工程檔案管理制度范文

第13頁共13頁工程檔案管理制度范文1、目的建設(shè)工程涉及大量的信息和檔案，而且種類繁多，為便于工程建設(shè)信息的管理和交流，制定本辦法。2、適用范圍適用于公司范圍內(nèi)的應(yīng)用工程、管線工程、土建工程及其他建設(shè)工程。3、職責(zé)3.1工程建設(shè)的現(xiàn)場代表負責(zé)工程信息的收集。3.2工程建設(shè)的牽頭部門應(yīng)設(shè)專、兼職檔案管理員，負責(zé)工程建設(shè)信息的整理、傳遞、分析。3.3應(yīng)建立工程建設(shè)檔案登記和管理。4、工程建設(shè)信息的分類(1)立項文件：項目建議書，項目建議書審批意見及前期工作通知書；可行性研究報告及附件，可行性研究報告審批意見;關(guān)于立項有關(guān)的____;專家建議文件，調(diào)查資料及項目評估研究等資料；公司計劃財務(wù)部審核的實施申報表及工程編號。(2)建設(shè)用地、征地、拆遷文件：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；用地申請報告及建設(shè)用地批準(zhǔn)書；拆遷安置意見、協(xié)議、方案；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國有土地使用證。(3)勘察、測繪、設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告；地形測量和撥地測量成果報告；申請的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書；初步設(shè)計圖紙說明；審定設(shè)計方案通知書和____意見，有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)文件；施工圖及其說明；政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見。(4)招投標(biāo)及合同文件：勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理招投標(biāo)文件；勘察設(shè)計、監(jiān)理委托合同，施工承包合同；其他分類合同。(5)開工審批文件：規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙；建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件；建設(shè)工程開工____表；建設(shè)工程施工許可證；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。(6)竣工資料：竣工圖；建設(shè)工程移交資料；建設(shè)工程備案資料；(7)財務(wù)文件；工程投資估算；工程設(shè)計概算；施工圖預(yù)算；工程預(yù)付款、進度款撥付資料；工程決算書；工程決算審計報告。(8)建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人工程部現(xiàn)場代表；工程項目監(jiān)理及負責(zé)人____；工程施工項目經(jīng)理部及負責(zé)人____。5、流動信息(1)投資控制信息①設(shè)計變更；②工程量變化表(現(xiàn)場簽證)；③工程造價的市場變化情況；(2)質(zhì)量控制信息①質(zhì)量抽樣檢查數(shù)據(jù)；③質(zhì)量事故記錄和處理報告。④施工各階段驗收、檢查、測試記錄。(3)進度控制信息①施工單位的施工____設(shè)計；②立項工作進度表及報建進度表；③工程征地、拆遷進度報表；④工程設(shè)計安排。設(shè)計委托書送達時間、設(shè)計完成時間。⑤工程開工時間、計劃完成時間；⑥施工單位工程進度表；⑦監(jiān)理月報、季報。6、工程建設(shè)信息交流細則6.1工程建設(shè)信息的傳遞理員傳遞到公司計劃財務(wù)部。6.2工程信息的共享現(xiàn)場代表應(yīng)將工程建設(shè)信息錄入工程建設(shè)信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享，以便于工程管理、統(tǒng)計、分析、處理。6.3工程信息的處理①設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、工程量變化表以及工程材料價格變動，應(yīng)與合同價分析比較；②進度款撥付，應(yīng)與合同分析比較；③項目結(jié)算，應(yīng)與合同價分析比較；④項目投資變化趨勢預(yù)測；⑤對工程進度表，應(yīng)對照施工____設(shè)計進行分析比較；⑥對工程量完成情況，應(yīng)對照年度計劃進行分析比較；⑦工程實際進度與計劃進度的動態(tài)比較；⑧工程進度變化趨勢預(yù)測；⑨分項、分部及單位工程的驗收記錄，應(yīng)對照質(zhì)量要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行分析比較；⑩合同執(zhí)行情況的分析比較。7、工程建設(shè)信息存檔工程建設(shè)完工后，有關(guān)工程建設(shè)的固定檔案均應(yīng)交公司資料室存檔。工程檔案管理制度范文（二）工程項目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)(結(jié))算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、資料員及其職責(zé)部門經(jīng)理指定專人負責(zé)檔案管理工作(即資料員)，資料員負責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息(見附表二)。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項工作由資料員負責(zé)，項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經(jīng)理及時處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術(shù)資料參考目錄1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更、洽商記錄3、施工____設(shè)計(施工措施)4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核5、工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告(鋼筋、水泥、磚、防水材料等)7、施工試驗報告及見證檢測報告8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄9、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報告15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告(回填土試驗報告)16、砂漿配合比通知單17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定18、混凝土配合比通知單19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定(同條件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄)20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條(劑)合格證22、水池滿水試驗記錄23、建筑物沉降觀測記錄24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄25、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄26、工程質(zhì)量事故處理記錄27、管道、配件出廠合格證及進場檢(試)驗報告28、管道、設(shè)備強度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄30、進場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告)31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄37、竣工驗收報告38、竣工驗收證書上述資料目錄供各施工單位(項目部)參考使用附件二案卷封面式樣施工技術(shù)資料檔案號：共卷第卷工程名稱：編制單位：編制日期：工程檔案管理制度范文（三）九、工程檔案管理制度一、檔案資料的歸檔分類及范圍1.檔案資料的歸檔分類工程建設(shè)檔案主要有公文、工程建設(shè)技術(shù)資料、經(jīng)濟合同、工程建設(shè)財務(wù)、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。2.檔案資料的歸檔范圍(1)省、市政府的來往公文；(2)建管處的來往公文；(3)建管公司的來往公文；(4)有關(guān)技術(shù)問題的____、咨詢意見；(5)會議文件、記錄等；(6)工程建設(shè)期間形成的工程技術(shù)材料：①招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同及協(xié)議；②設(shè)計圖紙、施工____設(shè)計；③工程開工報告、施工方案、施工技術(shù)措施、施工計劃、報表等文件；④建筑材料和中間產(chǎn)品的合格證、試驗報告，砼、砂漿等配合比的試驗報告；⑤設(shè)計變更及索賠資料；⑥施工測量記錄、地質(zhì)勘探資料，基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施工記錄等材料；⑦工程質(zhì)量、安全、事故及處理情況報告；⑧施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣工圖及竣工驗收報告及質(zhì)量評定等；⑨工程機械設(shè)備、儀器及引進的技術(shù)設(shè)備圖紙等；(7)工程價款結(jié)算等資料。二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1.工程文件接收(1)各單位提供給工程部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料、來文通知等)由檔案資料員統(tǒng)一接收。(2)工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律移交檔案資料組進行統(tǒng)一歸檔整理。(3)檔案資料組對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。(4)檔案資料組對收發(fā)工程文件應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)登記帳(收文簿、發(fā)文簿)(5)登記完畢的工程文件，應(yīng)及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，及時報審工程部領(lǐng)導(dǎo)審定，并及時處理。(6)對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。(7)檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案分類登記帳2.工程文件資料發(fā)放(1)分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一辦理。(2)呈送上級單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。(3)分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?4)為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人____或部門，并及時通知檔案資料組；檔案資料組按指定____發(fā)放工程文件資料。3.設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定(1)設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。(2)設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料組歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料組向設(shè)計院提供全部設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計院編制竣工圖。三、工程項目各參與方檔案部門職責(zé)參建單位(總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、承辦單位)應(yīng)按各自的職責(zé)，將負責(zé)承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責(zé)對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負責(zé)____、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責(zé)收集、積累、整理其承包項目的全____文件。1.建設(shè)單位各機構(gòu)。負責(zé)對形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉____、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、____及匯總整理。2.設(shè)計單位。負責(zé)對形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計等文件進行收集、積累、整理。3.施工單位。整理現(xiàn)場的譯文及____、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、(竣工圖)、設(shè)計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。4.監(jiān)理單位。負責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和____。負責(zé)收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。四、聲像檔案管理辦法1.建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。2.建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。3.照片檔案應(yīng)符合以下要