熱電公司燃煤采購和煤場管理指南

．2．1第1階段燃煤采購1）職能：通常在業(yè)務(wù)公司應(yīng)有負(fù)責(zé)燃煤采購的購煤組，根據(jù)業(yè)務(wù)公司的組織結(jié)構(gòu)的不同，它可以是供應(yīng)或資源部下的或其他適當(dāng)?shù)牟块T屬下的一個分組，由商務(wù)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)，在特殊情況下，也可以由總經(jīng)理直接分管。購煤組在燃煤采購階段的活動或職能主要是：?電廠購煤地區(qū)煤炭供應(yīng)市場及趨勢的調(diào)查了解、信息收集和分析；?調(diào)查、發(fā)現(xiàn)和評估電廠所有潛在煤炭供應(yīng)來源；?編寫和評價合格的供煤商名單；?編寫滿足業(yè)務(wù)公司年度預(yù)算要求的年度購煤計劃，該計劃應(yīng)獲得總經(jīng)理的批準(zhǔn)；?組織招標(biāo)，確保按照成本、質(zhì)量、到貨、可靠性做出最佳選擇，并與各潛在供煤商保持良好聯(lián)系，熟悉他們的情況及變動；?談判和簽訂購煤合同（合同范本見附錄1），合同應(yīng)由業(yè)務(wù)公司負(fù)責(zé)采購的商務(wù)副總經(jīng)理和財務(wù)副總經(jīng)理(或財務(wù)主管)審核，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)。任何購煤合同的簽訂都必須按董事會授予的權(quán)限范圍進(jìn)行,須報總部批準(zhǔn)的,應(yīng)按程序報送,獲得相應(yīng)批復(fù)后方可簽訂合同。業(yè)務(wù)公司應(yīng)制訂本企業(yè)的購煤合同簽訂及會審程序。?購煤合同執(zhí)行過程管理，應(yīng)就每一個購煤合同落實執(zhí)行負(fù)責(zé)人，并按業(yè)務(wù)公司的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真履行結(jié)算手續(xù)，明確結(jié)算重量、熱量、單價和總價,以及發(fā)票和含稅情況,等等。?根據(jù)由總經(jīng)理批準(zhǔn)的月度供煤計劃安排合適的入廠煤詳細(xì)計劃；?入廠煤的付款手續(xù)必須應(yīng)由財務(wù)副總經(jīng)理（或財務(wù)主管）審核，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)。任何購煤合同的付款都必須按董事會授予的權(quán)限范圍進(jìn)行，并按XX公司的授權(quán)體系提出申請，以獲得批準(zhǔn)。付款批準(zhǔn)后，協(xié)調(diào)向供煤公司支付煤款。?與供煤商協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題和/或爭議；?其他有關(guān)的問題2）文件和分析：已經(jīng)簽訂的購煤合同原件應(yīng)在總經(jīng)理指定的部門存檔，一份副本(或復(fù)印件,下同)應(yīng)在購煤組存檔，一份副本在財務(wù)部存檔，所有這些存檔工作應(yīng)在此購煤合同簽訂后5日內(nèi)完成。建議就不同的煤種簽訂單獨(dú)的購煤合同，即使它們來自同一供煤商。購煤組還應(yīng)保存收到的報價和評價結(jié)果，這樣確保甄選供煤廠家進(jìn)而簽訂購煤合同的依據(jù)可在將來查到。購煤組還應(yīng)為各供煤廠家建檔，包括通信往來，實地考察報告，合同執(zhí)行記錄和文件，照片和月度入廠煤報告，和其他有關(guān)記錄。這些將幫助建立形成供煤廠家數(shù)據(jù)庫和評級系統(tǒng)。3）人員鑒于此階段工作的重要性和敏感性，負(fù)責(zé)采購和生產(chǎn)的副總經(jīng)理和人事經(jīng)理應(yīng)特別注重對此購煤階段員工的考察和監(jiān)督，保持有數(shù)量合適、且能勝任此崗位工作的員工用于替換。在這里，合適的員工不僅應(yīng)具備上崗的技術(shù)能力，還應(yīng)具備“軟能力”，如正直、對企業(yè)的忠誠和自律性上都滿足此崗位要求。