文件編寫培訓(xùn)資料

文件編寫培訓(xùn)資料文件編寫培訓(xùn)資料文件編寫培訓(xùn)資料目錄文件的定義及作用文件的類型及編寫結(jié)構(gòu)錦海捷亞文件編號規(guī)則文件審批發(fā)布流程文件控制要求定義

什么叫記錄？記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。記錄可用于文件的可追溯性活動(dòng)，并為驗(yàn)證預(yù)防措施和糾正措施提供證據(jù)。通常記錄不需要版本控制。記錄是一種特殊的文件。

什么叫文件？質(zhì)量文件是信息及其承載媒介，例如：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告和標(biāo)準(zhǔn)等。媒介可以是紙張，也可以是磁性的、電子的、光學(xué)的計(jì)算機(jī)圖片、照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。也可以是一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，英文中通常稱為“documentation”。編制文件的作用文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于：滿足客戶要求和質(zhì)量改進(jìn)；提供適宜的培訓(xùn)；重復(fù)性和可追溯性；提供客觀證據(jù)；評價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。文件的類型在質(zhì)量管理體系中常用下列幾種類型的文件：形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；質(zhì)量手冊—向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系一致信息的文件；標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序—質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)；為確保過程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件—質(zhì)量管理體系文件。如：管理實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等；外來文件如：國際、國家、地方及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)等；文件所要求的記錄—為組織提供的服務(wù)的符合性和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)的文件。JHJ質(zhì)量管理體系文件類型質(zhì)量手冊管理標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則質(zhì)量管理文件外來文件質(zhì)量記錄法律法規(guī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系文件內(nèi)部文件文件編寫結(jié)構(gòu)文件編寫結(jié)構(gòu)：目的：說明按照本文件運(yùn)作要達(dá)到的目的（即為何要做WHY）；范圍：說明本文件適用哪些工作范圍（即在何處做WHERE）；職責(zé)：說明本文件涉及的職能部門范圍（即由誰來做WHO）；工作流程：進(jìn)一步闡述本文件涉及的過程由誰（WHO）何時(shí)（WHEN）在何處（WHERE）為何（WHY）做什么事情（WHAT）以及如何（WHO）完成，可用文字描述，也可采用流程圖形式；相關(guān)文件/支持性文件：即本文件所引用的文件；相關(guān)記錄/表格：按照本問價(jià)操作要填寫的記錄。文件編寫結(jié)構(gòu)——章節(jié)安排1．參考國標(biāo)GB/T1.1-2000《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》第一部分《標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》2．章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程3．章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時(shí)用小寫英文字母a、b、c、d……等代號4．某一個(gè)條款第五層次的描述可用小寫英文字母a、b、c、d……等代號文件編寫結(jié)構(gòu)——舉例標(biāo)題（明確做什么事WHAT）標(biāo)準(zhǔn)號：發(fā)布日期：1.目的（為什么做WHY）2.范圍（明確在何處做WHERE）3.職責(zé)（明確誰來做WHO）3.13.2

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4.工作流程（進(jìn)一步詳細(xì)說明誰WHO什么時(shí)間WHEN在何處WHERE為何WHY做什么事情WHAT以及如何做HOW即4W1H）4.14.24.2.14.2.1.1abc

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4.2.24.3

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文件編寫注意事項(xiàng)●協(xié)調(diào)性——注意文件相互之間的接口，避免出現(xiàn)銜接不良或相互矛盾沖突現(xiàn)象?！窨勺x性——編寫文件盡量用通谷易懂的詞語，方便使用者?！穹闲浴⒖刹僮餍浴帉懙奈募捶螴SO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)要求，又能符合組織的管理運(yùn)作，注重從企業(yè)自身需要出發(fā)，充分利用現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)、制度等，總結(jié)組織以前的管理經(jīng)驗(yàn)并融合進(jìn)去?！裨鲋敌浴M織能按文件統(tǒng)一規(guī)范一致性操作提高工作質(zhì)量、效率和業(yè)績，進(jìn)而確保提供產(chǎn)品的符合性?！衿占靶浴M可能擴(kuò)展到組織最低層次JHJ文件編號公司文件的編號根據(jù)國家規(guī)定和公司的實(shí)際情況采用混合編號形式。第一組英文字母JHJ表示企業(yè)代號，第二、三位漢語拼音字母表示總部、各區(qū)域公司、分公司或單位（部門）名代號，后六位阿拉伯?dāng)?shù)字表示標(biāo)準(zhǔn)的代號。文件修訂后，其標(biāo)準(zhǔn)順序號不變，年份批準(zhǔn)號改為新修訂年份。本年內(nèi)修訂，可在年號后從A起順序添加英文字母。若幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度）合并成一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度），或一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度）分成若干項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)（制度）的則另編新號。JHJ文件編號——舉例JHJ/ZBGLZL001-2009A發(fā)布年代號和修改碼發(fā)布當(dāng)年的順序號門類代碼分類代碼（管理標(biāo)準(zhǔn)：GL；實(shí)施細(xì)則：SZ；服務(wù)

作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)FZ。)公司總部和各區(qū)域公司分公司代碼企業(yè)代號文件編號規(guī)則—門類代碼管理職能屬性代碼管理職能屬性代碼網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度WG人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)/制度RL審計(jì)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度SJ財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度CW系統(tǒng)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)/制度ZL行政管理標(biāo)準(zhǔn)/制度XZ信息技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度XX綜合管理標(biāo)準(zhǔn)/制度ZH物流管理標(biāo)準(zhǔn)/制度WL管理標(biāo)準(zhǔn)/制度的管理職能屬性代碼編號舉例：JHJ/ZBGLZL001-2009A《質(zhì)量手冊》

