檔案基本知識課件

檔案基本知識AMS產品張濟菊檔案基本知識1文書的基本概念

（一）文書的定義

（二）文書與公文、文件的之間的區(qū)別

（三）公文的定義

（四）公文的分類文書的基本概念（一）文書的定義（二）文書與公文、文件的之2文書的定義文書是人們在社會活動中為處理各種事務而形成的、具有特定效用的信息記錄。

第一，文書是人類社會實踐中形成的。

第二，文書是出于人類主觀意圖而形成的。而不是隨意的客觀記錄。

第三，文書是用文字的形式表達并附著于一定載體的信息記錄。

文書的定義文書是人們在社會活動中為處理各種事務而形3文書與公文、文件的之間的區(qū)別

第一、文書和文件是兩個十分相近的概念。它們的形成主要源于歷史和習慣兩個因素。比如，我國清代以前沒有“文件”的概念，人們則把歷史上形成的文件稱為文書；而目前在國際上“文件”是一個通用的概念，因此，人們又把當代的文書稱為文件。但文書和文件存在著一些細微的差別：比如，文書除了特指一種信息記錄外，還可以指從事此項工作的職業(yè)和人。第二、公文是文書（或文件）的一種類型。公文是指在公務活動中形成的文書或文件。這一概念的提出，主要是為了區(qū)別于私人文書。文書與公文、文件的之間的區(qū)別第一、文書和文件是兩個十分相近4公文的定義公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。

公文的定義公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活5公文的分類

1、從物質載體的角度分類

2、從公文內容性質的角度分類

3、從公文涉密程度的角度分類

4、從公文辦理時限的角度分類

5、從行文方向的角度分類6、從機關授受公文的角度分類7、從公文稿本的角度分類

公文的分類1、從物質載體的角度分類2、從公文內容性質的角6從物質載體的角度分類

1．紙質文書：以紙張為物質載體的文書。2．感光介質文件：以感光膠片、像紙等感光材料；如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。3．磁介質文件：以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性文件；如錄音、錄像文件。4．電子文件：借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。從物質載體的角度分類1．紙質文書：以紙張為物質載體7從公文內容性質的角度分類

1．規(guī)范類文書：指以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文書，如條例、規(guī)定、辦法、章程等。2．領導指導類文書：由領導、指導機關及其領導人制發(fā)的用于頒布政令，部署工作，批復事項的文書。如命令、決定、指示、批復等。3．報請類文書：由被領導、領導機關向有關上級機關匯報工作，反映情況，答復詢問，提出建議，請求指示或批準時使用的文書。如報告、請示、議案等。4．知照類文書：面向社會或特定范圍（各類社會組織之間或在其內部范圍內）公布、通知有關事項，通報情況，聯系工作，商洽事宜，交流信息而制發(fā)的文書。如通告、通知、通報、公函、介紹信、介紹信、簡報等。5．契約類文書：由當事雙方或數方為實現一定的目的、明確相互權利、責任、義務而簽定的作為工作依據或法律憑證的文書。如合同、協(xié)議書等。6.會議文書：指在會議活動中形成和使用的所有文件材料。如：會議紀要等。

從公文內容性質的角度分類1．規(guī)范類文書：指以強制力推行的用8從公文涉密程度的角度分類

根據內容涉密程度，可將文書劃分為絕密、機密、秘密、內部、限國內公開和對外公開六個等級。

從公文涉密程度的角度分類根據內容涉密程度，可將文9從公文辦理時限的角度分類

從辦理時限的角度劃分，可分為特急件、急件、平件三種。從公文辦理時限的角度分類從辦理時限的角度劃分，可分為特急10從行文方向的角度分類

按照文書的行文方向（即：文書的傳遞方向），有上行文、平行文與下行文之分。1、上行文：指下級機關向所屬上級領導、指導機關報送的公文。例如，中國人民大學呈交給教育部的請示；2、平行文：指同級機關或不相隸屬的機關之間往來的公文。如市政府所屬各局之間、政府系統(tǒng)和軍隊系統(tǒng)之間發(fā)送的公函。3、下行文：指上級領導、指導機關向所屬下級機關發(fā)送的公文。如國務院向省政府下達的指示、通知、通知等。從行文方向的角度分類按照文書的行文方向（即：文書的傳遞方向11從機關授受公文的角度分類

從一個機關授受公文的角度出發(fā)，有發(fā)文與收文之分。

從機關授受公文的角度分類從一個機關授受公文的角度出發(fā)，有發(fā)12從公文稿本的角度分類

根據一份文書在形成和完善過程中的不同稿本（文稿與文本的統(tǒng)稱）形式進行分類，可劃分為草稿、定稿、正本（包括試行本、暫行文、修訂本）副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。從公文稿本的角度分類根據一份文書在形成和完善過程中13公文的數據項及其編排規(guī)范

公文的數據項目分為指定性項目和選擇性項目兩大類。指定性項目是指所有通用文種均必須具備的項目，包括發(fā)文機關標識、標題、正文、生效標識、成文日期等。選擇性項目是指視每份文件的具體情況可供選擇使用的數據項目，通常根據文種、行文目的、閱讀對象以及版面編排的具體需要進行取舍。選擇性項目主要包括：發(fā)文字號、簽發(fā)人標識、題注、受文者、附件說明、無正文件說明、注釋、主題詞、印發(fā)說明、公文格式分類代碼、份號、密級標識、緊急程度標識等。

