培訓(xùn)資料文秘管理與寫作課件

文秘管理與寫作主講：張勇TEL：84272009E-MAIL：gzddzy@126.com文秘管理與寫作主講：張勇1第四章會(huì)議管理第四章會(huì)議管理2學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求★了解會(huì)議的作用和基本要素

★理解做好會(huì)后工作的意義和作用

★掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法。

學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求★了解會(huì)議的作用和基本要素3第四章會(huì)議管理第一節(jié)會(huì)議的作用和要素第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)第四節(jié)

會(huì)后工作第四章會(huì)議管理第一節(jié)會(huì)議的作用和要素4第一節(jié)會(huì)議的作用和要素會(huì)議的涵義會(huì)議的類型會(huì)議的作用會(huì)議的要素會(huì)議管理的基本要求第一節(jié)會(huì)議的作用和要素會(huì)議的涵義5會(huì)議的涵義

會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員，在指定的時(shí)間和地點(diǎn)，有組織地就某個(gè)或某些議題進(jìn)行面對(duì)面的協(xié)商或討論的活動(dòng)。會(huì)議的涵義會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員，在指定的時(shí)6會(huì)議的類型

根據(jù)會(huì)議的目的：說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議和創(chuàng)意會(huì)議等

根據(jù)會(huì)議的形式：會(huì)議可分為圓桌會(huì)議、小組討論、議會(huì)型會(huì)議、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電視電話會(huì)議等

按照與會(huì)人數(shù)、規(guī)模：大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議

按照會(huì)議召開的規(guī)?；蛉掌冢憾ㄆ诠ぷ骼龝?huì)和臨時(shí)性辦公會(huì)議

按與會(huì)人員的成分：黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、中層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)、記者招待會(huì)等

會(huì)議的類型根據(jù)會(huì)議的目的：說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)7會(huì)議的要素

與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有關(guān)的人員和雖與無直接關(guān)系，但卻有利于會(huì)議進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。主持人：會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者。議題：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議召開的時(shí)間；會(huì)期；每次會(huì)議的時(shí)間限度會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議的要素與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有關(guān)的人員8會(huì)議管理的基本要求會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過等都應(yīng)遵循國(guó)家的法律法規(guī)，有嚴(yán)格的、明確的規(guī)定和程序，以保證會(huì)議的有效性和科學(xué)性。合理確定會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)人員。會(huì)議目標(biāo)的確定，既要與組織的總體目標(biāo)方向一致，又要具有實(shí)際的可行性和可操作性，避免目標(biāo)過高或過低。與會(huì)人員應(yīng)選擇在職務(wù)、專長(zhǎng)等方面與目標(biāo)有關(guān)的人員參加，以保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。應(yīng)在減少會(huì)議數(shù)量，縮小會(huì)議規(guī)模，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，縮短會(huì)議時(shí)間，控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，降低會(huì)議成本等方面下工夫，務(wù)求實(shí)效。會(huì)議管理的基本要求會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過等都應(yīng)9第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議計(jì)劃的制訂會(huì)議成本的預(yù)算文書資料的準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備議程程序的擬定會(huì)議通知的發(fā)送

第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議計(jì)劃的制訂10會(huì)議計(jì)劃的制定文秘人員制訂——領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)——文秘人員執(zhí)行會(huì)議目的任務(wù)、會(huì)議名稱、與會(huì)人員、主持人、規(guī)模規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)議程等的具體化。明確會(huì)議準(zhǔn)備工作。確定會(huì)議工作人員和服務(wù)人員。部門的會(huì)議一般應(yīng)提前報(bào)至文秘管理部門，由文秘管理部門統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表。

會(huì)議計(jì)劃的制定文秘人員制訂——領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)——文秘人員執(zhí)行11會(huì)議成本預(yù)算

會(huì)議成本包括兩部分：一部分是“顯性成本”，即會(huì)議明顯的耗費(fèi)。另一部分稱作“隱性成本”，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本=X＋2J×N×TX表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T表示時(shí)間（小時(shí)）。

