第二章秘書職能范疇課件

第二章秘書職能與職能環(huán)境建設(shè)學習目標主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習第二章秘書職能與職能環(huán)境建設(shè)學習目標主要內(nèi)容本

準確理解和把握秘書職能的兩個方面，即“輔助管理、綜合服務”；準確理解和把握秘書職能環(huán)境，主動營造良好的職能環(huán)境，從而達到高效履行職能的目的。準確理解和把握秘書職能的兩個方面，即第一節(jié)秘書職能范疇

第二節(jié)秘書職能環(huán)境建設(shè)

第一節(jié)秘書職能范疇第二節(jié)秘書職能環(huán)境建設(shè)第一節(jié)秘書職能范疇本節(jié)要點一、秘書輔助管理職能

二、秘書綜合服務職能

第一節(jié)秘書職能范疇本節(jié)要點一、秘書輔助管理職能二、秘書

“輔助管理”，是新時期管理活動賦予秘書的一項基本職能，也是秘書職能的本質(zhì)特征。秘書輔助管理貫穿于管理活動的全過程，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問題，擬定解決問題的方案提供給上級作出決定，對確定的決定方案貫徹執(zhí)行，秘書在這整個過程中起輔助管理的作用?！熬C合服務”是秘書的根本職能，領(lǐng)導的管理內(nèi)容有多寬，秘書的服務范圍也就有多寬?！拜o助管理”，是新時期管理活動賦予秘書的一項基本

秘書“輔助管理”職能：是指一個機關(guān)或單位在其管理的整個過程中，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問題，擬定解決問題的方案到對確定的方案貫徹執(zhí)行的整個過程中，秘書起著幫助或輔佐的作用。一、秘書輔助管理職能秘書“輔助管理”職能：是指一個機關(guān)或單位在其管理

領(lǐng)導者兼聽則明，準確、全面、有效地利用信息是其正確開展領(lǐng)導和管理工作的基礎(chǔ)。秘書作為領(lǐng)導的近身參謀助手，不僅要向領(lǐng)導提供信息充當領(lǐng)導的耳目，而且要為領(lǐng)導者有效獲取利用信息、進行適時的信息溝通及排除信息溝通障礙等方面，進行參謀智能輔助。

（一）輔助獲取并利用信息領(lǐng)導者兼聽則明，準確、全面、有效地（一

在實踐中，不少領(lǐng)導者在信息獲取和利用的方向、信息量及信息結(jié)構(gòu)等方面都存在問題，因而使領(lǐng)導和管理工作失誤。對此，秘書要注重以下三個方面：要注重在方向上的參謀輔助；要注重在擴大信息量上的參謀輔助；要注重優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)方面的輔助。

1、獲取并利用信息在實踐中，不少領(lǐng)導者在信息獲取和1、獲取并利

各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導和管理工作失誤的重要原因。秘書有責任協(xié)助領(lǐng)導者排除來自各方面的信息干擾，包括：要注重排除思想障礙造成的干擾；要注重排除感情障礙造成的干擾；要注重排除利益沖突造成的干擾；要注重排除時空因素造成的信息干擾。2、排除信息干擾各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導和管理2、排除信從領(lǐng)導者產(chǎn)生決策意向進行決策準備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進行，可協(xié)助領(lǐng)導者做好以下工作（見圖2-2）：（二）秘書輔助決策1、決策準備階段從領(lǐng)導者產(chǎn)生決策意向進行決策準備開（二）秘書輔助決作出此項決策是否應該此項決策是否必須作出此項決策應何時作出此項決策依據(jù)的信息是否全面、真實、充分此項決策的目的、意義和影響是什么

對此項決策應提出什么建議

秘書在決策準備階段的工作秘書在準備階段的工作作出此項決策是否應該此項決策是否必須作出此項決策應何時作出此

在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：可進行創(chuàng)新思維，設(shè)計新的方案供決策者選擇；

可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案；

可按領(lǐng)導意圖開展專家咨詢活動，并將專家意見、建議吸納到有關(guān)決策方案中去；可帶著各套初選方案到有關(guān)部門和群眾中去征求意見，并根據(jù)各方面的意見進行修改；2、決策形成階段在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的2、

對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導，到基層進行小規(guī)模試驗，蹲點探索，取得成功經(jīng)驗后，再由點到面地進行推廣；對各種供選擇的方案進行一一對應的比較，比較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較其風險值與效益值，比較其科學性、合理性、可行性和可受性等等。決策形成階段還包括科學、嚴密的決策論證。對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導，

決策是為實現(xiàn)特定目的對未來工作的選擇與安排，而真正使決策目標變?yōu)楝F(xiàn)實，還取決于有效的實施決策。在決策實施過程中，秘書的參謀智能輔助具有獨特的作用：對謀求認同的輔助對糾正偏差的輔助對行為失范的輔助對克服重大失誤的輔助對克服運行失調(diào)的輔助彌補決策疏漏的輔助對適應環(huán)境變化的輔助對發(fā)現(xiàn)機遇的輔助3、決策實施階段決策是為實現(xiàn)特定目的對未來工作的選擇與安3

1、督促檢查的內(nèi)容

秘書對督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導者的主持下，按照領(lǐng)導確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務。具體包括：發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議；檢查實施情況；督促辦理；反饋實施信息；要歸納評估督促檢查效果。（三）輔助督促檢查

1、督促檢查的內(nèi)容（三）輔助督促檢查督促檢查是領(lǐng)導實施決策，保證領(lǐng)導工作部署得效實施的重要組成部分。秘書操辦督促檢查中的事務，既有利于領(lǐng)導者直接掌握執(zhí)行情況，又有利于秘書發(fā)揮近身綜合輔助的優(yōu)勢；既有利于上情下達，使執(zhí)行者正確理解領(lǐng)導意圖，又有利于下情上達，使領(lǐng)導者全面把握執(zhí)行情況，有針對性地進行指揮、協(xié)調(diào)和控制，對維護組織管理協(xié)調(diào)運作具有積極的推動作用。（三）輔助督促檢查2、秘書輔助督促檢查的意義督促檢查是領(lǐng)導實施決策，保證領(lǐng)導工作部署得（三）輔助

秘書對領(lǐng)導督促檢查工作的輔助，是在領(lǐng)導者主持下，圍繞領(lǐng)導工作需要展開的，主要有六條要領(lǐng)：

要抓住領(lǐng)導工作的重點、難點和熱點；要正確理解和貫徹領(lǐng)導意圖；要及時反饋信息；要堅持原則；要講究效率；要謀求協(xié)調(diào)有序。3、秘書督促檢查的要領(lǐng)

秘書對領(lǐng)導督促檢查工作的輔助，是在3、秘書督

1、信訪工作的內(nèi)容

信訪工作指的是處理人民群眾的來信和接待處理來訪。信訪工作一直是充當領(lǐng)導參謀助手的秘書職能范疇中的重要任務。秘書處理信訪事務，是充當領(lǐng)導耳目、了解群眾的需要和要求的重要形式。處理信訪事務又是各類社會管理部門的有益補充。它將重大的、復雜的、難以解決的問題直接反饋給高層決策者，使之得到統(tǒng)籌解決；將具體的、看起來是細小的、管理歸屬不清的、與當事人切身利益相關(guān)的事情，進行歸口分流，使之得到妥善的處理。這對社會的貢獻是不可替代的。

（四）輔助處理信訪1、信訪工作的內(nèi)容（四）輔助處理信訪

秘書處理信訪事務主要有以下六方面要領(lǐng)：

要遵循信訪工作原則，要以事實為依據(jù)，以法規(guī)政策為準繩，領(lǐng)導負責，歸口處理。要做到事事有回應，件件落到實處；

要嚴格按制度辦事；

要嚴守辦理程序；

2、秘書輔助處理信訪的要領(lǐng)

秘書處理信訪事務主要有以下六方面要2、秘書輔助處理信

要與有關(guān)部門協(xié)同配合；

要盡可能滿足群眾的正當要求，維護人民群眾的合法權(quán)益；

要正確對待信訪老戶，耐心做深入細致的思想疏導工作，不能將矛盾上交要盡可能將問題解決在本級組織的工作范圍之內(nèi)。要與有關(guān)部門協(xié)同配合；