萬浦公司的原則是，所有與這個職能直接有關(guān)的人員應(yīng)該在每2至3年左右輪換到其他的崗位，除非有董事會特別同意的除外。3．2．2第2階段入廠煤檢斤、檢質(zhì)當(dāng)燃煤運(yùn)至電廠時，一般要求稱重（確認(rèn)數(shù)量）和化驗（確認(rèn)質(zhì)量），此類活動稱為入廠煤的檢斤、檢質(zhì)、煤化驗。1）稱重和外觀檢質(zhì)煤場組在購煤組的見證和監(jiān)督下進(jìn)行稱重，過磅單應(yīng)由購煤組和煤場組共同簽字方為效。兩個組都有責(zé)任檢查來煤質(zhì)量存在的明顯的不足，例如：煤里過高的水分、石頭和雜物過高等等。若煤場組和購煤組的見證人認(rèn)為入廠煤在外觀上不符合購煤合同的要求，他們均有權(quán)利和責(zé)任拒絕稱重和在過磅單上簽字。在此情況下，購煤組應(yīng)拒絕稱重，并由供貨商將煤拉走并不得存入煤場。2）檢質(zhì)取樣和化驗在此步驟的活動主要包括取樣、制樣和化驗。技術(shù)方面，所有這些工作應(yīng)遵守相關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和方法。各業(yè)務(wù)公司應(yīng)根據(jù)其具體情況和設(shè)備條件等，制定具體的入廠煤采樣、制樣和化驗規(guī)程和方法。建議取樣由煤場組負(fù)責(zé)執(zhí)行，購煤組監(jiān)督，如有要求還應(yīng)在供煤商的目擊見證下進(jìn)行。煤樣應(yīng)認(rèn)真加以標(biāo)識，正確封裝后發(fā)送到煤化驗組。制樣和化驗應(yīng)由煤化驗組以專業(yè)、規(guī)范的方式完成，收到的各樣品應(yīng)保留適當(dāng)數(shù)量以備日后校核。3）文件和分析：結(jié)合本階段各項活動的特點,各業(yè)務(wù)公司要制定其文件和統(tǒng)計分析的詳細(xì)實施辦法,保證數(shù)據(jù)產(chǎn)生、收集和匯報過程的真實準(zhǔn)確性。過磅單和煤化驗單應(yīng)分別為一式五份,且應(yīng)由值班的高級人員簽字。五聯(lián)中，煤場組和購煤組各留存一聯(lián)；如有要求還應(yīng)提供給供煤商一聯(lián)。其它兩聯(lián)應(yīng)在同一天或每兩天（固定時間，如17:00點）交至：?財務(wù)部；?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門本階段的結(jié)果是證實入廠煤的量（數(shù)量和質(zhì)量）。每批入廠煤應(yīng)按其重量和熱值及其它質(zhì)量計量指標(biāo)，按合同約定逐一結(jié)算；還應(yīng)按天、按月計量入廠煤總重量和平均發(fā)熱量及折合標(biāo)煤量。不得在每個報告月的月底，購煤組、煤場組和財務(wù)部應(yīng)共同完成并簽署月度入廠煤報告，該報告應(yīng)就本月入廠煤情況給出客觀記錄，但至少應(yīng)說明：1）當(dāng)月按標(biāo)煤（噸）和普通煤（重量和平均熱值）表示的入廠煤情況（稱重、減卡后），2）當(dāng)月入廠煤明細(xì)表，應(yīng)按購煤合同分別列明當(dāng)月入廠煤統(tǒng)計，包括供煤商名稱，3）任何與入廠煤接收和化驗有關(guān)的特殊事宜或問題。此月度入廠煤報告應(yīng)由購煤組、煤場組和財務(wù)部的負(fù)責(zé)人共同簽字，由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，且此月度入廠煤報告應(yīng)在下列部門存檔：?購煤組?煤場組?財務(wù)部?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門。3．2．3第3階段-煤場管理1）職能煤場管理是指緊跟在上述入廠煤檢斤、檢質(zhì)和化驗后的在煤場發(fā)生的所有活動，一般在稱重和取樣后，從卸煤開始直到上煤至鍋爐。煤場組是由生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)的某一部門管理，負(fù)責(zé)煤場管理，主要活動或職能如下：?