會(huì)議成本預(yù)算會(huì)議成本包括兩部分：一部分是“顯性成本”，即會(huì)12會(huì)議文書資料的準(zhǔn)備

會(huì)議文件其他文書資料會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序

會(huì)議文書資料的準(zhǔn)備會(huì)議文件13會(huì)議文件

比較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備文件。會(huì)議文件有兩大類：一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料，如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件，如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿等。

會(huì)議文件14其他文書資料

會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性或服務(wù)性等其他文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、會(huì)議日程表、會(huì)議須知、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。

其他文書資料15會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序

領(lǐng)導(dǎo)授意——收集資料，寫作初稿——領(lǐng)導(dǎo)審閱——修改——領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)——打印裝訂會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序領(lǐng)導(dǎo)授意16會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議場(chǎng)所的選擇17會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議地點(diǎn)必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)；會(huì)場(chǎng)內(nèi)外必須保持安靜，有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施，以及室溫調(diào)空裝置；會(huì)場(chǎng)空間必須適宜，平均每個(gè)與會(huì)者擁有兩平方米為宜；外出留宿開會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費(fèi)用開支，考慮衣食起居舒適等等。組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的會(huì)議室和辦公室是最常用、最自然的會(huì)議場(chǎng)所。會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議地點(diǎn)必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上的方便18會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置出席者的位置安排主席臺(tái)席位安排會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議證件的準(zhǔn)備其他準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置19會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)的布置要配合會(huì)議的目的、性質(zhì)、參加人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小、形狀等因素加以設(shè)定，并在會(huì)議之前提前幾小時(shí)進(jìn)行布置。小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置20小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上可放置一兩盆鮮花，四邊供與會(huì)者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主持人的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置可安排21多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置采用正圓形會(huì)議桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分。

多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置采用正圓形會(huì)議桌，或多邊22大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置

安排在會(huì)議廳，會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌布。臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字或紅底金字。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席，便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。

大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置安排在會(huì)議廳，會(huì)議廳的前方安排主23

研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備一些話筒，便于與會(huì)者發(fā)言和多向交流。研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置24出席者的位置安排主持人或主席要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的位置。會(huì)議記錄者一般是坐在發(fā)言席的正前方。其余與會(huì)人員要坐在能看到發(fā)言者、黑板、熒屏的地方，而且盡可能看得到其他人的位置。工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位安排可依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主持人席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐。列席人員一般坐在會(huì)議正式成員的后方。重要會(huì)議需要事先制作座位卡或姓名牌，并根據(jù)職位高低或上司意圖準(zhǔn)確放置到位。重要的大中型會(huì)議，應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由文秘人員或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。

出席者的位置安排主持人或主席要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的25主席臺(tái)席位安排

重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)可設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員的職務(wù)高低以及對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點(diǎn)，其余的以居中者的左手方為第一順序，先左后右，左高右低，前排為主，后排為次，其他的依次類推。應(yīng)在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席臺(tái)席位安排重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排席位的次序26會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容毫無遺漏地在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。會(huì)議常用物品和設(shè)施包括：桌、椅、黑板、熒屏、電子白板、話筒、擴(kuò)音器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備以及粉筆、彩色筆、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試（如擴(kuò)音器的音量大小）。以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須27會(huì)議證件的準(zhǔn)備正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

會(huì)議證件的準(zhǔn)備正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、28其他準(zhǔn)備

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐和住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。

其他準(zhǔn)備會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)29議程程序的擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排列先后次序，這便稱為議程，印成文書后，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議程序：把每一次會(huì)議禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目有序地排列，使之程式化，這便是程序，制成文書后，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。日程表與作息時(shí)間表：日程表，即是將會(huì)議的內(nèi)容分解安排在會(huì)期的各單元（如分上午、下午、晚上）或時(shí)數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)并制成表格。作息時(shí)間表，是將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。超過一天的會(huì)議，需要制訂。議程程序的擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排列先30會(huì)議通知的發(fā)送本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知。邀請(qǐng)性會(huì)議可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。一般應(yīng)提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。會(huì)議通知的送達(dá)可采用郵寄、傳真、專人送達(dá)、電子郵件等方式。對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象，在書面通知或請(qǐng)柬發(fā)送之后，還應(yīng)及時(shí)通過電話進(jìn)行征詢和確定。

