秘書-會(huì)議前站課件

會(huì)議組織與管理主講：符海玲會(huì)議組織與管理主講：符海玲1會(huì)議管理——命題思路三級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn)1.擬訂會(huì)議籌備方案；2.督查會(huì)務(wù)的籌備情況；3.審核會(huì)議文件；4.與上司溝通會(huì)議的有關(guān)事宜；5.擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案；6.提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行；7.監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用；8.處理會(huì)中突發(fā)事件；9.對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)；10.評(píng)估會(huì)議工作。會(huì)議管理——命題思路三級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn)2第一講會(huì)議前站復(fù)習(xí)：列舉會(huì)議無效的原因？第一講會(huì)議前站復(fù)習(xí)：列舉會(huì)議無效的原因？3基本要素：1）會(huì)議名稱。2）會(huì)議時(shí)間。3）會(huì)議地點(diǎn)。4）會(huì)議人員。5）會(huì)議方式。6）會(huì)議議題7）會(huì)議經(jīng)費(fèi)會(huì)議的要素選擇要素：1）會(huì)議目的。2）會(huì)議機(jī)構(gòu)。5）會(huì)議文件材料。6）會(huì)議設(shè)備工具。7）會(huì)議的組織者。8）會(huì)議日程?；疽兀簳?huì)議的要素選擇要素：4會(huì)議籌備方案1、會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容（框架）（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱。（3）確定會(huì)議和議程。（4）確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn)。（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（6）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。2.會(huì)議籌備方案的作用:(1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行會(huì)議籌備方案1、會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容（框架）51、安排會(huì)議議題1、會(huì)議議題：就是會(huì)議討論的問題。它反映的是會(huì)議的目的、主題、任務(wù)以及為了完成任務(wù)而采取的措施。2、安排會(huì)議議題的原則：必要性原則、可行性原則、明確性原則、適量性原則3、會(huì)議議題的作用：A、體現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)，為會(huì)議目標(biāo)服務(wù)B、引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言1、安排會(huì)議議題1、會(huì)議議題：就是會(huì)議討論的問題。它反映的是6

注意事項(xiàng)1、為了確保會(huì)議的高效，秘書人員務(wù)必在會(huì)議召開前知會(huì)參會(huì)人員，以準(zhǔn)備意見。2、黨的會(huì)議同政府會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別3、臨時(shí)提出的一般議題不宜倉促安排，以保證質(zhì)量4、可準(zhǔn)備些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。5、秘書不能擅自確定議題，必須事先報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批知識(shí)點(diǎn)注意事項(xiàng)1、為了確保會(huì)議的高效，秘書人員務(wù)必在7安排議題的方法1、領(lǐng)導(dǎo)確定議題。臨時(shí)性會(huì)議，必須先有議題再開會(huì)；定期會(huì)議可按原訂計(jì)劃進(jìn)行，如有增設(shè)的議題須經(jīng)知會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。2、會(huì)議秘書人員事前收集議題，向有關(guān)部門調(diào)查了解收集需要會(huì)上研究的問題，然后加以安排，并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定3、按照規(guī)定，經(jīng)過必要的程序性步驟，由會(huì)議確定。4、會(huì)議需研究的問題很多，秘書應(yīng)根據(jù)具體情況，分輕重緩急，將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改討論，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。安排議題的方法1、領(lǐng)導(dǎo)確定議題。臨時(shí)性會(huì)議，必須先有議題再開82、安排會(huì)議議程和日程會(huì)議議程：是對(duì)已確定的議題列出先后順序，也就是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)清晰地表達(dá)出來。會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議2、安排會(huì)議議程和日程會(huì)議議程：是對(duì)已確定的議題列出先后順序9知識(shí)點(diǎn)1）按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會(huì)議議程2）宣布議程3）說明一些此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容（點(diǎn)名、報(bào)告缺席情況、宣讀或修正上次會(huì)議記錄4）盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面1）會(huì)議議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不能變更2）議程表制出后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核才實(shí)施3）提前分發(fā)會(huì)議議題，以便與會(huì)者及時(shí)準(zhǔn)備注意事項(xiàng)議程表設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)知識(shí)點(diǎn)1）按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會(huì)議議程1）會(huì)議議程的編10實(shí)戰(zhàn)演練：會(huì)議議程（錯(cuò)誤）

海天公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表公司銷售團(tuán)隊(duì)隊(duì)會(huì)議將在6月19日周一上午10點(diǎn)在公司總部第一會(huì)議室舉行。1.銷售二部經(jīng)理的人選。2.東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。3.上次會(huì)議記錄。4.銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。5.下季度銷售目標(biāo)。6.公司銷售人員的招聘和重組。1、請(qǐng)找出以上議程表的錯(cuò)誤所在2、重新設(shè)計(jì)這次的會(huì)議議程表實(shí)戰(zhàn)演練：會(huì)議議程（錯(cuò)誤）海天公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表1、請(qǐng)11會(huì)議議程（正確）

海天公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在6月19日周一上午10點(diǎn)在公司總部第一會(huì)議室舉行1.宣布議程2.說明有關(guān)人員的缺席情況3.宣讀并通過上次會(huì)議的記錄4.東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)5.銷售一部經(jīng)理關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言6.公司銷售人員的招聘和重組7.銷售二部的經(jīng)理人選8.下季度銷售目標(biāo)會(huì)議議程（正確）123、安排會(huì)議日程會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日做出的具體安排，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會(huì)議日程表一般采用簡短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，將會(huì)議的議題具體化。日程表一般包括以下6項(xiàng)：時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容、活動(dòng)方式、地點(diǎn)、主持人、參加人3、安排會(huì)議日程會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日做出的具體安排，是會(huì)議13編制日程表的注意事項(xiàng)（知識(shí)點(diǎn)）1、會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到變化，可適當(dāng)調(diào)整2、日程表的內(nèi)容必須與議程表吻合3、同議程表一樣，日程表制出后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才實(shí)施日程表編制注意事項(xiàng)編制日程表的注意事項(xiàng)（知識(shí)點(diǎn)）1、會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員14秘書_會(huì)議前站課件15二、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般來說，較大規(guī)模的會(huì)議應(yīng)建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。具有法定程序的重要會(huì)議，在會(huì)議正式開始之前建立“會(huì)議籌備組”，我們亦稱之為“會(huì)議秘書處”。會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)以下子機(jī)構(gòu)：1）資料組：主要負(fù)責(zé)各種會(huì)議文件的準(zhǔn)備、起草、印發(fā)、清退等2）聯(lián)絡(luò)組：負(fù)責(zé)各機(jī)構(gòu)間的傳達(dá)反饋3）提案組：負(fù)責(zé)受理會(huì)議期間與會(huì)者提出的各種提案、議案4）宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的內(nèi)外宣傳工作5）后勤接待組：負(fù)責(zé)會(huì)議的接站、報(bào)到、簽到、票務(wù)、食宿、參觀、文娛活動(dòng)、車輛調(diào)度、會(huì)場安排、設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理等工作。6）保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作二、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般來說，較大規(guī)模的會(huì)議應(yīng)建立會(huì)議組織機(jī)16