公文的數據項及其編排規(guī)范公文的數據項目分為指定性項14公文的數據項及其編排規(guī)范

發(fā)文機關標識：這是表明公文作者的標志。其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權威性與鄭重性。發(fā)文字號：又稱發(fā)文編號，是發(fā)文機關對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度（外加方括號）和發(fā)文順序號構成，如國辦發(fā)[1998]28號，意為該文件系國務院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。簽發(fā)人標識：指代表機關最后核查并批準公文向外發(fā)出的領導人性名，只用于上行文。標題：指標明某一文件主要內容的概括性名稱。一般由發(fā)文機關名稱、事由與文種三療分構成，如《國務院關于職工工作時間的規(guī)定》。題注：用于對標題進行注解或說明。受文者：指收受公文的機關名稱。通常分為兩種：一種是主送機關，即對公文負辦理或答復責任的機關；另一種是抄送機關，即只需了解公文內容而不承擔辦理或答復責任的機關。通常一份公文（特別是上行文）只能選擇一個機關作為主送機關，且一般不要報送領導者個人；抄送機關也必須嚴格控制在一定范圍之內，僅限于確需了解公文內容或需得到其協(xié)助的單位，以免助長文牘主義。

公文的數據項及其編排規(guī)范發(fā)文機關標識：這是表明公文作者的標15公文的數據項及其編排規(guī)范

正文：指公文的主體部分，用于闡述具體內容，表達發(fā)文意圖，使受文者對文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認識。附件說明：附件指附屬于公文正件的其他公文或材料，可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進一步補充和完善公文正件的內容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現實執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文件提供參考數據。注釋：指對文件內容或有關事項、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術語或公文的閱讀范圍、使用方法等，通常置于注釋中加以注解。其作用在于簡化公文，方便受文者閱讀、理解。

成文日期：指形成文件的確切日期。通常以領導人簽發(fā)的日期為公文的成文日期；聯合行文時，以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)的日期為準；經會議討倫通過的公文以會議通過的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。

公文的數據項及其編排規(guī)范正文：指公文的主體部分，用于闡述具16公文的數據項及其編排規(guī)范

公文生效標識：指證實公文作者的合法性、使公文生效的憑據。分為兩種形式：其一是印章，其二是簽署。無正文說明：指公文生效標志未與正文同處一頁時所作的說明。在載有生效標志的頁面左上角標寫“此頁無正文”（外加圓括號），其作用在于維護公文的完整性和有效性，以防偽造或添加內容。主題詞：指用于揭示公文主要內容并經規(guī)范化處理的詞與詞組。如：《國務院辦公廳關于發(fā)布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》，其主題詞為：“公文管理辦法通知”。印發(fā)說明：又稱版記。指對公文件印制發(fā)出情況的介紹與解說。其作用是明確公文印制質量、時限的責任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯系提供便利。印發(fā)說明的內容主要包括：承印單位、印制日期等。公文格式分類代碼：指表明每份公文格式在整個國家或行業(yè)標準文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊順序的代碼，由九位阿拉伯數字組成。其作用在于反映公文性質，為高效、高質地撰制、處理和管理公文提供依據和便利。

公文的數據項及其編排規(guī)范公文生效標識：指證實公文作者的合法17公文的數據項及其編排規(guī)范

份號：指對根據一同件定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。其作用在于為分發(fā)、清退、查找公文提供依據，便于對公文進行統(tǒng)計和管理，明確交接責任。適用于密件。密級標識：指表明公文保密等級的標識符號。按涉密程度分別用漢字標明“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。緊急程度標識：指表明對公文（包括電報）送達和辦理的時限要求的標識符號。依緊急程度分別用漢字標明“急件”、“特急”；緊急電報分別標明“平急”、“加急”、“特急”等字樣。其作用在于揭示公文、電報傳遞、處理的時限，引起重視，并為催辦公文提供依據，確保緊急公文得以優(yōu)先處理，避免延誤。收文章：指收文機關為便于管理，收到公文后在首頁右上端加蓋的戳記。具體包括：收文機關全稱、（收文）編號和日期、存檔號。公文的數據項及其編排規(guī)范份號：指對根據一同件定稿印制的若干18收發(fā)文管理1、收文處理程序

2、發(fā)文處理程序

3、辦畢文書的處置

收發(fā)文管理1、收文處理程序19收文處理程序

收文接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)收文的辦理：包括擬辦、批辦、承辦、注辦等環(huán)節(jié)收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對內催辦等環(huán)節(jié)

收文處理程序收文接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)20

收文管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿在整個收文程序中，包括登記、組織傳閱、收文的加工、催辦等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)的安排雖然并非前后銜接，但都通過共同的管理功能，對整個程序實行監(jiān)督控制，溝通協(xié)調，辦準確、及時、優(yōu)質地處理收文提供有效的保證。收文登記：是對收進、運轉、處理的公文的完整數據進行登錄的活動，是貫穿整個收文處理程序的關鍵性環(huán)節(jié)。其主要作用，一是便于管理；二是便于利用；三是便于催辦；四是便于統(tǒng)計。1、登記的范圍：凡屬機關正式來往行文，組織內部文字、會議文書等均應逐件登記；特別要注意對“賬外文書”的登記，如外出開會、出差等帶回的公務文書，以免散失；登記范圍可與本單位文書立卷歸檔的范圍結合起來考慮，將登記重點入在屬于本單位立卷歸檔范圍的公務文書上。2、登記的主要形成：（1）簿冊式登記：即使用裝訂成冊的登記簿，在一頁紙上登記若干份文書的登記形成。（2）卡片式登記：即用單張卡片進行登記的形式。（3）聯單式登記：即采用一次復寫二聯或多聯單據的登記形式。（4）電腦登記：即將公文主要標志輸入電子計算機進行登錄的現代化的登記方式。其優(yōu)點是綜合了上述三種形式的主要長處，避免了它們的短處，簡便易行，便于檢索、存儲；除有密級的文書外，輸入公用文件夾的文書可根據需要供各單位通過終端調閱文件目錄，減少查閱覽室環(huán)節(jié)，提高機關工作作效率；而且，電腦登記也是收文處理程序的其他環(huán)節(jié)實行計算機處理的第一步。

