項目四檔案室的籌建與管理

項目四檔案室的籌建與管理項目四檔案室的籌建與管理教學規(guī)劃教學目的

1、了解檔案室的職能和建設(shè)要求2、了解檔案室所需的設(shè)備用品3、能夠根據(jù)具體情況擬訂合理的檔案室籌建方案4、了解檔案室設(shè)備與物品布置擺放的要求5、能夠根據(jù)工作規(guī)范擺放檔案材料教學重點

1、能夠根據(jù)具體情況擬訂合理的檔案室籌建方案2、了解檔案室設(shè)備與物品布置擺放的要求教學難點

1、能夠根據(jù)具體情況擬訂合理的檔案室籌建方案2、能夠根據(jù)要求開展檔案室日常管理工作教學方法參觀、講授、討論、實操教學時數(shù)6課時

項目構(gòu)成任務(wù)一：擬訂籌建方案并采購用品任務(wù)二：文書的整理與歸檔

任務(wù)一擬訂籌建方案并采購用品任務(wù)導入A房地產(chǎn)集團公司第一分公司每年都會接收或制發(fā)上百份文件，其中許多都具有保存價值。日積月累，需要歸檔的文件越來越多。但由于沒有專門的檔案室，所有歸檔文件只是用一個文件柜保存，不僅查找十分不便，而且還發(fā)生過檔案被當成廢紙變賣的事情。公司領(lǐng)導下決心要使檔案管理規(guī)范化，決定設(shè)立一個專門的檔案室來統(tǒng)一管理這些歸檔文件。領(lǐng)導將籌建檔案室的準備工作交給了秘書李蕓。假定你是李蕓，請根據(jù)以上背景，完成擬訂籌建方案并采購用品的工作。任務(wù)分析

檔案室是由基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備用品、檔案材料、管理制度以及工作人員構(gòu)成的復雜系統(tǒng)。檔案室的建設(shè)需要遵循相關(guān)的標準和要求進行。因此李蕓應(yīng)首先了解國家相關(guān)部門制定的檔案室建設(shè)指導意見，了解檔案室的構(gòu)成要素及其要求；再根據(jù)本單位的歸檔文件數(shù)量與類型、組織機構(gòu)、房屋設(shè)施等具體情況，設(shè)計出檔案室建設(shè)的初步方案，并將該方案遞交領(lǐng)導審閱修訂；領(lǐng)導審查同志籌建方案后，方可根據(jù)方案中列出的用品清單按照相關(guān)流程去采購質(zhì)量合格的物品，為布置檔案室做好準備。

本節(jié)知識點

1、檔案室的基本職能2、檔案室建設(shè)的基本原則3、檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備4、檔案室的人員配備與制度建設(shè)活動實施：參觀學校檔案室

檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備用品檔案室的人員配備檔案室的制度建設(shè)檔案室的基本職能注意收集信息

討論與總結(jié)一、檔案室的基本職能

指導和監(jiān)督本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作；接收和保管本單位各部門交來的檔案材料，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究定期向檔案館移交具有永久保存價值的檔案收集行業(yè)、地區(qū)等方面的各種信息資料并編制內(nèi)參文件（檔案資料/情報中心）二、檔案室建設(shè)的原則

1、安全原則2、實用原則3、方便原則

三、檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備

1、檔案室的選址2、檔案室的房間構(gòu)成3、檔案室的裝具4、檔案室的設(shè)備5、消耗品

四、檔案室的人員配備與制度建設(shè)

1、檔案室工作的領(lǐng)導關(guān)系2、檔案室工作3、檔案室制度建設(shè)

