第十章-辦畢公文的處置課件

第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留辦畢公文處置的目的是將真正有保存價(jià)值的公文留存下來(lái)，使之最大限度地滿(mǎn)足人們的利用需要。第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留1一、辦畢公文去與留的依據(jù)在一個(gè)特定的機(jī)構(gòu)中，判斷一份公文去留主要取決于公文的保存價(jià)值。公文是否具有保存價(jià)值是通過(guò)公文的內(nèi)容、形式、形成者、公文對(duì)本機(jī)關(guān)的憑證價(jià)值和對(duì)社會(huì)長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考價(jià)值等多方面因素決定的。一、辦畢公文去與留的依據(jù)2二、辦畢公文的處置方法按照有關(guān)公文處置的要求以及公文自身的保存價(jià)值，對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)的公文來(lái)說(shuō)，通?？梢圆扇∷姆N不同的處置方法:整理歸檔、銷(xiāo)毀、清退和暫存。二、辦畢公文的處置方法3（一）整理歸檔公文整理，指文件人員將已經(jīng)辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的公文材料，按照一定的原則和方法組成有機(jī)聯(lián)系的組合體的過(guò)程。（一）整理歸檔4（二）銷(xiāo)毀公文的銷(xiāo)毀，是指經(jīng)鑒定確認(rèn)已不具備留存價(jià)值的公文材料，采取妥善的方法予以刪除信息或毀滅記載公文信息的載體。（二）銷(xiāo)毀5（三）清退公文的清退，指按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦結(jié)公文退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或指定機(jī)關(guān)。（三）清退6（四）暫存公文的暫存，指對(duì)既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫時(shí)不宜銷(xiāo)毀的公文，暫時(shí)留存一定時(shí)間以備查用、再作處置。（四）暫存7在OA環(huán)境下，歸檔文件整理立卷是指借助于計(jì)算機(jī)，通過(guò)人機(jī)合作將公文進(jìn)行有序化整理的過(guò)程，旨在方便公文的保管和利用。第二節(jié)歸檔文件的整理方法第二節(jié)歸檔文件的整理方法8一、分類(lèi)方法（一）分年度（二）分組織機(jī)構(gòu)（三）分問(wèn)題（四）分保管期限一、分類(lèi)方法9二、分類(lèi)方案在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述分類(lèi)方法，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要職能、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分布、文件形成的數(shù)量等情況，編制本單位的全部文件的分類(lèi)方案。分類(lèi)方案作為預(yù)先編制的立卷?xiàng)l目，是保持一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)文件整理立卷的連續(xù)性、穩(wěn)定性和客觀性的重要指南。二、分類(lèi)方案10三、整理程序根據(jù)上述分類(lèi)方法或分類(lèi)方案，將整個(gè)機(jī)關(guān)文件或者立卷部門(mén)的文件劃分到適宜數(shù)量的屬類(lèi)、小類(lèi)，然后在分類(lèi)層次的最低一層小類(lèi)文件中找出這一小類(lèi)文件在作者、內(nèi)容、時(shí)間、地區(qū)、通訊者、文種等方面具有的共同特點(diǎn)，將具有共同特點(diǎn)的文件集合成案卷。三、整理程序11（一）預(yù)立案卷（二）登錄卷內(nèi)文件（三）定卷與修改（一）預(yù)立案卷12

隨著各類(lèi)機(jī)構(gòu)辦公自動(dòng)化程度的提高，如何改革文書(shū)立卷歸檔工作，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代無(wú)紙化的辦公要求，各地都在進(jìn)行著各種形式的改革，主要目的是要適應(yīng)文檔一體化的需要，從根本上減輕整理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。第三節(jié)立卷改革第三節(jié)立卷改革13一、歸檔文件整理規(guī)則