會(huì)議通知的發(fā)送本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書面簽知等31第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)32會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)報(bào)到與簽到會(huì)議材料的發(fā)放議案、提案的辦理選舉事務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)報(bào)到與簽到33報(bào)到與簽到可采用四種方法：文秘人員點(diǎn)名。適用于人員比較熟悉的內(nèi)部小型會(huì)議和工作例會(huì)。本人簽到。適用于邀請(qǐng)性會(huì)議。憑證件報(bào)到。適合大中型會(huì)議。電子簽到。適用于與會(huì)人數(shù)較多的大中型會(huì)議。

報(bào)到與簽到可采用四種方法：34會(huì)議材料的發(fā)放

發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會(huì)者報(bào)到時(shí)領(lǐng)取；發(fā)放材料較少的會(huì)議，文秘人員可在會(huì)議正式開始前發(fā)送至與會(huì)者的席位上。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。

會(huì)議材料的發(fā)放發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先集35議案、提案的辦理逐件登記。按照議案、提案的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類，逐件登記。擬辦送批。按照業(yè)務(wù)分工、歸口辦理的原則，提出議案、提案的處理意見，提交主席團(tuán)會(huì)議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。轉(zhuǎn)辦。轉(zhuǎn)交有關(guān)部門研究處理，并負(fù)責(zé)答復(fù)。及時(shí)催辦。及時(shí)結(jié)案。

議案、提案的辦理逐件登記。按照議案、提案的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類36選舉事務(wù)

文秘人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好選舉須知；準(zhǔn)備好不同顏色的兩套選票，一套選舉時(shí)使用，另一套備用；應(yīng)按150至200人一個(gè)票箱的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備票箱；大型選舉還應(yīng)劃分選區(qū)、投票路線等文秘人員還應(yīng)熟知選舉的方法和程序，準(zhǔn)備擔(dān)任選舉時(shí)唱票、監(jiān)票、記票、統(tǒng)計(jì)等工作人員。

選舉事務(wù)文秘人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好選舉須知；準(zhǔn)備好不同顏色37會(huì)場(chǎng)服務(wù)□引導(dǎo)與會(huì)入席?？梢圆捎糜∷ⅰ白伪怼?，在會(huì)場(chǎng)設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式?！鮾?nèi)外聯(lián)系、傳遞信息 。 □維持會(huì)場(chǎng)秩序?！鯃?chǎng)地冷暖、照明設(shè)備、茶水供應(yīng)、指引與會(huì)者使用會(huì)場(chǎng)的生活設(shè)施，照顧與會(huì)人員會(huì)間休息，滿足與會(huì)人員的臨時(shí)需要等等服務(wù)工作。會(huì)場(chǎng)服務(wù)□引導(dǎo)與會(huì)入席?？梢圆捎糜∷ⅰ白伪怼保跁?huì)場(chǎng)設(shè)立指38會(huì)議信息的收集與編發(fā)會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理會(huì)議信息的編發(fā)會(huì)議信息的收集與編發(fā)會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理39會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理會(huì)議信息的收集會(huì)議信息的核實(shí)與匯總會(huì)議信息的整理與篩選會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理會(huì)議信息的收集40會(huì)議信息的收集會(huì)議記錄是會(huì)議信息收集的主要方式，一般會(huì)議都應(yīng)記錄，重要的會(huì)議還可由兩名文秘人員同時(shí)記錄。會(huì)議記錄包括兩部分內(nèi)容：第一部分是會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、出席者、主持人等。第二部分是會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成決議等。錄音、攝影和錄像是會(huì)議信息收集的輔助方式。會(huì)議信息的收集會(huì)議記錄是會(huì)議信息收集的主要方式，一般會(huì)議都應(yīng)41會(huì)議信息的核實(shí)與匯總文秘人員會(huì)后應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行核實(shí)。兩位人員同時(shí)記錄的，要對(duì)同并合成一份較完整的會(huì)議記錄。有錄音的，應(yīng)將錄音與文字記錄核對(duì)、補(bǔ)充或修改。會(huì)場(chǎng)上未聽清的內(nèi)容，尤其是重要的人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)、引文等，必須找發(fā)言人核實(shí)無誤。信息匯總一般采取匯合多種會(huì)議記錄；聽取、記錄各小組的口頭匯報(bào)；收閱發(fā)言人的發(fā)言稿或書面發(fā)言稿等方式進(jìn)行?？傊?，應(yīng)將會(huì)議全過程中所提供的信息盡可能齊全、完整地收集、匯總在一起。