案例分析

根據(jù)商專《關(guān)于做好2011年度學校教學等各類檔案立卷歸檔工作的通知

》一文，分析商專檔案工作已有的工作基礎(chǔ)。關(guān)于做好2011年度學校教學等各類檔案立卷歸檔工作的通知.doc

任務(wù)實施李蕓完成本任務(wù)，可按照四個階段來進行相關(guān)工作，分別是：調(diào)研、撰寫初稿、上交領(lǐng)導審批、采購。

1、調(diào)研2、撰寫初稿（P58）3、上交領(lǐng)導審批4、采購1、資料與檔案的收集；2、資料與檔案（文件）的界定；本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)用知識點實訓情境王艷大學畢業(yè)后，到華興公司檔案室工作。一天，王艷到科研處去準備收集去年的檔案資料，不料科研處同志說：“還沒到時間呢？不是最遲到六月底嗎？”王艷解釋說，早點收上來為了便于整理?？蒲刑幍娜苏f：“便于你們整理，就不便于我們利用?！钡搅肆碌祝跗G又到科研處，科研處的人說：“我們還沒整理好，你過幾天再來吧?！狈治錾鲜銮闆r發(fā)生的原因，并為王艷想出解決辦法。

實訓目標知識點及能力目標職業(yè)綜合能力目標1、文書工作的組織；2、企業(yè)檔案收集工作的機制；3、檔案收集的方法。1、人際溝通在部門間溝通與協(xié)調(diào)的應(yīng)用；2、職業(yè)形象的意識與塑造；3、系統(tǒng)解決問題的能力。實訓考評課程知識點與能力目標考評職業(yè)綜合能力目標考評1、檔案收集工作常見問題的把握；2、檔案收集工作機制的建立；3、整體解決問題的思路與效果。1、職業(yè)形象的塑造；2、人際溝通在部門間溝通與協(xié)調(diào)的應(yīng)用；3、速錄記錄能體現(xiàn)討論過程。實訓步驟任務(wù)實施1、學生以小組為單位，討論上述問題發(fā)生的原因；就小組討論情況做速錄；2、小組就實訓情景中所展示的問題，為華興公司制定整體解決方案；3、以整體解決方案為依據(jù)制作匯報的PPT。匯報交流1、各組選派代表匯報小組完成的整體解決方案；2、匹配組進行點評與揪錯；3、其他實訓小組可對演示組的匯報與展示進行補充發(fā)言。30分鐘總結(jié)教師進行點評與總結(jié)，學生填寫實訓報告。10分鐘實訓結(jié)果實訓結(jié)果1、華興公司文檔工作整體解決方案2、掌控小組學習討論過程的會議記錄3、實訓報告4、制作完成的匯報PPT實訓小結(jié)問題點：沒有健全的歸檔制度或者缺乏有力施行的配套措施。（機制不完善）關(guān)鍵點：1、建立健全歸檔制度2、建立健全配套機制貫徹實施與督促3、培訓是必要且有效的手段4、密切工作關(guān)系，講究工作方法王艷該怎么做呢？

任務(wù)二布置與管理檔案室任務(wù)導入A房地產(chǎn)集團公司第一分公司在籌建檔案室過程中，已順利完成了方案審批、基礎(chǔ)施工、設(shè)備采購等工作。

假定你是李蕓，請根據(jù)上一任務(wù)所制定的籌建方案，完成布置與管理檔案室的工作。任務(wù)分析

秘書應(yīng)了解各類物品的擺放要求，根據(jù)檔案室布局的具體情況合理使用室內(nèi)空間。設(shè)備與物品的擺放應(yīng)做到規(guī)范、合理，便于對檔案材料的利用，同時也能保護檔案并延長其壽命。檔案室建成后，良好的日常管理是其正常運行的保障。管理人員應(yīng)對庫房重點部位加強管理，保護檔案安全。

本節(jié)知識點

1、布置檔案室的基本要求2、檔案材料擺放的基本方式3、檔案室日常管理工作內(nèi)容4、影響檔案紙張壽命的因素

討論與總結(jié)一、布置檔案室的基本要求

1、有利于檔案安全2、有利于提高工作效率（利用、管理）3、符合安裝技術(shù)標準（電路、防火、防盜、報警設(shè)備）二、檔案材料擺放的基本方式

豎放和平放優(yōu)劣比較（P64表3-2-1）三、檔案室日常管理工作

1、進出庫房管理2、庫房溫濕度控制3、防范八種危害（防火、防水、防潮、防霉、防光、防蟲、防塵、防盜）4、庫房與裝具的有序化5、做好提供利用工作6、定期檢查、清點