第八章檔案的整理與保管課件

第八章檔案的整理與保管第八章檔案的整理與保管1教學(xué)規(guī)劃教學(xué)目的

1、了解檔案整理的流程與方法2、學(xué)會檔案保管教學(xué)重點(diǎn)

1、檔案的整理2、檔案的保管教學(xué)難點(diǎn)：檔案的整理教學(xué)方法：采用講授式

教學(xué)手段：多媒體課時(shí)安排：8課時(shí)教學(xué)規(guī)劃教學(xué)目的2教學(xué)內(nèi)容第一節(jié)檔案的整理第二節(jié)檔案的保管教學(xué)內(nèi)容第一節(jié)檔案的整理3一、檔案的整理檔案的整理就是按照一定的原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。一、檔案的整理檔案的整理就是按照一定的原4（一）檔案整理工作的內(nèi)容

1、對文件進(jìn)行整理歸檔（文書或業(yè)務(wù)部門）

歸檔文件整理

歸檔文件系統(tǒng)整理方法2、對檔案進(jìn)行整理：對文書或各業(yè)務(wù)部門移交的檔案進(jìn)行排列、編目，使之進(jìn)一步條理化，以符合檔案管理的需要；（檔案室）☆3、全宗的劃分和排列。（檔案館）（一）檔案整理工作的內(nèi)容1、對文件進(jìn)行整理歸檔（文5（二）檔案整理工作的原則

1、保持檔案之間的歷史聯(lián)系；1）來源2）時(shí)間3）內(nèi)容4）形式2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)；3、便于保管和利用。在實(shí)際工作中，對制成材料、機(jī)密等級和保存價(jià)值不同的檔案，應(yīng)分別整理、專門保管，充分考慮便于保管和利用。（二）檔案整理工作的原則1、保持檔案之間的歷史聯(lián)系；6（三）檔案整理流程與方法1、檔案分類1）編制檔案分類方案（檔案分類大綱），建立全宗內(nèi)檔案分類體系；2）全宗內(nèi)檔案分類

●按時(shí)間：年度分類法運(yùn)用年度分析法應(yīng)注意的事項(xiàng)●按來源：組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法?！癜磧?nèi)容：問題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法?！癯Ｓ玫氖前茨甓?、組織機(jī)構(gòu)、問題分類三種。按檔案保管期限分類

（三）檔案整理流程與方法1、檔案分類72、檔案的排架（排列）檔案排架就是將檔案按一定的次序進(jìn)行排列。全宗內(nèi)檔案排列歸檔文件的排列與編號（溫故）

同一事由：按時(shí)間先后順序；不同事由：按辦結(jié)時(shí)間的先后順序；按事由的重要程度；按共同屬性分別集中排列：作者-時(shí)間；地區(qū)-時(shí)間2、檔案的排架（排列）檔案排架就是將檔案按一定的次序進(jìn)行排列8案盒的排列與編號案盒排列就是將各檔案盒按一定的順序排放，并將這種順序固定下來。檔案盒排列方法保管期限-時(shí)間順序排列保管期限-重要程度排列（組織機(jī)構(gòu)分類法下的類別順序排列P200）編號：統(tǒng)編大流水號；分編：按類別（年度、保管期限）從1號開始分編。全宗內(nèi)檔案排列一般按進(jìn)館順序進(jìn)行案盒的排列與編號93、（文件與）案盒目錄編制1）案盒目錄的作用（“財(cái)產(chǎn)總賬”）

●固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案盒的排列次序，體現(xiàn)檔案整理的結(jié)果；

●反映案盒的內(nèi)容和成分，可作為基本的檢索工作，并為編制專門檢索工具或計(jì)算機(jī)檢索提供條件；

●是檔案登記的基本形式，為檔案的統(tǒng)計(jì)、檢查、清點(diǎn)打下基礎(chǔ)。3、（文件與）案盒目錄編制1）案盒目錄的作用（“財(cái)產(chǎn)總賬”）102）案盒目錄的編制案盒目錄由封面、序言、目次、案盒目錄表和備考表五部分組成。其中封面的案盒目錄表是主體部分。