會(huì)議信息的核實(shí)與匯總文秘人員會(huì)后應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行核實(shí)。兩位人42會(huì)議信息的整理與篩選匯總的信息往往是大量的、分散的，甚至是雜亂的、良莠不齊的，必須加以整理，即將多數(shù)的、同類的信息歸納在一起。篩選就是過濾、挑選出有用的信息，同時(shí)把極少數(shù)陳舊的、不真實(shí)的、無意義的信息揚(yáng)棄。會(huì)議信息的整理與篩選匯總的信息往往是大量的、分散的，甚至是雜43會(huì)議信息的編發(fā)信息的編寫：文字材料可采取歸納法，摘要法等進(jìn)行編寫，對(duì)相片、錄音和錄像進(jìn)行選擇和剪輯?？傊?，應(yīng)將會(huì)議的文字與錄像信息編寫并挑選出來，印制成材料，供與會(huì)人員學(xué)習(xí)參考。發(fā)送或歸檔：經(jīng)編選、印制的材料，有利于會(huì)議進(jìn)展的，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員。暫時(shí)不用、但日后有參考價(jià)值的材料，則應(yīng)歸檔，以備會(huì)后查考之用。編發(fā)的形式：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)具有“簡(jiǎn)、真、新、快”的特點(diǎn)。會(huì)議秘書處編印。

會(huì)議信息的編發(fā)信息的編寫：文字材料可采取歸納法，摘要法等進(jìn)44第四節(jié)會(huì)后工作一、會(huì)后事務(wù)處理（會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決算）二、會(huì)議文件（印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議議定事項(xiàng)通知、匯編會(huì)議文件和歸檔）三、會(huì)議總結(jié)四、會(huì)議傳達(dá)五、會(huì)議催辦（發(fā)文、電話、人員）第四節(jié)會(huì)后工作一、會(huì)后事務(wù)處理（會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、45第四章講完了。

再見！第四章講完了。

再見！46演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！47文秘管理與寫作主講：張勇TEL：84272009E-MAIL：gzddzy@126.com文秘管理與寫作主講：張勇48第四章會(huì)議管理第四章會(huì)議管理49學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求★了解會(huì)議的作用和基本要素

★理解做好會(huì)后工作的意義和作用

★掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作的內(nèi)容和方法。

學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求★了解會(huì)議的作用和基本要素50第四章會(huì)議管理第一節(jié)會(huì)議的作用和要素第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)第四節(jié)

會(huì)后工作第四章會(huì)議管理第一節(jié)會(huì)議的作用和要素51第一節(jié)會(huì)議的作用和要素會(huì)議的涵義會(huì)議的類型會(huì)議的作用會(huì)議的要素會(huì)議管理的基本要求第一節(jié)會(huì)議的作用和要素會(huì)議的涵義52會(huì)議的涵義

會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員，在指定的時(shí)間和地點(diǎn)，有組織地就某個(gè)或某些議題進(jìn)行面對(duì)面的協(xié)商或討論的活動(dòng)。會(huì)議的涵義會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員，在指定的時(shí)53會(huì)議的類型

根據(jù)會(huì)議的目的：說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議和創(chuàng)意會(huì)議等

根據(jù)會(huì)議的形式：會(huì)議可分為圓桌會(huì)議、小組討論、議會(huì)型會(huì)議、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電視電話會(huì)議等

按照與會(huì)人數(shù)、規(guī)模：大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議

按照會(huì)議召開的規(guī)?；蛉掌冢憾ㄆ诠ぷ骼龝?huì)和臨時(shí)性辦公會(huì)議

按與會(huì)人員的成分：黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、中層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)、記者招待會(huì)等

會(huì)議的類型根據(jù)會(huì)議的目的：說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)54會(huì)議的要素