收文處理程序收文管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿在整個收文程序中，包括登記、組織傳21發(fā)文處理程序其一：發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會商、核稿和簽發(fā)等環(huán)節(jié)其二：發(fā)文的制作：包括注發(fā)、繕印、校對、用印與簽署等環(huán)節(jié)其三：發(fā)文的傳遞、公布與督促實施：包括傳遞、公布、對外催辦及查辦等環(huán)節(jié)發(fā)文處理程序其一：發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會商、核稿和簽22辦畢文書的處置辦畢文書，亦稱辦結文件，指完成了收文或發(fā)文處理程序，業(yè)經發(fā)出或承辦完畢的公務文書。辦畢文書的處置，指根據有關規(guī)定和實際工作情況，對辦畢文書予以定期清理檢查，確定價值，分門別類，決定并實現其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動。其具體內容包括：立卷歸檔、清退、銷毀以及暫存處理等。

1．

立卷歸檔：文書立卷，是整理與保存公務文書的一種方法。即將辦理完畢、具有查考、保存價值的公務文書按其在形成過程中的有機聯系組成案卷，以便于保管、檢索和利用。歸檔，是與立卷密切關聯的一個概念，即將辦理完畢的公務文書整理立卷，移交給檔案部門保存的過程。立卷文件的范圍：（1）上級來文（2）本機關文件（3）下級機關來文（4）同級或不相隸屬機關的來文。2．

清退：根據有關規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經過清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機關或由其指定的專部門的活動。3．

銷毀：指按照有關規(guī)定，對失去留存價值或留存條件的公文做毀滅性的活動。4．

暫存：指將既不應立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的辦畢文書暫存在辦公部門，以供日常查考和日后重新判定其價值的活動。辦畢文書的處置辦畢文書，亦稱辦結文件，指完成了收文或發(fā)文處23案卷整理規(guī)范（一）卷內文件的排列與編目規(guī)范1、排列卷內文件2、編頁（件）號3、填寫卷內文件目錄4、填寫卷內備考表5、擬寫案卷題名6、填寫案卷封面7、裝訂案卷（二）案卷的排列與編目規(guī)范1、排列案卷2、編制案卷號3、編制案卷目錄案卷整理規(guī)范（一）卷內文件的排列與編目規(guī)范24卷

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規(guī)范

是指通過對卷內文件進行認真分析，仔細研究，尋找出它們之間的主要聯系，并按照其主要聯系排序，從而固定每份文件在卷內文件中的位置。排列卷內文件卷

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規(guī)范排列卷內25卷

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規(guī)范

編頁（件）號卷內文件經過系統(tǒng)化排列之后，為了固定其順序，便于文件的保護、統(tǒng)計和檢索，應按排定順序依編寫頁（或件）號。卷內文件凡以“卷”為單位裝訂成冊的均需編寫頁號，統(tǒng)一編寫在每頁文件的正面的右上角。卷

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規(guī)范編頁（件）號卷26卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計卷內文件。卷內文件目錄主要包括以下項目：順序號：指每件文件在卷內文件系統(tǒng)中的排列順序號，即件號（序號）。有多少件文件就編至多少號，編一條流水號。文號：文件的發(fā)文字號，如國辦發(fā)[1996]5號。責任者：又稱作者，即對文件內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體或個人，亦即文件的署名者。文件的責任者標識于文頭、落款。題名：即文件的標題。日期：即文件的形成時間。頁號：指卷內文件所在頁的編號，是立卷人為案卷中所有文件編寫的統(tǒng)一大流水號。備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。填寫卷內文件目錄卷

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卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首27卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。

本卷情況說明：用以填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、移出、銷毀等情況。立卷后在管理過程中如有變動也應由文書人員（歸檔后由檔案人員）填寫，并簽名、標主時間。

立卷人：立卷者簽名。

檢查人：由案卷質量審核者簽名。

立卷時間：完成立卷的時間。填寫卷內備考表卷

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卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷28擬寫案卷題名

案卷題名，又稱案卷標題，用以概括揭示卷內文件的主要內容與成分，是檢索文件的重要標記，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據。

案卷題名的基本結構是：作者（責任者）--------內容（問題）--------名稱（文種）（1）責任者：標明作者旨在說明文件由誰制成。（2）內容：用于標明卷內文件的主要內容，是案卷題名的核心部分。對卷內文件內容的概括要全面、確切、具體、簡潔。（3）名稱：文件的名稱即文種，通常反映出文件的性質和價值，正確地標明文件的名稱很重要。

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擬寫案卷題名

案卷題名，又稱案卷標題，用以概括揭示卷內文件的29填寫案卷封面

包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數、歸檔號、檔號。其填寫方法如下：全宗名稱，即立檔單位名稱。類目名稱，指全宗內立卷類目（或文件分類表）的第一級類目名稱。案卷題名，填寫在案卷封面的中間位置，回行頂格書寫。時間，指卷內文件的起止年月。保管期限，即立卷時劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫。分為永久、長期、短期三種。

件（頁）數，卷內文件裝訂成卷的填寫總頁數，不裝訂的填寫本卷（盒）的總件數。歸檔號，即立卷計劃中的條款順序號或類號，又稱文書處理號，由立卷人填寫。檔號，包括全宗號、目錄號、案卷號。全宗號是檔案館給予立檔單位的編號。目錄號是全宗內案卷目錄的編號，同一個立檔單位不能有重復的案卷目錄號。案卷號，即目錄中案卷順序的編號，同一冊案卷目錄內不能有重復的案卷號。卷

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填寫案卷封面包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、30裝訂案卷目錄

裝訂案卷，是為了使卷內文件避免散失和損壞，對文件起到固定和保護作用。文件裝訂，有按卷裝訂的，也有按件裝訂的。卷

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裝訂案卷目錄裝訂案卷，是為了使卷內文件避免散失和損31排列案卷

排列案卷，就是根據一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成一個有機聯系的整體。

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排列案卷排列案卷，就是根據一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化32

編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。按保管期排列的案卷，可以按三種保管期限限分別編流水號，例如：永久遠1992年月日1-30號1993年31-60號…….

