會議組織與服務(wù)概論

會議組織與服務(wù)

大家談

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

請你嘗試思考并回答文秘工作者應(yīng)當(dāng)為會議提供哪些服務(wù)？秘書的工作職責(zé)之會議組織與服務(wù)會議組織與服務(wù)會議的籌備會議的溝通協(xié)調(diào)會議的善后會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道會議組織與服務(wù)

>>>>>理論導(dǎo)入會議文書會議環(huán)境會議信息會議生活會議禮儀會議接待會議保障第一章會議概述會議概述會議的含義及功能會議活動的基本要素會議的類型與流程會議的含義會議的特點會議的功能會議人員會議名稱會議議題會議時間會議地點會議結(jié)果會議的類型會議的流程第一節(jié)會議的含義與功能第一節(jié)會議的含義與功能一、會議的起源與發(fā)展會議，是人類社會古已有之的社會行為。早在原始社會階段，部落首領(lǐng)召集氏族議事、選舉酋長等就已經(jīng)采用了會議方式。會議概述什么是會議人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會?！钡淖鎺煚敗h起源大地灣遺址——有據(jù)可考的中國最早的會議遺址1/13/2023會議概述什么是會議原始社會部落聯(lián)盟會議歷代會議概覽清代的會議概況部落聯(lián)盟首長召開的由部落聯(lián)盟管理者和各部落酋長參加的議事會戰(zhàn)爭動員大會慶祝大會禮儀性質(zhì)的朝見大會1.諸侯列國之間的盟約會議2.封建王朝禮儀性鹽鐵之議政事堂會議1.常朝會2.大朝會3.軍禮大典會4.皇帝會見被“引見”官員的會議5.外交活動舉行的各種會議6.探討統(tǒng)治方略的會議會議的異化1、會議與意識形態(tài)結(jié)合2、會議和權(quán)力結(jié)合3、會議和商業(yè)結(jié)合，產(chǎn)業(yè)化調(diào)查統(tǒng)計表明，領(lǐng)導(dǎo)者與管理者的工作時間，一般有30%甚至80%是在會議中消耗掉的，全世界每天至少有7500萬個事務(wù)性會議。而在中國，會議數(shù)量之多，會議規(guī)模之大，會議時間之長，舉世罕見也。總之，在現(xiàn)代社會里，只要你在工作，就一定離不開會議！會議概述第一節(jié)什么是會議中國的會有多少整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達(dá)幾千萬個，年均增長20%。會議概述什么是會議2012年版會議藍(lán)皮書參與會議統(tǒng)計城市234個,比2010年上升1.54倍會議統(tǒng)計數(shù)據(jù)15980個,比2010年上升1.93倍會議概述什么是會議在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的一項調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。會議概述什么是會議2012年12月14日中共中央政治局通過了

關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定

二、要精簡會議活動，切實改進(jìn)會風(fēng)，嚴(yán)格控制以中央名義召開的各類全國性會議和舉行的重大活動，不開泛泛部署工作和提要求的會，未經(jīng)中央批準(zhǔn)一律不出席各類剪彩、奠基活動和慶祝會、紀(jì)念會、表彰會、博覽會、研討會及各類論壇；提高會議實效，開短會、講短話，力戒空話、套話。

我國政府會議、企業(yè)會議、社團會議和事業(yè)單位會議四大會議市場中，2011年政府會議數(shù)量比2010年下降了3.3%，這也正是我國限制使用財政經(jīng)費開會政策得以體現(xiàn)。中國特色的會議1、會議政治化，影響歷史方向；2、斗爭性強，打棍子，扣帽子；3、會議數(shù)量多，規(guī)模大；4、政府會議比重過高；5、形式主義，空洞化；6、產(chǎn)生了一個會議食利階層；7、奢靡和腐敗的蔓延。1、會議是維持意識形態(tài)，實行思想統(tǒng)一的基本工具；2、會議是官僚體制運行和調(diào)整政治結(jié)構(gòu)的重要方式；3、會議和商業(yè)利益緊密結(jié)合?，F(xiàn)代會議的始祖