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-成立TEAM組組織落實(shí)，成立工作團(tuán)隊(duì)組會(huì)議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報(bào)會(huì)議的組織和管理17三、確定會(huì)議場所的程序會(huì)議目的與形態(tài)列出選擇會(huì)議場地的需求清單，確定會(huì)議場地確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn)

簽訂書面合同程序三、確定會(huì)議場所的程序會(huì)議目的與形態(tài)程序18三、會(huì)議選址桌上便條：去年公司年會(huì)在珠江花園飯店舉行，但大家普遍對(duì)那里的服務(wù)不滿意。今年公司的年會(huì)需要重新選擇會(huì)議地點(diǎn)，請(qǐng)為我列出選擇會(huì)議地點(diǎn)需要考慮的因素以上是行政總監(jiān)留給其秘書的便條，請(qǐng)你幫他考慮一下三、會(huì)議選址桌上便條：去年公司年會(huì)在珠江花園飯店舉行，但大家19選擇會(huì)址的要求（1）交通便利：方便上司和與會(huì)者前往。（2）會(huì)場的大小與會(huì)議內(nèi)容、規(guī)模、主題相符。（3）盡量避開鬧市區(qū)，保證不受干擾。（4）應(yīng)考慮有無停車場。（5）場地租借的成本必須合理。要求選擇會(huì)址的要求（1）交通便利：方便上司和與會(huì)者前往。要求20會(huì)議室空間的要求1）會(huì)議室寧肯略小而勿失于大：小型會(huì)議室一般30平米，中型會(huì)議室以60平米；大型會(huì)議室要求空間開闊，一般凈高不低于4米2）會(huì)議室的空間密度：在空間布局上伸展自如，能夠根據(jù)需要迅速隨意組合3）個(gè)人應(yīng)有2平方至3平方左右的活動(dòng)空間會(huì)議室空間的要求1）會(huì)議室寧肯略小而勿失于大：小型會(huì)議室一般21會(huì)議室的設(shè)備要求1）通風(fēng)空調(diào)設(shè)備2）采光設(shè)施3）多媒體演示系統(tǒng)、音響設(shè)備、同聲傳譯4）其它：餐飲、客房、娛樂設(shè)施會(huì)議室的設(shè)備要求1）通風(fēng)空調(diào)設(shè)備22對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的確認(rèn)：1、檢查會(huì)議室或場地2、隨意抽查一個(gè)房間，檢查房內(nèi)設(shè)施3、檢查會(huì)議登記部門、會(huì)議管理部門和后勤4、檢查膳食供應(yīng)5、檢查報(bào)務(wù)項(xiàng)目、營業(yè)時(shí)間6、了解停車設(shè)施對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的確認(rèn)：1、檢查會(huì)議室或場地23

