第講文秘的時間管理

第五講行政文秘的時間管理

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1．分析時間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時間管理陷阱一.分析時間每天留出時間進行回顧，調整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作分解困難的任務，逐個擊破在上班的路上大致計劃一下當天的工作將工作日以30分鐘進行分割及時更新工作日志—記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸”第一味：根據工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設備第四味：利用設備和訓練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：主管：多項（個人任務、給秘書安排任務、接待訪客）秘書：兩項（個人任務、接受主管安排的）下屬：單項（個人任務）小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間效率專家挑錯辦公室（圖1）80分錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺燈。錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人效率專專家挑挑錯辦辦公室室（圖2）60分分錯誤1公共通通道和和私人人空間間交叉叉錯誤2接接待待空間間在辦辦公室室盡頭頭錯誤3秘秘書書與主主管座座位離離開太太遠錯誤4電電腦腦顯示示器朝朝向不不對，，造成成反光光錯誤5辦辦公公室沒沒有隔隔板，，聲音音干擾擾嚴重重錯誤6適適合合安放放辦公公桌的的窗口口位置置被文文件柜柜占據據效率專專家挑挑錯辦辦公室室（圖3）70分分錯誤1公公共通通道過過長錯誤2主主管個個人空空間失失去接接待功功能效率專專家挑挑錯辦辦公室室（圖4）滿滿分優(yōu)點1充充分分利用用有陽陽光的的窗口口位置置優(yōu)點2私私人人空間間和公公共空空間交交叉減減少優(yōu)點3利利用用隔板板阻斷斷過多多噪音音優(yōu)點4主主管管與秘秘書溝溝通方方便優(yōu)點5減減少少訪客客對其其他人人的干干擾辦公室室排毒毒DIY自我檢檢測問問題：：我的辦辦公桌桌為什什么要要放在在這個個位置置？我的工工作空空間和和公共共通道道是否否過近近？我每天天來往往于辦辦公桌桌與文文件柜柜的頻頻率有有多高高？我遭受受的最最主要要的辦辦公干干擾來來自哪哪里？？提出辦辦公室室改善善建議議。二.時時間間管理理的陷陷阱豬八戒戒踩西西瓜皮皮———滑到到哪里里是哪哪里不好意思思拒絕別別人“反正時時間還早早”———拖延文件滿桌桌病喋喋不休休的“電電話粥””源源不斷斷的信息息1.豬八戒踩踩西瓜皮皮——滑滑到哪里里是哪里里沒時間做做計劃工作是程程序化，，規(guī)律化化，根本本沒必要要做計劃劃計劃常常常被打斷斷不喜歡被被計劃束束縛“船到橋橋頭自然然直”2.不不好意思思拒絕別別人——接受受請托比比拒絕更更容易——拒絕絕請托會會觸怒請請托者從從而導致請托托者報復復——我想想做一個個廣受愛愛戴的人人——我不不懂得如如何拒絕絕3．“反反正時間間還早””——拖拖延帕金森定定律工作會自自動地膨膨脹占滿滿所有可可用的時時間。時間管理理陷阱隱隱含著你你可以為為一項工工作安排排過多的的時間，，如果你你給自己己安排了了充裕的的時間從從事一項項活動，，你會放放慢你的的節(jié)奏以以使用掉掉所有分分配的時時間。4．文件件滿桌病病安全感猶豫的個個性半途而廢廢的工作作習慣個人的喜喜好5．喋喋喋不休的的“電話話粥”不分優(yōu)先先順序打打電話沒有充分分準備就就打重要要電話電話的談談話離題題與喜歡的的人打電電話，容容易失去去對時間間的控制制6．源源源不斷的的信息紙張的形形式：郵郵件、傳傳真、備備忘錄、、報紙、、雜志、、期刊、、報告電子的形形式：電電子郵件件、互聯聯網聲音的形形式：面面談、電電視、廣廣播、電電話三.如何跨越越時間陷陷阱要事第一一以最終的的結果來來開始行行動（以以終為始始）學會說““NO?。　鞭k公桌上上的“5S””運動恰當、有效地地使用電話篩選信息1.要事第第一“大石頭”理理論與“二八八”定律ABC法則辦事的優(yōu)先次次序并行工作法2.以終為為始是必須要做的的嗎？不完成會怎樣樣？是自己想要的的嗎？和目標直接相相關嗎？回報及收益高高嗎？3.學會說說“NO！””1.耐心傾聽聽2.如無法當當場決定則要要告訴他你還還要考慮長點點時間3.顯示慎重重4.表情應和和顏悅色5.態(tài)度堅定定3.學會說說“NO！””6.指出拒絕絕的理由7.拒絕的是是請托而不是是他8.如有可能能為他提供其其他可行途徑徑9.切忌透過過第三者來拒拒絕4．辦公桌上上的“5S”運動整理整頓頓清掃掃清潔潔修養(yǎng)養(yǎng)整理廢紙簍的的作用文件存檔系統(tǒng)統(tǒng)“各就各位””的擺置集中精力做一一件事不要總是重復復處理同一文文件不要為了表面面的整潔而塞塞入一處下班前的清理理5．有效、恰恰當地利用電電話選擇打電話的的時間按照優(yōu)先順序序打電話清楚每個電話話要討論的要要點對于自己花在在每個電話的的時間，做到到心中有數6．篩選信信息迅速處理妥善存放沒有保存價值值的資料就銷銷毀運籌他人的時時間時間管理矩陣陣圖·危機·緊急的問題·有限期的任務、會議·準備事項

·準備事項·預防工作·價值觀的澄清·計劃·關系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動

·細瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費時間的事·“逃避性”活動·無關緊要的信件·看太多的電視

緊急不緊急重要不重要五、時間管理理的工具1．月歷2．行事歷與甘特特表3．效率手冊4．商務通與訂房房卡5．鬧鐘6.其其它工具六.你的計計劃確立目標探尋達成目標標之各種途徑徑轉化為每周或或每日之工作作事編排每周或每每日的行事次次序并執(zhí)行之之定期檢討謝謝大家！9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、以我獨獨沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國見青青山。。25十二月月202210:43:53下午午22:43:5312月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2210:43下下午12月-2222:43December25,202216、行動動出成成果，，工作作出財財富。。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。10:43:53下下午午10:43下下午22:43:5312月月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結結果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、成成功功就就是是日日復復一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、不知香香積寺，，數里入入云峰。。。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。25十十二二月202210:43:53下下午午22:43:5312月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。。十二月月2210:43下下午12月月-2222:43December25,202216、少年年十五五二十十時，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、空山新雨雨后，天氣氣晚來秋。。。10:43:53下下午10:43下午22:43:5312月-229、楊柳散和和風，青山山澹吾慮。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、閱讀一切好好書如同和過過去最杰出的的人談話。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、越是沒有本本領的就越加加自命不凡。。12月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、越是無能的的人，越喜歡歡挑剔別人的的錯兒。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、知人者智，，自知者明。。勝人者有力力，自勝者強強。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、意志堅強的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。25十二月月202210:43:53下午午22:43:5312月-2215、最具挑戰(zhàn)性性的挑戰(zhàn)莫過過于提升自我我。。十二月2210:43下下午12月-2222:43December25,202216、業(yè)業(yè)余余生生活活要要有有意意義義，，不不要要越越軌軌。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、一一個個人人即即使使已已登登上上頂頂峰峰，，