●封面：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制單位、編制時(shí)間、密級、保管期限等。

●案盒目錄表：案盒號、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)。（見P205）

2）案盒目錄的編制案盒目錄由封面、序言、目次、案盒114、編制檔號檔號是檔案館(檔案室)在整理和管理檔案過程中,對檔案的編號.檔號的三種結(jié)構(gòu)：

全宗號-案盒目錄號-案盒號-件、頁（張?zhí)枺┖袃?nèi)文件所在頁號或件號全宗號-類別號-案盒號-件、頁（張?zhí)枺┤谔?項(xiàng)目號-案盒號-件、頁（張?zhí)枺n號具有唯一性，以上各要素不能重復(fù)編號。4、編制檔號檔號是檔案館(檔案室)在整理和管理檔案12檔案整理圖示（檔案室）

編制檔案分類方案進(jìn)行檔案分類檔案盒排列與編號檔號編制案盒目錄編制檔案整理圖示（檔案室）13二、檔案的保管

檔案保管是指對已整理好并排架入庫的檔案進(jìn)行日常維護(hù)與保護(hù)的工作。檔案保管工作的兩個(gè)基本任務(wù)：1、維護(hù)檔案的秩序，不散不亂便于利用2、保護(hù)檔案的實(shí)體，不丟不毀價(jià)值保存二、檔案的保管14（一）檔案保管的重要性

1、決定著檔案壽命的長短（決定著檔案價(jià)值的大?。?、決定著檔案事業(yè)的興衰（一）檔案保管的重要性15（二）檔案保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫房基本要求：專用；堅(jiān)固（必須考慮承重量）；不能建在低洼處、不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu)；遠(yuǎn)離水源、火源、污染源（空氣清潔、通風(fēng)好；不宜設(shè)在頂層或底層，以防潮、防雨和高溫；不宜靠近鍋爐房或盥洗室）；門窗封閉性能好（門窗應(yīng)少而小，以保持良好的封閉性能）

（二）檔案保管的物質(zhì)條件16

2、資料庫有條件的檔案館（室）應(yīng)設(shè)有資料庫，收集和保存與檔案有關(guān)的圖書資料，以補(bǔ)充檔案充分提供利用的需要。

17

1）檔案箱便于移動，防塵、防火、防盜；造價(jià)高、存取不便、占用面積大。不適合檔案庫房空間不大的單位。3、檔案裝具3、檔案裝具18

2）檔案柜

密封性能好存取方便

19

3）檔案架

防火、防塵節(jié)省庫房空間

20

檔案盒的外形尺寸為：310mm×220mm（長×寬），厚度分別為20mm、30mm、40mm三種。案盒和其他包裝紙應(yīng)采用無酸紙制作。4、檔案盒檔案盒的外形尺寸為：310mm×220mm（長×寬）21

技術(shù)設(shè)備是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機(jī)械、儀器、儀表、器具等設(shè)備。如空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度測量及控制設(shè)備、報(bào)警器、滅火器、電腦、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、縮微拍照及縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備、運(yùn)送檔案的工具等。5、技術(shù)設(shè)備技術(shù)設(shè)備是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)22（三）檔案的庫房管理

沒有硝煙的戰(zhàn)爭新家~檔案庫房沒有銷煙的戰(zhàn)爭.doc

（三）檔案的庫房管理沒有硝煙的戰(zhàn)爭23

1、進(jìn)出庫制度和“八防”措施

進(jìn)出庫制度一般只允許工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入；非檔案工作人員原則上不準(zhǔn)進(jìn)入庫房；檔案工作人員在庫房內(nèi)不允許從事與管理工作無關(guān)的活動，禁止吸煙、喝水、吃東西等；離開庫房時(shí)，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)好窗戶、鎖好房門。

“八防”措施防火：消防器材、消除一切可能的隱患防盜：門窗堅(jiān)固、防盜報(bào)警裝置防水：遠(yuǎn)離水源、有利于防洪防潮：溫度監(jiān)測防霉：防霉藥品、通風(fēng)防蟲：滅菌消毒、防蟲藥品防塵：密封性、清潔衛(wèi)生防光：無窗或小窗、磨砂或帶花紋的或有色的玻璃、窗簾、白熾燈

