Microsoft Office Outlook 2007使用技巧分享

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使用技巧分享使用郵件執(zhí)行操作待辦事項(xiàng)的使用將郵件變成日歷條目安排會(huì)議共享日歷其他技巧閱讀電子郵件后，通常需要執(zhí)行某種操作?？赡軙?huì)立即回復(fù)，或者是執(zhí)行某種間接操作，例如安排會(huì)議.為了避免遺漏郵件或者郵箱混亂，在閱讀郵件的時(shí)候就應(yīng)該對(duì)郵件進(jìn)行考慮并確定郵件是否要求執(zhí)行操作Outlook2007啟動(dòng)時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)右下角有一欄“待辦事項(xiàng)欄”，它的作用是在需要執(zhí)行操作時(shí)提醒執(zhí)行相關(guān)操作。在待辦事項(xiàng)欄中，會(huì)出現(xiàn)日歷中臨近的項(xiàng)目以及帶標(biāo)記的郵件和任務(wù)。跟蹤?quán)]件標(biāo)記郵件待辦事項(xiàng)欄顯示帶標(biāo)記的郵件、“任務(wù)”文件夾中的任務(wù)以及日歷中臨近的會(huì)議、約會(huì)和事件。您不必切換到Outlook中的其他窗口，就可以在待辦事項(xiàng)欄中一目了然地看到這些內(nèi)容。該圖片顯示了待辦事項(xiàng)欄的基本部分。日期選擇區(qū)日歷中臨近的約會(huì)鍵入新任務(wù)的位置任務(wù)列表，包含帶標(biāo)記的郵件和任務(wù)認(rèn)識(shí)待辦事項(xiàng)一種根據(jù)郵件中的信息來(lái)跟蹤需要做的事情的更簡(jiǎn)單方法是：標(biāo)記郵件以便執(zhí)行后續(xù)操作。收件箱中的一封已經(jīng)用后續(xù)標(biāo)記加以標(biāo)記的郵件。請(qǐng)注意，帶標(biāo)記的郵件還會(huì)出現(xiàn)在待辦事項(xiàng)欄中。在這種情況下，您可以更改待辦事項(xiàng)欄中帶標(biāo)記的郵件的主題。執(zhí)行此操作時(shí)，收件箱中郵件的主題不會(huì)更改。郵件的主題并不總是描述您需要執(zhí)行的任務(wù)。完成某些項(xiàng)目后，您可能很想從待辦事項(xiàng)欄中刪除它們。但是，有一種更好的方法。在完成某項(xiàng)任務(wù)后，可以使用“標(biāo)記完成”命令將其標(biāo)記為已完成。完成此操作的一種快捷方式是單擊項(xiàng)目旁邊的標(biāo)記。已完成的項(xiàng)目將如您所愿地從列表中刪除。但是，將項(xiàng)目標(biāo)記為已完成的真正意義是什么？您將看到該項(xiàng)目在日歷中列在完成日期的底部。并且該項(xiàng)目將被劃掉，以便您知道它已經(jīng)完成。這是一種很好的方法，可以提醒您自己記住已經(jīng)完成的所有工作。在待辦事項(xiàng)欄和日歷中，任何未在截止日期標(biāo)記為已完成的任務(wù)都會(huì)自動(dòng)在第二天列出，直到您將其完成?？梢允褂萌掌谶x擇區(qū)從郵件中快速創(chuàng)建新的日歷條目。只需將郵件拖動(dòng)到日期選擇區(qū)中的某個(gè)日期即可。將郵件轉(zhuǎn)變成日歷條目如果閱讀郵件后認(rèn)為需要與其他人開(kāi)會(huì)，可以直接安排會(huì)議。將郵件拖動(dòng)到導(dǎo)航窗格中的“日歷”按鈕。此操作會(huì)打開(kāi)一個(gè)新的約會(huì)，可以在其中填充詳細(xì)信息，如日期、時(shí)間和地點(diǎn)。然后邀請(qǐng)相關(guān)人士參加會(huì)議，然后……單擊“發(fā)送”。安排會(huì)議會(huì)議中的一些要素的填寫(xiě)，包括收件人，主題，地點(diǎn)，開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間日歷——合理安排各項(xiàng)時(shí)間預(yù)覽完郵件后我們還需要看一下自己的日歷，看看哪些事情是已經(jīng)安排好的，哪些時(shí)間是空閑時(shí)間，可以用來(lái)處理今天的任務(wù)。1.我們可以將日歷發(fā)布到網(wǎng)上，點(diǎn)擊“發(fā)布我的日歷”，輸入MicrosoftLiveID，選擇相應(yīng)的權(quán)限，將你的日歷信息通過(guò)E-Mail發(fā)送給想要查看的對(duì)象，即可完成日歷的發(fā)布。2.你還可以直接通過(guò)E-Mail將日歷發(fā)送給你的同事。點(diǎn)擊“通過(guò)電子郵件發(fā)送日歷”，選擇要發(fā)送的日歷，再輸入接收人的郵件地址，點(diǎn)擊發(fā)送即可。其他技巧分享創(chuàng)建聯(lián)系人定位Outlook啟動(dòng)視圖自動(dòng)清空“已刪除”文件夾隱藏郵件標(biāo)志列用色彩突出來(lái)自特定發(fā)件人的郵件備份Outlook2007的內(nèi)容、聯(lián)系人、簽名、賬號(hào)