——維也納會議（1814.9.—1815.6.）

會議目的：拿破侖戰(zhàn)爭后重新劃分歐洲國土與會代表：包括當(dāng)時所有大國的領(lǐng)導(dǎo)人會議局出現(xiàn)1896，美國密執(zhí)安州底特律市會議在今天已經(jīng)成為一種產(chǎn)業(yè)會議業(yè)產(chǎn)生的基礎(chǔ)（一）會議業(yè)協(xié)會的成立

會議業(yè)起源于前幾個世紀(jì)的政治性和宗教性的會議，以及之后的商業(yè)會議和美國的貿(mào)易與專業(yè)會議。因此，很難判斷出它真正的產(chǎn)生時間。而通常，判斷一種產(chǎn)業(yè)是否真正形成的客觀標(biāo)準(zhǔn)是該產(chǎn)業(yè)協(xié)會的成立。因此，會議業(yè)協(xié)會的成立標(biāo)志著會議作為一種產(chǎn)業(yè)而存在。

主要會議業(yè)協(xié)會及成立時間年份協(xié)會名稱1957年專業(yè)會議管理協(xié)會（PCMA,ProfessionalConventionManagementAssociation）1958年國際會議局協(xié)會（AIPC,AssociationInternationaldesPalaisdeCongrés）1963年國際會議協(xié)會（ICCA,InternationalCongressandConventionAssociation）1964年歐洲會議鄉(xiāng)鎮(zhèn)聯(lián)合會（EFCT,EuropeanFederationofConferenceTowns）1968年國際專業(yè)會議組織者協(xié)會（IAPCO,InternationalAssociationofProfessionalCongressOrganizers）1969年英國會議舉辦地協(xié)會（BACD,BritishAssociationofConferenceDestinations）1972年國際會議專業(yè)委員會（MPI,MeetingsProfessionalsInternational）1975年澳大利亞會議業(yè)協(xié)會（MIAA,MeetingsIndustryAssociationofAustralia）1981年英國專業(yè)會議組織者協(xié)會（ABPCO,AssociationofBritishProfessionalConferenceOrganizers）1983年亞洲會議和觀光局協(xié)會（AACVB,AsianAssociationofConventionandVisitorBureaus）1990年英國會議業(yè)協(xié)會（MIA,UK,MeetingsIndustryAssociation）（二）會議基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)隨著會議業(yè)的發(fā)展，各國對于會議基礎(chǔ)設(shè)施的投資也在加速增長。

1990年以來英國對主要會議中心的投資情況

中心的名稱啟用年度花費（百萬英鎊）國際會展中心1991180普利茅斯展館199225加的夫國際體育館199325北威爾士會議中心19946愛丁堡國際會議中心199538貝爾法斯特濱水會議廳（會議中心和音樂廳）199732蘇格蘭會展中心的克萊德音樂會堂199738千禧年會議中心（倫敦）199735曼徹斯特國際會議中心200124會議業(yè)的價值會議業(yè)被認(rèn)為是高收入、高盈利、帶動力強的環(huán)保型朝陽產(chǎn)業(yè)，并且還可以帶動商貿(mào)、影視、信息、餐飲、賓館、交通、娛樂、服裝、旅游、廣告和印刷等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。據(jù)測算，國際上會展業(yè)的產(chǎn)業(yè)帶動系數(shù)大約為1:9。

會議在今天已經(jīng)成為一種產(chǎn)業(yè)《財富》論壇在上海召開，產(chǎn)生了巨大的轟動效應(yīng)，僅會議期間的廣告、宣傳收入就達(dá)到億元以上。昆明召開的世界園藝博覽會接待的中外游客超過930萬人次，當(dāng)年云南省旅游總收入突破200億元。福布斯全球行政總裁論壇僅與會人士交的注冊費用就達(dá)到1600萬元。會議業(yè)的價值

