市場(chǎng)部門(mén)提交的要貨計(jì)劃；

2、接受由生產(chǎn)部門(mén)提交的生產(chǎn)需求計(jì)劃；

3、準(zhǔn)備供應(yīng)商群體供應(yīng)信息。

13.01.20232第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

（1）訂單物料的供應(yīng)商信息；（2）訂單比例信息；（3）最小包裝信息；

4、擬定采購(gòu)訂單說(shuō)明書(shū)：準(zhǔn)備好定單計(jì)劃所需要的資料。（二）評(píng)估訂單需求：只有準(zhǔn)確的評(píng)估訂單需求，才能為計(jì)算訂單提供參考依據(jù)，從而制定好的訂單計(jì)劃。

1、分析市場(chǎng)需求；

2、分析生產(chǎn)需求；

3、確定訂單需求。13.01.20233第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（三）計(jì)算訂單容量：只有準(zhǔn)確的計(jì)算好訂單容量，才能對(duì)比需求和容量，經(jīng)綜合平衡，從而制定出正確的訂單計(jì)劃。

1、分析項(xiàng)目物料供應(yīng)資料；

2、計(jì)算總體訂單容量；

3、計(jì)算承接訂單量；

4、確定剩余訂單容量。13.01.20234第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（四）制定定單計(jì)劃：它使采購(gòu)計(jì)劃的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。

1、對(duì)比訂單需求和訂單容量；

2、綜合平衡；

3、確定余量認(rèn)證計(jì)劃；

4、制定定單計(jì)劃。下單數(shù)量=需求量-計(jì)劃到貨量-現(xiàn)有庫(kù)存+安全庫(kù)存量下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖周期13.01.20235第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理二、采購(gòu)訂單的管理：（一）采購(gòu)訂單的明細(xì)管理：指通過(guò)對(duì)采購(gòu)訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門(mén)掌握訂貨情況，當(dāng)確定采購(gòu)對(duì)象后，企業(yè)通常會(huì)寄發(fā)訂購(gòu)單給供應(yīng)商，以作為雙方將來(lái)交貨、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。訂購(gòu)單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)以及付款等，因用途不同，通常以顏色分為以下幾聯(lián)：第一聯(lián)：廠商聯(lián)；第二聯(lián)：回執(zhí)聯(lián)；第三聯(lián)：物料聯(lián)；第四聯(lián)：請(qǐng)款聯(lián)；第五聯(lián)：承辦聯(lián)13.01.20236第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（二）采購(gòu)訂單的主要內(nèi)容：它主要是企業(yè)對(duì)所需采購(gòu)物品品質(zhì)的一般描述，主要包含以下幾項(xiàng)：

1、交貨方式：新品交貨附帶備用零件、交貨時(shí)間與地點(diǎn)等的規(guī)定；

2、驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格品的退還等規(guī)定；

3、罰款：延遲交貨或品質(zhì)不符，以及違反和約的處理或取消和約的規(guī)定；

4、履約保證：和罰款不同時(shí)使用，相互替代；

13.01.20237第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理5、品質(zhì)保證：包修或包換期限，無(wú)償或有償換修等；

6、仲裁或訴訟：雙方如發(fā)生糾紛，仲裁的地點(diǎn)或訴訟的法院選擇；

7、其他：如賣方保證買方免受專利權(quán)的控訴等。13.01.20238第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理三、采購(gòu)訂單的跟蹤：在采購(gòu)訂單操作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)合同、需求、庫(kù)存三者之間的矛盾和沖突，因此在制定和管理定單的基礎(chǔ)之上還要加強(qiáng)定單的跟蹤。（一）合同執(zhí)行前定單的跟蹤；（二）合同執(zhí)行過(guò)程中定單的跟蹤。13.01.20239第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理1、嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)詳細(xì)過(guò)程，保證訂單正常進(jìn)行；

2、緊急響應(yīng)生產(chǎn)需求形式；

3、深重處理庫(kù)存控制。13.01.202310第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理4、控制好物料驗(yàn)收單環(huán)節(jié)：國(guó)內(nèi)供應(yīng)商一般是送達(dá)企業(yè)的材料庫(kù)房，境外供應(yīng)商交貨一般是送達(dá)企業(yè)的國(guó)際物流中轉(zhuǎn)中心。（三）合同執(zhí)行后定單的跟蹤。13.01.202311第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理第二節(jié)：采購(gòu)合同管理