與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有關(guān)的人員和雖與無直接關(guān)系，但卻有利于會(huì)議進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。主持人：會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者。議題：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議召開的時(shí)間；會(huì)期；每次會(huì)議的時(shí)間限度會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議的要素與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有關(guān)的人員55會(huì)議管理的基本要求會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過等都應(yīng)遵循國(guó)家的法律法規(guī)，有嚴(yán)格的、明確的規(guī)定和程序，以保證會(huì)議的有效性和科學(xué)性。合理確定會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)人員。會(huì)議目標(biāo)的確定，既要與組織的總體目標(biāo)方向一致，又要具有實(shí)際的可行性和可操作性，避免目標(biāo)過高或過低。與會(huì)人員應(yīng)選擇在職務(wù)、專長(zhǎng)等方面與目標(biāo)有關(guān)的人員參加，以保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。應(yīng)在減少會(huì)議數(shù)量，縮小會(huì)議規(guī)模，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，縮短會(huì)議時(shí)間，控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，降低會(huì)議成本等方面下工夫，務(wù)求實(shí)效。會(huì)議管理的基本要求會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過等都應(yīng)56第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議計(jì)劃的制訂會(huì)議成本的預(yù)算文書資料的準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備議程程序的擬定會(huì)議通知的發(fā)送

第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議計(jì)劃的制訂57會(huì)議計(jì)劃的制定文秘人員制訂——領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)——文秘人員執(zhí)行會(huì)議目的任務(wù)、會(huì)議名稱、與會(huì)人員、主持人、規(guī)模規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)議程等的具體化。明確會(huì)議準(zhǔn)備工作。確定會(huì)議工作人員和服務(wù)人員。部門的會(huì)議一般應(yīng)提前報(bào)至文秘管理部門，由文秘管理部門統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表。

會(huì)議計(jì)劃的制定文秘人員制訂——領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)——文秘人員執(zhí)行58會(huì)議成本預(yù)算

會(huì)議成本包括兩部分：一部分是“顯性成本”，即會(huì)議明顯的耗費(fèi)。另一部分稱作“隱性成本”，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本=X＋2J×N×TX表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T表示時(shí)間（小時(shí)）。

會(huì)議成本預(yù)算會(huì)議成本包括兩部分：一部分是“顯性成本”，即會(huì)59會(huì)議文書資料的準(zhǔn)備

會(huì)議文件其他文書資料會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序

會(huì)議文書資料的準(zhǔn)備會(huì)議文件60會(huì)議文件

比較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備文件。會(huì)議文件有兩大類：一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料，如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件，如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿等。

會(huì)議文件61其他文書資料

會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性或服務(wù)性等其他文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、會(huì)議日程表、會(huì)議須知、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。

其他文書資料62會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序

領(lǐng)導(dǎo)授意——收集資料，寫作初稿——領(lǐng)導(dǎo)審閱——修改——領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)——打印裝訂會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序領(lǐng)導(dǎo)授意63會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議場(chǎng)所的選擇64會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議地點(diǎn)必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)；會(huì)場(chǎng)內(nèi)外必須保持安靜，有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施，以及室溫調(diào)空裝置；會(huì)場(chǎng)空間必須適宜，平均每個(gè)與會(huì)者擁有兩平方米為宜；外出留宿開會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費(fèi)用開支，考慮衣食起居舒適等等。組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的會(huì)議室和辦公室是最常用、最自然的會(huì)議場(chǎng)所。會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議地點(diǎn)必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上的方便65會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置出席者的位置安排主席臺(tái)席位安排會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議證件的準(zhǔn)備其他準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置66會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)的布置要配合會(huì)議的目的、性質(zhì)、參加人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小、形狀等因素加以設(shè)定，并在會(huì)議之前提前幾小時(shí)進(jìn)行布置。小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置67小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上可放置一兩盆鮮花，四邊供與會(huì)者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主持人的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置可安排68多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置采用正圓形會(huì)議桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分。

多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置采用正圓形會(huì)議桌，或多邊69大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置

安排在會(huì)議廳，會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌布。臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字或紅底金字。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席，便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。

大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置安排在會(huì)議廳，會(huì)議廳的前方安排主70