直接收益

?場租收益

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城市交通

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航空運輸

?城市建設(shè)

間接收益

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服務(wù)業(yè)

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飯店業(yè)

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餐飲業(yè)

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旅游業(yè)

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零售業(yè)和手工業(yè)

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通信業(yè)世界會議業(yè)概述

會議業(yè)因其廣泛的影響、高額的利潤和巨大的潛力，引起了越來越多的國家和地區(qū)的注意，市場競爭亦愈演愈烈。根據(jù)國際會議協(xié)會ICCA的統(tǒng)計，每年全世界的會議收入約在2800億美元以上，其中國際會議收入為76.2億美元。會議業(yè)每年以8%—10%左右的速度增長（一）歐美地區(qū)會議業(yè)

歐美會議業(yè)發(fā)展較早，產(chǎn)品較成熟，市場機制健全，操作規(guī)范，市場份額較大。據(jù)國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）進(jìn)行的調(diào)查顯示，1999年，在全球范圍內(nèi)舉行的國際會議達(dá)9,465個，其中，1,420個在美國舉行，5,383個在歐洲舉行。著名的會議城市有巴黎，它每年都要承辦超過300個大型國際會議，被譽為“國際會議之都”。還有布魯塞爾、維也納、倫敦、瑞士等。美國更是占聯(lián)合國之地利，國際會議連綿不斷。（二）亞太地區(qū)會議業(yè)

90年代以來，亞太地區(qū)經(jīng)濟一度持續(xù)發(fā)展，洲內(nèi)洲際交往日益增多，各國和各地區(qū)也都開始重視會議產(chǎn)品的開發(fā)、宣傳和促銷，紛紛設(shè)立專門機構(gòu)，命名會議城市，增加經(jīng)費，采取傾斜政策，招徠會議，會議活動迅速增加。

所以，雖然歐美的會議業(yè)務(wù)占會議市場一半以上，但份額已有所減少，與此同時，亞太地區(qū)的市場份額卻穩(wěn)步增長。

香港已成為亞太地區(qū)最重要的會議中心之一。近年來，香港每年舉辦的大型會議超過420個，來自世界各地的與會代表多達(dá)3.7萬人。香港已連續(xù)多年被英國《會議及獎勵旅游》雜志評為“全球最佳會議中心”。2004年，中國香港和澳門地區(qū)更躋身全球10大會議城市行列。而中國內(nèi)地也憑借其廣闊的市場與經(jīng)濟發(fā)展?jié)摿?，逐漸成為亞洲地區(qū)會議業(yè)的新秀。

總體來講，亞太地區(qū)因其高質(zhì)量的會議產(chǎn)品令人矚目。但劣勢也有，那就是協(xié)會基礎(chǔ)較弱，軟件素質(zhì)有待提高，亞太會議市場仍處于初級階段，亞洲會議業(yè)面臨著機遇和挑戰(zhàn)。2000年國際會議區(qū)域分布情況表

名次UIA統(tǒng)計ICCA統(tǒng)計1歐洲56.19%歐洲59%2北美洲17.17%亞洲14%3亞洲13.08%北美洲11%4南美洲5.12%南美洲7%5澳大利亞4.41%澳大利亞/南太平洋6%6非洲4.03%非洲3%資料來源：國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）/國際會議協(xié)會（ICCA）

2001年各洲國際會議情況

洲名數(shù)量所占比例歐洲154058%亞洲47118%北美洲26210%拉丁美洲1777%澳大利亞/南太平洋1496%非洲673%總計2666100%資料來源：國際會議協(xié)會（ICCA）

2004年10大國際會議國與地區(qū)

名次國家會議數(shù)占世界會議%1美國108011.792法國5526.033德國4915.364英國3774.125西班牙3613.946意大利3363.677瑞士3023.308比利時2823.089奧地利2793.0510中國：香港、澳門2312.52資料來源：國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）我國會議業(yè)概述