1、隨機協(xié)調(diào)的內(nèi)容隨機協(xié)調(diào)指的是對組織運轉(zhuǎn)中由不確定因素隨機出現(xiàn)的問題和失調(diào)現(xiàn)象的妥善處理，化解或緩解矛盾，恢復組織協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。秘書的隨機協(xié)調(diào)，一是指在輔助管理等業(yè)務活動中，隨機發(fā)現(xiàn)失調(diào)或問題，主動進行信息溝通和思想交流，消除誤會和隔閡，謀求共識，協(xié)調(diào)關(guān)系；二是指受命于領(lǐng)導者，去處理隨機出現(xiàn)的失調(diào)問題。

（五）輔助隨機協(xié)調(diào)

1、隨機協(xié)調(diào)的內(nèi)容（五）輔助隨機協(xié)調(diào)

秘書處于組織運轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對隨機出現(xiàn)的失調(diào)現(xiàn)象能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)。對一般性的、淺層次的失調(diào)，秘書主動進行隨機協(xié)調(diào)，便于把問題化解在萌芽狀態(tài)，避免釀成更為嚴重的失調(diào)；對突發(fā)性的、重大的失調(diào)，秘書進行隨機協(xié)調(diào)，有利于控制事態(tài)，緩解沖突，為領(lǐng)導解決問題作好準備；對嚴重的、深層次的失調(diào)，秘書及時調(diào)查失調(diào)的狀態(tài)、性質(zhì)、變化態(tài)勢、影響及失調(diào)的原因，并提出有關(guān)協(xié)調(diào)方案的建議，對領(lǐng)導者采取協(xié)調(diào)舉措具有重要的參考作用。秘書隨機協(xié)調(diào)的作用是確定的、具有不可替代性的。秘書處于組織運轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對隨機出秘書隨機協(xié)調(diào)，是立足秘書本職地位進行的協(xié)調(diào)活動，必須把握以下六點要領(lǐng)：要注重與組織目標的一致性；要注重對變化的適應性；要注重非權(quán)力支配性；要注重非職責限定性；要注重溝通疏導性；要注重量力適度性。2、秘書隨機協(xié)調(diào)輔助的要領(lǐng)

秘書隨機協(xié)調(diào)，是立足秘書本職地位進2、秘書隨機協(xié)調(diào)輔二、秘書綜合服務職能“綜合服務”是秘書的根本職能。秘書提供“綜合服務”的職能很寬廣，可以說：領(lǐng)導的管理內(nèi)容有多寬，秘書的服務范圍也就有多寬，同時，秘書還得為平行的職能部門執(zhí)行管理職能提供服務，并還要為管理的相對人——人民群眾提供服務。二、秘書綜合服務職能“綜合服務”是秘書的根本職

辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運行、整理及保管利用。自秘書性工作萌生開始，辦文就成為秘書性人員為領(lǐng)導和管理工作服務的重要手段，成為其輔政的主要方式。（一）秘書“辦文”服務事務辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運（一）秘書“辦文”秘書撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導草各種表達領(lǐng)導和管理意圖的書信、文件、講話稿等文字材料。秘書在撰擬文稿的過程中應注意以下六個方面：要明確自己代筆者的地位；要準確使用規(guī)范的文種；

要選用準確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語言表達；要反復進行認真修改；要依據(jù)可靠；要有精益求精認真負責的態(tài)度。1、文稿撰擬

秘書撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導草各種1、文稿撰擬

文書運行包括收文和發(fā)文兩個程序化運行過程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收→登記→分辦→傳閱→擬辦→批辦→承辦→催辦→注辦等。發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意→擬稿→審核→簽發(fā)→復核→繕印→校對→用印→登記→封發(fā)等。文書運行可根據(jù)機關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來的需要等具體情況，對上述收文、發(fā)文程序進行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。2、文書運行

文書運行包括收文和發(fā)文兩個程序化運行過2、文

文書整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書的處理，主要包括文書立卷和案卷歸檔。文書立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按其形成過程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。

3、文書整理文書整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書的3、文書整理文書立卷的范圍

本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文書、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等；上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)業(yè)務有關(guān)的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報、條例、規(guī)定等；下級機關(guān)文件、與本機關(guān)無關(guān)的外來文等均不需立卷。文書立卷的范圍本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的

文書立卷的原則：保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價值，便于保管和利用。經(jīng)過整理的文書案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔的時限要求是辦理完畢的文書經(jīng)整理組合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向檔案部門移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維護文書材料的齊全、完整；要按文書的內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；要保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷要簡明確切，便于保管和利用。文書立卷的原則：保持文書間的歷史聯(lián)系，秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻資料，以便在領(lǐng)導工作需要時提供給領(lǐng)導參考，并在自身開展業(yè)務活動中查閱。秘書文獻資料工作中必須注重以下五個方面：要注重針對性；要注重前沿性；要注重系統(tǒng)性；要注重動態(tài)性；要注重消化應用性。4、文獻材料的保管和利用秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻資料，以便4、文秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導者籌備會議、操辦會務、為會議有序進行和取得預期效果提供服務。秘書辦會主要包括會前準備、會間服務、會后事務及在會前、會間、會后都有大量會議文字工作和文件材料處理事務。（二）秘書“辦會”服務事務

秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導者籌備會議、（二）秘書“辦會”

秘書會務工作的原則：

要強調(diào)與領(lǐng)導者主輔配合；要強調(diào)周密安排，有序運作；要強調(diào)熱情服務，提高效率；要強調(diào)涉密會議的安全、保密；在操辦會議事務中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補闕作用；要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。

1會務工作的原則和任務秘書會務工作的原則：1會務工作的原則和任務秘書會務工作的任務：主要有會前籌備、會議接待、組織聯(lián)絡(luò)、會場管理、會議文件工作、會議選舉、會議保密、會議后勤服務、會間事務、會后工作等。秘書在會議活動全過程中盡職盡責地操辦會務和提供服務，對提高會議效率，優(yōu)化會議效果具有不可低估的積極作用。秘書會務工作的任務：秘書會務工作中，會前籌備是會議有效進行的基礎(chǔ)性工作。會前籌備工作主要包括領(lǐng)導確定會議目的、議題，秘書根據(jù)領(lǐng)導意圖擬訂會議籌備方案，領(lǐng)導審核、批準會議籌備方案，組建會議籌備和組織機構(gòu)并按會議籌備方案進行分工，根據(jù)確定的與會者名單送發(fā)會議通知，準備會議文件，布置會場，按會議討論要求將與會者編組，制作會議代表證、工作人員證件及其他證件，根據(jù)與會者特征安排其會議期間的住宿和接站車輛。

2、會前籌備

秘書會務工作中，會前籌備是會議有效進行2、會

會議召開期間，必須辦好以下工作：

會場簽到，以便了解與會代表的人數(shù)；會間調(diào)度，這是指對會議程序、內(nèi)容、會場服務的安排和調(diào)整；

會議記錄，這是指會議情況的原始記錄，它是貫徹會議精神的依據(jù)，形成會議文件的基礎(chǔ)；會議簡報，這是反映會議進程、動態(tài)，通報會議情況的文書；

會議選舉；

會議總結(jié)；

后勤保障。

3、會間事務會議召開期間，必須辦好以下工作：3、會間事務會后工作主要包括：草擬和印發(fā)會議紀要，以記載和傳達會議的主要精神；清理會議文件；組織會議代表離會，為其提供各種方便；搞好宣傳報道，擴大和傳播會議影響；會議工作總結(jié)；會后催辦工作。4、會后工作會后工作主要包括：4、會后工作秘書為領(lǐng)導操辦事務的范圍相當廣泛，大體上可分為日常事務、隨機性事務和受權(quán)理事三類。（三）秘書“辦事”服務事務秘書為領(lǐng)導操辦事務的范圍相當廣泛，（三）秘書“辦事”

日常事務指秘書每天都要操辦的事務。這些日常事務有著共同的特征：具有領(lǐng)導工作需要的選擇性；具有操作的規(guī)范性；具有與領(lǐng)導工作的主輔協(xié)同性；具有運作的適應性；具有服務的周密性；1、日常事務