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-起草協(xié)議1、

會(huì)議日期2、

住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、

場地安排及費(fèi)用4、

餐飲及費(fèi)用5、甲方對(duì)乙方的規(guī)定6、乙方對(duì)甲方的規(guī)定7、結(jié)算等起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項(xiàng)會(huì)議的組織和管理24五、會(huì)場布置的要求五、會(huì)場布置的要求25五、會(huì)場布置和座次安排整體要求：1、莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛，并考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模。2、會(huì)場的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍；3、中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心，并考慮進(jìn)退場的方便；4、小型會(huì)場要注意集中和方便五、會(huì)場布置和座次安排整體要求：26五、會(huì)場布置和座次安排風(fēng)光公司最近獲得了省里授予的百強(qiáng)企業(yè)稱號(hào)，準(zhǔn)備召開慶功表彰會(huì)。辦公室主任沈萍檢查會(huì)場，她發(fā)現(xiàn)秘書鐘苗的座次安排為董事長的位置安排在前最右邊，副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，所有領(lǐng)導(dǎo)按職務(wù)高低從右向左，后面是受表彰的人員。鐘苗秘書的安排有哪些不當(dāng)？就如何糾正？思考五、會(huì)場布置和座次安排風(fēng)光公司最近獲得了省里授予的百強(qiáng)企業(yè)稱27五、主席臺(tái)布置和座次安排思考：1、工作會(huì)議，主席臺(tái)布置色彩基調(diào)？藍(lán)色、綠色2、慶典、表彰性會(huì)議，主席臺(tái)布置色彩基調(diào)？紅色、粉色3、哪些類型的會(huì)議不需要設(shè)主席臺(tái)和主席桌？座談會(huì)、日常工作會(huì)議五、主席臺(tái)布置和座次安排思考：28五、會(huì)場布置的要求1、確定會(huì)議臺(tái)形2、合理擺放桌椅3、布置附屬性設(shè)備：1）音響、2）聲像（立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦投影）3）其他布置（溫濕度、照明、通風(fēng)、電源插座等）4）布置裝飾（鮮花、會(huì)標(biāo)、會(huì)徵、旗幟、字畫等)如何對(duì)會(huì)場整體進(jìn)行布局？五、會(huì)場布置的要求1、確定會(huì)議臺(tái)形如何對(duì)會(huì)場整體進(jìn)行布局？29五、主席臺(tái)布置的要求五、主席臺(tái)布置的要求30五、主席臺(tái)布置的要求主席臺(tái)有誰坐？主辦方負(fù)責(zé)人、貴賓、主席團(tuán)成員如何坐？請(qǐng)結(jié)合新聞發(fā)布會(huì)和秘書理論研討會(huì)談?wù)剷?huì)議主席臺(tái)的座次安排？五、主席臺(tái)布置的要求主席臺(tái)有誰坐？請(qǐng)結(jié)合新聞發(fā)布會(huì)和秘書理31五、主席臺(tái)布置的要求五、主席臺(tái)布置的要求32五、主席臺(tái)座次的要求關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排（1）主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。（2）主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。五、主席臺(tái)座次的要求關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排33主席臺(tái)座次安排1、職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居側(cè)。2、會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，但有時(shí)可按職務(wù)順序就座3、主席臺(tái)座次應(yīng)編成表，貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。4、主席臺(tái)每個(gè)座位左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。主席臺(tái)座次安排1、職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的34會(huì)場其他人的座次安排1、小型會(huì)場內(nèi)，一般情況，遠(yuǎn)門、面門的位置為上座。2、中大型會(huì)議的座次安排：1）橫排法：按參會(huì)人員姓氏筆畫為序，從左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）豎排法：按既定次序或姓氏筆畫，從前至后縱向排列座次。正式代表居前，職務(wù)高者居前，列席成員、職位低者居后。3）左后排列法：會(huì)場其他人的座次安排1、小型會(huì)場內(nèi)，一般情況，遠(yuǎn)門、面門的位35會(huì)場布置和座次劃分在大中型會(huì)議中，為了提高會(huì)議效率，便于與會(huì)者順利找到自己座位，可對(duì)會(huì)場分片劃區(qū)1、根據(jù)會(huì)場整體布局，分出ABCD等區(qū)域；2、按照?qǐng)鰞?nèi)座位排號(hào)分區(qū)，每個(gè)單位各占幾排，3、正式代表居前，列席代表居后4、會(huì)議中受表彰、領(lǐng)獎(jiǎng)的人員標(biāo)出專門區(qū)域。會(huì)場布置和座次劃分在大中型會(huì)議中，為了提高會(huì)議效率，便于與會(huì)36會(huì)議臺(tái)形選擇會(huì)議臺(tái)形選擇37會(huì)議臺(tái)形選擇－較大型會(huì)場大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、布置工作會(huì)議會(huì)議臺(tái)形選擇－較大型會(huì)場大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)38

會(huì)議臺(tái)形的布置－中小形會(huì)議座次根據(jù)會(huì)議的類型，安排選擇會(huì)議的臺(tái)形：會(huì)議臺(tái)形的布置－中小形會(huì)議座次39會(huì)議臺(tái)形選擇大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、布置工作會(huì)議會(huì)議臺(tái)形選擇大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、布40主席臺(tái)座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果會(huì)議主持人的位次：前排的邊座或按職務(wù)順序主席臺(tái)座次的審核主席臺(tái)桌上，每個(gè)位置的左側(cè)放姓名臺(tái)簽．主席臺(tái)座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果41秘書_會(huì)議前站課件42秘書_會(huì)議前站課件43秘書_會(huì)議前站課件44秘書_會(huì)議前站課件45秘書_會(huì)議前站課件46胡錦濤、江澤民、吳邦國、溫家寶、賈慶林、曾慶紅、吳官正、李長春、羅干等出席開幕會(huì)。胡錦濤、江澤民、吳邦國、溫家寶、賈慶林、曾慶紅、吳官正、李長47秘書_會(huì)議前站課件48秘書_會(huì)議前站課件49知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）50知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）51四、制作會(huì)議證件思考秘書理論研討會(huì)，需要制發(fā)哪些會(huì)議證件？四、制作會(huì)議證件思考52會(huì)議正式證件旁聽證會(huì)議工作證件代表證出席證列席證來賓證工作證記者證出入證會(huì)議證件會(huì)議正式證件代表證工作證會(huì)議證件53會(huì)議證件類型代表證——與會(huì)者不僅能參加會(huì)議且有表決權(quán)、選舉權(quán)。列席證——能夠到會(huì)旁聽但無表決權(quán)。工作證——大會(huì)的工作人員，在會(huì)議期間出入行走有一定的限制。記者證——負(fù)責(zé)大會(huì)采訪、報(bào)道的新聞媒體人員。來賓證——表明是被主辦方邀請(qǐng)的嘉賓。會(huì)議證件類型代表證——與會(huì)者不僅能參加會(huì)議且有表決權(quán)、54方法要求制發(fā)會(huì)議證件的方法和要求1、內(nèi)容上：會(huì)議名稱、與會(huì)者姓名、稱呼、身份（職務(wù)、職稱）、組織者名稱2、重要的大型會(huì)議要大證件上貼本人相片，并加蓋印章。3、在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。方法要求制發(fā)會(huì)議證件的方法和要求1、內(nèi)容上：會(huì)議名稱、與會(huì)者55會(huì)議證件的作用證明身份保證會(huì)議安全，控制人員出入統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)維持會(huì)議程序會(huì)議證件的作用證明身份56六、準(zhǔn)備會(huì)議文件材料、會(huì)議用品思考以秘書理論研討會(huì)為例，思考一下，會(huì)前需要準(zhǔn)備哪些用品？六、準(zhǔn)備會(huì)議文件材料、會(huì)議用品思考57會(huì)議信息的分類會(huì)議信息的分類：1）與會(huì)者信息：與會(huì)者基本情況、與會(huì)者背景、與會(huì)者抵返時(shí)間2）會(huì)議指導(dǎo)、宣傳性信息：方針、政策、法規(guī)、會(huì)議紀(jì)要、公報(bào)、簡報(bào)、配合會(huì)議宣傳的廣告、宣傳片、招貼畫等。3）會(huì)議議題性信息：需要列入會(huì)議議程，進(jìn)行討論、研究并解決的問題。4）會(huì)議主題內(nèi)容信息：會(huì)議期間圍繞會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)而形成的文件信息。開幕詞、閉幕詞、講話稿、專題報(bào)告等5）記錄性、結(jié)果性文件信息：會(huì)議記錄、決議、決定、公報(bào)、合同、備忘錄、聲明、宣言等會(huì)議信息的分類會(huì)議信息的分類：584、會(huì)議信息的傳遞會(huì)議信息的分類：6）會(huì)議的程序性文件信息：規(guī)范會(huì)議成員的行為、保障會(huì)議順利進(jìn)行而形成的文件。議事規(guī)則、會(huì)議時(shí)間安排表、選舉程序等7）會(huì)議交流性文件信息：主要表成于總結(jié)性、交流性、研討性會(huì)議。事跡報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、經(jīng)驗(yàn)介紹8）會(huì)議參考性信息：圍繞會(huì)議議題和議程所收集的背景資料。調(diào)查報(bào)告、可行性分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)圖紙、典型材料等9）會(huì)議管理性信息：對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行有效管理的文件信息：會(huì)議通知、會(huì)議須知、出席證、作息安排、保密規(guī)定、票證、簽到簿4、會(huì)議信息的傳遞會(huì)議信息的分類：59會(huì)議用品、所需設(shè)備會(huì)議用品和設(shè)備的類型：必備用品、特殊用品（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)所需的特殊用品和設(shè)備。會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法：事先要制定周密的準(zhǔn)備方案，盡量列出用品和設(shè)備的名稱、數(shù)量和價(jià)格。會(huì)議用品、所需設(shè)備會(huì)議用品和設(shè)備的類型：必備用品、特殊用品60會(huì)議用品的準(zhǔn)備