（一）我國會議業(yè)的發(fā)展歷史

1、20世紀(jì)五十至七十年代——花錢開會為了國際形象

特殊的歷史條件下，數(shù)量有限的一些國際會議，也都是純粹的政府行為。需要開了，政府部門就掏錢，談不上投資回報率。會議場所和賓館聊聊可數(shù)。以北京為例，整個北京城，那時可接待外賓，可以舉行一定規(guī)模會議的飯店賓館只有北京飯店和友誼賓館。北京尚且如此，更何況其他城市。那時的國際會議政治意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于經(jīng)濟意義。2、20世紀(jì)八十年代——會議產(chǎn)業(yè)初露端倪

80年代，國門的徐徐拉開，使各種類型的國際會議在中國召開和會議產(chǎn)業(yè)的萌芽成為可能。在國際上，旅游與開會密不可分。到神秘的東方古國看看，是整個80年代大多數(shù)外國人來中國開會的目的。純經(jīng)營型的涉外飯店逐步落成，會議產(chǎn)業(yè)開始萌芽。那時較為著名的就是北京的香山飯店，因其設(shè)施齊全、先進(jìn)及極具東方特色而成為很多國際會議的首選之地。然而，飯店增加的速度趕不上需求增加的速度，上規(guī)模的會議場所依然還少。3、九十年代以后——國際會議成為一景

進(jìn)入90年代，會多尤其是國際會議之多，幾乎成了一景。而主辦者也已由政府一家變得更為多元化。政府的，民間團體的，跨國界行業(yè)協(xié)會、學(xué)會的，應(yīng)有盡有。在會議產(chǎn)業(yè)獲得突飛猛進(jìn)發(fā)展的同時，具有會議功能的大飯店也如雨后春筍般拔地而起，真正意義上的國際會議中心也建了起來。國際會議數(shù)量的增加和國際會議的特殊要求也促進(jìn)了相關(guān)人才隊伍、服務(wù)公司的壯大成熟。（二）我國會議業(yè)發(fā)展前景

我國會議業(yè)雖然起步較晚，但發(fā)展很快，近年來以年均20%的速度遞增，預(yù)示了非常誘人的前景。

作為WTO組織的成員，我國對外開放的步伐進(jìn)一步加快，服務(wù)貿(mào)易壁壘將逐步被拆除，會議經(jīng)濟將會以更快的速度與國際接軌，加上我國會議產(chǎn)業(yè)資源十分豐富，空間極為廣闊，這些都構(gòu)成了我國會議產(chǎn)業(yè)明顯的發(fā)展優(yōu)勢。

（三）我國會議業(yè)發(fā)展中的不足之處

?基礎(chǔ)薄弱

?行業(yè)自律和規(guī)范機制尚未形成

?發(fā)展思路單一

?人才缺乏

威斯特伐利亞會議----最早的國際會議1648年的威斯特伐利亞會議，被認(rèn)為是世界上最早的國際性會議，它開創(chuàng)了以國際性會議的形式解決國際爭端的先例。1/13/2023會議概述什么是會議亞歐會議亞洲相互協(xié)作與信任措施會議（亞信會議）東亞峰會國際反貪污大會世界經(jīng)濟論壇世界社會論壇世界經(jīng)濟論壇世界社會論壇世界衛(wèi)生大會世界婦女大會世界華商大會世界石油大會世界青年大會法非首腦會議日內(nèi)瓦裁軍談判會議(裁談會)東盟外長會議上海合作組織峰會世界糧食首腦會議國際會議1/13/2023會議概述第一節(jié)什么是會議東盟地區(qū)論壇世界水資源論壇世界月球會議世界知識論壇世界湖泊大會亞太經(jīng)合組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議東盟與中國（“10＋１”）領(lǐng)導(dǎo)人會議東盟與中日韓（10＋３）領(lǐng)導(dǎo)人會議東南歐穩(wěn)定公約魏瑪三角“北美安全與繁榮聯(lián)盟”首腦會議（北美峰會）二十國集團峰會世界大城市首腦會議巴爾干國家首腦會議非洲－歐洲首腦會議聯(lián)合國小島嶼國家會議聯(lián)合國千年首腦會議聯(lián)合國反對種族主義世界大會聯(lián)合國國際人口與發(fā)展大會世界婦女峰會世界城市論壇亞洲政黨國際會議國際會議