（一）裝訂（二）分類(lèi)（三）排列（四）編號(hào)（五）編目（六）裝盒一、歸檔文件整理規(guī)則14二、計(jì)算機(jī)輔助立卷法計(jì)算機(jī)輔助立卷，可以實(shí)行公文條目或全文式管理，并能自動(dòng)生成歸檔文件目錄、分類(lèi)目錄及專(zhuān)題目錄等，更便于通過(guò)多種途經(jīng)、多種方式對(duì)文件、檔案進(jìn)行全方位檢索。二、計(jì)算機(jī)輔助立卷法15三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法

“三位一體立卷法”是在對(duì)收文進(jìn)行登記時(shí)，提前進(jìn)行立卷和著錄工作，并將三個(gè)環(huán)節(jié)合并成一個(gè)程序，實(shí)現(xiàn)登記、立卷、著錄三個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，使過(guò)去公文登記、立卷、著錄三項(xiàng)工作中繁瑣、重復(fù)的環(huán)節(jié)和項(xiàng)目得以簡(jiǎn)化，減少工作量，提高工作效率。三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法16【考考你】

1.辦畢公文處置的主要方法。2.文件分類(lèi)方案的作用。3.OA平臺(tái)上歸檔文件整理的基本步驟。4.如何理解《歸檔文件整理規(guī)則》的提出的要求?【考考你】175.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但隨時(shí)歸檔，可能造成同一問(wèn)題的材料分散存在于不同位置，增加提供利用的調(diào)閱難度;以件為單位裝訂，加蓋檔號(hào)章，有一定的工作量;以件為保管單位，增加了歸檔文件的單位數(shù)量，加大了日常保管、管理難度，容易出現(xiàn)丟失、利用完畢放錯(cuò)位置等問(wèn)題。你認(rèn)為采用什么方法可以解決上述問(wèn)題?5.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但隨時(shí)歸檔，可能造成同186.什么是“雙套制”歸檔?7.指出下列文件歸卷、調(diào)整定卷工作的不當(dāng)之處，并說(shuō)明其規(guī)范做法?！痢潦形幕洲k公室文件人員小王具體負(fù)責(zé)全局各種辦畢文件的收集整理工作。平時(shí)，他總是及時(shí)收集文件，將辦公室以及各個(gè)部門(mén)辦畢收回的文件放入文件柜中集中保管，年終整理時(shí)，再按照文件作者———形成時(shí)間———保管期限的分類(lèi)層次和方法，對(duì)這些文件進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)整理，然后分別裝入檔案盒，在辦公室保存一年后再行向該局綜合檔案室移交歸檔。6.什么是“雙套制”歸檔?19第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留辦畢公文處置的目的是將真正有保存價(jià)值的公文留存下來(lái)，使之最大限度地滿(mǎn)足人們的利用需要。第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留20一、辦畢公文去與留的依據(jù)在一個(gè)特定的機(jī)構(gòu)中，判斷一份公文去留主要取決于公文的保存價(jià)值。公文是否具有保存價(jià)值是通過(guò)公文的內(nèi)容、形式、形成者、公文對(duì)本機(jī)關(guān)的憑證價(jià)值和對(duì)社會(huì)長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考價(jià)值等多方面因素決定的。一、辦畢公文去與留的依據(jù)21二、辦畢公文的處置方法按照有關(guān)公文處置的要求以及公文自身的保存價(jià)值，對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)的公文來(lái)說(shuō)，通?？梢圆扇∷姆N不同的處置方法:整理歸檔、銷(xiāo)毀、清退和暫存。二、辦畢公文的處置方法22（一）整理歸檔公文整理，指文件人員將已經(jīng)辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的公文材料，按照一定的原則和方法組成有機(jī)聯(lián)系的組合體的過(guò)程。（一）整理歸檔23（二）銷(xiāo)毀公文的銷(xiāo)毀，是指經(jīng)鑒定確認(rèn)已不具備留存價(jià)值的公文材料，采取妥善的方法予以刪除信息或毀滅記載公文信息的載體。（二）銷(xiāo)毀24（三）清退公文的清退，指按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦結(jié)公文退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或指定機(jī)關(guān)。（三）清退25（四）暫存公文的暫存，指對(duì)既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫時(shí)不宜銷(xiāo)毀的公文，暫時(shí)留存一定時(shí)間以備查用、再作處置。（四）暫存26在OA環(huán)境下，歸檔文件整理立卷是指借助于計(jì)算機(jī)，通過(guò)人機(jī)合作將公文進(jìn)行有序化整理的過(guò)程，旨在方便公文的保管和利用。第二節(jié)歸檔文件的整理方法第二節(jié)歸檔文件的整理方法27一、分類(lèi)方法（一）分年度（二）分組織機(jī)構(gòu)（三）分問(wèn)題（四）分保管期限一、分類(lèi)方法28二、分類(lèi)方案在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述分類(lèi)方法，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要職能、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分布、文件形成的數(shù)量等情況，編制本單位的全部文件的分類(lèi)方案。分類(lèi)方案作為預(yù)先編制的立卷?xiàng)l目，是保持一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)文件整理立卷的連續(xù)性、穩(wěn)定性和客觀性的重要指南。二、分類(lèi)方案29三、整理程序根據(jù)上述分類(lèi)方法或分類(lèi)方案，將整個(gè)機(jī)關(guān)文件或者立卷部門(mén)的文件劃分到適宜數(shù)量的屬類(lèi)、小類(lèi)，然后在分類(lèi)層次的最低一層小類(lèi)文件中找出這一小類(lèi)文件在作者、內(nèi)容、時(shí)間、地區(qū)、通訊者、文種等方面具有的共同特點(diǎn)，將具有共同特點(diǎn)的文件集合成案卷。三、整理程序30（一）預(yù)立案卷（二）登錄卷內(nèi)文件（三）定卷與修改（一）預(yù)立案卷31

