高效會(huì)議技巧【強(qiáng)烈推薦非常經(jīng)典】

高效會(huì)議技巧Jeff！1/12/20231！1/12/20232學(xué)習(xí)目標(biāo)

您是否因?yàn)樾实拖露e(cuò)失良機(jī)？您是否每天應(yīng)酬于無數(shù)的會(huì)議之中，常常分身乏數(shù)？本課將使各級管理人員迅速提升會(huì)議效率，進(jìn)而將高效會(huì)議轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供極大的幫助。！1/12/20233主要內(nèi)容會(huì)議的概述高效會(huì)議成功法則高效會(huì)議技巧會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)！1/12/20234會(huì)議的意義幫助群體溝通關(guān)鍵詞：我存在，故我開會(huì)！1/12/20235會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議一對一會(huì)議面對面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議宣布人事安排、講解政策的會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)和批評的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的會(huì)議集思廣益的會(huì)議關(guān)鍵詞：萬會(huì)朝宗—解決問題！1/12/20236會(huì)議的成本計(jì)算時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋會(huì)議秘書工作＋會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資直接成本＝會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)＋會(huì)議場地費(fèi)＋旅費(fèi)、食宿費(fèi)＋文件準(zhǔn)備費(fèi)不定損失成本會(huì)議必須成功以回收成本！1/12/20237高效會(huì)議成功法則（1）必要時(shí)才開會(huì)！1/12/20238無需開會(huì)的五個(gè)如果高效會(huì)議在開始之前就開始了如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的辦法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄亂）！1/12/20239必需開會(huì)的五個(gè)如果高效會(huì)議在開始之前就開始了如果必須把信息同時(shí)傳遞給很多人要?jiǎng)e人參與決策以集思廣益給小組委派任務(wù)聽取部門匯報(bào)工作有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評！1/12/202310高效會(huì)議成功法則（2）會(huì)前做好準(zhǔn)備，否則你將為會(huì)議失敗做準(zhǔn)備！1/12/202311會(huì)議準(zhǔn)備工作核對清單高效會(huì)議在開始之前就開始了1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知！1/12/202312高效會(huì)議成功法則（3）選擇合適的時(shí)間、地點(diǎn)、人物能夠保證會(huì)議高效率運(yùn)轉(zhuǎn)！1/12/202313高效會(huì)議成功法則（4）會(huì)后跟進(jìn)，將使會(huì)議事半功倍，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力！1/12/202314高效會(huì)議技巧（一）－主持會(huì)議技巧如何做開場白主持人守則如何處理會(huì)議中的意外和沖突！1/12/202315開場語練習(xí)：原則：明確會(huì)議議題

限定會(huì)議時(shí)間會(huì)議內(nèi)容會(huì)議方式！1/12/202316主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度！1/12/202317意外和沖突的處理與蟬相遇蟬的癥狀：講與主題無關(guān)的故事講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對策：采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言！1/12/202318意外和沖突的處理與鯊魚相遇鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策：理解對方的想法或情緒重申會(huì)議中無論什么意見都可以提但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語言性方式打斷！1/12/202319意外和沖突的處理與驢相遇驢的癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”不能站在別人的立場看問題主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默！1/12/202320意外和沖突的處理與兔子相遇兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施！1/12/202321意外和沖突的處理與螃蟹相遇螃蟹的癥狀：開會(huì)時(shí)還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡，走神主持人對策：對開小會(huì)者，主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對打瞌睡者，可中間休息5分鐘，并加快會(huì)議議程！1/12/202322高效會(huì)議技巧（二）－參與會(huì)議技巧與會(huì)者守則如何進(jìn)行信息溝通與反饋！1/12/202323與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)！1/12/202324會(huì)議中的信息溝通與反饋溝通漏斗溝通金三角反饋時(shí)的漢堡原理良好反饋的特征！1/12/202325溝通漏斗別人行動(dòng)20％別人聽懂40％別人聽到60％你嘴上說80％你心里想100％！1/12/202326溝通金三角自己對方設(shè)身處地！1/12/202327良好反饋特征要描述行為，不要判斷側(cè)重表現(xiàn)而非性格要征求意見，著眼未來不能傷害別人的自尊實(shí)際可行！1/12/202328高效會(huì)議技巧（三）－如何達(dá)成決議彼得?德魯克決議方法決策類型及應(yīng)用！1/12/202329達(dá)成決議－彼得德魯克決議法用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益率評估有無采集更多資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對各提案之認(rèn)同單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督！1/12/202330決策類型及應(yīng)用無異議決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突的發(fā)生率最低保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見；復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見；保證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過簡單唱票，相對迅速和高效地做出決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效！1/12/202331會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)跟跟跟！1/12/202332會(huì)議記錄的技巧重要會(huì)議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間主持人，不要兼任會(huì)議記錄者工作。會(huì)議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi)會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處；列出會(huì)議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者！1/12/202333與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己工作相關(guān)的信息做標(biāo)記分析一下會(huì)議的過程，不同與會(huì)者對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)完成方案將會(huì)議精神貫穿到下一步的工作中跟跟跟！1/12/2023