1、進(jìn)出庫制度和“八防”措施24

2、庫房的溫濕度控制庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，管理人員需每天測量并記錄庫房溫濕度的情況，確保其在一個(gè)適宜范圍。適宜的溫濕度溫度：14℃至20℃之間；相對濕度：50%至65%之間。控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法對庫房進(jìn)行嚴(yán)格封閉；使用增溫、增濕或降溫、減濕等機(jī)械設(shè)備；通風(fēng)；其他措施：如放置水盆、掛置濕紗巾以增濕；放置木炭、生石灰等降濕。2、庫房的溫濕度控制適宜的溫濕度溫25

3、庫房編號與裝具排列

4、檔案存放位置索引和檔案代理卡（P209）

5、全宗盒在檔案管理過程中形成的對全宗狀況及歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗盒中。全宗盒應(yīng)單獨(dú)保存管理，全宗移交時(shí)，全宗盒也必須隨同移交。

3、庫房編號與裝具排列26我們的舞臺:一分鐘教師

人或生而知之，或?qū)W而知之，或困而知之。請說出你任何途徑下的得知，時(shí)間：1~5分鐘。

主題參考：教你一招兒：秘書生活錦囊妙計(jì)（學(xué)習(xí)與工作）思悟行：職場啟示、生活啟示其他:你想分享的……

我們的舞臺:一分鐘教師27實(shí)訓(xùn)任務(wù)

請各小組到學(xué)校圖書館收集相關(guān)信息，完成下列問題，并以小組為單位進(jìn)行提交。1、我校圖書館的圖書是如何整理上架的（分類、編號）？以此為依據(jù)比較圖書整理與檔案整理方法的異同。2、例舉我校圖書館提供的所有圖書檢索工具？實(shí)訓(xùn)任務(wù)請各小組到學(xué)校圖書館收集相關(guān)28運(yùn)用年度分析法應(yīng)注意的事項(xiàng)

1、文件有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、發(fā)文和收文日期，分類時(shí)以哪個(gè)為準(zhǔn)？分類時(shí)一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。2、跨年度形成的文件，通常歸入辦結(jié)年度。3、多份文件裝訂為一件時(shí)，以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。4、實(shí)行專業(yè)年度的文件。5、沒有具體時(shí)間的考評準(zhǔn)確時(shí)間。運(yùn)用年度分析法應(yīng)注意的事項(xiàng)1、文件有29歸檔文件整理

1、編制分類方案類目分類2、初步整理（平時(shí)整理：隨收隨歸）3、系統(tǒng)整理

逐步建立完善、規(guī)范的文檔整理制度

歸檔文件整理1、編制分類方案類目分類30歸檔文件系統(tǒng)整理方法

裝訂分類排列編號裝盒編目歸檔文件系統(tǒng)整理方法31演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！32第八章檔案的整理與保管第八章檔案的整理與保管33教學(xué)規(guī)劃教學(xué)目的

1、了解檔案整理的流程與方法2、學(xué)會檔案保管教學(xué)重點(diǎn)

1、檔案的整理2、檔案的保管教學(xué)難點(diǎn)：檔案的整理教學(xué)方法：采用講授式

教學(xué)手段：多媒體課時(shí)安排：8課時(shí)教學(xué)規(guī)劃教學(xué)目的34教學(xué)內(nèi)容第一節(jié)檔案的整理第二節(jié)檔案的保管教學(xué)內(nèi)容第一節(jié)檔案的整理35一、檔案的整理檔案的整理就是按照一定的原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。一、檔案的整理檔案的整理就是按照一定的原36（一）檔案整理工作的內(nèi)容

