房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司檔案管理辦法模板

9/9房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司檔案管理方法第一章總則第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類檔案的綜合管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司管理所有工作提供服務(wù)，依據(jù)國(guó)家《檔案法》，并依據(jù)XX市建委和市檔案局聯(lián)合頒布的《XX市城市工程竣工檔案管理實(shí)施細(xì)則》的關(guān)于部分，結(jié)合本公司管理工作中的實(shí)際狀況，特制訂本方法。第二條在檔案學(xué)中，檔案、資料文件材料、資料文件資料是三種不同的概念。檔案是在本公司工作活動(dòng)中直接形成的原始記錄，經(jīng)過(guò)整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續(xù)的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體的歷史記錄；資料文件材料是在本公司現(xiàn)行工作活動(dòng)中直接形成的原始記錄，處于運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦過(guò)程中，還沒(méi)有轉(zhuǎn)化為檔案；資料文件資料是指為了工作參考的目的而搜集來(lái)的文獻(xiàn)材料，不是本公司工作活動(dòng)中直接形成的資料文件材料。檔案必需實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、平安，便于開(kāi)發(fā)利用。第三條檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要組建部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，檔案應(yīng)依照資料文件的種類和形成的時(shí)間挨次進(jìn)行全面的收集和認(rèn)真的整理、編制。第四條公司各類檔案均納入本管理體系。其中：1、工程檔案和文書(shū)檔案歸檔于檔案室；2、財(cái)務(wù)檔案（包括協(xié)議檔案）在財(cái)務(wù)部單獨(dú)歸檔；3、人事檔案屬于寄存在人才溝通中心的部分按社會(huì)方法統(tǒng)一寄存在人才溝通中心，屬于公司人事手續(xù)部分（如簡(jiǎn)歷、入職、辭職手續(xù)、職工或員工基本狀況表等）同“資料文件類”管理方法，由主管人事工作的崗位人員每月移交到公司檔案室；

4、涉及公司隱秘的檔案（如涉及公司級(jí)獎(jiǎng)懲的資料文件及其他重大商業(yè)隱秘的資料文件），公司設(shè)專人保管。第五條

本方法適用于公司各部門，其中分部的檔案管理納入本管理方法。第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置

檔案管理職責(zé)第六條

公司總經(jīng)理室是檔案管理的主管部門，其主要職責(zé)：1、審核批準(zhǔn)公司檔案管理制度、方法、規(guī)范；2、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查檔案管理工作；3、確定公司職工或員工執(zhí)行本規(guī)范的獎(jiǎng)懲。第七條

公司檔案室對(duì)內(nèi)賦有各類檔案的統(tǒng)管職能，對(duì)外賦有檔案接口的職能。第八條

公司設(shè)置檔案信息主管崗位，該崗隸屬公共事務(wù)部，其主要職責(zé)：1、執(zhí)行國(guó)家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃公司檔案工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類檔案及關(guān)于資料文件資料。3.指導(dǎo)各個(gè)部門的兼職資料文件管理員，把需要?dú)w檔（具有一定保存價(jià)值）資料文件材料歸檔。4.樂(lè)觀與各部門一同進(jìn)行對(duì)公司檔案、資料文件資料等管理方法的爭(zhēng)論??。5.開(kāi)展檔案的利用工作。負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料文件資料，編制檢索工具。樂(lè)觀開(kāi)發(fā)檔案信息資源，逐步達(dá)到檔案信息資源共享。6.進(jìn)行檔案的鑒定工作。對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案提出存毀建議或意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。第九條各部門設(shè)兼職資料文件管理員負(fù)責(zé)本部門形成的檔案材料的收集積累、整理和向檔案信息主管移交檔案等工作。第三章歸檔范圍歸檔保存的含義包括兩個(gè)方面：一是具有保存價(jià)值的資料文件材料才需歸檔保存，才能轉(zhuǎn)化為檔案，沒(méi)有保存價(jià)值的資料文件材料不必歸檔，也就不會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案；二是履行了歸檔手續(xù)，也就是說(shuō)對(duì)形成的資料文件材料經(jīng)過(guò)鑒別和篩選、經(jīng)過(guò)了整理和組卷，履行了歸檔手續(xù)，具有法律效力，成為公司檔案的組建部分。第十條