長期同上短期同上按年度編排的案卷,先按年度排列,然后每一年度斷開編號或打通編流水號,例如:1990年永久1-20長期21-40短期41-N

1991年永久1-30長期31-40短期41-N…….或者1990年永久1-20長期21-40短期41-50

1991年永久51-60長期61-70短期71-N…….按組織機構排列的案卷,也可以打通編號,或者每一個機構自編一個流水號,例如:辦公室1-30或者辦公室1-N

組織部31-40組織部1-N…………

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編制案卷號編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號33編制案卷目錄

案卷目錄,即案卷的名冊,在案卷經過系統(tǒng)化排列后,對其逐一編號登記成冊.案卷目錄的基本結構,包括目錄說明、案卷條目、分類體系與類號、封皮與備考表。目錄說明是對案卷目錄所做的總說明案卷條目即著錄于案卷目錄之上的案卷條款，它是案卷目錄的核心部分。包括案卷號、案卷標題、卷內文件起止日期、頁數、保管期限和備注等案卷封面上著錄的基本項目。封皮即為了保證使用過程中案卷目錄不被磨損而加上的封面?zhèn)淇急碇饕脕碚f明目錄內案卷總數量狀況、立卷狀況和保管狀況等。案卷

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編制案卷目錄案卷目錄,即案卷的名冊,在案卷經過系統(tǒng)34歸檔制度

所謂歸檔，就是指各類社會組織在其工作活動中形成的文件材料，待處理完畢之后，將其中有一定保存價值者，由文書處理部門或承辦部門按照立卷的原則和方法整理立卷。定期向機關檔案室移交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。

歸檔是文書工作的終結點，又是檔案工作的起始點，歸檔是文件轉化為檔案的重要標志。歸檔制度的內容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。1、歸檔范圍：是指需要轉化為檔案文件的范圍2、歸檔時間：歸檔時間，指文書處理部門向檔案部門移交應歸檔案卷的時間。

3、歸檔要求：（1）歸檔的文件材料應齊全、完整（2）文件和電報按其內容的聯系，應合并整理、立卷（3）歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用歸檔制度所謂歸檔，就是指各類社會組織在其工作活動中35文件的基本概念（一）

文件的定義（二）

文件材料（三）

文件和種類（簡稱文種、文件名稱）（四）

文件格式（五）

文件的稿本（六）

文件分類（七）

文件特征文件的基本概念（一）文件的定義36文件的定義包括國家機構與其他社會組織在公務活動中形成與使用的公務文件（公文），也包括個人、家庭（家族）為處理自身事務而形成與使用的個人文件（私人文件）。

從廣義上解釋，它是人類社會活動中，為處理各種事務的需要而直接形成的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄。

文件的定義包括國家機構與其他社會組織在公務活動中形成與37文件材料是記錄和反映企事業(yè)單位各項活動的文字、圖樣、圖表、聲像等不同形式和載體的文件的總稱。公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。

文件材料是記錄和反映企事業(yè)單位各項活動的文字、圖樣38

文件和種類

（簡稱文種、文件名稱）

它是用以表時文件的性質、功能與制發(fā)文件的目的以及作者的職權范圍。通用文件的主要種類有：1．規(guī)定性文件：條例、規(guī)定、辦法、決定、訣議。2．呈請性文件：議案、請示、報告、調查報告、總結報告。3．商洽性文件：函4．會議文件：會議紀要5．證明文件：合同、證明材料。6、公布性文件：布告、公告、通告。

文件和種類

（簡稱文種、文件名稱）它是用以表39文件格式

包括標題、正文、發(fā)文機關、成文日期、附件、公文編號、密級標志、緩急程度標志、主題詞、印單、抄送單位。文件格式包括標題、正文、發(fā)文機關、成文日期、附件、40

文件的稿本文件在形成中產生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副本）。1．草稿：文件的原始稿件。2．定稿：經過修改審閱，由負責人簽發(fā)或會議正式通過的最后完成稿。它具備正式文件的法定效用，是印制文件正式文本的標準依據。3．正本（打印稿）：要據定稿，接照標準格式抄寫或印制的正式文件。具有法定效用的正式文本。4、副本（抄本）：根據正本另行復制的稿件。

文件的稿本文件在形成中產生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副41

文件分類

1．內部文件：用做安排與組織管理本機關工作的文件。

2．發(fā)文：對外發(fā)送的文件。3、收文：其他機關發(fā)送來的文件。

文件分類1．內部文件：用做安排與組織管理本機關工42文件特征

包括作者、問題、名稱、時間、通訊者、地區(qū)特征。1．作者特征：指文件制發(fā)機關的特征。2．問題特征：文件內容所反映的問題（事件、事物、某項業(yè)務等）。3．名稱特征：文件種類特征（請示、批復、通知等）。4．時間特征：一種是指文件內容所針對的時間另一種是指文件形成的時間。5、通訊者特征：指文件的收文、發(fā)文機關共同構成的特征。即一個機關和另一個機關互相往來問、復的文件，這樣雙方作者構成一對通訊者。

文件特征包括作者、問題、名稱、時間、通訊者、地區(qū)特征。43檔案的基本概念

（一）檔案的定義（二）檔案定義的基本含義與檔案的本質屬性

（三）檔案的形式和載體

（四）

檔案業(yè)務的構成檔案的基本概念（一）檔案的定義44檔案的定義

檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。檔案也是一種信息資源。

檔案的定義檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生45檔案定義的基本含義

與檔案的本質屬性

(一)檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的第一，

在廣闊的社會領域中，檔案總是按照一定的來源有規(guī)律形成的。第二，

檔案是各個機關單位和個人在其具體的活動中，記載和反映著一定的內容而逐漸形成的。

（二）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件

文件轉化為檔案一般須具備三個條件：第一，

現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。正在承辦中的文件，仍具有現實執(zhí)行效用和直接使用的材料，均不屬于檔案。第二，