隨著各類(lèi)機(jī)構(gòu)辦公自動(dòng)化程度的提高，如何改革文書(shū)立卷歸檔工作，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代無(wú)紙化的辦公要求，各地都在進(jìn)行著各種形式的改革，主要目的是要適應(yīng)文檔一體化的需要，從根本上減輕整理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。第三節(jié)立卷改革第三節(jié)立卷改革32一、歸檔文件整理規(guī)則

（一）裝訂（二）分類(lèi)（三）排列（四）編號(hào)（五）編目（六）裝盒一、歸檔文件整理規(guī)則33二、計(jì)算機(jī)輔助立卷法計(jì)算機(jī)輔助立卷，可以實(shí)行公文條目或全文式管理，并能自動(dòng)生成歸檔文件目錄、分類(lèi)目錄及專(zhuān)題目錄等，更便于通過(guò)多種途經(jīng)、多種方式對(duì)文件、檔案進(jìn)行全方位檢索。二、計(jì)算機(jī)輔助立卷法34三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法

“三位一體立卷法”是在對(duì)收文進(jìn)行登記時(shí)，提前進(jìn)行立卷和著錄工作，并將三個(gè)環(huán)節(jié)合并成一個(gè)程序，實(shí)現(xiàn)登記、立卷、著錄三個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，使過(guò)去公文登記、立卷、著錄三項(xiàng)工作中繁瑣、重復(fù)的環(huán)節(jié)和項(xiàng)目得以簡(jiǎn)化，減少工作量，提高工作效率。三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法35【考考你】

1.辦畢公文處置的主要方法。2.文件分類(lèi)方案的作用。3.OA平臺(tái)上歸檔文件整理的基本步驟。4.如何理解《歸檔文件整理規(guī)則》的提出的要求?【考考你】365.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但隨時(shí)歸檔，可能造成同一問(wèn)題的材料分散存在于不同位置，增加提供利用的調(diào)閱難度;以件為單位裝訂，加蓋檔號(hào)章，有一定的工作量;以件為保管單位，增加了歸檔文件的單位數(shù)量，加大了日常保管、管理難度，容易出現(xiàn)丟失、利用完畢放錯(cuò)位置等問(wèn)題。你認(rèn)為采用什么方法可以解決上述問(wèn)題?5.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但隨時(shí)歸檔，可能造成同376.什么是“雙套制”歸檔?7.指出