按照有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，和/或適宜的經(jīng)驗來管理煤場和儲煤；?精心保管好煤場的存煤，并確保煤的質(zhì)量和數(shù)量最小的損失。?采用合適的方法，如配煤等改進(jìn)效率；?完成煤置換目標(biāo)（按天數(shù)制定）；?按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，會同生產(chǎn)部門（鍋爐車間）、財務(wù)部一起完成報告月盤煤任務(wù)（月度盤煤），盤煤結(jié)果形成月度盤煤報告，月度盤煤是電廠一項重要基礎(chǔ)工作，它一方面要反映作為“煤實物”管理責(zé)任單位的煤場組,在燃煤入廠（入庫）、入爐（出庫）和庫存三個環(huán)節(jié)上煤在質(zhì)（熱值）和量（重量）上的變化關(guān)系和原因；另一方面它也要反映出作為“煤成本”管理責(zé)任單位的財務(wù)部門,在成本賬面上燃煤在入庫、出庫和庫存煤成本方面的變化及關(guān)系，明確了解差異情況和分析原因。?保證輸煤設(shè)備維持在最佳和最可靠的運(yùn)行條件。?確保煤場管理以環(huán)保的方式進(jìn)行，煤塵和雨水溢流不會污染環(huán)境。2）文件和分析：業(yè)務(wù)公司要規(guī)范本階段的基礎(chǔ)文件和數(shù)據(jù)分析要求，確保有關(guān)數(shù)據(jù)、臺帳準(zhǔn)確、全面、真實，為燃煤能量分析做好基礎(chǔ)工作。月度盤煤報告是一個非常重要的文件，它全面地放映了電廠當(dāng)月入廠煤，入爐煤和期初和期末存煤量的動態(tài)變化。報告必須包含如下數(shù)據(jù)：項目原煤標(biāo)煤費(fèi)用金額備注總重平均熱值單位噸Kcal/kg噸元煤場月初存煤*煤場當(dāng)月入廠煤（入庫煤）煤場當(dāng)月入爐煤（出庫煤）**煤場盤虧(盤盈)煤場月末存煤財務(wù)月初庫存煤財務(wù)當(dāng)月入庫煤財務(wù)當(dāng)月出庫煤財務(wù)當(dāng)月計提庫(盈)損煤財務(wù)月末庫存煤煤場月末存煤量與財務(wù)月末庫存量的差異及分析注：月初存煤量應(yīng)與上月的月末存煤量一致。注：當(dāng)月耗煤量指向鍋爐上煤的輸煤皮帶上的計量值或其他等同數(shù)據(jù)。月度盤煤報告還應(yīng)對以上數(shù)據(jù)及實際情況進(jìn)行分析研究，并提出建議等。此月度盤煤報告應(yīng)由生產(chǎn)部（鍋爐車間）、財務(wù)部、煤場組的負(fù)責(zé)人會簽。月度盤煤報告應(yīng)在如下部門存檔：?購煤組?煤場組?生產(chǎn)部（鍋爐車間）?財務(wù)部?業(yè)務(wù)公司的企劃部或管理部，或總經(jīng)理指定的部門內(nèi)部爭議解決假如在生產(chǎn)部（鍋爐車間）、煤場組和財務(wù)部之間就有關(guān)月度煤的消耗存在爭議，首先各方應(yīng)提供有關(guān)的事實和證據(jù)進(jìn)行商議，如果還是不能夠達(dá)成一致意見，那么，總經(jīng)理就有責(zé)任進(jìn)行確認(rèn)并召集有關(guān)的部門/人員達(dá)成相互一致的結(jié)果，完成月度盤煤報告。3．2．4第4階段–入爐煤計量入爐煤的稱重以入爐煤皮帶稱的計量數(shù)(重量)為準(zhǔn).入爐煤的稱重可由煤場組負(fù)責(zé)、鍋爐車間負(fù)責(zé)監(jiān)督，或由鍋爐車間負(fù)責(zé)、煤場組負(fù)責(zé)監(jiān)督。入爐煤的取樣應(yīng)由鍋爐車間負(fù)責(zé),煤場組負(fù)責(zé)監(jiān)督,化驗應(yīng)由電廠煤化驗組負(fù)責(zé)執(zhí)行。電廠入爐煤的取樣、制樣和化驗必須嚴(yán)格按照中國的國家標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行，并由業(yè)務(wù)企業(yè)制訂具體實施規(guī)程和細(xì)則。