文件歸檔管理制度

———文件歸檔管理制度【導(dǎo)語】文件歸檔管理制度怎么寫受歡迎？本為整理了1篇優(yōu)秀的文件歸檔管理制度范文范文，為便于您查看，點(diǎn)擊下面《名目》可以快速到達(dá)對(duì)應(yīng)范文。以下是我為大家收集的文件歸檔管理制度，僅供參考，盼望對(duì)您有所關(guān)心。

名目第1篇x電子文件歸檔、電子檔案管理方法

【第1篇】x電子文件歸檔、電子檔案管理方法

電子文件歸檔、電子檔案管理方法

1.總則

1.1對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定特地機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要供應(yīng)幫助和支持。

1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、平安性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持全都。

1.7具有保存價(jià)值的電子文件,必需適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必需將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),假如保管部門已開頭進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可依據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立精確?????、牢靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)實(shí)行更嚴(yán)格的平安措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必需隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,假如采納非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6用計(jì)算機(jī)幫助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意其對(duì)設(shè)備的依靠性,以及易修改性等問題,不行遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)留意參數(shù)精確?????、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必需連同專用軟件一并收集。

2.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1準(zhǔn)時(shí)根據(jù)要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表假如制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)章》著錄,并制成機(jī)讀名目。

3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。

4.1歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時(shí)間規(guī)律歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀名目上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署看法。假如文件形成單位采納了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推舉采納的載體按優(yōu)先挨次分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀名目、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀名目存在同一載體上假如是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了規(guī)律歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1檢驗(yàn)

5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可實(shí)行抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:14℃―24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3存放時(shí)應(yīng)留意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,并與有害氣本隔離。

5.3.4電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。

5.4存效性保證

5.4.1每滿1年,對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新狀況進(jìn)行一次檢查登記。

5.4.2每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)覺問題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)實(shí)行恢復(fù)措施。

5.4.3設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

5.4.4磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

5.4.5定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

5.5利用

5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。

5.5.2利用時(shí)使用拷貝件。

5.5.3利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。

5.5.4利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5.5.5具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必需符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的平安保密措施。

5.6電子檔案的銷毀鑒定。

5.6.1電子檔案的銷毀鑒定,按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6.2電子檔案的銷毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實(shí)施。

5.6.3非保密電子檔案可進(jìn)行規(guī)律刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí),如存儲(chǔ)在不行擦除載體上,須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

【導(dǎo)語】文件歸檔管理制度怎么寫受歡迎？本為整理了1篇優(yōu)秀的文件歸檔管理制度范文范文，為便于您查看，點(diǎn)擊下面《名目》可以快速到達(dá)對(duì)應(yīng)范文。以下是我為大家收集的文件歸檔管理制度，僅供參考，盼望對(duì)您有所關(guān)心。

名目第1篇x電子文件歸檔、電子檔案管理方法

【第1篇】x電子文件歸檔、電子檔案管理方法

電子文件歸檔、電子檔案管理方法

1.總則

1.1對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定特地機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要供應(yīng)幫助和支持。

1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、平安性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持全都。

1.7具有保存價(jià)值的電子文件,必需適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必需將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),假如保管部門已開頭進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可依據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立精確?????、牢靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)實(shí)行更嚴(yán)格的平安措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必需隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,假如采納非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6用計(jì)算機(jī)幫助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意其對(duì)設(shè)備的依靠性,以及易修改性等問題,不行遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)留意參數(shù)精確?????、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必需連同專用軟件一并收集。

2.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1準(zhǔn)時(shí)根據(jù)要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表假如制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)章》著錄,并制成機(jī)讀名目。

3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。

4.1歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時(shí)間規(guī)律歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀名目上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署看法。假如文件形成單位采納了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推舉采納的載體按優(yōu)先挨次分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀名目、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀名目存在同一載體上假如是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了規(guī)律歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1檢驗(yàn)

5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可實(shí)行抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求電子檔案保管除應(yīng)具