質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)/制度代碼

管理標(biāo)準(zhǔn)/制度代碼文件編號規(guī)則—門類代碼服務(wù)作業(yè)屬性代碼服務(wù)作業(yè)屬性代碼空運(yùn)出口KC海運(yùn)出口HC空運(yùn)進(jìn)口KJ海運(yùn)進(jìn)口HJ國內(nèi)運(yùn)輸GN?？章?lián)運(yùn)HK其他QT物流WL服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)作業(yè)屬性代碼編號舉例：JHJ/SHAFZHC001-2009A《海運(yùn)出口接單作業(yè)指導(dǎo)書》

海運(yùn)出口代碼

服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼文件編號規(guī)則—區(qū)域公司及各分公司代碼部門代碼部門代碼JHJ上?？偛縕BJHJ北方公司BFJHJ華北公司HBJHJ華東公司HDJHJ華中公司HZJHJ南方公司NFJHJ北京分公司BJSJHJ上?？蘸＿\(yùn)SHAJHJ青島分公司TAOJHJ廣州分公司GZFJHJ天津分公司TJFJHJ煙臺(tái)分公司YTFJHJ大連分公司DLFJHJ深圳分公司SZFJHJ武漢分公司W(wǎng)HFJHJ廈門分公司XMFJHJ南京分公司NJFJHJ無錫分公司W(wǎng)XFJHJ常州分公司CZFJHJ寧波分公司NBFJHJ蘇州分公司SZFJHJ保定分公司BDF公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼文件編號規(guī)則—區(qū)域公司及各分公司代碼部門代碼部門代碼JHJ成都分公司CDFJHJ石家莊分公司SJFJHJ杭州分公司HZBJHJ吳江辦事處WJBJHJ鄭州分公司ZZFJHJ昆山辦事處KSBJHJ西安分公司XAFJHJ張家港辦事處ZGBJHJ哈爾濱分公司HBFJHJ黃島辦事處HDBJHJ長沙辦事處CSBJHJ營口辦事處YKB公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼編號舉例：JHJ/SHAFZHC001-2009A《海運(yùn)出口接單作業(yè)指導(dǎo)書》

海運(yùn)出口代碼

服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼

錦海捷亞上海空海運(yùn)文件發(fā)放編號系統(tǒng)質(zhì)量部門/人員按各部門質(zhì)量職能及其質(zhì)量活動(dòng)的需要，發(fā)放相關(guān)的文件。文件首頁上須填寫持冊人姓名及發(fā)放編號發(fā)放編號的編號規(guī)則為：JHJ/ZBGLZL001-2009A-01

發(fā)放號

標(biāo)準(zhǔn)編號文件發(fā)放時(shí)應(yīng)做好發(fā)放簽收手續(xù)，如采用E-MAIL發(fā)放，發(fā)放記錄應(yīng)注明并保存E-MAIL發(fā)送記錄。文件審批發(fā)布流程—職責(zé)系統(tǒng)質(zhì)量人員負(fù)責(zé)組織文件的編制；收集、整理、保管執(zhí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)；并對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的管理和使用情況實(shí)施監(jiān)督；總經(jīng)理室負(fù)責(zé)文件的審批；行政負(fù)責(zé)文件的發(fā)布；系統(tǒng)質(zhì)量人員負(fù)責(zé)文件的編號、發(fā)放、更改控制、版本控制、作廢收回和銷毀處理等；各相關(guān)部門負(fù)責(zé)分管職能內(nèi)管理標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等于質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件及記錄表式的編寫、更改、使用和保管。文件審批發(fā)布流程—管理權(quán)限部門文件總部區(qū)域公司分公司質(zhì)量手冊編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管遵照執(zhí)行遵照執(zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管公司的管理標(biāo)準(zhǔn)和總部服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)遵照公司規(guī)定執(zhí)行；編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管區(qū)域公司實(shí)施細(xì)則和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并上報(bào)遵照公司及區(qū)域公司規(guī)定執(zhí)行；編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并分公司實(shí)施細(xì)則和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并上報(bào)區(qū)域公司文件控制要求ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)4.2.3給出了明確規(guī)定：

a)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分及適宜的；

b)必要時(shí)對文件進(jìn)行評審及更新，并再次批準(zhǔn)；

c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；

d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；

e)確保文件保持清晰，易于識別；

f)確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；

g)防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。條文解析：

文件編制（確定文件名稱、內(nèi)容、編號、版本/狀態(tài)、格式等）（再）審核（再）批準(zhǔn)（文件本身及發(fā)放范圍）（再）發(fā)放更改（必要時(shí)）舊文件回收

保留（需要時(shí)）廢除標(biāo)識文件控制要求——外來文件對于外來文件

識別標(biāo)識獲取更新（必要時(shí)）分發(fā)批準(zhǔn)發(fā)放范圍公司的外來文件主要包括：國際標(biāo)準(zhǔn)；國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；法律法規(guī)；國際間的有關(guān)協(xié)議、公約、條約等。文件控制要求——記錄在ISO9001：2008質(zhì)量管理體系要求4.2.4已明確提出要求：

a.記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索

b.規(guī)定記錄的標(biāo)識

c.對記錄的貯存和保護(hù)要作出規(guī)定

d.對記錄的保存期限要作出規(guī)定

e.對記錄的處置要作出規(guī)定備注：填好的記錄不需要控制版本