日常事務指秘書每天都要操辦的事務。1、日辦公室事務管理包括值班工作、電話記錄、來信來訪處理等。辦公室事務管理包括值班工作、電話記錄、來信來

綜合承辦事務

即承辦上級領(lǐng)導下達的各項指令、協(xié)調(diào)各部門各機構(gòu)之間的工作關(guān)系。綜合承辦事務文書處理事務

包括文書材料的收發(fā)、管理、登記、傳閱、批辦、傳遞、催辦以及繕印、清退、立卷、保管等。文書處理事務包括文書材料的收發(fā)、管理、印信憑證的管理

秘書人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和保管。印信憑證的管理秘書人員必須深刻了解印信憑

領(lǐng)導活動安排的內(nèi)容

領(lǐng)導活動是指領(lǐng)導群體的活動，既包括領(lǐng)導者主動發(fā)起的活動，又包括下屬需要領(lǐng)導者主持或參與的活動，還包括往來單位或社會公眾要求、約請領(lǐng)導者出席的活動。由秘書部門和秘書協(xié)助安排領(lǐng)導活動，有利于統(tǒng)籌全局，協(xié)調(diào)處理，分輕重緩急，有序安排，避免沖突和矛盾，提高領(lǐng)導工作效率。領(lǐng)導活動安排

領(lǐng)導活動安排的內(nèi)容領(lǐng)導活動安排

秘書的隨機事務指難以預測的、不經(jīng)常發(fā)生的、或在職能分工邊界上難以確定由誰處理的事務。秘書處理隨機事務要注重的五個方面：

要注重預防性；

要注重反應的敏銳性；

要注重整體配合性；

要注重輔助地位的制約性；

要注重溝通樞紐性。2、隨機事務秘書的隨機事務指難以預測的、不經(jīng)常發(fā)生2、隨秘書受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務，授權(quán)秘書代表自己去處理，秘書根據(jù)領(lǐng)導的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導去處理交辦的事務。3、受權(quán)理事秘書受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導者根據(jù)工作3、受權(quán)理事

秘書受權(quán)理事應注意事項：要準確理解領(lǐng)導的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)；要分析客觀環(huán)境要素和完成任務的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法；要明確受權(quán)理事的雙重角色；秘書受權(quán)理事應注意事項：要與領(lǐng)導者保持密切溝通，特別是當環(huán)境變化或其他原因使問題的處理已超出授權(quán)范圍時，一定要向授權(quán)者請示，并遵從其新的指示辦理；要主動爭取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事務，秘書不得自作主張，不得擅作決定。要與領(lǐng)導者保持密切溝通，特別是當環(huán)第二節(jié)

秘書職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點一、秘書職能環(huán)境含義及其重要性

二、營造優(yōu)美的工作環(huán)境

三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境

第二節(jié)秘書職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點一、秘書職能環(huán)境含義及其人類的全部活動都是在一定的環(huán)境條件下進行的，秘書的職能環(huán)境是他從事職業(yè)活動、履行職能的基石。創(chuàng)造良好的職業(yè)環(huán)境氛圍，與各方面建立正常、穩(wěn)定的職能關(guān)系，并主動依靠和強化這種職能關(guān)系，就能有效地行使和實現(xiàn)自己的職能。人類的全部活動都是在一定的環(huán)境條件下進行的，秘書的

（一）職能環(huán)境

是指職業(yè)個人在他履行其社會職能時必須具備的物質(zhì)生活條件和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的統(tǒng)稱。一、秘書職能環(huán)境含義及重要性（一）職能環(huán)境一、秘書職能環(huán)境含義及重要性

是指從事秘書工作的秘書個人，在履行秘書職能時的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的總稱。

（二）秘書職能環(huán)境

是指從事秘書工作的秘書個人，在履行改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種職能關(guān)系，為自己的事業(yè)創(chuàng)造“天時、地利、人和”的客觀環(huán)境，使自己的工作能等到各有關(guān)方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、順利、有效地行使自己的社會職能。其職能環(huán)境優(yōu)化的程度愈高，秘書的職能活動也就愈順暢，效用也就愈顯著。（三）秘書職能環(huán)境的重要性改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種

優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高昂的情緒，使其專心致志地投入工作，還有利于消除緊張和疲勞。

二、營造優(yōu)美的工作環(huán)境優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高

秘書的工作場所，即各機關(guān)、單位的秘書按照一定制度、并借助于一定手段處理公務的地方。它應根據(jù)秘書工作的性質(zhì)、特點和基本職能特別應根據(jù)服從并服務于領(lǐng)導工作的需要和外來人員辦事聯(lián)絡(luò)的需要來合理設(shè)計，如應考慮到秘書的活動范圍、作業(yè)姿勢和辦公用具的安置以及物理方面（如氣候、光線、聲音、顏色等）的因素，做到各辦公室的位置排列科學、房屋的面積適當、室內(nèi)空間適度、座位應按工作流程順序同向排列、不宜紊亂無序或任人自由選擇，以免相互干擾。

（一）秘書工作場所秘書的工作場所，即各機關(guān)、單位的（二）秘書工作場所的布置模式

總體辦公型模式——綜理制

職能分工型模式——分理制總體辦公模式（二）秘書工作場所的布置模式總體辦公型模式——綜理制職能1、總體辦公型兩種模式

敝開式：就是將秘書集中在一間大的辦公室里，按照工作流程，以工作臺為中心進行排列。敝開式辦公室又可分為對稱型和不對稱型兩種，這是目前世界各國比較流行的排列模式，它便于集中管理，能節(jié)約行政開支，節(jié)省辦事時間，有利于相互合作，但容易相互干擾，也有礙于身體健康。

1、總體辦公型兩種模式敝開式：就是

半封閉式：即在敝開式的辦公室內(nèi)用組合式家具或其他材料，將分工不同的秘書部門的小單位和人員隔開，形成以工作臺為中心的若干個“工作單元”。其長處如上，缺點是經(jīng)費開支較多，也不便于管理和監(jiān)控。

半封閉式：即在敝開式的辦公室內(nèi)用組合2、職能分工型模式又稱“分散式”：就是將秘書部門的各小單位和人員分散地安排在機關(guān)、單位領(lǐng)導人辦公室周圍的專門房間里，從事其職責范圍內(nèi)的秘書職能活動。這是我國傳統(tǒng)的工作方式，它有利于密切人際關(guān)系，有利于分級管理，也有利于保持工作環(huán)境的安靜，但它不利于信息溝通，不便于工作協(xié)調(diào)，不便于監(jiān)督檢查，也不利于提高工作質(zhì)量和效率。2、職能分工型模式又稱“分散式”：就（三）秘書辦公自然環(huán)境因素要求空氣環(huán)境溫度：保持在20℃-25℃左右；濕度：保持在40%-60%；通風；控制在0.3m/s-0.4m/s；另還要控制熱輻射（綠化）和氣壓。（三）秘書辦公自然環(huán)境因素要求空氣環(huán)境色彩環(huán)境色彩是指光波刺激人眼所產(chǎn)生的視感覺。色彩對人的生理、心理會產(chǎn)生特有的視覺效果，紅、橙、黃色具有熱烈、溫暖的視覺效果，是為暖色；藍、綠、紫色具有寒冷、沉靜的視覺效果，是為冷色；黑、紅、橙色給人以重的感覺；白、綠、藍色給人以輕的感覺。一般說來，深顏色有收縮感，使人感到大、厚、近；淺顏色有擴張感，使人感到小、薄、遠。秘書工作場所的色調(diào)宜以白、乳白、淺黃、天藍、淺藍為基本色，這能減輕人眼的疲勞、提高識別事物的能力和速度，提高工作效率和質(zhì)量，而且還能使室內(nèi)環(huán)境變得賞心悅目，給人帶來精神上的輕松感、愉快感和舒坦感。色彩環(huán)境色彩是指光波刺激人眼所產(chǎn)生的視感覺。光線環(huán)境光線環(huán)境和色彩環(huán)境合稱為視覺環(huán)境，是通過人的視覺器官（眼睛）所感知的空間性環(huán)境。人們獲取信息80%來自視覺。秘書工作的環(huán)境應根據(jù)工作的性質(zhì)、時間的長短、空間的大小、位置的不同，進行科學、合理的安排，配置充分、合理的采光照明系統(tǒng)。光線環(huán)境光線環(huán)境和色彩環(huán)境合稱為視覺環(huán)境，是通過人的視覺器官聲音環(huán)境聲音環(huán)境又稱聽覺環(huán)境。聽覺：是指聲波振動動物耳朵鼓膜所產(chǎn)生的感覺。一般情況下，50分貝以下的環(huán)境是安靜的；75分貝以下對人體沒什么影響；85-90分貝對人有輕度影響；95分貝以上的噪音對人可構(gòu)成危害；130分貝會引起病態(tài)感覺；150分貝是人體忍受的界限；180分貝能夠破壞金屬；再高10分貝，就足以把鉚釘從金屬結(jié)構(gòu)中拔出來。秘書室內(nèi)工作環(huán)境的基本要求是保持安靜，要隔絕噪音。聲音環(huán)境聲音環(huán)境又稱聽覺環(huán)境。聽覺：是指室外環(huán)境室外環(huán)境是是指秘書所在機關(guān)、單位的整個自然環(huán)境狀況，即庭院環(huán)境。各機關(guān)、單位應根據(jù)環(huán)境美學和人類生態(tài)學的規(guī)律和要求，創(chuàng)造機關(guān)、單位的自然環(huán)境美，為秘書和所有員工提供一個衛(wèi)生、整潔、安全、安靜、方便、舒適、優(yōu)雅、美觀的生存和生活環(huán)境。機關(guān)、單位的選址要遠離污染，布局要規(guī)整合理，周圍應綠化、凈化、美化。室外環(huán)境室外環(huán)境是是指秘書所在機關(guān)、單位的整三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境