文書(shū)檔案的歸檔范圍：1.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等法律類文書(shū)原件。2．公司上級(jí)關(guān)于工作的指示、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、確定、條例、方法、規(guī)定、方案、通報(bào)、通知等。3．本公司制定下發(fā)的條例、規(guī)定、規(guī)則、方法、規(guī)劃、方案、方案、工作匯報(bào)、總結(jié)、通知、通報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、歷史沿革、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、信訪、錄音帶、照片、影片等。4．外聯(lián)單位報(bào)送的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、通知、方法等。5.招投標(biāo)資料文件、標(biāo)書(shū)。第十一條

城建檔案的歸檔范圍：城建檔案是城市開(kāi)展規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、科研、抗災(zāi)、戰(zhàn)備等項(xiàng)工作的重要依據(jù)，包括基建資料文件、施工技術(shù)資料文件和竣工圖三部分。其中基建資料文件由單位負(fù)責(zé)編制，施工技術(shù)資料文件和竣工圖由施工單位編制，單位負(fù)責(zé)檢查、督導(dǎo)，由單位組織統(tǒng)一報(bào)送城建檔案館。由單位編制的基建資料文件主要有：1．基建方案任務(wù)書(shū)等重要資料文件：⑴工程項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)：項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)資料文件；可行性爭(zhēng)論??及其報(bào)告；方案任務(wù)書(shū)及批復(fù)資料文件，與項(xiàng)目立項(xiàng)關(guān)于的領(lǐng)導(dǎo)的重要講話記錄、重要的會(huì)議紀(jì)要等；⑵會(huì)議資料文件、紀(jì)要：由單位或工程管理部門主持召開(kāi)的重大問(wèn)題的技術(shù)會(huì)議、溝通協(xié)調(diào)會(huì)議等會(huì)議資料文件及會(huì)議紀(jì)要；⑶規(guī)劃、環(huán)保、消防、防疫、節(jié)水、人防、抗震、勞動(dòng)、衛(wèi)生等關(guān)于職能部門的審查建議或意見(jiàn)及批準(zhǔn)資料文件。⑷專家建議資料文件2．用地、征地、拆遷資料文件：⑴項(xiàng)目選址報(bào)告及土地、規(guī)劃部門批復(fù)；⑵征用土地辦理國(guó)有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押等資料文件、用地規(guī)劃許可證及批準(zhǔn)用地范圍圖；⑶關(guān)于拆遷安置協(xié)議、拆遷實(shí)施方法等主要資料文件。3．勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、投招標(biāo)、監(jiān)理資料文件：⑴勘察包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)及氣象、地震資料文件資料等。工程地質(zhì)具體內(nèi)容主要有地質(zhì)勘探報(bào)告、勘探點(diǎn)平面位置圖，地層巖性剖面圖、地面巖性及物理力學(xué)性質(zhì)綜合統(tǒng)計(jì)表等。⑵測(cè)繪包括紅線樁位置及測(cè)量報(bào)告，釘樁成果報(bào)告；⑶工程設(shè)計(jì)包括工程設(shè)計(jì)條件通知單、委托設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工圖、結(jié)構(gòu)計(jì)算書(shū)及概預(yù)算等。⑷招投標(biāo)資料文件包括工程設(shè)計(jì)、勘察、施工招投標(biāo)，各種招投標(biāo)資料文件及協(xié)議。⑸工程監(jiān)理資料文件：監(jiān)理協(xié)議、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則等。4．工程竣工總結(jié)的基本內(nèi)容：工程竣工總結(jié)是工程竣工后的一個(gè)綜合性的報(bào)告，簡(jiǎn)要地介紹工程的全過(guò)程。可依據(jù)工程規(guī)模的大小、施工難易程度、專業(yè)特點(diǎn)和工程的重要性有所不同，大體分為三種狀況：第一種，國(guó)家、市關(guān)于部門組織國(guó)家或市級(jí)工程竣工驗(yàn)收大會(huì)的工程，驗(yàn)收大會(huì)（包括預(yù)驗(yàn)收大會(huì)）資料文件，可做為工程竣工總結(jié)歸檔，不再另行編制。驗(yàn)收大會(huì)資料文件主要包括：工程報(bào)告、工程設(shè)計(jì)報(bào)告、工程施工報(bào)告、工程決算報(bào)告、工程竣工檔案編制報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)、驗(yàn)收委員會(huì)成員名單、領(lǐng)導(dǎo)講話等。第二種，未召開(kāi)國(guó)家或市級(jí)驗(yàn)收大會(huì)特大型、大型建筑安裝工程，要編制較為具體的工程竣工總結(jié)其基本內(nèi)容如下：⑴概述①