項(xiàng)目內(nèi)容

會(huì)議用品

桌、椅、黑板、熒屏、暗幕、電子布告板、麥克風(fēng)、擴(kuò)音器等。

視聽機(jī)器

錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備等。

文具及其他用品

粉筆、彩色筆、訂書機(jī)、紙、紙夾、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、煙灰缸等。投票箱、儀仗隊(duì)、鮮花會(huì)議用品的準(zhǔn)備

項(xiàng)目內(nèi)容

桌、椅、黑板、熒屏61會(huì)前用品準(zhǔn)備的具體步驟1、檢查空調(diào)，做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般在會(huì)議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷2、檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備3、檢查黑板、白板、安放圖架、足夠的紙張4、擺放好姓名牌5、每個(gè)座位前擺放紙筆6、電腦投影儀、屏幕、錄音設(shè)備7、投票箱、訂數(shù)投備、獎(jiǎng)品8、茶水飲料9、電視、電話會(huì)議，要檢查線路等會(huì)前用品準(zhǔn)備的具體步驟1、檢查空調(diào)，做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般在會(huì)議62思考會(huì)議文件準(zhǔn)備好后，該如何分發(fā)給與會(huì)人員呢？以學(xué)院團(tuán)學(xué)換屆選舉大會(huì)為例，說明其方法。思考63分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會(huì)者，特別是需研究的計(jì)劃、方案、審議法規(guī)性文件2、在與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，秘書人員在入口久發(fā)給每位與會(huì)者3、在會(huì)場上發(fā)放。有些文件，秘書人員在會(huì)場上，按坐位順序依次發(fā)給與會(huì)者。4、在座位上擺放。一般性文件，可以在與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場之前，將文件擺入在與會(huì)人員座位上，供與會(huì)者收閱。分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會(huì)者，特別是需研究的計(jì)劃、方64七會(huì)場檢查思考檢查會(huì)議籌備情況時(shí)，主要檢查什么內(nèi)容？七會(huì)場檢查思考檢查會(huì)議籌備情況時(shí)，主要檢查什么內(nèi)容？65七會(huì)場檢查答案1、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分：會(huì)期？規(guī)模？與會(huì)人員名額？2、會(huì)議期間能否排除各種干擾：手機(jī)？3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備4、文件材料準(zhǔn)備5、會(huì)場布置情況6、會(huì)議安保工作（設(shè)備線路、消防、防盜設(shè)施、入場人員身份等）7、其他見會(huì)議檢查表（EXCEL）七會(huì)場檢查答案1、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分：會(huì)期？規(guī)模？與會(huì)人員66會(huì)議檢查表會(huì)議檢查表67七會(huì)場檢查思考用什么方法才能快速便捷地進(jìn)行會(huì)場檢查？聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)會(huì)前現(xiàn)場檢查七會(huì)場檢查思考用什么方法才能快速便捷地進(jìn)行會(huì)場檢查？聽取68七會(huì)場檢查的形式思考會(huì)議檢查的形式有哪些？第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。七會(huì)場檢查的形式思考會(huì)議檢查的形式有哪些？第一，書面形式69八、如何擬定會(huì)議應(yīng)急方案1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：人員、場地、設(shè)備、資料、安保、行為(2)出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員2.會(huì)議應(yīng)急方案的作用:(1)會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會(huì)如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會(huì)議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，能夠有回旋余地。八、如何擬定會(huì)議應(yīng)急方案1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：70八、如何擬定會(huì)議應(yīng)急方案3.會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):1）有的放矢；2）預(yù)防為主；3）留有余地。4.會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則:1）思想上充分重視；2）在人、財(cái)、物方面要措施到位；3）在實(shí)施的過程中要堅(jiān)持定期檢查。5.處理會(huì)議突發(fā)事件的方法:1）處理人員問題；2）處理場地問題；3）處理設(shè)備問題；4）處理資料問題；5）處理健康與安全問題；6）處理行為問題八、如何擬定會(huì)議應(yīng)急方案71會(huì)后落實(shí)會(huì)后需落實(shí)哪些事項(xiàng)？會(huì)后落實(shí)會(huì)后需落實(shí)哪些事項(xiàng)？721、會(huì)議文件資料的收集整理、立卷歸檔2、會(huì)議紀(jì)要的整理印發(fā)3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算4、會(huì)議決議事項(xiàng)的檢查催辦1、會(huì)議文件資料的收集整理、立卷歸檔73會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦登記表會(huì)議催辦方式：發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦登記表會(huì)議催辦方式：發(fā)文催辦、電話催辦、74會(huì)后的工作會(huì)后必須注意的問題