在該階段，業(yè)務(wù)公司也應(yīng)建立和執(zhí)行相應(yīng)的文件和統(tǒng)計管理制度和要求,明確檔案，資料管理、數(shù)據(jù)分析的機(jī)制。3．2．5第5階段-制樣和化驗通常電廠在生產(chǎn)部門下的化水車間或其他機(jī)構(gòu)或某一獨(dú)立部門（如總經(jīng)理辦公室等）下設(shè)有中心化驗室，負(fù)責(zé)全廠的各類化驗及相應(yīng)管理工作。煤化驗通常是該中心化驗室的一項常規(guī)但重要的化驗工作，煤化驗組應(yīng)負(fù)責(zé)全廠煤的制樣和化驗工作。煤制樣和煤化驗必須嚴(yán)格按照有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求進(jìn)行。業(yè)務(wù)公司應(yīng)制訂具體方法和制度。化驗室的校驗應(yīng)由公司外部的適當(dāng)和有資質(zhì)單位通過定期校驗和經(jīng)常性的隨機(jī)抽檢來完成校驗，化驗室職員的浮動工資和獎金嚴(yán)格取決于他們工作的精確性。對化驗室的進(jìn)入權(quán)應(yīng)加以嚴(yán)格控制。未經(jīng)授權(quán)，不得入內(nèi)。此外總經(jīng)理應(yīng)注意化驗室工作人員不得與購煤組或煤場組有親屬關(guān)系或其他不適宜的關(guān)系。3．2．6第6階段-購煤付款控制財務(wù)部負(fù)責(zé)審查和檢查對所購煤的付款，主要活動或職能如下：?監(jiān)控已簽訂的購煤合同，發(fā)現(xiàn)問題和存在風(fēng)險時及時提醒總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)；?負(fù)責(zé)購煤付款控制程序（如下）的實施，保證嚴(yán)格按程序付款；?加強(qiáng)和完善燃煤成本分析?實施有效的文檔和記錄系統(tǒng)，確保與購煤有關(guān)的文件得以清晰和妥善記錄和保管。購煤付款控制包括三個主要步驟：第1步煤炭采購部提出購煤付款申請根據(jù)各購煤合同的條款，煤過磅單，煤化驗單，以及其它與購煤付款有關(guān)的證明文件，購煤組應(yīng)編寫購煤付款申請，一般按報告月或周填寫。申請的付款應(yīng)明確說明相應(yīng)的購煤合同依據(jù)，并隨申請附所有相關(guān)憑證。這一購煤付款申請應(yīng)包括按購煤合同分列的匯總表，清楚表明入廠煤情況（按普通煤和標(biāo)煤），及折噸、折卡或折價情況及依據(jù)，當(dāng)期申請付款煤的總計情況（按普通煤和標(biāo)煤）。假如煤的品質(zhì)雖然低于煤炭采購合同的規(guī)格要求、但是可接受的，則需要對煤炭的重量和/或價格進(jìn)行修正，這需要在購煤付款申請中詳細(xì)說明。對不可接受的來煤，煤炭采購部應(yīng)拒絕安排付款。第2步煤場組審查同意購煤組應(yīng)隨后將購煤付款申請報告交給煤場組審查驗收（不是批準(zhǔn)）。如果煤場組同意報告所述入廠煤情況和申請的付款金額，其負(fù)責(zé)人應(yīng)在報告上簽字，并轉(zhuǎn)到第3步處理。如果煤場組不同意購煤付款申請報告的內(nèi)容或部分，購煤組和煤場組應(yīng)在事實和證據(jù)的基礎(chǔ)上相互協(xié)商以取得一致意見。若在此水平上未能達(dá)成一致，則報到上一級管理層，最終至總經(jīng)理。第3步財務(wù)部審核當(dāng)由煤場組簽字的購煤付款申請送達(dá)財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)核實該申請和其憑證，包括仔細(xì)檢查已交給財務(wù)部的每一簽訂的購煤合同、入廠煤檢斤、檢質(zhì)的憑證，以及其他相關(guān)文件和憑證。如果財務(wù)部認(rèn)為申請的付款不符合簽訂的購煤合同和/或其它文件及憑證，財務(wù)部有權(quán)拒絕全部或部分購煤付款申請，要求購煤組重新核查并提出申請。在這種情況下，購煤組應(yīng)重新申請，再次進(jìn)行如上兩個步驟。在財務(wù)部核實并同意購煤付款