對日后實際工作和科學研究具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。第三，

按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。總之，檔案和文件既有聯系又有區(qū)別，檔案是處理完畢的歷史文件，是備留查考的有價值的文件，是集中保存的系統(tǒng)的文件。了解檔案的這一含義具有實際的指導意義。檔案和現行文件，它們的社會職能各不相同，而它們的內容和單體形式則是同一的。因此檔案管理的許多原則和方法，都同文件的形成、文件本身的各種因素以及文件向檔案轉化的過程緊密相關。(三)檔案的形式是多種多樣的檔案的形式，基本上包括兩個方面：一方面指檔案信息的載體形式，一方面指信息內容的記錄方式。從檔案的載體形式來看，即從承載信息、記錄事物內容的物質形態(tài)來看，我國既有龜甲獸骨、竹木板片、青銅鐘鼎、金冊鐵券、縑帛、石碑、銀片、貝葉等古老的檔案，或少數民族地區(qū)近世紀沿用古代形式的檔案；也有以紙張為主的書面文電等傳統(tǒng)形式的檔案；還有膠片、磁帶、磁盤、磁鼓等現代形式的檔案。外國還有紙草檔案、泥板檔案以及羊皮檔案等各種形式的古代檔案。從檔案信息的記錄方式來看，它大致分為兩個層次：1.記錄信息內容的方式和方法很多。就其基本方式可歸納為三種類型，即文字的、圖形的、和聲音的；其具體的記錄方法，又有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄象、錄音等多種。2.文件內容的表達方式也相當繁多。如管理性文件中有訓令、指令、手諭、簽呈、法律、宣言、條例、章程、決定、決議、命令、指示、通知、通報、布告、請示、報告、會議紀要、條約、協(xié)議和合同等各種形式?？萍嘉募杏辛慵D、總圖、平面圖、剖面圖、竣工圖、設計任務書、技術任務書等多種類型。（四）檔案是歷史的原始記錄歷史的原始記錄是檔案的本質屬性。

檔案定義的基本含義

與檔案的本質屬性(一)檔案是46檔案的形式和載體一提檔案人們就會想到文件，其實檔案還包括圖表、聲像等很多形式。存放檔案的載體有紙張、磁記錄介質、物品(如獎杯、錦旗)等。檔案的形式和載體一提檔案人們就會想到文件，其實檔案還包括圖47檔案業(yè)務的構成檔案業(yè)務的構成從兩個方面來說明：檔案本身的管理工作–收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等。檔案信息的管理工作–信息的分析、檢索、編研、提供利用等。

檔案業(yè)務的構成檔案業(yè)務的構成從兩個方面來說明：檔案本身的48檔案業(yè)務（一）分類（二）立卷（組卷）（三）移交進館（四）檔案檢索（五）檔案編目及報表（六）檔案利用

檔案業(yè)務（一）分類49分類分類是檔案管理工作的重要部分。一個單位的檔案如何才能管理得完整、條理，這就必須很好地解決分類問題。一個單位的檔案管理一般有一個分類方案，也叫分類大綱或分類主題詞表?！奥毮芊诸惙ā笔菣n案實體分類的重要方法之一，很多單位采用這種分類方法來制定自己單位的分類方案。將一個單位全部檔案按其內容所涉及的職能分工進行分類，在大類內再按照文件的特征、職能層次分為一級分類、二級分類，一級類目包括“黨群工作類”，“行政管理類”、“會計檔案類”，“基建檔案類”等，一級類目“黨群工作類”可包括“黨務工作”、“組織工作”、“宣傳工作”、“紀檢工作”等二級類目，所有的這些分類分屬文書、科技、會計等檔案類別。不同業(yè)務性質的單位還有一些專業(yè)的檔案分類。分類分類是檔案管理工作的重要部分。一個單位的檔案如50立卷（組卷）

1、什么是立卷

立卷，就是對單份文件進行系統(tǒng)化整理，將已經辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，按照它們的形成和處理過程中的聯系，組合成案卷。案卷是檔案的基本保管單位。2、立卷的過程

傳統(tǒng)的立卷實際上是一個分類、組合、編目的過程。分類是按照單位的實體分類方案，對文件夾材料進行實體分類；組合是將經過分類的文件材料，按一定的形式組合起來；編目是將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