會議概念及要素以下內(nèi)容能否稱為會議，為什么？1.歌星個人演唱會；2.經(jīng)貿(mào)洽談；3.新產(chǎn)品研討會；4.春節(jié)廟會；5.紅十字會；6.新聞發(fā)布會；7.世界華商大會；8.公司業(yè)務(wù)會。會議概述什么是會議會議習(xí)學(xué)議會討論、商議聚會、見面、集會會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。會議的含義有關(guān)會議的若干種定義1、“凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規(guī)則者，則謂之會議?！保▽O中山）2、“凡一群人在特定的時間、地點聚集，來研商或進(jìn)行某特定的活動均稱之為會議?！保ㄉ蜓嘣?、呂秋霞）3、“會議是一些人有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地為了某種目的而進(jìn)行討論和商議的集會，它有別于三言兩語的交換意見，有別于天南海北的漫談，有別于街頭巷尾的議論，更有別于消極的聚眾鬧事。”（楊冠群）會議的含義4、“會議是指人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動”（馬勇）5、“會議是人們通過不同方式聚集起來，討論、協(xié)議、溝通和商定事情的一種社會活動形式。”6、“在一定的時間和空間范圍內(nèi)，為了達(dá)到一定的目的所進(jìn)行的有組織、有主題的議事活動?！?、會議是“有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的聚會。”會議的含義綜合以上各種會議的定義，我們認(rèn)為：會議是指三人以上的群體為了研究問題、交流信息、獲取知識、統(tǒng)一思想等目的中的一個或數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點、圍繞一定的主題、按照一定的規(guī)則所進(jìn)行的演講、發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達(dá)成一定結(jié)論的活動。會議必須具備四個條件：必須由3個以上的人參與。必須按一定組織原則聚合在一起。必須遵循一定的程序進(jìn)行。多向溝通。會議的特征

1.針對性會議主題是會議的靈魂，會議的各種議題是緊緊圍繞會議的主題來進(jìn)行的。沒有主題，會議就會成為一個無所依歸的幽靈，各種會議議題將會變成一盤散沙，整個會議就會變得雜亂不堪。

會議的特征2.規(guī)定性三人以上共同參與，扮演不同的角色，以一定方式聚集，為了解決問題而進(jìn)行的有組織、有目的、有規(guī)則、有領(lǐng)導(dǎo)的行為和過程。（反映的是會議的各種要素）