（一）人際關(guān)系：也稱人群關(guān)系，是指人們在進行物質(zhì)交往和精神交往過程中發(fā)生、發(fā)展和建立起來的人與人之間的關(guān)系。理想的人際關(guān)系環(huán)境，應是一種充滿親密、和諧、團結(jié)、協(xié)作的氛圍，具有凝聚力、向心力和感召力的集體。三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境（一）人際關(guān)系：（二）秘書的人際關(guān)系秘書的人際關(guān)系是一種業(yè)緣人際關(guān)系（或稱工作關(guān)系），是由于人們從事共同的或有關(guān)聯(lián)的社會工作而結(jié)成的人際關(guān)系。構(gòu)成業(yè)緣人際關(guān)系的媒介是人們在社會群體中所從事的職業(yè)。（二）秘書的人際關(guān)系秘書的人際關(guān)（三）秘書人際關(guān)系環(huán)境氛圍的類型

人際關(guān)系類型緊張型和諧型淡漠型（三）秘書人際關(guān)系環(huán)境氛圍的類型人際關(guān)系類型緊張型和諧型淡1、和諧型是指機關(guān)、單位各部門之間、感情融洽，能相互理解、相互信任、相互支持、相互照應，各項工作都能默契配合，步調(diào)一致，因而心情舒暢，工作干勁大。

1、和諧型是指機關(guān)、單位各部門之間、感和諧的人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書職能作用的人際環(huán)境氛圍。秘書不僅要珍惜和利用和諧的人際環(huán)境，而且應協(xié)助領(lǐng)導形成和優(yōu)化良好的人際環(huán)境。具體要注重以下三方面：要加強上情下達，下情上達，左右溝通，內(nèi)外溝通，促進人與人之間的相互理解與信任，促進相互支持與配合；要將貫徹領(lǐng)導意圖與真實反映群眾意愿有機結(jié)合起來，加強團體意識；要把服務于領(lǐng)導工作與服務于全體組織成員相結(jié)合，促進共識，整合整體利益。

和諧的人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書職能作用的人2、淡漠型指機關(guān)、單位各部門、各成員之間以及與上下、兄弟單位之間缺乏感情聯(lián)系和思想溝通，除了工作上的一般接觸外，就再沒有其他的什么接觸了，各職能部門之間只是業(yè)務上的往來，按程序辦事，工作人員雖有明確分工，也能按時到位，但公事公辦，不求有功，但求無過，事不關(guān)己，高高掛起，談不上相互支持和協(xié)作，很少有考慮組織總體目標的實現(xiàn)進程，也很少關(guān)心人與人之間思想感情的交流與溝通，顯示出一種“平淡如水“的狀態(tài)，人們的工作主動性和積極性都不高。2、淡漠型指機關(guān)、單位各部門、各成員

在淡漠的人際關(guān)系中，秘書工作會受到消極影響，其各項職能活動得不到必要的理解、支持和協(xié)作；輔助領(lǐng)導工作也缺乏良好的群眾基礎(chǔ)。秘書針對淡漠的人際環(huán)境要注重以下四個方面：要注重加強橋梁紐帶作用，把群眾的意見和要求及時集中起來向領(lǐng)導反映，使領(lǐng)導和管理舉措符合民意，增強團體凝聚力；協(xié)助領(lǐng)導加強與群眾的聯(lián)系，開發(fā)群體潛能，激發(fā)群眾開拓事業(yè)的熱情；要將領(lǐng)導的正確意圖及時向群眾傳達和宣傳，強化群眾對領(lǐng)導工作的理解和認同；協(xié)助領(lǐng)導妥善處理各種矛盾和問題，化解各種隔閡，謀求協(xié)調(diào)與和諧，逐漸形成和諧的人際關(guān)系。

在淡漠的人際關(guān)系中，秘書工作會受到消極影3、緊張型

指的是機關(guān)、單位處于一種磨擦不斷、矛盾突出的人際關(guān)系環(huán)境氛圍。在這種氛圍中，或由于領(lǐng)導班子不團結(jié)、互不買帳，各吹各的號、各唱各的調(diào)；或是職能部門從各自的小集團利益出發(fā)、相互掣肘、推諉扯皮；或是同一職能部門的成員之間人際關(guān)系緊張，“各人自掃門前雪，不管他人瓦上霜”，配合失調(diào)；或由于人們價值觀念的不同而造成認識上的分歧；或由于個人恩怨和利益沖突而戟指怒目；或由于領(lǐng)導偏聽偏信、處事不公而產(chǎn)生埋怨心理；或由于機構(gòu)臃腫而“人閑出是非”，這種環(huán)境氛圍使得秘書干什么工作都難，極費周折，而且往往是費力不討好。3、緊張型指的是機關(guān)、單位處于一種

在緊張的人際關(guān)系環(huán)境里，秘書應該意：不介入領(lǐng)導人之間的無原則糾紛，不分親疏，不傳是非，不傳小道消息，不搞人身依附，堅持正常的組織生活原則；對人一視同仁，誠懇相待，一切從組織公利出發(fā)，不為小團體利益損害組織公利；按職責分工對口請示匯報工作，避免多頭請示、交叉請示和多頭指示、交叉指示引發(fā)的矛盾；多做協(xié)調(diào)工作，增進矛盾各方相互理解，促進關(guān)系協(xié)調(diào)。

在緊張的人際關(guān)系環(huán)境里，秘書應該意：（四）秘書應處理好的人際關(guān)系：

1、秘書與領(lǐng)導的關(guān)系秘書是領(lǐng)導的耳目、助手和參謀，又是智囊和管家。秘書輔助領(lǐng)導工作，領(lǐng)導是一個圓心，秘書則是環(huán)繞圓心的圓周軌道上運行的各個點；領(lǐng)導工作是一條主線，秘書工作則是圍繞主線上下、左右、前后同步行進的一條曲線。因此，沒有領(lǐng)導，秘書也就沒有存在的必要；沒有領(lǐng)導工作，秘書工作也就沒有存在的必要。（四）秘書應處理好的人際關(guān)系：1、秘書秘書在領(lǐng)導活動過程中的位置

秘書為領(lǐng)導和領(lǐng)導工作服務是全方位的，除輔佐決策外，還包括參謀咨詢、溝通信息、加強協(xié)調(diào)和各種秘書實務等。在這一切過程中秘書必須服從并服務于領(lǐng)導和領(lǐng)導工作的，始終處于中介、輔助的地位。因此，秘書必須要有甘當配角，做無名英雄的意識；在代替領(lǐng)導發(fā)號施令過程中又要有不當“二首長”的意識。即秘書在為領(lǐng)導服務的過程中，應當做到參謀而不決策，分憂而不分權(quán)，自尊而不自大，要堅持對事不對人，一切對黨和人民負責。秘書在領(lǐng)導活動過程中的位置秘書為領(lǐng)導和領(lǐng)導

人格地位上的平等關(guān)系

領(lǐng)導與秘書都是國家的公民，都享有憲法規(guī)定的平等權(quán)利和承擔同等的義務。秘書與領(lǐng)導的關(guān)系，應當建立在公民的人格平等的基礎(chǔ)之上。