1、對文件進(jìn)行整理歸檔（文書或業(yè)務(wù)部門）

歸檔文件整理

歸檔文件系統(tǒng)整理方法2、對檔案進(jìn)行整理：對文書或各業(yè)務(wù)部門移交的檔案進(jìn)行排列、編目，使之進(jìn)一步條理化，以符合檔案管理的需要；（檔案室）☆3、全宗的劃分和排列。（檔案館）（一）檔案整理工作的內(nèi)容1、對文件進(jìn)行整理歸檔（文37（二）檔案整理工作的原則

1、保持檔案之間的歷史聯(lián)系；1）來源2）時(shí)間3）內(nèi)容4）形式2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)；3、便于保管和利用。在實(shí)際工作中，對制成材料、機(jī)密等級和保存價(jià)值不同的檔案，應(yīng)分別整理、專門保管，充分考慮便于保管和利用。（二）檔案整理工作的原則1、保持檔案之間的歷史聯(lián)系；38（三）檔案整理流程與方法1、檔案分類1）編制檔案分類方案（檔案分類大綱），建立全宗內(nèi)檔案分類體系；2）全宗內(nèi)檔案分類

●按時(shí)間：年度分類法運(yùn)用年度分析法應(yīng)注意的事項(xiàng)●按來源：組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法?！癜磧?nèi)容：問題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法。●常用的是按年度、組織機(jī)構(gòu)、問題分類三種。按檔案保管期限分類

（三）檔案整理流程與方法1、檔案分類392、檔案的排架（排列）檔案排架就是將檔案按一定的次序進(jìn)行排列。全宗內(nèi)檔案排列歸檔文件的排列與編號（溫故）

同一事由：按時(shí)間先后順序；不同事由：按辦結(jié)時(shí)間的先后順序；按事由的重要程度；按共同屬性分別集中排列：作者-時(shí)間；地區(qū)-時(shí)間2、檔案的排架（排列）檔案排架就是將檔案按一定的次序進(jìn)行排列40案盒的排列與編號案盒排列就是將各檔案盒按一定的順序排放，并將這種順序固定下來。檔案盒排列方法保管期限-時(shí)間順序排列保管期限-重要程度排列（組織機(jī)構(gòu)分類法下的類別順序排列P200）編號：統(tǒng)編大流水號；分編：按類別（年度、保管期限）從1號開始分編。全宗內(nèi)檔案排列一般按進(jìn)館順序進(jìn)行案盒的排列與編號413、（文件與）案盒目錄編制1）案盒目錄的作用（“財(cái)產(chǎn)總賬”）

●固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案盒的排列次序，體現(xiàn)檔案整理的結(jié)果；

●反映案盒的內(nèi)容和成分，可作為基本的檢索工作，并為編制專門檢索工具或計(jì)算機(jī)檢索提供條件；

●是檔案登記的基本形式，為檔案的統(tǒng)計(jì)、檢查、清點(diǎn)打下基礎(chǔ)。3、（文件與）案盒目錄編制1）案盒目錄的作用（“財(cái)產(chǎn)總賬”）422）案盒目錄的編制案盒目錄由封面、序言、目次、案盒目錄表和備考表五部分組成。其中封面的案盒目錄表是主體部分。

●封面：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制單位、編制時(shí)間、密級、保管期限等。

●案盒目錄表：案盒號、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)。（見P205）

2）案盒目錄的編制案盒目錄由封面、序言、目次、案盒434、編制檔號檔號是檔案館(檔案室)在整理和管理檔案過程中,對檔案的編號.檔號的三種結(jié)構(gòu)：

全宗號-案盒目錄號-案盒號-件、頁（張?zhí)枺┖袃?nèi)文件所在頁號或件號全宗號-類別號-案盒號-件、頁（張?zhí)枺┤谔?項(xiàng)目號-案盒號-件、頁（張?zhí)枺n號具有唯一性，以上各要素不能重復(fù)編號。4、編制檔號檔號是檔案館(檔案室)在整理和管理檔案44檔案整理圖示（檔案室）