以文書檔案為例，檔案的最小組成單位是文件(圖紙、資料)，需要對文件題名、文件字號、圖紙?zhí)枴⒑贤柕冗M行組合，形成文件目錄(卷內目錄)。同一類的若干份文件可以裝訂或放在同一個案卷盒中，形成一個案卷，并形成案卷目錄。文件與案卷是多對一的關系。檔案以案卷為單位，就可以按順序放入檔案柜或檔案架上存放起來，供日后利用。編目是立卷的中心工作，包括給卷內文件編號，編制卷內文件目錄，擬寫案卷題名和填寫案卷封面，案卷裝訂，案卷排列、編號和編制案卷目錄等工作。這些過程在本檔案管理系統(tǒng)中實現起來很方便，可自動組卷或手工組卷。手工組卷輸入手工組好的案卷號、卷內頁號，順序號、文件級檔號及案卷級檔號可自動產生。自動組卷不需要手工編寫的案卷號、卷內頁號，案卷號、卷內頁號、順序號、文件級檔號及案卷級檔號可自動產生。對于組卷后仍需改動的案卷，本檔案管理系統(tǒng)也支持案卷調整。3、立卷項目的概念下面我們就立卷工作的不同環(huán)節(jié)介紹一些立卷項目的基本概念。卷內順序號：按卷內文件排列的先后次序給出的序號。文號：填寫卷內文件形成單位的發(fā)文字號。責任者：填寫卷內文件的形成單位或個人。文件標題：文件的標題。成文日期：形成文件的年、月、日。頁數：卷內文件的實際頁數，包括附件頁號：卷內每份文件的起始頁號。立卷（組卷）1、什么是立卷51立卷（組卷）保管期限：文書檔案主要有永久、長期、短期等三種保管期限，會計檔案主要有5年，15年，25年和永久這幾種保管期限。組卷方法：按三種保管期限分別組卷，稱為三分開；按永久長期一起組卷，短期單獨組卷，稱為二分開。全宗號：檔案館給每一個立檔單位一個全宗的編號，不同立檔單位之間全宗號不能重復，如有部分單位的檔案不需要移交進館，此時單位無全宗號。目錄號：對每一本案卷目錄的編號。同一全宗內的案卷目錄不能重復。案卷號：對每一本案卷所編的流水號。同一本案卷目錄內的案卷號不能重復。4、立卷的改革傳統(tǒng)的立卷方法是在長期手工的立卷實踐中逐步摸索、總結出來的，具有較強的科學性和實用性。但存在明顯的不足，檔案人員必須花費大量的時間和精力在立卷的工作上，影響其它檔案工作的開展。更重要的是，給復印、電腦錄入、全文掃描、縮微等檔案管理現化手段的應用帶來很多不便。為了加快檔案管理現代化的步伐，將電腦等一些新的技的技術應用到檔案管理工作中來，立卷的改革勢在必行。整個檔案工作的主要目的是為了檢索、為了利用。而立卷的目的不在于檢索而在于保管，所以立卷的改革要做到“簡化立卷，深化檢索”。簡化的組卷方法指不在對檔案進行案卷劃分，檔案按照文件順序號進行排列，檔號中不再有“案卷號”。檢索工具不再包括卷內目錄、案卷目錄、全引目錄，只有檔案目錄。檔案的查詢主要依靠計算機來實現。簡化的立卷方法比較適合文書檔案。

立卷（組卷）保管期限：文書檔案主要有永久、長期、短期等三種保52移交進館某些檔案需要定期向當地檔案館移交，以利于長期保存和利用。移交進館分為檔案實物的移交和檔案數據的移交。

移交進館某些檔案需要定期向當地檔案館移交，以利于53檔案檢索檔案的檢索是檔案管理工作的一項重要內容。檔案的檢索是指根據要求，將需要利用的檔案文件從所有的檔案中查找出來的工作過程。檔案檢索檔案的檢索是檔案管理工作的一項重要內容。檔案的檢54檔案編目及報表檔案編目是檔案具體工作的體現，往往檔案工作的好壞就由檔案人員提供的編目來體現。所以這個工作一定要做好。檔案編目屬于檔案利用的一種常用形式。本檔案管理系統(tǒng)也提供了靈活的報表編目形式。

檔案編目及報表檔案編目是檔案具體工作的體現，往往檔案工作的55檔案利用在一定的管理制度之下，檔案除了可供查詢、編目外，也可以利用現有的檔案資料，進行檔案編研，寫作大事記、基礎數字匯編、專題報告等等。檔案利用在一定的管理制度之下，檔案除了可供查詢、編目外，也56公文管理模塊收文登記發(fā)文登記立卷歸檔手工調整歸檔入庫檔案管理公文庫結構修改錄入界面調整建立公文庫來文發(fā)文年底移交檔案人員公文管理模塊收文登記發(fā)文登記立卷歸檔手工調整歸檔入庫檔案管理57檔案管理模塊檔案庫結構修改錄入界面調整著錄登記立卷歸檔手工調整歸檔入庫檔案利用建立檔案庫年底檔案人員檔案銷毀檔案保管檔案損壞檔案丟失找回檔案管理模塊檔案庫結構修改錄入界面調整著錄登記立卷歸檔手工調58檔案利用模塊

檔案利用打印輸出年報處理檔案統(tǒng)計檔案利用檢索查詢借閱管理查閱管理檔案利用模塊

檔案利用打印輸出年報處理檔案統(tǒng)計檔案利用檢索查59自由庫管理建立自由庫數據錄入檢索查詢自定義報表打印瀏覽DBF庫自由庫管理建立自由庫數據錄入檢索查詢自定義報表打印瀏覽DBF60系統(tǒng)維護模塊

口令修改主題詞維護用戶管理數據備份數據恢復全宗定義分類庫維護路徑設置系統(tǒng)維護模塊

口令修改主題詞維護用戶管理數據備份數據恢復全宗61檔案基本知識AMS產品張濟菊檔案基本知識62文書的基本概念

（一）文書的定義

（二）文書與公文、文件的之間的區(qū)別

（三）公文的定義

（四）公文的分類文書的基本概念（一）文書的定義（二）文書與公文、文件的之63文書的定義文書是人們在社會活動中為處理各種事務而形成的、具有特定效用的信息記錄。

第一，文書是人類社會實踐中形成的。

第二，文書是出于人類主觀意圖而形成的。而不是隨意的客觀記錄。

第三，文書是用文字的形式表達并附著于一定載體的信息記錄。

文書的定義文書是人們在社會活動中為處理各種事務而形64文書與公文、文件的之間的區(qū)別

第一、文書和文件是兩個十分相近的概念。它們的形成主要源于歷史和習慣兩個因素。比如，我國清代以前沒有“文件”的概念，人們則把歷史上形成的文件稱為文書；而目前在國際上“文件”是一個通用的概念，因此，人們又把當代的文書稱為文件。但文書和文件存在著一些細微的差別：比如，文書除了特指一種信息記錄外，還可以指從事此項工作的職業(yè)和人。第二、公文是文書（或文件）的一種類型。公文是指在公務活動中形成的文書或文件。這一概念的提出，主要是為了區(qū)別于私人文書。文書與公文、文件的之間的區(qū)別第一、文書和文件是兩個十分相近65公文的定義公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。