會議的特征

3.程序性正規(guī)程序為會議的動作提供一個現(xiàn)成的框架，采用制定好的程序可以幫助一個會議按照既定的方針達(dá)到最終的目的。

會議的功能1.信息交流功能會議的交流功能就是在會議進(jìn)行過程中，與會人員相互之間通過直接地交換意見，實現(xiàn)相互間信息的瞬間共享。人們在會上進(jìn)行交流可以一改在個別交談的情況下信息呈單線傳遞的情形，而使每個講話人的信息傳遞模式都呈輻射狀，既提高了信息傳遞的時效，也避免了因多次傳遞所可能形成的誤差。通過互相交流，可以使每個與會者跳出自己在多方面已有的定式，互相啟發(fā)，互相了解，以便從一個新的、更廣闊的角度來思考問題。2.決策功能會議是通過民主做出決策的一種重要手段。決策功能是會議活動的基本功能，是會議活動在最初出現(xiàn)時就相伴而生的第一功能。隨著社會的不斷發(fā)展，特別是人們的社會和生產(chǎn)活動進(jìn)入了高度專業(yè)化和高度綜合化的階段，在國家管理活動中，行業(yè)與行業(yè)之間、部門與部門之間的聯(lián)系比歷史上任何時候都更加緊密、更加重要，在這種情況下，會議的功能更是不斷的得到充分的體現(xiàn)。按照管理科學(xué)化的要求，在全部會議活動當(dāng)中，有70%的會議應(yīng)該是用來解決“干什么”和“怎么干”這類問題的，是具有決策指揮功能的會議。所以，會議是決策的重要形式，決策指揮是會議的基本功能。3.協(xié)調(diào)功能會議的協(xié)調(diào)功能就是通過會議消除與會人相互之間的差異，并在共同的目標(biāo)指導(dǎo)之下，達(dá)到認(rèn)識的統(tǒng)一和行動的一致。人們的社會實踐活動（特別是在今天）已不表現(xiàn)為個別人的行動，而是千千萬萬的人為了一個目標(biāo)所共同進(jìn)行的實踐。所以，就需要通過適當(dāng)?shù)姆绞?，把人們的許多不同的認(rèn)識和行動通過協(xié)調(diào)，使之以“共識”和“合力”的形式表現(xiàn)出來。在這方面，會議恰恰可以顯示其獨到的作用。會議在進(jìn)行協(xié)調(diào)時，并不排除不同意見，也正因為有不同的意見，會議的協(xié)調(diào)功能也才能得到更加充分的體現(xiàn)。在會議上，大家為了一個共同的目標(biāo)開誠布公，求同存異，從而達(dá)到步調(diào)一致，眾志成城，將原本是個別的、分散的行為最終形成為一股強大的、定向的影響和改造社會的物質(zhì)力量。4.宣傳教育功能

會議的宣傳教育功能的具體體現(xiàn)就是通過會議活動本身，通過會議的形式、聲勢、口號和宣言等來顯示會議主體的政治取向、價值取向及感情取向。大凡具有宣傳教育功能的會議，大多是有較多人參加的大會。聲勢規(guī)模都比較大，多則可達(dá)上千甚至上萬人。平時常見的諸如表彰會、慶祝會、紀(jì)念會、歡迎會、聲援會等會議，即屬這種集中體現(xiàn)宣傳教育功能的會議。5.監(jiān)督檢查功能

許多企業(yè)或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查下級對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及工作人員之間的矛盾。

會議概述第二節(jié)會議有什么作用會議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵士氣先請各位思考一下？您答對了嗎？會議概述會議有什么作用組織或部門會議互為前提會議概述會議有什么作用點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決辦法衡量問題輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)消極作用第二節(jié)會議的構(gòu)成要素第二節(jié)會議的構(gòu)成要素會議會議議題會議人員會議名稱會議結(jié)果會議地點會議時間

1、會議人員 指參與會議整個過程的人員，包括主辦者、與會者、主持人等。主辦者與會者主辦者、承辦者、支持單位等正式成員、列席成員、特邀成員等主持人、會議秘書等第二節(jié)會議的構(gòu)成要素第二節(jié)會議的構(gòu)成要素（1）主辦者是會議活動的具體組織者?！糁贫ㄓ媱潱_定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)