可能出現(xiàn)的誤區(qū)：把領(lǐng)導與秘書工作上的上下級關(guān)系搞成人身依附關(guān)系，領(lǐng)導對其秘書視為仆人，不尊重其人格和人身自由；秘書對其領(lǐng)導視為主人，把向人民負責向組織負責，向領(lǐng)導負責的一致性，變?yōu)閷︻I(lǐng)導個人負責，不論是否違紀違法都惟命是從。秘書與領(lǐng)導應處理的關(guān)系

1人格地位上的平等關(guān)系秘書與領(lǐng)導應處領(lǐng)導與秘書在事業(yè)發(fā)展目標上和各項任務目標上是一致的。為了實現(xiàn)共同的事業(yè)目標和任務目標，兩者是相互配合的同事，必須密切配合。

可能出現(xiàn)的誤區(qū)：在事業(yè)目標上，如果領(lǐng)導者個人的事業(yè)目標違背社會公眾利益和國家法律法規(guī)，秘書必須加以勸諫，若勸諫無效一意孤行，造成了對國家人民利益的損害，則要檢舉揭發(fā)，履行公民的義務，否則，就會成為違法者的同伙。如果秘書的個人目標違背法紀，領(lǐng)導者要及時批評教育，甚至給予處分，否則，就會犯包庇壞人的嚴重錯誤。實現(xiàn)工作目標中的同事關(guān)系

2領(lǐng)導與秘書在事業(yè)發(fā)展目標上和各項任務目標上是一致

秘書工作屬于領(lǐng)導工作的延伸。在工作實踐中，領(lǐng)導者是上級，處于主體地位；秘書是下級，處于輔助地位。主輔配合默契，關(guān)系和諧，工作能有效開展?？赡艹霈F(xiàn)的誤區(qū)：將主輔配合關(guān)系搞成不正常的人身依附關(guān)系，是容易出現(xiàn)的誤區(qū)。除此之外，主輔關(guān)系的誤區(qū)主要有三個方面：主輔脫節(jié)；主輔錯位；主輔不分。

工作職能上的上下級主輔關(guān)系3秘書工作屬于領(lǐng)導工作的延伸。在工作實踐中，領(lǐng)導者是上

領(lǐng)導與秘書在相互配合的工作過程中，領(lǐng)導處于主動地位，發(fā)動、推動工作；秘書處于被動地位，輔助領(lǐng)導，執(zhí)行任務和操辦事務，為領(lǐng)導工作服務。可能出現(xiàn)的誤區(qū)：領(lǐng)導與秘書的主動與從屬關(guān)系，若處理不當，一是會出現(xiàn)領(lǐng)導者缺乏引導、調(diào)度、指導秘書工作的能力或?qū)γ貢ぷ鞑粔蛑匾?，使得秘書工作被動無序或低效；二是秘書缺乏發(fā)揮主觀能動性的積極性和能力，只能被動應付。工作過程上的主從關(guān)系4領(lǐng)導與秘書在相互配合的工作過程中，領(lǐng)導處于主動地位，

領(lǐng)導與秘書工作溝通，既有領(lǐng)導對秘書的指示、指導，又有秘書對領(lǐng)導者的請示、匯報；既有領(lǐng)導者向秘書了解情況、征求意見和建議，又有秘書向領(lǐng)導主動參謀、提供可行方案等。只有建立和保持了這種密切的雙向溝通關(guān)系，領(lǐng)導與秘書的主輔配合才能有效；只有加強這種雙向溝通，才能使領(lǐng)導者與秘書的主輔配合，逐漸達到配合默契的程度?？赡艹霈F(xiàn)的誤區(qū)：領(lǐng)導者與秘書的溝通關(guān)系，若處理不善會出現(xiàn)以下情況：溝通受阻；單向溝通；虛假溝通。

工作溝通上的雙向交流關(guān)系5領(lǐng)導與秘書工作溝通，既有領(lǐng)導對秘書的指示、指導，又

秘書工作的績效，蘊含在領(lǐng)導工作的績效之中。因此，領(lǐng)導者對秘書指導有方，促進秘書提高工作績效，實際上也是在提高領(lǐng)導工作績效；秘書立足本職主動提供有效的輔助和服務，促進領(lǐng)導工作績效，同樣也是在提高自身的工作績效。可能出現(xiàn)的誤區(qū)：領(lǐng)導與秘書工作績效上的一體關(guān)系，若處理得不好會出現(xiàn)以下情況。秘書的壓抑感；秘書的表現(xiàn)欲；領(lǐng)導者的優(yōu)越感或特權(quán)感。

工作績效上的一體關(guān)系6秘書工作的績效，蘊含在領(lǐng)導工作的績效之中。因此，領(lǐng)導2、秘書與職能部門的關(guān)系：秘書同職能部門之間的聯(lián)系，是一種同層次業(yè)緣人際關(guān)系的聯(lián)系，即在同一機關(guān)、單位處于相同地位的人們在交往過程中結(jié)成的業(yè)緣人際關(guān)系，有兩種形態(tài)輔助形態(tài)協(xié)調(diào)形態(tài)與職能部門的關(guān)系2、秘書與職能部門的關(guān)系：秘書同職能部即以綜合輔助領(lǐng)導和領(lǐng)導工作為中心任務，同職能部門所發(fā)生的業(yè)緣人際關(guān)系。秘書輔助領(lǐng)導工作，就須針對輔助任務的需要，同各職能部門進行交往、在領(lǐng)導與各職能部門之間架起一座橋梁，縱向地往返輸送、反饋各種信息。秘書的作用是通過一條與領(lǐng)導直接指揮的主線相平行的輔線，而介于領(lǐng)導與職能部門之間。輔助形態(tài)即以綜合輔助領(lǐng)導和領(lǐng)導工作為中心任務管理事務中有綜合性或交叉性的事項，關(guān)涉幾個職能部門的業(yè)務范圍，這就需要秘書和秘書部門從中進行協(xié)調(diào)，按照領(lǐng)導的意圖，確定出某一職能部門主要負責，其他職能部門協(xié)助辦理，同心協(xié)力完成這一綜合性或交叉性的事項。協(xié)調(diào)形態(tài)管理事務中有綜合性或交叉性的事項，關(guān)涉秘書與職能部門建立良好的業(yè)緣關(guān)系應做到：第一、樹立“一盤棋”的整體觀念：即秘書和各職能部門的人員必須樹立整體觀念，以全局利益為重，小局服從大局，“棋子”服從整盤棋的調(diào)度。第二、強化職能部門觀念：秘書應正視其地位與作用的輔助性質(zhì)，恪守謙虛謹慎的職業(yè)道德，體諒其難處并為之服務，不得居高臨下，頤指氣使。第三、體諒職能部門的難處：秘書和秘書部門應正確轉(zhuǎn)達領(lǐng)導意圖，協(xié)助職能部門完成任務，要尊重和體諒職能部門的實情，少給職能部門施加壓力；要廣泛搜集各方面的信息，樂于為職能部門服務；要發(fā)揮秘書的特有職能優(yōu)勢，多為職能部門排憂解難；要注意同等對待各職能部門的人員，切不可厚此薄彼。第四、講究協(xié)調(diào)策略：宜采用思想溝通、感情交流、信息傳輸和正面疏導的方法，形成共識，完成任務秘書與職能部門建立良好的業(yè)緣關(guān)系應做到：第一、樹立“一盤棋”3、秘書與群眾的關(guān)系群眾是秘書職能活動的重要對象，是有效輔助領(lǐng)導活動的重要依靠，是秘書工作的“三大服務”內(nèi)容之一。秘書同群眾的職能關(guān)系，通常表現(xiàn)為兩種形態(tài)：被動形態(tài)主動形態(tài)與職能部門的關(guān)系3、秘書與群眾的關(guān)系群眾是秘書職能活動即秘書為領(lǐng)導臨時指派或作為受權(quán)代表而受制領(lǐng)導而與群眾所發(fā)生的一種職能關(guān)系。如領(lǐng)導因決策需要讓秘書深入群眾了解和掌握第一手情況和意愿，領(lǐng)導為處理信訪或其他有關(guān)事項而授權(quán)秘書對群眾進行調(diào)查或作復，群眾把秘書視作領(lǐng)導的代表向秘書來信來訪而秘書代領(lǐng)導接受并遵照領(lǐng)導具體意向進行處理等等，均屬秘書要受領(lǐng)導明確制約、帶有明顯被動色彩的同群眾的一種職能關(guān)系。被動形態(tài)即秘書為領(lǐng)導臨時指派或作為受權(quán)代表而受即秘書在自己的職能權(quán)限內(nèi)自行同群眾所發(fā)生的職能關(guān)系。如秘書為履行其職能，作為有心人，隨時隨地在群眾中了解各種情況，聽取各種反映；或秘書為積累有關(guān)資料，自行定向地向群眾調(diào)查研究；或為協(xié)調(diào)某一工作、處理某一事項，主動同群眾交往，了解和掌握有關(guān)情況等，均屬秘書不明顯受制于領(lǐng)導、而帶有主動色彩的一種同群眾的職能關(guān)系。加強同群眾的這種職能聯(lián)系，優(yōu)化與群眾的業(yè)緣人際關(guān)系，是秘書在職能活動中發(fā)揮主動性、積極性、創(chuàng)造性的集中體現(xiàn)。主動形態(tài)即秘書在自己的職能權(quán)限內(nèi)自行同群眾所發(fā)秘書同群眾建立良好的業(yè)緣關(guān)系應做到：第一、全面了解群眾的基本情況：了解和掌握群眾的各方面要求，有的放矢地開展工作，密切與他們的關(guān)系，取得他們對機關(guān)，單位各項工作的支持，盡職盡責地完成自己的本職工作，為實現(xiàn)機關(guān)，單位的總體目標努力奮斗。第二、強化為群眾服務的觀念：第三、加強領(lǐng)導與群眾之間的信息溝通：把領(lǐng)導的意圖及有關(guān)政策原原本本傳達給群眾，把群眾的意見和要求不折不扣轉(zhuǎn)達給領(lǐng)導。第四、營造親密、融洽的“家庭式氣氛”