如圖所示，您可以將郵件拖動(dòng)到“聯(lián)系人”上，以開(kāi)始創(chuàng)建聯(lián)系人條目。將郵件拖動(dòng)到“聯(lián)系人”按鈕時(shí)，會(huì)打開(kāi)一個(gè)新的“聯(lián)系人”窗體，并且將該郵件中的電子郵件地址自動(dòng)添加到該窗體中。創(chuàng)建聯(lián)系人如果希望Outlook啟動(dòng)后顯示的是“收件箱”窗口，那么我們可以對(duì)Outlook的啟動(dòng)視圖進(jìn)行設(shè)置。選擇“工具>選項(xiàng)”命令，彈出“選項(xiàng)”對(duì)話框，選擇“其它”選項(xiàng)卡，單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕定位Outlook啟動(dòng)視圖在使用Outlook刪除郵件后，郵件仍保存在“已刪除”文件夾中，從而占用了系統(tǒng)的空間。必須手工操作才能徹底刪除，降低了工作效率?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)置使Outlook在退出時(shí)自動(dòng)清空“已刪除”文件夾。選擇“工具>選項(xiàng)”命令，選擇“其它”選項(xiàng)卡，選中“退出時(shí)清空已‘刪除郵件’文件夾”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕完成操作。自動(dòng)清空“已刪除”文件夾隱藏郵件標(biāo)志列

默認(rèn)情況下視圖中會(huì)顯示“標(biāo)記狀態(tài)”列，可以通過(guò)單擊此列來(lái)快速添加標(biāo)志，如果用戶并不需要顯示此列，則可利用“自定義視圖”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。（1）選擇“視圖>當(dāng)前視圖>自定義當(dāng)前視圖”命令，打開(kāi)“自定義視圖：郵件”對(duì)話框，單擊“字段”按鈕。如圖所示。（2）打開(kāi)“顯示字段”對(duì)話框，在“按此順序顯示這些字段”列表框中選擇“標(biāo)記狀態(tài)”，單擊“刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕完成操作。如圖所示：用色彩突出來(lái)自特定發(fā)件人的郵件

總有一些人的郵件會(huì)讓你感到特別重要，你可以讓Outlook一收到該發(fā)件人的郵件，就用特別醒目的顏色引起你的注意。1、在郵件部分，從菜單欄的工具中選擇組織。2、從右側(cè)的視圖中，我們可以看到，我們可以針對(duì)不同的發(fā)件人、收件人等信息來(lái)設(shè)定郵件的顏色。備份Outlook2007的內(nèi)容、聯(lián)系人、簽名、賬號(hào)1.郵件內(nèi)容的備份：使用“導(dǎo)入導(dǎo)出”功能或者直接找到需要備份的數(shù)據(jù)文件拷貝一份即可（拷貝時(shí)需要關(guān)閉Outlook2007）；2.聯(lián)系人的備份：“文件”菜單中的“導(dǎo)入/導(dǎo)出”，選擇聯(lián)系人目錄即可5.賬號(hào)的備份：運(yùn)行regedit打開(kāi)注冊(cè)表，展開(kāi)到[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\WindowsMessagingSubsystem\Profiles\Outlook]。這個(gè)目錄下一共有二個(gè)項(xiàng)是帶子項(xiàng)的，找到子項(xiàng)以000開(kāi)頭的那個(gè)項(xiàng)（我機(jī)上的項(xiàng)名是：9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676），將這個(gè)項(xiàng)的內(nèi)容導(dǎo)出到一個(gè).reg文件。以后如果出現(xiàn)故障需要恢復(fù)賬號(hào)的時(shí)候雙擊這個(gè).reg文件即可恢復(fù)。3.規(guī)則和通知