與會(huì)人員的返程

會(huì)議物品清退會(huì)議文件整理立卷會(huì)議總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議目標(biāo)、分工執(zhí)行、自我與集體、獎(jiǎng)懲結(jié)合）撰寫新聞稿（及時(shí)、反映會(huì)議精神、領(lǐng)導(dǎo)審核）會(huì)后的工作會(huì)后必須注意的問題會(huì)議物品清退會(huì)議文75會(huì)后落實(shí)哪些會(huì)議資料不需要立卷歸檔？會(huì)后落實(shí)哪些會(huì)議資料不需要立卷歸檔？76

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-制定會(huì)議預(yù)算會(huì)后的工作第五講會(huì)后必須注意的問題

不需要立卷歸檔的會(huì)議資料有:1、重份文件2、事務(wù)性、臨時(shí)性、沒有查考價(jià)值的文件資料.3、未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿，未成文、未審批的提綱、素材、底稿。4、內(nèi)容被其他文件包括的文件資料會(huì)議的組織和管理77

會(huì)議的組織和管理會(huì)后總結(jié)和決算總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會(huì)后的總結(jié)和決算會(huì)后注意事項(xiàng)：缺會(huì)議記錄、落實(shí)不力、不進(jìn)行總結(jié)、不解散工作小組、與會(huì)人員對(duì)會(huì)議不滿會(huì)議的組織和管理78會(huì)后的工作會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面

1、文件資料2、郵電通訊費(fèi)3、會(huì)議設(shè)備和用品4、場租5、會(huì)議辦公費(fèi)6、宣傳、交際費(fèi)7、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)8、會(huì)議伙食費(fèi)9、會(huì)議交通費(fèi)10、其他開支會(huì)后的工作會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面1、文件資料79會(huì)后評(píng)估（P48）會(huì)議結(jié)束后，主要就哪些方面進(jìn)行評(píng)估？會(huì)后評(píng)估（P48）會(huì)議結(jié)束后，主要就哪些方面進(jìn)行評(píng)估？80會(huì)后評(píng)估（P48）（1）是否達(dá)到目標(biāo)。（2）會(huì)議時(shí)間性評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議狀態(tài)與收獲；對(duì)會(huì)議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見或建議。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。會(huì)議服務(wù)是否到位，會(huì)議中的合作精神如何。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。會(huì)后評(píng)估（P48）（1）是否達(dá)到目標(biāo)。81謝謝！謝謝！82演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！83會(huì)議組織與管理主講：符海玲會(huì)議組織與管理主講：符海玲84會(huì)議管理——命題思路三級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn)1.擬訂會(huì)議籌備方案；2.督查會(huì)務(wù)的籌備情況；3.審核會(huì)議文件；4.與上司溝通會(huì)議的有關(guān)事宜；5.擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案；6.提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行；7.監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用；8.處理會(huì)中突發(fā)事件；9.對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)；10.評(píng)估會(huì)議工作。會(huì)議管理——命題思路三級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn)85第一講會(huì)議前站復(fù)習(xí)：列舉會(huì)議無效的原因？第一講會(huì)議前站復(fù)習(xí)：列舉會(huì)議無效的原因？86基本要素：1）會(huì)議名稱。2）會(huì)議時(shí)間。3）會(huì)議地點(diǎn)。4）會(huì)議人員。5）會(huì)議方式。6）會(huì)議議題7）會(huì)議經(jīng)費(fèi)會(huì)議的要素選擇要素：1）會(huì)議目的。2）會(huì)議機(jī)構(gòu)。5）會(huì)議文件材料。6）會(huì)議設(shè)備工具。7）會(huì)議的組織者。8）會(huì)議日程。基本要素：會(huì)議的要素選擇要素：87會(huì)議籌備方案1、會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容（框架）（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱。（3）確定會(huì)議和議程。（4）確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn)。（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（6）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。2.會(huì)議籌備方案的作用:(1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行會(huì)議籌備方案1、會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容（框架）881、安排會(huì)議議題1、會(huì)議議題：就是會(huì)議討論的問題。它反映的是會(huì)議的目的、主題、任務(wù)以及為了完成任務(wù)而采取的措施。2、安排會(huì)議議題的原則：必要性原則、可行性原則、明確性原則、適量性原則3、會(huì)議議題的作用：A、體現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)，為會(huì)議目標(biāo)服務(wù)B、引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言1、安排會(huì)議議題1、會(huì)議議題：就是會(huì)議討論的問題。它反映的是89

注意事項(xiàng)1、為了確保會(huì)議的高效，秘書人員務(wù)必在會(huì)議召開前知會(huì)參會(huì)人員，以準(zhǔn)備意見。2、黨的會(huì)議同政府會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別3、臨時(shí)提出的一般議題不宜倉促安排，以保證質(zhì)量4、可準(zhǔn)備些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。5、秘書不能擅自確定議題，必須事先報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批知識(shí)點(diǎn)注意事項(xiàng)1、為了確保會(huì)議的高效，秘書人員務(wù)必在90安排議題的方法1、領(lǐng)導(dǎo)確定議題。臨時(shí)性會(huì)議，必須先有議題再開會(huì)；定期會(huì)議可按原訂計(jì)劃進(jìn)行，如有增設(shè)的議題須經(jīng)知會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。2、會(huì)議秘書人員事前收集議題，向有關(guān)部門調(diào)查了解收集需要會(huì)上研究的問題，然后加以安排，并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定3、按照規(guī)定，經(jīng)過必要的程序性步驟，由會(huì)議確定。4、會(huì)議需研究的問題很多，秘書應(yīng)根據(jù)具體情況，分輕重緩急，將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改討論，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。安排議題的方法1、領(lǐng)導(dǎo)確定議題。臨時(shí)性會(huì)議，必須先有議題再開912、安排會(huì)議議程和日程會(huì)議議程：是對(duì)已確定的議題列出先后順序，也就是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)清晰地表達(dá)出來。會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議2、安排會(huì)議議程和日程會(huì)議議程：是對(duì)已確定的議題列出先后順序92知識(shí)點(diǎn)1）按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會(huì)議議程2）宣布議程3）說明一些此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容（點(diǎn)名、報(bào)告缺席情況、宣讀或修正上次會(huì)議記錄4）盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面1）會(huì)議議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不能變更2）議程表制出后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核才實(shí)施3）提前分發(fā)會(huì)議議題，以便與會(huì)者及時(shí)準(zhǔn)備注意事項(xiàng)議程表設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)知識(shí)點(diǎn)1）按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會(huì)議議程1）會(huì)議議程的編93實(shí)戰(zhàn)演練：會(huì)議議程（錯(cuò)誤）