采購(gòu)進(jìn)貨合同是一個(gè)環(huán)節(jié)多、因素多、風(fēng)險(xiǎn)大的作業(yè)過(guò)程，所以作好的控制方法就是用合同控制，從而可以減少風(fēng)險(xiǎn)。在合同中，明確了雙方的義務(wù)和責(zé)任，做出了違反合同的處理辦法，還有雙方的負(fù)責(zé)人的簽字和簽章，甚至還有公證人的簽字和公章。一、合同與經(jīng)濟(jì)合同概述：（一）合同（又稱為契約）：

1、合同的定義：指雙方當(dāng)事人之間為實(shí)現(xiàn)某特定目的而確定、變更、終止雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

2、合同的特點(diǎn)：（1）訂立合同的雙方當(dāng)事人法律地位平等；13.01.202312第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

（2）合同是雙方當(dāng)事人之間意思表示一致的結(jié)果；（3）合同內(nèi)容必須合法，否則合同自始至終無(wú)效；（4）依法訂立的合同，雙方必須全面履行相關(guān)的義務(wù)。（二）經(jīng)濟(jì)合同：

1、經(jīng)濟(jì)合同的定義：指法人以及其他經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間為實(shí)現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議；

13.01.202313第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理2、經(jīng)濟(jì)合同的特征：（1）經(jīng)濟(jì)合同的主體主要是法人；（2）經(jīng)濟(jì)合同是一種有償合同，區(qū)別于一般的民事合同；（3）經(jīng)濟(jì)合同一般都采用書(shū)面形式；（4）經(jīng)濟(jì)合同受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策的影響。13.01.202314第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理二、采購(gòu)合同概述：（一）采購(gòu)合同的概念：物資流通根據(jù)市場(chǎng)需要，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購(gòu)買某種物資而簽的協(xié)議；（二）采購(gòu)合同的性質(zhì)：采購(gòu)合同是具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合同，一旦依法簽訂，雙方就要履行相應(yīng)的義務(wù)，否則將會(huì)面臨強(qiáng)制執(zhí)行。13.01.202315第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（三）采購(gòu)合同的內(nèi)容：又稱采購(gòu)合同的條款，是合同雙方當(dāng)事人的具體權(quán)利和具體義務(wù)。

1、首部：主要包括以下內(nèi)容（1）名稱；（2）編號(hào)；（3）簽訂日期；（4）簽訂地點(diǎn)；（5）買賣雙方的名稱。13.01.202316第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

2、正文：通常采購(gòu)合同正文的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。（1）商品名稱；（2）品質(zhì)規(guī)格：商品所具有的內(nèi)在質(zhì)量和外觀形態(tài)的結(jié)合。

13.01.202317第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

附：品質(zhì)控制方法：

〈1〉使用實(shí)物或樣品：供應(yīng)商提供的物品品質(zhì)要同樣品的品質(zhì)完全一致；

〈2〉使用圖紙或說(shuō)明書(shū)：供應(yīng)商提供的物品品質(zhì)要符合設(shè)計(jì)圖紙或說(shuō)明書(shū)的要求

13.01.202318第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

（3）數(shù)量：指用一定度量制度來(lái)確定買賣商品的重量、個(gè)數(shù)、長(zhǎng)度、面積和容積等。（4）單價(jià)與總價(jià)：他們分別指交易物品的每一單位的價(jià)格和總的金額。

13.01.202319第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（5）包裝及運(yùn)輸方法；（6）付款方式；（7）交貨時(shí)間；；（8）交貨地點(diǎn)和交貨方式；13.01.202320第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（9）書(shū)上所講的交貨單位、物質(zhì)的驗(yàn)收、違約責(zé)任、不可抗力的處理以及合同的附則和其他條款等。3、尾部：合同的尾部通常包含（1）合同的分?jǐn)?shù)：2到3份；（2）使用的語(yǔ)言；（3）附件和合同的生效日期；（4）雙方的簽字蓋章。二、采購(gòu)合同的簽訂：當(dāng)事人雙方依據(jù)法律規(guī)定就合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行協(xié)商達(dá)到一致而確立合同關(guān)系的法律行為。（一）合同簽訂前的準(zhǔn)備工作：主要是調(diào)查對(duì)方的資信能力，看其是否具有簽訂合同的資格或代理資格。13.01.202321第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（二）簽訂采購(gòu)合同的程序：合同的簽訂，是雙方當(dāng)事人的法律行為，合同的成立以當(dāng)事人意思表示一致為基礎(chǔ)，通常分為兩個(gè)階段，即提出訂立合同的建議和接受訂立合同的建議。