秘書同群眾建立良好的業(yè)緣關(guān)系應做到：第一、全面了解群眾的基本秘書職能范疇有“輔助管理、綜合服務”兩個方面。這兩個方面既有內(nèi)容上的區(qū)別，又相互滲透。其共同的目的都是為領(lǐng)導工作的有效和有序提供輔助和服務，以促進領(lǐng)導工作效率的提高。秘書職能環(huán)境有自然環(huán)境和社會關(guān)系環(huán)境兩個方面。創(chuàng)造良好的職業(yè)環(huán)境氛圍，與各方面建立正常、穩(wěn)定的職能關(guān)系，并主動依靠和強化這種職能關(guān)系，才能有效地行使和實現(xiàn)自己的職能。秘書職能范疇有“輔助管理、綜合服務”兩個方面。這

秘書輔助管理職能范疇有哪些？

秘書應從哪些方面幫助領(lǐng)導獲取并利用信息。秘書輔助決策可從哪些方面著手進行？

簡述秘書綜合服務職能的范疇。秘書“辦會”服務事務應從哪些方面著手？

簡述秘書應綜合服務的日常事務內(nèi)容。

秘書職能環(huán)境主要有哪些內(nèi)容？簡述秘書工作場所的兩種模式的利弊。秘書人際關(guān)系的類型及其表現(xiàn)特征。秘書與領(lǐng)導應處理的關(guān)系有哪些？12345678910秘書輔助管理職能范疇有哪些？12345678910演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！

第二章秘書職能與職能環(huán)境建設(shè)學習目標主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習第二章秘書職能與職能環(huán)境建設(shè)學習目標主要內(nèi)容本

準確理解和把握秘書職能的兩個方面，即“輔助管理、綜合服務”；準確理解和把握秘書職能環(huán)境，主動營造良好的職能環(huán)境，從而達到高效履行職能的目的。準確理解和把握秘書職能的兩個方面，即第一節(jié)秘書職能范疇

第二節(jié)秘書職能環(huán)境建設(shè)

第一節(jié)秘書職能范疇第二節(jié)秘書職能環(huán)境建設(shè)第一節(jié)秘書職能范疇本節(jié)要點一、秘書輔助管理職能

二、秘書綜合服務職能

第一節(jié)秘書職能范疇本節(jié)要點一、秘書輔助管理職能二、秘書

“輔助管理”，是新時期管理活動賦予秘書的一項基本職能，也是秘書職能的本質(zhì)特征。秘書輔助管理貫穿于管理活動的全過程，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問題，擬定解決問題的方案提供給上級作出決定，對確定的決定方案貫徹執(zhí)行，秘書在這整個過程中起輔助管理的作用?！熬C合服務”是秘書的根本職能，領(lǐng)導的管理內(nèi)容有多寬，秘書的服務范圍也就有多寬?！拜o助管理”，是新時期管理活動賦予秘書的一項基本

秘書“輔助管理”職能：是指一個機關(guān)或單位在其管理的整個過程中，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問題，擬定解決問題的方案到對確定的方案貫徹執(zhí)行的整個過程中，秘書起著幫助或輔佐的作用。一、秘書輔助管理職能秘書“輔助管理”職能：是指一個機關(guān)或單位在其管理

領(lǐng)導者兼聽則明，準確、全面、有效地利用信息是其正確開展領(lǐng)導和管理工作的基礎(chǔ)。秘書作為領(lǐng)導的近身參謀助手，不僅要向領(lǐng)導提供信息充當領(lǐng)導的耳目，而且要為領(lǐng)導者有效獲取利用信息、進行適時的信息溝通及排除信息溝通障礙等方面，進行參謀智能輔助。

（一）輔助獲取并利用信息領(lǐng)導者兼聽則明，準確、全面、有效地（一

在實踐中，不少領(lǐng)導者在信息獲取和利用的方向、信息量及信息結(jié)構(gòu)等方面都存在問題，因而使領(lǐng)導和管理工作失誤。對此，秘書要注重以下三個方面：要注重在方向上的參謀輔助；要注重在擴大信息量上的參謀輔助；要注重優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)方面的輔助。

1、獲取并利用信息在實踐中，不少領(lǐng)導者在信息獲取和1、獲取并利

各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導和管理工作失誤的重要原因。秘書有責任協(xié)助領(lǐng)導者排除來自各方面的信息干擾，包括：要注重排除思想障礙造成的干擾；要注重排除感情障礙造成的干擾；要注重排除利益沖突造成的干擾；要注重排除時空因素造成的信息干擾。2、排除信息干擾各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導和管理2、排除信從領(lǐng)導者產(chǎn)生決策意向進行決策準備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進行，可協(xié)助領(lǐng)導者做好以下工作（見圖2-2）：（二）秘書輔助決策1、決策準備階段從領(lǐng)導者產(chǎn)生決策意向進行決策準備開（二）秘書輔助決作出此項決策是否應該此項決策是否必須作出此項決策應何時作出此項決策依據(jù)的信息是否全面、真實、充分此項決策的目的、意義和影響是什么

對此項決策應提出什么建議

秘書在決策準備階段的工作秘書在準備階段的工作作出此項決策是否應該此項決策是否必須作出此項決策應何時作出此

在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：可進行創(chuàng)新思維，設(shè)計新的方案供決策者選擇；

可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案；

可按領(lǐng)導意圖開展專家咨詢活動，并將專家意見、建議吸納到有關(guān)決策方案中去；可帶著各套初選方案到有關(guān)部門和群眾中去征求意見，并根據(jù)各方面的意見進行修改；2、決策形成階段在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的2、

對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導，到基層進行小規(guī)模試驗，蹲點探索，取得成功經(jīng)驗后，再由點到面地進行推廣；對各種供選擇的方案進行一一對應的比較，比較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較其風險值與效益值，比較其科學性、合理性、可行性和可受性等等。決策形成階段還包括科學、嚴密的決策論證。對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導，

決策是為實現(xiàn)特定目的對未來工作的選擇與安排，而真正使決策目標變?yōu)楝F(xiàn)實，還取決于有效的實施決策。在決策實施過程中，秘書的參謀智能輔助具有獨特的作用：對謀求認同的輔助對糾正偏差的輔助對行為失范的輔助對克服重大失誤的輔助對克服運行失調(diào)的輔助彌補決策疏漏的輔助對適應環(huán)境變化的輔助對發(fā)現(xiàn)機遇的輔助3、決策實施階段決策是為實現(xiàn)特定目的對未來工作的選擇與安3