海天公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表公司銷售團(tuán)隊(duì)隊(duì)會(huì)議將在6月19日周一上午10點(diǎn)在公司總部第一會(huì)議室舉行。1.銷售二部經(jīng)理的人選。2.東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。3.上次會(huì)議記錄。4.銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。5.下季度銷售目標(biāo)。6.公司銷售人員的招聘和重組。1、請(qǐng)找出以上議程表的錯(cuò)誤所在2、重新設(shè)計(jì)這次的會(huì)議議程表實(shí)戰(zhàn)演練：會(huì)議議程（錯(cuò)誤）海天公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表1、請(qǐng)94會(huì)議議程（正確）

海天公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在6月19日周一上午10點(diǎn)在公司總部第一會(huì)議室舉行1.宣布議程2.說明有關(guān)人員的缺席情況3.宣讀并通過上次會(huì)議的記錄4.東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)5.銷售一部經(jīng)理關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言6.公司銷售人員的招聘和重組7.銷售二部的經(jīng)理人選8.下季度銷售目標(biāo)會(huì)議議程（正確）953、安排會(huì)議日程會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日做出的具體安排，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會(huì)議日程表一般采用簡短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，將會(huì)議的議題具體化。日程表一般包括以下6項(xiàng)：時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容、活動(dòng)方式、地點(diǎn)、主持人、參加人3、安排會(huì)議日程會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日做出的具體安排，是會(huì)議96編制日程表的注意事項(xiàng)（知識(shí)點(diǎn)）1、會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到變化，可適當(dāng)調(diào)整2、日程表的內(nèi)容必須與議程表吻合3、同議程表一樣，日程表制出后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才實(shí)施日程表編制注意事項(xiàng)編制日程表的注意事項(xiàng)（知識(shí)點(diǎn)）1、會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員97秘書_會(huì)議前站課件98二、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般來說，較大規(guī)模的會(huì)議應(yīng)建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。具有法定程序的重要會(huì)議，在會(huì)議正式開始之前建立“會(huì)議籌備組”，我們亦稱之為“會(huì)議秘書處”。會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)以下子機(jī)構(gòu)：1）資料組：主要負(fù)責(zé)各種會(huì)議文件的準(zhǔn)備、起草、印發(fā)、清退等2）聯(lián)絡(luò)組：負(fù)責(zé)各機(jī)構(gòu)間的傳達(dá)反饋3）提案組：負(fù)責(zé)受理會(huì)議期間與會(huì)者提出的各種提案、議案4）宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的內(nèi)外宣傳工作5）后勤接待組：負(fù)責(zé)會(huì)議的接站、報(bào)到、簽到、票務(wù)、食宿、參觀、文娛活動(dòng)、車輛調(diào)度、會(huì)場安排、設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理等工作。6）保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作二、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般來說，較大規(guī)模的會(huì)議應(yīng)建立會(huì)議組織機(jī)99

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-成立TEAM組組織落實(shí)，成立工作團(tuán)隊(duì)組會(huì)議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報(bào)會(huì)議的組織和管理100三、確定會(huì)議場所的程序會(huì)議目的與形態(tài)列出選擇會(huì)議場地的需求清單，確定會(huì)議場地確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn)

簽訂書面合同程序三、確定會(huì)議場所的程序會(huì)議目的與形態(tài)程序101三、會(huì)議選址桌上便條：去年公司年會(huì)在珠江花園飯店舉行，但大家普遍對(duì)那里的服務(wù)不滿意。今年公司的年會(huì)需要重新選擇會(huì)議地點(diǎn)，請(qǐng)為我列出選擇會(huì)議地點(diǎn)需要考慮的因素以上是行政總監(jiān)留給其秘書的便條，請(qǐng)你幫他考慮一下三、會(huì)議選址桌上便條：去年公司年會(huì)在珠江花園飯店舉行，但大家102選擇會(huì)址的要求（1）交通便利：方便上司和與會(huì)者前往。（2）會(huì)場的大小與會(huì)議內(nèi)容、規(guī)模、主題相符。（3）盡量避開鬧市區(qū)，保證不受干擾。（4）應(yīng)考慮有無停車場。（5）場地租借的成本必須合理。要求選擇會(huì)址的要求（1）交通便利：方便上司和與會(huì)者前往。要求103會(huì)議室空間的要求1）會(huì)議室寧肯略小而勿失于大：小型會(huì)議室一般30平米，中型會(huì)議室以60平米；大型會(huì)議室要求空間開闊，一般凈高不低于4米2）會(huì)議室的空間密度：在空間布局上伸展自如，能夠根據(jù)需要迅速隨意組合3）個(gè)人應(yīng)有2平方至3平方左右的活動(dòng)空間會(huì)議室空間的要求1）會(huì)議室寧肯略小而勿失于大：小型會(huì)議室一般104會(huì)議室的設(shè)備要求1）通風(fēng)空調(diào)設(shè)備2）采光設(shè)施3）多媒體演示系統(tǒng)、音響設(shè)備、同聲傳譯4）其它：餐飲、客房、娛樂設(shè)施會(huì)議室的設(shè)備要求1）通風(fēng)空調(diào)設(shè)備105對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的確認(rèn)：1、檢查會(huì)議室或場地2、隨意抽查一個(gè)房間，檢查房內(nèi)設(shè)施3、檢查會(huì)議登記部門、會(huì)議管理部門和后勤4、檢查膳食供應(yīng)5、檢查報(bào)務(wù)項(xiàng)目、營業(yè)時(shí)間6、了解停車設(shè)施對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的確認(rèn)：1、檢查會(huì)議室或場地106