1、要約：訂立合同的當(dāng)事人一方向另一方發(fā)出締結(jié)合同的提議。采購(gòu)合同的要約具有以下特征：（1）要約必須是向特定人發(fā)出的；（2）要約須是當(dāng)事人的行為；（3）要約必須含有可以訂立合同的主要條款。13.01.202322第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

（4）要求受約人做出答復(fù)的期限：要約有法律約束力，在有效期內(nèi)不得隨意撤銷；受約人在規(guī)定期限內(nèi)應(yīng)做出回應(yīng)。

2、承諾：受要約人做出的對(duì)要約完全無(wú)異議的接受的意思表示，要約一經(jīng)承諾人的承諾，合同即宣告成立。采購(gòu)合同的承諾具有以下特征：（1）承諾必須是就要約作出的同意的答復(fù)；（2）承諾須是受要約人向要約人做出的答復(fù)；（3）承諾必須在要約的有效期限內(nèi)作出。

13.01.202323第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

在合同簽訂的過(guò)程中，經(jīng)常需要經(jīng)過(guò)反復(fù)協(xié)商，也就是要約—新要約—再新要約—直到承諾方算結(jié)束。（三）合同的草簽和正式簽訂：合同主要條款協(xié)商確定后，當(dāng)事人雙方可以先草簽合同。待其他次要條款約定后再正式簽訂合同。簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)確定對(duì)方當(dāng)事人是否有權(quán)簽訂合同。13.01.202324第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（四）合同的公正與鑒證：

1、合同的公正：是國(guó)家公證機(jī)關(guān)即公證處代表國(guó)家行使公正職能，根據(jù)當(dāng)事人的申請(qǐng)，依照法律規(guī)定，證明采購(gòu)合同真實(shí)性和合法性的活動(dòng)。采購(gòu)合同的公正主要審查合同是否具備以下條件：（1）當(dāng)事人必須具有行為能力；（2）合同的訂立必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t；（3）合同內(nèi)容不得違反國(guó)家的政策、法令等；（4）合同的內(nèi)容必須清楚、具體和齊全。

13.01.202325第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理2、合同的鑒證：合同監(jiān)督管理機(jī)關(guān)根據(jù)雙方當(dāng)事人的申請(qǐng)，依法證明合同的真實(shí)性和合法性的一項(xiàng)制度。采購(gòu)合同鑒證的特點(diǎn)：（1）鑒證行為主體是合同監(jiān)督管理機(jī)關(guān)；（2）鑒證依據(jù)合同當(dāng)事人的自愿申請(qǐng)實(shí)施；（3）鑒證的內(nèi)容是審查合同的真實(shí)性和合法性。3、合同鑒證與公證的區(qū)別：（1）出證的機(jī)關(guān)不同；

（2）出證的性質(zhì)不同；13.01.202326第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理

（3）證明的范圍不同；（4）出證的方式不同；（5）法律效力不同13.01.202327第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理四、采購(gòu)合同的管理：（一）采購(gòu)合同管理的內(nèi)容：

1、合同的核對(duì)；

2、合同的整理；

3、合同的匯總；

4、合同的執(zhí)行臺(tái)帳。13.01.202328第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理（二）采購(gòu)合同執(zhí)行情況的檢查與處理：

1、已執(zhí)行合同的注銷：指已經(jīng)全面履行，沒(méi)有任何糾紛的合同應(yīng)在合同管理員的合同登記冊(cè)上進(jìn)行登記注銷，同時(shí)從備忘錄上劃掉該合同。

2、合同的變更和解除：（1）采購(gòu)合同的變更；（2）采購(gòu)合同的解除。13.01.202329第三講：采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理