工程立項(xiàng)的依據(jù)和目的；②

工程概況，包括工程位置、規(guī)模、數(shù)量、概算（包括征用土地、拆遷、補(bǔ)償費(fèi)）、預(yù)、決算等；③

工程設(shè)計(jì)、工程施工招投標(biāo)狀況，工程監(jiān)理狀況；④

三通（水通、電通、道路通）一平（場(chǎng)地平）狀況。⑵設(shè)計(jì)、施工狀況①

設(shè)計(jì)狀況――設(shè)計(jì)單位和設(shè)計(jì)內(nèi)容（如不是一個(gè)設(shè)計(jì)單位，要把全部設(shè)計(jì)單位名稱及設(shè)計(jì)內(nèi)容寫清晰）；――工程設(shè)計(jì)有什么新的設(shè)計(jì)構(gòu)思和特點(diǎn)，采納了哪些新的設(shè)計(jì)方法，采納哪些新的建筑材料。②

施工狀況――開(kāi)、竣工日期；――施工組織狀況、主要技術(shù)措施；――施工單位相互溝通協(xié)調(diào)狀況（如總包和分包、各專業(yè)之間等）；――使用新的施工技術(shù)狀況。③

質(zhì)量事故及其處理狀況。④

與市政公用工程連接的市政公用工程施工狀況（包括道路、上水、雨水、污水、供電、電訊、熱力、燃?xì)獾龋＜t線內(nèi)道路、綠化施工狀況。⑶工程質(zhì)量及閱歷教訓(xùn)①

工程質(zhì)量鑒定建議或意見(jiàn)和評(píng)價(jià)；②

施工組織和管理等方面的閱歷、體會(huì)或教訓(xùn)；③

工程遺留問(wèn)題及其處理建議或意見(jiàn)。⑷其它需要說(shuō)明的問(wèn)題如新建工程的門牌號(hào)碼等上述三項(xiàng)未包括的內(nèi)容，仍需說(shuō)明均可在此交待清晰。第三種，除上述一、二種以外的其它一般工程，其竣工總結(jié)內(nèi)容可參照第二種，但可以簡(jiǎn)述，只要把主要狀況寫清晰即可，不必面面俱到。5．工程照片、聲像材料：工程照片（含底片）主要有：施工前的原貌；各施工階段有代表性的照片，尤其是隱蔽工程、質(zhì)量事故的照片；采納新的施工技術(shù)和新的建筑材料的照片；竣工后新貌（室內(nèi)、外）。每張照片都要有簡(jiǎn)要的文字材料，能準(zhǔn)確說(shuō)明照片內(nèi)容，如照片類型、位置、拍照時(shí)間、作者、底片編號(hào)等。對(duì)國(guó)家、市重點(diǎn)工程、特大型工程、特種工程，原則上要求報(bào)送聲像材料，錄音材料包括領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、重要會(huì)議的錄音等；錄像材料（包括影片）要能反映工程的全過(guò)程，如原貌、奠基、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等內(nèi)容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項(xiàng)目名稱及錄音、錄像、影片內(nèi)容的文字材料。

第四章

歸檔時(shí)間和手續(xù)第十二條文書(shū)檔案各部門每月向公司檔案室移交一次。第十三條工程前期所有資料文件、證件在項(xiàng)目開(kāi)工后一次性移交檔案室。第十四

公司重要活動(dòng)聲像檔案在每項(xiàng)工作履行后，由主辦部門將聲像材料和文字簡(jiǎn)介，兩個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔。一般活動(dòng)聲像記錄由經(jīng)辦人自行保管。第十五條圖紙（設(shè)計(jì)圖紙和竣工圖紙）等技術(shù)資料文件類。設(shè)計(jì)管理與技術(shù)方案爭(zhēng)論??部為設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)類資料文件的第一責(zé)任人，工程管理部為竣工圖等技術(shù)類資料文件的第一責(zé)任人，各部分別建立相應(yīng)的資料文件積累與保管責(zé)任制，定時(shí)交公司檔案室存檔。第十六條招投標(biāo)類資料文件，投資管理部為第一責(zé)任人，應(yīng)建立相應(yīng)的資料文件積累與保管責(zé)任制，定時(shí)交公司檔案室存檔。第十七