會(huì)議的組織和管理會(huì)前準(zhǔn)備-起草協(xié)議1、

會(huì)議日期2、

住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、

場地安排及費(fèi)用4、

餐飲及費(fèi)用5、甲方對(duì)乙方的規(guī)定6、乙方對(duì)甲方的規(guī)定7、結(jié)算等起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項(xiàng)會(huì)議的組織和管理107五、會(huì)場布置的要求五、會(huì)場布置的要求108五、會(huì)場布置和座次安排整體要求：1、莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛，并考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模。2、會(huì)場的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍；3、中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心，并考慮進(jìn)退場的方便；4、小型會(huì)場要注意集中和方便五、會(huì)場布置和座次安排整體要求：109五、會(huì)場布置和座次安排風(fēng)光公司最近獲得了省里授予的百強(qiáng)企業(yè)稱號(hào)，準(zhǔn)備召開慶功表彰會(huì)。辦公室主任沈萍檢查會(huì)場，她發(fā)現(xiàn)秘書鐘苗的座次安排為董事長的位置安排在前最右邊，副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，所有領(lǐng)導(dǎo)按職務(wù)高低從右向左，后面是受表彰的人員。鐘苗秘書的安排有哪些不當(dāng)？就如何糾正？思考五、會(huì)場布置和座次安排風(fēng)光公司最近獲得了省里授予的百強(qiáng)企業(yè)稱110五、主席臺(tái)布置和座次安排思考：1、工作會(huì)議，主席臺(tái)布置色彩基調(diào)？藍(lán)色、綠色2、慶典、表彰性會(huì)議，主席臺(tái)布置色彩基調(diào)？紅色、粉色3、哪些類型的會(huì)議不需要設(shè)主席臺(tái)和主席桌？座談會(huì)、日常工作會(huì)議五、主席臺(tái)布置和座次安排思考：111五、會(huì)場布置的要求1、確定會(huì)議臺(tái)形2、合理擺放桌椅3、布置附屬性設(shè)備：1）音響、2）聲像（立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦投影）3）其他布置（溫濕度、照明、通風(fēng)、電源插座等）4）布置裝飾（鮮花、會(huì)標(biāo)、會(huì)徵、旗幟、字畫等)如何對(duì)會(huì)場整體進(jìn)行布局？五、會(huì)場布置的要求1、確定會(huì)議臺(tái)形如何對(duì)會(huì)場整體進(jìn)行布局？112五、主席臺(tái)布置的要求五、主席臺(tái)布置的要求113五、主席臺(tái)布置的要求主席臺(tái)有誰坐？主辦方負(fù)責(zé)人、貴賓、主席團(tuán)成員如何坐？請(qǐng)結(jié)合新聞發(fā)布會(huì)和秘書理論研討會(huì)談?wù)剷?huì)議主席臺(tái)的座次安排？五、主席臺(tái)布置的要求主席臺(tái)有誰坐？請(qǐng)結(jié)合新聞發(fā)布會(huì)和秘書理114五、主席臺(tái)布置的要求五、主席臺(tái)布置的要求115五、主席臺(tái)座次的要求關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排（1）主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。（2）主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。五、主席臺(tái)座次的要求關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排116主席臺(tái)座次安排1、職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居側(cè)。2、會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，但有時(shí)可按職務(wù)順序就座3、主席臺(tái)座次應(yīng)編成表，貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。4、主席臺(tái)每個(gè)座位左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。主席臺(tái)座次安排1、職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的117會(huì)場其他人的座次安排1、小型會(huì)場內(nèi)，一般情況，遠(yuǎn)門、面門的位置為上座。2、中大型會(huì)議的座次安排：1）橫排法：按參會(huì)人員姓氏筆畫為序，從左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）豎排法：按既定次序或姓氏筆畫，從前至后縱向排列座次。正式代表居前，職務(wù)高者居前，列席成員、職位低者居后。3）左后排列法：會(huì)場其他人的座次安排1、小型會(huì)場內(nèi)，一般情況，遠(yuǎn)門、面門的位118會(huì)場布置和座次劃分在大中型會(huì)議中，為了提高會(huì)議效率，便于與會(huì)者順利找到自己座位，可對(duì)會(huì)場分片劃區(qū)1、根據(jù)會(huì)場整體布局，分出ABCD等區(qū)域；2、按照?qǐng)鰞?nèi)座位排號(hào)分區(qū)，每個(gè)單位各占幾排，3、正式代表居前，列席代表居后4、會(huì)議中受表彰、領(lǐng)獎(jiǎng)的人員標(biāo)出專門區(qū)域。會(huì)場布置和座次劃分在大中型會(huì)議中，為了提高會(huì)議效率，便于與會(huì)119會(huì)議臺(tái)形選擇會(huì)議臺(tái)形選擇120會(huì)議臺(tái)形選擇－較大型會(huì)場大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、布置工作會(huì)議會(huì)議臺(tái)形選擇－較大型會(huì)場大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)121