公文的定義公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活66公文的分類

1、從物質載體的角度分類

2、從公文內容性質的角度分類

3、從公文涉密程度的角度分類

4、從公文辦理時限的角度分類

5、從行文方向的角度分類6、從機關授受公文的角度分類7、從公文稿本的角度分類

公文的分類1、從物質載體的角度分類2、從公文內容性質的角67從物質載體的角度分類

1．紙質文書：以紙張為物質載體的文書。2．感光介質文件：以感光膠片、像紙等感光材料；如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。3．磁介質文件：以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性文件；如錄音、錄像文件。4．電子文件：借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。從物質載體的角度分類1．紙質文書：以紙張為物質載體68從公文內容性質的角度分類

1．規(guī)范類文書：指以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文書，如條例、規(guī)定、辦法、章程等。2．領導指導類文書：由領導、指導機關及其領導人制發(fā)的用于頒布政令，部署工作，批復事項的文書。如命令、決定、指示、批復等。3．報請類文書：由被領導、領導機關向有關上級機關匯報工作，反映情況，答復詢問，提出建議，請求指示或批準時使用的文書。如報告、請示、議案等。4．知照類文書：面向社會或特定范圍（各類社會組織之間或在其內部范圍內）公布、通知有關事項，通報情況，聯系工作，商洽事宜，交流信息而制發(fā)的文書。如通告、通知、通報、公函、介紹信、介紹信、簡報等。5．契約類文書：由當事雙方或數方為實現一定的目的、明確相互權利、責任、義務而簽定的作為工作依據或法律憑證的文書。如合同、協(xié)議書等。6.會議文書：指在會議活動中形成和使用的所有文件材料。如：會議紀要等。

從公文內容性質的角度分類1．規(guī)范類文書：指以強制力推行的用69從公文涉密程度的角度分類

根據內容涉密程度，可將文書劃分為絕密、機密、秘密、內部、限國內公開和對外公開六個等級。

從公文涉密程度的角度分類根據內容涉密程度，可將文70從公文辦理時限的角度分類

從辦理時限的角度劃分，可分為特急件、急件、平件三種。從公文辦理時限的角度分類從辦理時限的角度劃分，可分為特急71從行文方向的角度分類

按照文書的行文方向（即：文書的傳遞方向），有上行文、平行文與下行文之分。1、上行文：指下級機關向所屬上級領導、指導機關報送的公文。例如，中國人民大學呈交給教育部的請示；2、平行文：指同級機關或不相隸屬的機關之間往來的公文。如市政府所屬各局之間、政府系統(tǒng)和軍隊系統(tǒng)之間發(fā)送的公函。3、下行文：指上級領導、指導機關向所屬下級機關發(fā)送的公文。如國務院向省政府下達的指示、通知、通知等。從行文方向的角度分類按照文書的行文方向（即：文書的傳遞方向72從機關授受公文的角度分類

從一個機關授受公文的角度出發(fā)，有發(fā)文與收文之分。

從機關授受公文的角度分類從一個機關授受公文的角度出發(fā)，有發(fā)73從公文稿本的角度分類

根據一份文書在形成和完善過程中的不同稿本（文稿與文本的統(tǒng)稱）形式進行分類，可劃分為草稿、定稿、正本（包括試行本、暫行文、修訂本）副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。從公文稿本的角度分類根據一份文書在形成和完善過程中74公文的數據項及其編排規(guī)范

公文的數據項目分為指定性項目和選擇性項目兩大類。指定性項目是指所有通用文種均必須具備的項目，包括發(fā)文機關標識、標題、正文、生效標識、成文日期等。選擇性項目是指視每份文件的具體情況可供選擇使用的數據項目，通常根據文種、行文目的、閱讀對象以及版面編排的具體需要進行取舍。選擇性項目主要包括：發(fā)文字號、簽發(fā)人標識、題注、受文者、附件說明、無正文件說明、注釋、主題詞、印發(fā)說明、公文格式分類代碼、份號、密級標識、緊急程度標識等。

公文的數據項及其編排規(guī)范公文的數據項目分為指定性項75公文的數據項及其編排規(guī)范

發(fā)文機關標識：這是表明公文作者的標志。其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權威性與鄭重性。發(fā)文字號：又稱發(fā)文編號，是發(fā)文機關對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度（外加方括號）和發(fā)文順序號構成，如國辦發(fā)[1998]28號，意為該文件系國務院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。簽發(fā)人標識：指代表機關最后核查并批準公文向外發(fā)出的領導人性名，只用于上行文。標題：指標明某一文件主要內容的概括性名稱。一般由發(fā)文機關名稱、事由與文種三療分構成，如《國務院關于職工工作時間的規(guī)定》。題注：用于對標題進行注解或說明。受文者：指收受公文的機關名稱。通常分為兩種：一種是主送機關，即對公文負辦理或答復責任的機關；另一種是抄送機關，即只需了解公文內容而不承擔辦理或答復責任的機關。通常一份公文（特別是上行文）只能選擇一個機關作為主送機關，且一般不要報送領導者個人；抄送機關也必須嚴格控制在一定范圍之內，僅限于確需了解公文內容或需得到其協(xié)助的單位，以免助長文牘主義。

公文的數據項及其編排規(guī)范發(fā)文機關標識：這是表明公文作者的標76公文的數據項及其編排規(guī)范

正文：指公文的主體部分，用于闡述具體內容，表達發(fā)文意圖，使受文者對文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認識。附件說明：附件指附屬于公文正件的其他公文或材料，可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進一步補充和完善公文正件的內容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現實執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文件提供參考數據。注釋：指對文件內容或有關事項、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術語或公文的閱讀范圍、使用方法等，通常置于注釋中加以注解。其作用在于簡化公文，方便受文者閱讀、理解。

成文日期：指形成文件的確切日期。通常以領導人簽發(fā)的日期為公文的成文日期；聯合行文時，以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)的日期為準；經會議討倫通過的公文以會議通過的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。