研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備一些話筒，便于與會(huì)者發(fā)言和多向交流。研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置71出席者的位置安排主持人或主席要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的位置。會(huì)議記錄者一般是坐在發(fā)言席的正前方。其余與會(huì)人員要坐在能看到發(fā)言者、黑板、熒屏的地方，而且盡可能看得到其他人的位置。工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位安排可依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主持人席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐。列席人員一般坐在會(huì)議正式成員的后方。重要會(huì)議需要事先制作座位卡或姓名牌，并根據(jù)職位高低或上司意圖準(zhǔn)確放置到位。重要的大中型會(huì)議，應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由文秘人員或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。

出席者的位置安排主持人或主席要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的72主席臺(tái)席位安排

重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)可設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員的職務(wù)高低以及對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點(diǎn)，其余的以居中者的左手方為第一順序，先左后右，左高右低，前排為主，后排為次，其他的依次類推。應(yīng)在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席臺(tái)席位安排重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排席位的次序73會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容毫無遺漏地在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。會(huì)議常用物品和設(shè)施包括：桌、椅、黑板、熒屏、電子白板、話筒、擴(kuò)音器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備以及粉筆、彩色筆、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試（如擴(kuò)音器的音量大?。?。以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須74會(huì)議證件的準(zhǔn)備正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

會(huì)議證件的準(zhǔn)備正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、75其他準(zhǔn)備

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐和住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。

其他準(zhǔn)備會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)76議程程序的擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排列先后次序，這便稱為議程，印成文書后，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議程序：把每一次會(huì)議禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目有序地排列，使之程式化，這便是程序，制成文書后，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。日程表與作息時(shí)間表：日程表，即是將會(huì)議的內(nèi)容分解安排在會(huì)期的各單元（如分上午、下午、晚上）或時(shí)數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)并制成表格。作息時(shí)間表，是將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。超過一天的會(huì)議，需要制訂。議程程序的擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排列先77會(huì)議通知的發(fā)送本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知。邀請(qǐng)性會(huì)議可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。一般應(yīng)提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。會(huì)議通知的送達(dá)可采用郵寄、傳真、專人送達(dá)、電子郵件等方式。對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象，在書面通知或請(qǐng)柬發(fā)送之后，還應(yīng)及時(shí)通過電話進(jìn)行征詢和確定。

會(huì)議通知的發(fā)送本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書面簽知等78第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)79會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)報(bào)到與簽到會(huì)議材料的發(fā)放議案、提案的辦理選舉事務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)報(bào)到與簽到80報(bào)到與簽到可采用四種方法：文秘人員點(diǎn)名。適用于人員比較熟悉的內(nèi)部小型會(huì)議和工作例會(huì)。本人簽到。適用于邀請(qǐng)性會(huì)議。憑證件報(bào)到。適合大中型會(huì)議。電子簽到。適用于與會(huì)人數(shù)較多的大中型會(huì)議。

報(bào)到與簽到可采用四種方法：81會(huì)議材料的發(fā)放

發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會(huì)者報(bào)到時(shí)領(lǐng)?。话l(fā)放材料較少的會(huì)議，文秘人員可在會(huì)議正式開始前發(fā)送至與會(huì)者的席位上。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。

會(huì)議材料的發(fā)放發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先集82議案、提案的辦理逐件登記。按照議案、提案的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類，逐件登記。擬辦送批。按照業(yè)務(wù)分工、歸口辦理的原則，提出議案、提案的處理意見，提交主席團(tuán)會(huì)議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。轉(zhuǎn)辦。轉(zhuǎn)交有關(guān)部門研究處理，并負(fù)責(zé)答復(fù)。及時(shí)催辦。及時(shí)結(jié)案。

議案、提案的辦理逐件登記。按照議案、提案的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類83選舉事務(wù)

文秘人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好選舉須知；準(zhǔn)備好不同顏色的兩套選票，一套選舉時(shí)使用，另一套備用；應(yīng)按150至200人一個(gè)票箱的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備票箱；大型選舉還應(yīng)劃分選區(qū)、投票路線等文秘人員還應(yīng)熟知選舉的方法和程序，準(zhǔn)備擔(dān)任選舉時(shí)唱票、監(jiān)票、記票、統(tǒng)計(jì)等工作人員。

選舉事務(wù)文秘人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好選舉須知；準(zhǔn)備好不同顏色8