會(huì)議臺(tái)形的布置－中小形會(huì)議座次根據(jù)會(huì)議的類型，安排選擇會(huì)議的臺(tái)形：會(huì)議臺(tái)形的布置－中小形會(huì)議座次122會(huì)議臺(tái)形選擇大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、布置工作會(huì)議會(huì)議臺(tái)形選擇大、小方型臺(tái)型適合：大型代表會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、布123主席臺(tái)座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果會(huì)議主持人的位次：前排的邊座或按職務(wù)順序主席臺(tái)座次的審核主席臺(tái)桌上，每個(gè)位置的左側(cè)放姓名臺(tái)簽．主席臺(tái)座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果124秘書_會(huì)議前站課件125秘書_會(huì)議前站課件126秘書_會(huì)議前站課件127秘書_會(huì)議前站課件128秘書_會(huì)議前站課件129胡錦濤、江澤民、吳邦國、溫家寶、賈慶林、曾慶紅、吳官正、李長春、羅干等出席開幕會(huì)。胡錦濤、江澤民、吳邦國、溫家寶、賈慶林、曾慶紅、吳官正、李長130秘書_會(huì)議前站課件131秘書_會(huì)議前站課件132知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）133知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）知識(shí)延伸（會(huì)議宴請(qǐng)）134四、制作會(huì)議證件思考秘書理論研討會(huì)，需要制發(fā)哪些會(huì)議證件？四、制作會(huì)議證件思考135會(huì)議正式證件旁聽證會(huì)議工作證件代表證出席證列席證來賓證工作證記者證出入證會(huì)議證件會(huì)議正式證件代表證工作證會(huì)議證件136會(huì)議證件類型代表證——與會(huì)者不僅能參加會(huì)議且有表決權(quán)、選舉權(quán)。列席證——能夠到會(huì)旁聽但無表決權(quán)。工作證——大會(huì)的工作人員，在會(huì)議期間出入行走有一定的限制。記者證——負(fù)責(zé)大會(huì)采訪、報(bào)道的新聞媒體人員。來賓證——表明是被主辦方邀請(qǐng)的嘉賓。會(huì)議證件類型代表證——與會(huì)者不僅能參加會(huì)議且有表決權(quán)、137方法要求制發(fā)會(huì)議證件的方法和要求1、內(nèi)容上：會(huì)議名稱、與會(huì)者姓名、稱呼、身份（職務(wù)、職稱）、組織者名稱2、重要的大型會(huì)議要大證件上貼本人相片，并加蓋印章。3、在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。方法要求制發(fā)會(huì)議證件的方法和要求1、內(nèi)容上：會(huì)議名稱、與會(huì)者138會(huì)議證件的作用證明身份保證會(huì)議安全，控制人員出入統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)維持會(huì)議程序會(huì)議證件的作用證明身份139六、準(zhǔn)備會(huì)議文件材料、會(huì)議用品思考以秘書理論研討會(huì)為例，思考一下，會(huì)前需要準(zhǔn)備哪些用品？六、準(zhǔn)備會(huì)議文件材料、會(huì)議用品思考140會(huì)議信息的分類會(huì)議信息的分類：1）與會(huì)者信息：與會(huì)者基本情況、與會(huì)者背景、與會(huì)者抵返時(shí)間2）會(huì)議指導(dǎo)、宣傳性信息：方針、政策、法規(guī)、會(huì)議紀(jì)要、公報(bào)、簡報(bào)、配合會(huì)議宣傳的廣告、宣傳片、招貼畫等。3）會(huì)議議題性信息：需要列入會(huì)議議程，進(jìn)行討論、研究并解決的問題。4）會(huì)議主題內(nèi)容信息：會(huì)議期間圍繞會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)而形成的文件信息。開幕詞、閉幕詞、講話稿、專題報(bào)告等5）記錄性、結(jié)果性文件信息：會(huì)議記錄、決議、決定、公報(bào)、合同、備忘錄、聲明、宣言等會(huì)議信息的分類會(huì)議信息的分類：1414、會(huì)議信息的傳遞會(huì)議信息的分類：6）會(huì)議的程序性文件信息：規(guī)范會(huì)議成員的行為、保障會(huì)議順利進(jìn)行而形成的文件。議事規(guī)則、會(huì)議時(shí)間安排表、選舉程序等7）會(huì)議交流性文件信息：主要表成于總結(jié)性、交流性、研討性會(huì)議。事跡報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、經(jīng)驗(yàn)介紹8）會(huì)議參考性信息：圍繞會(huì)議議題和議程所收集的背景資料。調(diào)查報(bào)告、可行性分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)圖紙、典型材料等9）會(huì)議管理性信息：對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行有效管理的文件信息：會(huì)議通知、會(huì)議須知、出席證、作息安排、保密規(guī)定、票證、簽到簿4、會(huì)議信息的傳遞會(huì)議信息的分類：142會(huì)議用品、所需設(shè)備會(huì)議用品和設(shè)備的類型：必備用品、特殊用品（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)所需的特殊用品和設(shè)備。會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法：事先要制定周密的準(zhǔn)備方案，盡量列出用品和設(shè)備的名稱、數(shù)量和價(jià)格。會(huì)議用品、所需設(shè)備會(huì)議用品和設(shè)備的類型：必備用品、特殊用品143會(huì)議用品的準(zhǔn)備

項(xiàng)目內(nèi)容

會(huì)議用品

桌、椅、黑板、熒屏、暗幕、電子布告板、麥克風(fēng)、擴(kuò)音器等。

視聽機(jī)器

錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備等。

文具及其他用品

粉筆、彩色筆、訂書機(jī)、紙、紙夾、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、煙灰缸等。投票箱、儀仗隊(duì)、鮮花會(huì)議用品的準(zhǔn)備

項(xiàng)目內(nèi)容

桌、椅、黑板、熒屏144會(huì)前用品準(zhǔn)備的具體步驟1、檢查空調(diào)，做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般在會(huì)議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷2、檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備3、檢查黑板、白板、安放圖架、足夠的紙張4、擺放好姓名牌5、每個(gè)座位前擺放紙筆6、電腦投影儀、屏幕、錄音設(shè)備7、投票箱、訂數(shù)投備、獎(jiǎng)品8、茶水飲料9、電視、電話會(huì)議，要檢查線路等會(huì)前用品準(zhǔn)備的具體步驟1、檢查空調(diào)，做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般在會(huì)議145思考會(huì)議文件準(zhǔn)備好后，該如何分發(fā)給與會(huì)人員呢？以學(xué)院團(tuán)學(xué)換屆選舉大會(huì)為例，說明其方法。思考146分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會(huì)者，特別是需研究的計(jì)劃、方案、審議法規(guī)性文件2、在與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，秘書人員在入口久發(fā)給每位與會(huì)者3、在會(huì)場上發(fā)放。有些文件，秘書人員在會(huì)場上，按坐位順序依次發(fā)給與會(huì)者。4、在座位上擺放。一般性文件，可以在與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場之前，將文件擺入在與會(huì)人員座位上，供與會(huì)者收閱。分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會(huì)者，特別是需研究的計(jì)劃、方147七會(huì)場檢查思考檢查會(huì)議籌