1、督促檢查的內(nèi)容

秘書對督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導者的主持下，按照領(lǐng)導確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務。具體包括：發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議；檢查實施情況；督促辦理；反饋實施信息；要歸納評估督促檢查效果。（三）輔助督促檢查

1、督促檢查的內(nèi)容（三）輔助督促檢查督促檢查是領(lǐng)導實施決策，保證領(lǐng)導工作部署得效實施的重要組成部分。秘書操辦督促檢查中的事務，既有利于領(lǐng)導者直接掌握執(zhí)行情況，又有利于秘書發(fā)揮近身綜合輔助的優(yōu)勢；既有利于上情下達，使執(zhí)行者正確理解領(lǐng)導意圖，又有利于下情上達，使領(lǐng)導者全面把握執(zhí)行情況，有針對性地進行指揮、協(xié)調(diào)和控制，對維護組織管理協(xié)調(diào)運作具有積極的推動作用。（三）輔助督促檢查2、秘書輔助督促檢查的意義督促檢查是領(lǐng)導實施決策，保證領(lǐng)導工作部署得（三）輔助

秘書對領(lǐng)導督促檢查工作的輔助，是在領(lǐng)導者主持下，圍繞領(lǐng)導工作需要展開的，主要有六條要領(lǐng)：

要抓住領(lǐng)導工作的重點、難點和熱點；要正確理解和貫徹領(lǐng)導意圖；要及時反饋信息；要堅持原則；要講究效率；要謀求協(xié)調(diào)有序。3、秘書督促檢查的要領(lǐng)

秘書對領(lǐng)導督促檢查工作的輔助，是在3、秘書督

1、信訪工作的內(nèi)容

信訪工作指的是處理人民群眾的來信和接待處理來訪。信訪工作一直是充當領(lǐng)導參謀助手的秘書職能范疇中的重要任務。秘書處理信訪事務，是充當領(lǐng)導耳目、了解群眾的需要和要求的重要形式。處理信訪事務又是各類社會管理部門的有益補充。它將重大的、復雜的、難以解決的問題直接反饋給高層決策者，使之得到統(tǒng)籌解決；將具體的、看起來是細小的、管理歸屬不清的、與當事人切身利益相關(guān)的事情，進行歸口分流，使之得到妥善的處理。這對社會的貢獻是不可替代的。

（四）輔助處理信訪1、信訪工作的內(nèi)容（四）輔助處理信訪

秘書處理信訪事務主要有以下六方面要領(lǐng)：

要遵循信訪工作原則，要以事實為依據(jù)，以法規(guī)政策為準繩，領(lǐng)導負責，歸口處理。要做到事事有回應，件件落到實處；

要嚴格按制度辦事；

要嚴守辦理程序；

2、秘書輔助處理信訪的要領(lǐng)

秘書處理信訪事務主要有以下六方面要2、秘書輔助處理信

要與有關(guān)部門協(xié)同配合；

要盡可能滿足群眾的正當要求，維護人民群眾的合法權(quán)益；

要正確對待信訪老戶，耐心做深入細致的思想疏導工作，不能將矛盾上交要盡可能將問題解決在本級組織的工作范圍之內(nèi)。要與有關(guān)部門協(xié)同配合；

1、隨機協(xié)調(diào)的內(nèi)容隨機協(xié)調(diào)指的是對組織運轉(zhuǎn)中由不確定因素隨機出現(xiàn)的問題和失調(diào)現(xiàn)象的妥善處理，化解或緩解矛盾，恢復組織協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。秘書的隨機協(xié)調(diào)，一是指在輔助管理等業(yè)務活動中，隨機發(fā)現(xiàn)失調(diào)或問題，主動進行信息溝通和思想交流，消除誤會和隔閡，謀求共識，協(xié)調(diào)關(guān)系；二是指受命于領(lǐng)導者，去處理隨機出現(xiàn)的失調(diào)問題。

（五）輔助隨機協(xié)調(diào)

1、隨機協(xié)調(diào)的內(nèi)容（五）輔助隨機協(xié)調(diào)

秘書處于組織運轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對隨機出現(xiàn)的失調(diào)現(xiàn)象能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)。對一般性的、淺層次的失調(diào)，秘書主動進行隨機協(xié)調(diào)，便于把問題化解在萌芽狀態(tài)，避免釀成更為嚴重的失調(diào)；對突發(fā)性的、重大的失調(diào)，秘書進行隨機協(xié)調(diào)，有利于控制事態(tài)，緩解沖突，為領(lǐng)導解決問題作好準備；對嚴重的、深層次的失調(diào)，秘書及時調(diào)查失調(diào)的狀態(tài)、性質(zhì)、變化態(tài)勢、影響及失調(diào)的原因，并提出有關(guān)協(xié)調(diào)方案的建議，對領(lǐng)導者采取協(xié)調(diào)舉措具有重要的參考作用。秘書隨機協(xié)調(diào)的作用是確定的、具有不可替代性的。秘書處于組織運轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對隨機出秘書隨機協(xié)調(diào)，是立足秘書本職地位進行的協(xié)調(diào)活動，必須把握以下六點要領(lǐng)：要注重與組織目標的一致性；要注重對變化的適應性；要注重非權(quán)力支配性；要注重非職責限定性；要注重溝通疏導性；要注重量力適度性。2、秘書隨機協(xié)調(diào)輔助的要領(lǐng)

秘書隨機協(xié)調(diào)，是立足秘書本職地位進2、秘書隨機協(xié)調(diào)輔二、秘書綜合服務職能“綜合服務”是秘書的根本職能。秘書提供“綜合服務”的職能很寬廣，可以說：領(lǐng)導的管理內(nèi)容有多寬，秘書的服務范圍也就有多寬，同時，秘書還得為平行的職能部門執(zhí)行管理職能提供服務，并還要為管理的相對人——人民群眾提供服務。二、秘書綜合服務職能“綜合服務”是秘書的根本職

辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運行、整理及保管利用。自秘書性工作萌生開始，辦文就成為秘書性人員為領(lǐng)導和管理工作服務的重要手段，成為其輔政的主要方式。（一）秘書“辦文”服務事務辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運（一）秘書“辦文”秘書撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導草各種表達領(lǐng)導和管理意圖的書信、文件、講話稿等文字材料。秘書在撰擬文稿的過程中應注意以下六個方面：要明確自己代筆者的地位；要準確使用規(guī)范的文種；

要選用準確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語言表達；要反復進行認真修改；要依據(jù)可靠；要有精益求精認真負責的態(tài)度。1、文稿撰擬

秘書撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導草各種1、文稿撰擬

文書運行包括收文和發(fā)文兩個程序化運行過程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收→登記→分辦→傳閱→擬辦→批辦→承辦→催辦→注辦等。發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意→擬稿→審核→簽發(fā)→復核→繕印→校對→用印→登記→封發(fā)等。文書運行可根據(jù)機關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來的需要等具體情況，對上述收文、發(fā)文程序進行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。2、文書運行

文書運行包括收文和發(fā)文兩個程序化運行過2、文

文書整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書的處理，主要包括文書立卷和案卷歸檔。文書立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按其形成過程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。

3、文書整理文書整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書的3、文書整理文書立卷的范圍

本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文書、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等；上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)業(yè)務有關(guān)的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報、條例、規(guī)定等；下級機關(guān)文件、與本機關(guān)無關(guān)的外來文等均不需立卷。文書立卷的范圍本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的

文書立卷的原則：保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價值，便于保管和利用。經(jīng)過整理的文書案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔的時限要求是辦理完畢的文書經(jīng)整理組合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向檔案部門移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維護文書材料的齊全、完整；要按文書的內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；要保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷要簡明確切，便于保管和利用。文書立卷的原則：保持文書間的歷史聯(lián)系，秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻資料，以便在領(lǐng)導工作需要時提供給領(lǐng)導參考，并在自身開展業(yè)務活動中查閱。秘書文獻資料工作中必須注重以下五個方面：要注重針對性；要注重前沿性；要注重系統(tǒng)性；要注重動態(tài)性；要注重消化應用性。4、文獻材料的保管和利用秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻資料，以便4、文秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導者籌備會議、操辦會務、為會議有序進行和取得預期效果提供服務。秘書辦會主要包括會前準備、會間服務、會后事務及在會前、會間、會后都有大量會議文字工作和文件材料處理事務。（二）秘書“辦會”服務事務

秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導者籌備會議、（二）秘書“辦會”