◆制定會議議程

◆選擇合適的的場所

◆檢查并比較各項設(shè)施

◆安排交通、住宿事宜

◆協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動

◆制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作

◆確定各項工作的時間安排

◆與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司、印刷公司）

◆安排食品、飲料有關(guān)事宜

◆同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系第二節(jié)會議的構(gòu)成要素（2）與會者是參加會議的正式成員，為了提高會議的高效性，邀請與會者時，應(yīng)考慮以下因素：第一，能夠提供信息、提出意見、做出決定，直接有助于會議達(dá)到預(yù)期效果的人；第二，對于一些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。第二節(jié)會議的構(gòu)成要素（3）會議主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者。會議主持人的守則與責(zé)任：◆營造和諧的會議氣氛?！舭凑兆h程推動會議的進(jìn)行?！粽_總結(jié)討論內(nèi)容。◆解釋困惑?！魩椭c會者理清思路。第二節(jié)會議的構(gòu)成要素◆尊重他人，避免會議出現(xiàn)一邊倒的狀況?！舯苊馀c議題無關(guān)的爭辨和討論?！舯３种辛⒌膽B(tài)度。第二節(jié)會議的構(gòu)成要素會議主持人的身份是由其地位或身份決定的，會議主持人往往由有經(jīng)驗、能力和懂行的人擔(dān)任。

◆當(dāng)然的主持人

◆臨時的主持人中國共產(chǎn)黨第十七次全國代表大會閉幕，胡錦濤同志主持閉幕式。喬布斯在IPHONE4產(chǎn)品發(fā)布會上。第二節(jié)會議的構(gòu)成要素2.會議的議題議題就是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。舉行會議首先要明確為什么而“議”和“議”什么。會議的議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。

第二節(jié)會議的構(gòu)成要素議題的主要作用：◆準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)會議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)◆引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言政協(xié)第十一屆全國委員會第五次會議期間，政協(xié)委員、政協(xié)各參加單位和專門委員會，認(rèn)真貫徹大會指導(dǎo)思想，圍繞科學(xué)發(fā)展這個主題和加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式這條主線，積極運用提案建言獻(xiàn)策。截至２０１２年３月８日下午２時，共提交提案６０６９件，比去年同期增加３０７件。提案委員會根據(jù)《中國人民政治協(xié)商會議全國委員會提案工作條例》，對全部提案進(jìn)行了審查。經(jīng)審查，立案５６５１件，作為委員來信轉(zhuǎn)送有關(guān)部門研究參考１２６件，與提案者協(xié)商后并案、撤案２９２件。在立案的提案中，委員提案５３１１件，民主黨派中央和全國工商聯(lián)提案３００件，人民團體、界別、小組、政協(xié)專門委員會提案４０件。兩會提案雷人雷語集錦王全書（全國政協(xié)委員、河南省政協(xié)主席）

雷人建議：將“掃黃”改為“掃色”雷案摘要：中國最不宜將“黃色”作為色情、俗淫穢的代名詞。王全書對黃色充滿感情。他說，華夏兒女稱自己為“炎黃子孫”；黃河是我們的母親河，黃色寓意光明、美好。中國人有太多理由為“黃色”正本清源。網(wǎng)友

回應(yīng)：還不如改成“掃雷”。兩會提案雷人雷語集錦張曉梅（全國政協(xié)委員、《中國美容時尚報》社長兼總編輯）

雷人提案：老婆做家務(wù)老公須發(fā)工資雷案摘要：張曉梅將“建議家務(wù)勞動工資化，切實保障女性權(quán)益”的提案貼在了自己的博客上供大家討論，她說家務(wù)勞動造成了女性就業(yè)困難、影響女性發(fā)展。張曉梅建議《婚姻法》明確家務(wù)勞動補償?shù)南嚓P(guān)因素。