接收檔案必需履行手續(xù)，應(yīng)依據(jù)移交人提供的移交檔案名目，與移交人共同清點(diǎn)，對(duì)重要案卷，要逐項(xiàng)清點(diǎn)，經(jīng)查對(duì)無(wú)誤，方可辦理簽收手續(xù)。第五章

歸檔要求第十八條

本公司文書(shū)檔案實(shí)行按形成部門立卷制度。歸檔的資料文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映公司（或部門）在所有活動(dòng)中的真實(shí)過(guò)程，必需是定稿后由公司（或部門）負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原件。請(qǐng)示類資料文件應(yīng)有批復(fù)，保證檔案的完整性。第十九條

城建檔案、招投標(biāo)資料文件、標(biāo)書(shū)等實(shí)行按項(xiàng)目分類、立卷。第六章檔案的保管第二十條各類檔案都是公司的重要財(cái)寶，由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人都不得視檔案為私有。全體職工或員工都有愛(ài)護(hù)檔案的義務(wù)。第二十一條檔案室按便于保管、方便利用為原則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列。第二十二條檔案室應(yīng)爭(zhēng)論??和改進(jìn)檔案的愛(ài)護(hù)，對(duì)已破損、蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。公司應(yīng)為檔案愛(ài)護(hù)提供必要條件。第二十三條檔案室對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理確定。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得銷毀任何檔案。對(duì)銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)永久保存。第二十四條各類檔案按其內(nèi)容、價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三種。第七章檔案的利用和開(kāi)放第二十五條檔案室建立檔案的借閱制度，依據(jù)檔案的隱秘程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。第二十六條檔案人員要熟悉庫(kù)藏，開(kāi)展檔案編研，主動(dòng)提供利用，為公司各關(guān)于部門服務(wù)。第二十七條

寶貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供。第二十八條檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料文件資料進(jìn)行爭(zhēng)論??、整理、編輯。編寫或協(xié)作關(guān)于部門編寫重要參考資料文件資料。第八章檔案立卷質(zhì)量要求立卷質(zhì)量總的要求是：遵循資料文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)；保持資料文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。第二十九條

立卷要求1．歸檔的資料文件材料種類、份數(shù)以及每份資料文件的頁(yè)數(shù)應(yīng)齊全完整。歸檔材料要原件，沒(méi)有原件的可以用字跡清晰的復(fù)印件。2．在歸檔的資料文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份資料文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一資料文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。3．時(shí)間劃分：從月1日起，至1月31日止。不同年度的資料文件一般不得放在一起立卷。4．卷內(nèi)資料文件材料應(yīng)及時(shí)間挨次排列，依次編寫頁(yè)號(hào)；需要立卷歸檔的材料，在有文字的當(dāng)頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)（背面沒(méi)有文字的材料不須填寫頁(yè)號(hào)）；圖表、聲像和實(shí)物檔案應(yīng)在裝具上或在聲像和實(shí)物背面逐件編號(hào)。5．永久、長(zhǎng)期和短期應(yīng)按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)資料文件名目。6．照片應(yīng)用文字標(biāo)出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、中心內(nèi)容。7．資料文件質(zhì)量要求：資料文件材料統(tǒng)一用A4紙；卷內(nèi)資料文件材料要去掉金屬物（回形針、大頭針、釘書(shū)針）；對(duì)破損的資料文件材料要托裱；字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制一份與原件一起立卷；對(duì)較大的表格，要折疊成A4紙大小；有小字條的要加邊成A4紙大小。第三十條

卷內(nèi)資料文件名目填寫方法挨次號(hào)：卷內(nèi)資料文件排列的先后挨次，即件號(hào)。文號(hào)：資料文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的部門或個(gè)人，即資料文件的作者。題名：即資料文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題未能說(shuō)明資料文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”。沒(méi)有年、月、日的材料要考證清晰，填入關(guān)于項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄要填寫每次會(huì)議的時(shí)間、主要內(nèi)容。日期：資料文件的形成時(shí)間、填寫時(shí)可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小數(shù)點(diǎn)表示。例如：.7.1。頁(yè)數(shù)：一份資料文件有幾頁(yè)（背面有文字的也算一頁(yè)）。頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)資料文件所在之頁(yè)的編號(hào)。（即圖書(shū)名目的編號(hào)）如：第1份資料文件有5頁(yè)，頁(yè)號(hào)填1；第2份資料文件有3頁(yè)，填6，填每份資料文件第1頁(yè)的頁(yè)號(hào)，以此類推。第九章

附則第三十一條