編制檔案分類方案進(jìn)行檔案分類檔案盒排列與編號檔號編制案盒目錄編制檔案整理圖示（檔案室）45二、檔案的保管

檔案保管是指對已整理好并排架入庫的檔案進(jìn)行日常維護(hù)與保護(hù)的工作。檔案保管工作的兩個(gè)基本任務(wù)：1、維護(hù)檔案的秩序，不散不亂便于利用2、保護(hù)檔案的實(shí)體，不丟不毀價(jià)值保存二、檔案的保管46（一）檔案保管的重要性

1、決定著檔案壽命的長短（決定著檔案價(jià)值的大?。?、決定著檔案事業(yè)的興衰（一）檔案保管的重要性47（二）檔案保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫房基本要求：專用；堅(jiān)固（必須考慮承重量）；不能建在低洼處、不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu)；遠(yuǎn)離水源、火源、污染源（空氣清潔、通風(fēng)好；不宜設(shè)在頂層或底層，以防潮、防雨和高溫；不宜靠近鍋爐房或盥洗室）；門窗封閉性能好（門窗應(yīng)少而小，以保持良好的封閉性能）

（二）檔案保管的物質(zhì)條件48

2、資料庫有條件的檔案館（室）應(yīng)設(shè)有資料庫，收集和保存與檔案有關(guān)的圖書資料，以補(bǔ)充檔案充分提供利用的需要。

49

1）檔案箱便于移動，防塵、防火、防盜；造價(jià)高、存取不便、占用面積大。不適合檔案庫房空間不大的單位。3、檔案裝具3、檔案裝具50

2）檔案柜

密封性能好存取方便

51

3）檔案架

防火、防塵節(jié)省庫房空間

52

檔案盒的外形尺寸為：310mm×220mm（長×寬），厚度分別為20mm、30mm、40mm三種。案盒和其他包裝紙應(yīng)采用無酸紙制作。4、檔案盒檔案盒的外形尺寸為：310mm×220mm（長×寬）53

技術(shù)設(shè)備是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機(jī)械、儀器、儀表、器具等設(shè)備。如空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度測量及控制設(shè)備、報(bào)警器、滅火器、電腦、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、縮微拍照及縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備、運(yùn)送檔案的工具等。5、技術(shù)設(shè)備技術(shù)設(shè)備是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)54（三）檔案的庫房管理

沒有硝煙的戰(zhàn)爭新家~檔案庫房沒有銷煙的戰(zhàn)爭.doc

（三）檔案的庫房管理沒有硝煙的戰(zhàn)爭55

1、進(jìn)出庫制度和“八防”措施

進(jìn)出庫制度一般只允許工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入；非檔案工作人員原則上不準(zhǔn)進(jìn)入庫房；檔案工作人員在庫房內(nèi)不允許從事與管理工作無關(guān)的活動，禁止吸煙、喝水、吃東西等；離開庫房時(shí)，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)好窗戶、鎖好房門。

“八防”措施防火：消防器材、消除一切可能的隱患防盜：門窗堅(jiān)固、防盜報(bào)警裝置防水：遠(yuǎn)離水源、有利于防洪防潮：溫度監(jiān)測防霉：防霉藥品、通風(fēng)防蟲：滅菌消毒、防蟲藥品防塵：密封性、清潔衛(wèi)生防光：無窗或小窗、磨砂或帶花紋的或有色的玻璃、窗簾、白熾燈

1、進(jìn)出庫制度和“八防”措施56

2、庫房的溫濕度控制庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，管理人員需每天測量并記錄庫房溫濕度的情況，確保其在一個(gè)適宜范圍。適宜的溫濕度溫度：14℃至20℃之間；相對濕度：50%至65%之間?？刂坪驼{(diào)節(jié)溫濕度的方法對庫房進(jìn)行嚴(yán)格封閉；使用增溫、增濕或降溫、減濕等機(jī)械設(shè)備；通風(fēng)；其他措施：如放置水盆、掛置濕紗巾以增濕；放置木炭、生石灰等降濕。2、庫房的溫濕度控制適宜的溫濕度溫57

3、庫房編號與裝具排列

4、檔案存放位置索引和檔案代理卡（P209）

5、全宗盒在檔案管理過程中形成的對全宗狀況及歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗盒中。全宗盒應(yīng)單獨(dú)保存