回應(yīng)：張曉梅委員，你可以不用去開會了，你老公叫你回家做家務(wù)。兩會提案雷人雷語集錦朱軍（全國政協(xié)委員、央視著名主持人）雷人語錄：“大學(xué)生從事掏糞工作可能會改變中國的掏糞現(xiàn)狀，并且無論是在思維，還是掏糞工具的使用上，大學(xué)生都具備優(yōu)勢”?；貞?yīng)：強烈推薦朱軍的兒子去當(dāng)掏糞工。第二節(jié)會議的構(gòu)成要素3.會議的名稱會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)，它既用于會議的“會議通知”，使與會者心中有數(shù)，做好準(zhǔn)備，又用于會議的宣傳、擴大會議的效果。第二節(jié)會議的構(gòu)成要素4.會議的時間會議時間的策劃包含了三個方面的問題：一是會議召開的時間段。首先考慮工作的需要；其次是與會者參會的可能性；最后綜合考慮自然因素和社會因素。二是會期的長短。三是會議的時間限度。企業(yè)內(nèi)部會議的最佳時間◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。◆上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機?！羯衔?0-12點或下午2-4點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法?！粝挛?以后，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。上海市兩會：眾人酣睡我獨醒第二節(jié)會議的構(gòu)成要素5.會議地點策劃會議召開的舉辦地或舉行會議活動的場所，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模，綜合考慮會場的大小、交通情況、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。選擇會議地點的意義：?產(chǎn)生良好的政治影響和經(jīng)濟效果?突出會議的主題?營造良好的會議氣氛第二節(jié)會議的構(gòu)成要素6.會議結(jié)果會議結(jié)果，即會議結(jié)束時實現(xiàn)目標(biāo)的情況。會議結(jié)果通?？梢酝ㄟ^會議決議、合同、條約、協(xié)定、聲明等文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達(dá)。

成功的會議應(yīng)當(dāng)由組織有力的主辦者、能為會議達(dá)到理想效果提供智力支持的與會者、科學(xué)合理的時間設(shè)置與地點選擇、準(zhǔn)確反映主題的會議名稱、清晰明確的會議主題、形式豐富的議程安排等因素構(gòu)成。在本案例中，作為權(quán)威機構(gòu)的企業(yè)聯(lián)合會、企業(yè)家協(xié)會與文化傳媒公司聯(lián)手為業(yè)內(nèi)人士提供了一個交流展示的平臺，它們結(jié)合會議主題選擇“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗高層研討會”作為會議的名稱，選擇國內(nèi)知名企業(yè)海爾集團所在地青島作為會議的舉辦地，并設(shè)置了科學(xué)合理的會期，會上，邀請到國際國內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)家和學(xué)者專家作為嘉賓，共同探討“企業(yè)管理本質(zhì)，新經(jīng)濟與企業(yè)戰(zhàn)略”這一主題，并安排了參觀、研討、對話等形式多樣的議程，通過主辦方精心組織，周密安排，會議取得了圓滿的成功。第三節(jié)會議的類型和流程第三節(jié)會議的類型與流程一、會議的類型（一）根據(jù)舉辦單位劃分1.公司類會議2.社團協(xié)會類會議3.其它組織會議（二）按照會議的規(guī)模劃分會議特大型會議大型會議中型會議小型會議微型會議指千人到數(shù)千人至萬人參加的會議

指百人以上至千人參加的會議指數(shù)十人至近百的會議

幾人至十人不等參加的會議

指上萬人到百萬人參加的會議

第二節(jié)會議的類型與流程第三節(jié)會議的類型與流程（三）根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分1.年會7.研討會2.專業(yè)會議8.專題討論會3.代表會議9.培訓(xùn)會議4.論壇10.獎勵會議5.座談會11.其它6.講座第三節(jié)會議的類型與流程（四）根據(jù)會議活動的特征劃分1.商務(wù)會議2.政治性會議3.展銷會議4.文化交流會議5.培訓(xùn)會議6.度假型會議7.專業(yè)學(xué)術(shù)會議

第三節(jié)會議的類型與流程（五）新式會議1.玻璃魚缸會議2.辯論會3.角色扮演4.網(wǎng)絡(luò)會議第三節(jié)會議的類型與流程二、會議的一般流程（一）會前準(zhǔn)備會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作一般包括七個步驟：1.目標(biāo)設(shè)定主要是指確定會議主題與議題。確定議題的主要原則：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合單位的實際；三是要有明確的目的。

注意：質(zhì)量高的工作會議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無