秘書會務工作的原則：

要強調(diào)與領(lǐng)導者主輔配合；要強調(diào)周密安排，有序運作；要強調(diào)熱情服務，提高效率；要強調(diào)涉密會議的安全、保密；在操辦會議事務中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補闕作用；要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。

1會務工作的原則和任務秘書會務工作的原則：1會務工作的原則和任務秘書會務工作的任務：主要有會前籌備、會議接待、組織聯(lián)絡(luò)、會場管理、會議文件工作、會議選舉、會議保密、會議后勤服務、會間事務、會后工作等。秘書在會議活動全過程中盡職盡責地操辦會務和提供服務，對提高會議效率，優(yōu)化會議效果具有不可低估的積極作用。秘書會務工作的任務：秘書會務工作中，會前籌備是會議有效進行的基礎(chǔ)性工作。會前籌備工作主要包括領(lǐng)導確定會議目的、議題，秘書根據(jù)領(lǐng)導意圖擬訂會議籌備方案，領(lǐng)導審核、批準會議籌備方案，組建會議籌備和組織機構(gòu)并按會議籌備方案進行分工，根據(jù)確定的與會者名單送發(fā)會議通知，準備會議文件，布置會場，按會議討論要求將與會者編組，制作會議代表證、工作人員證件及其他證件，根據(jù)與會者特征安排其會議期間的住宿和接站車輛。

2、會前籌備

秘書會務工作中，會前籌備是會議有效進行2、會

會議召開期間，必須辦好以下工作：

會場簽到，以便了解與會代表的人數(shù)；會間調(diào)度，這是指對會議程序、內(nèi)容、會場服務的安排和調(diào)整；

會議記錄，這是指會議情況的原始記錄，它是貫徹會議精神的依據(jù)，形成會議文件的基礎(chǔ)；會議簡報，這是反映會議進程、動態(tài)，通報會議情況的文書；

會議選舉；

會議總結(jié)；

后勤保障。

3、會間事務會議召開期間，必須辦好以下工作：3、會間事務會后工作主要包括：草擬和印發(fā)會議紀要，以記載和傳達會議的主要精神；清理會議文件；組織會議代表離會，為其提供各種方便；搞好宣傳報道，擴大和傳播會議影響；會議工作總結(jié)；會后催辦工作。4、會后工作會后工作主要包括：4、會后工作秘書為領(lǐng)導操辦事務的范圍相當廣泛，大體上可分為日常事務、隨機性事務和受權(quán)理事三類。（三）秘書“辦事”服務事務秘書為領(lǐng)導操辦事務的范圍相當廣泛，（三）秘書“辦事”

日常事務指秘書每天都要操辦的事務。這些日常事務有著共同的特征：具有領(lǐng)導工作需要的選擇性；具有操作的規(guī)范性；具有與領(lǐng)導工作的主輔協(xié)同性；具有運作的適應性；具有服務的周密性；1、日常事務

日常事務指秘書每天都要操辦的事務。1、日辦公室事務管理包括值班工作、電話記錄、來信來訪處理等。辦公室事務管理包括值班工作、電話記錄、來信來

綜合承辦事務

即承辦上級領(lǐng)導下達的各項指令、協(xié)調(diào)各部門各機構(gòu)之間的工作關(guān)系。綜合承辦事務文書處理事務

包括文書材料的收發(fā)、管理、登記、傳閱、批辦、傳遞、催辦以及繕印、清退、立卷、保管等。文書處理事務包括文書材料的收發(fā)、管理、印信憑證的管理

秘書人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和保管。印信憑證的管理秘書人員必須深刻了解印信憑

領(lǐng)導活動安排的內(nèi)容

領(lǐng)導活動是指領(lǐng)導群體的活動，既包括領(lǐng)導者主動發(fā)起的活動，又包括下屬需要領(lǐng)導者主持或參與的活動，還包括往來單位或社會公眾要求、約請領(lǐng)導者出席的活動。由秘書部門和秘書協(xié)助安排領(lǐng)導活動，有利于統(tǒng)籌全局，協(xié)調(diào)處理，分輕重緩急，有序安排，避免沖突和矛盾，提高領(lǐng)導工作效率。領(lǐng)導活動安排

領(lǐng)導活動安排的內(nèi)容領(lǐng)導活動安排

秘書的隨機事務指難以預測的、不經(jīng)常發(fā)生的、或在職能分工邊界上難以確定由誰處理的事務。秘書處理隨機事務要注重的五個方面：

要注重預防性；

要注重反應的敏銳性；

要注重整體配合性；

要注重輔助地位的制約性；

要注重溝通樞紐性。2、隨機事務秘書的隨機事務指難以預測的、不經(jīng)常發(fā)生2、隨秘書受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務，授權(quán)秘書代表自己去處理，秘書根據(jù)領(lǐng)導的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導去處理交辦的事務。3、受權(quán)理事秘書受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導者根據(jù)工作3、受權(quán)理事

秘書受權(quán)理事應注意事項：要準確理解領(lǐng)導的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)；要分析客觀環(huán)境要素和完成任務的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法；要明確受權(quán)理事的雙重角色；秘書受權(quán)理事應注意事項：要與領(lǐng)導者保持密切溝通，特別是當環(huán)境變化或其他原因使問題的處理已超出授權(quán)范圍時，一定要向授權(quán)者請示，并遵從其新的指示辦理；要主動爭取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事務，秘書不得自作主張，不得擅作決定。要與領(lǐng)導者保持密切溝通，特別是當環(huán)第二節(jié)

秘書職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點一、秘書職能環(huán)境含義及其重要性

二、營造優(yōu)美的工作環(huán)境

三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境

第二節(jié)秘書職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點一、秘書職能環(huán)境含義及其人類的全部活動都是在一定的環(huán)境條件下進行的，秘書的職能環(huán)境是他從事職業(yè)活動、履行職能的基石。創(chuàng)造良好的職業(yè)環(huán)境氛圍，與各方面建立正常、穩(wěn)定的職能關(guān)系，并主動依靠和強化這種職能關(guān)系，就能有效地行使和實現(xiàn)自己的職能。人類的全部活動都是在一定的環(huán)境條件下進行的，秘書的

（一）職能環(huán)境

是指職業(yè)個人在他履行其社會職能時必須具備的物質(zhì)生活條件和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的統(tǒng)稱。一、秘書職能環(huán)境含義及重要性（一）職能環(huán)境一、秘書職能環(huán)境含義及重要性

是指從事秘書工作的秘書個人，在履行秘書職能時的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的總稱。

（二）秘書職能環(huán)境

是指從事秘書工作的秘書個人，在履行改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種職能關(guān)系，為自己的事業(yè)創(chuàng)造“天時、地利、人和”的客觀環(huán)境，使自己的工作能等到各有關(guān)方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、順利、有效地行使自己的社會職能。其職能環(huán)境優(yōu)化的程度愈高，秘書的職能活動也就愈順暢，效用也就愈顯著。（三）秘書職能環(huán)境的重要性改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種

優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高昂的情緒，使其專心致志地投入工作，還有利于消除緊張和疲勞。

二、營造優(yōu)美的工作環(huán)境優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高

秘書的工作場所，即各機關(guān)、單位的秘書按照一定制度、并借助于一定手段處理公務的地方。它應根據(jù)秘書工作的性質(zhì)、特點和基本職能特別應根據(jù)服從并服務于領(lǐng)導工作的需要和外來人員辦事聯(lián)絡(luò)的需要來合理設(shè)計，如應考慮到秘書的活動范圍、作業(yè)姿勢和辦公用具的安置以及物理方面（如氣候、光線、聲音、顏色等）的因素，做到各辦公室的位置排列科學、房屋的面積適當、室內(nèi)空間適度、座位應按工作流程順序同向排列、不宜紊亂無序或任人自由選擇，以免相互干擾。

（一）秘書工作場所秘書的工作場所，即各機關(guān)、單位的（二）秘書工作場所的布置模式

總體辦公型模式——綜理制

職能分工型模式——分理制總體辦公模式（二）秘書工作場所的布置模式總體辦公型模式——綜理制職能1、總體辦公型兩種模式

敝開式：就是將秘書集中在一間大的辦公室里，按照工作流程，以工作臺為中心進行排列。敝開式辦公室又可分為對稱型和不對稱型兩種，這是目前世界各國比較流行的排列