公文的數據項及其編排規(guī)范正文：指公文的主體部分，用于闡述具77公文的數據項及其編排規(guī)范

公文生效標識：指證實公文作者的合法性、使公文生效的憑據。分為兩種形式：其一是印章，其二是簽署。無正文說明：指公文生效標志未與正文同處一頁時所作的說明。在載有生效標志的頁面左上角標寫“此頁無正文”（外加圓括號），其作用在于維護公文的完整性和有效性，以防偽造或添加內容。主題詞：指用于揭示公文主要內容并經規(guī)范化處理的詞與詞組。如：《國務院辦公廳關于發(fā)布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》，其主題詞為：“公文管理辦法通知”。印發(fā)說明：又稱版記。指對公文件印制發(fā)出情況的介紹與解說。其作用是明確公文印制質量、時限的責任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯系提供便利。印發(fā)說明的內容主要包括：承印單位、印制日期等。公文格式分類代碼：指表明每份公文格式在整個國家或行業(yè)標準文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊順序的代碼，由九位阿拉伯數字組成。其作用在于反映公文性質，為高效、高質地撰制、處理和管理公文提供依據和便利。

公文的數據項及其編排規(guī)范公文生效標識：指證實公文作者的合法78公文的數據項及其編排規(guī)范

份號：指對根據一同件定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。其作用在于為分發(fā)、清退、查找公文提供依據，便于對公文進行統(tǒng)計和管理，明確交接責任。適用于密件。密級標識：指表明公文保密等級的標識符號。按涉密程度分別用漢字標明“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。緊急程度標識：指表明對公文（包括電報）送達和辦理的時限要求的標識符號。依緊急程度分別用漢字標明“急件”、“特急”；緊急電報分別標明“平急”、“加急”、“特急”等字樣。其作用在于揭示公文、電報傳遞、處理的時限，引起重視，并為催辦公文提供依據，確保緊急公文得以優(yōu)先處理，避免延誤。收文章：指收文機關為便于管理，收到公文后在首頁右上端加蓋的戳記。具體包括：收文機關全稱、（收文）編號和日期、存檔號。公文的數據項及其編排規(guī)范份號：指對根據一同件定稿印制的若干79收發(fā)文管理1、收文處理程序

2、發(fā)文處理程序

3、辦畢文書的處置

收發(fā)文管理1、收文處理程序80收文處理程序

收文接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)收文的辦理：包括擬辦、批辦、承辦、注辦等環(huán)節(jié)收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對內催辦等環(huán)節(jié)

收文處理程序收文接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)81

收文管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿在整個收文程序中，包括登記、組織傳閱、收文的加工、催辦等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)的安排雖然并非前后銜接，但都通過共同的管理功能，對整個程序實行監(jiān)督控制，溝通協(xié)調，辦準確、及時、優(yōu)質地處理收文提供有效的保證。收文登記：是對收進、運轉、處理的公文的完整數據進行登錄的活動，是貫穿整個收文處理程序的關鍵性環(huán)節(jié)。其主要作用，一是便于管理；二是便于利用；三是便于催辦；四是便于統(tǒng)計。1、登記的范圍：凡屬機關正式來往行文，組織內部文字、會議文書等均應逐件登記；特別要注意對“賬外文書”的登記，如外出開會、出差等帶回的公務文書，以免散失；登記范圍可與本單位文書立卷歸檔的范圍結合起來考慮，將登記重點入在屬于本單位立卷歸檔范圍的公務文書上。2、登記的主要形成：（1）簿冊式登記：即使用裝訂成冊的登記簿，在一頁紙上登記若干份文書的登記形成。（2）卡片式登記：即用單張卡片進行登記的形式。（3）聯單式登記：即采用一次復寫二聯或多聯單據的登記形式。（4）電腦登記：即將公文主要標志輸入電子計算機進行登錄的現代化的登記方式。其優(yōu)點是綜合了上述三種形式的主要長處，避免了它們的短處，簡便易行，便于檢索、存儲；除有密級的文書外，輸入公用文件夾的文書可根據需要供各單位通過終端調閱文件目錄，減少查閱覽室環(huán)節(jié)，提高機關工作作效率；而且，電腦登記也是收文處理程序的其他環(huán)節(jié)實行計算機處理的第一步。

收文處理程序收文管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿在整個收文程序中，包括登記、組織傳82發(fā)文處理程序其一：發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會商、核稿和簽發(fā)等環(huán)節(jié)其二：發(fā)文的制作：包括注發(fā)、繕印、校對、用印與簽署等環(huán)節(jié)其三：發(fā)文的傳遞、公布與督促實施：包括傳遞、公布、對外催辦及查辦等環(huán)節(jié)發(fā)文處理程序其一：發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會商、核稿和簽83辦畢文書的處置辦畢文書，亦稱辦結文件，指完成了收文或發(fā)文處理程序，業(yè)經發(fā)出或承辦完畢的公務文書。辦畢文書的處置，指根據有關規(guī)定和實際工作情況，對辦畢文書予以定期清理檢查，確定價值，分門別類，決定并實現其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動。其具體內容包括：立卷歸檔、清退、銷毀以及暫存處理等。

1．

立卷歸檔：文書立卷，是整理與保存公務文書的一種方法。即將辦理完畢、具有查考、保存價值的公務文書按其在形成過程中的有機聯系組成案卷，以便于保管、檢索和利用。歸檔，是與立卷密切關聯的一個概念，即將辦理完畢的公務文書整理立卷，移交給檔案部門保存的過程。立卷文件的范圍：（1）上級來文（2）本機關文件（3）下級機關來文（4）同級或不相隸屬機關的來文。2．

清退：根據有關規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經過清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機關或由其指定的專部門的活動。3．

銷毀：指按照有關規(guī)定，對失去留存價值或留存條件的公文做毀滅性的活動。4．

暫存：指將既不應立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的辦畢文書暫存在辦公部門，以供日常查考和日后重新判定其價值的活動。辦畢文書的處置辦畢文書，亦稱辦結文件，指完成了收文或發(fā)文處84案卷整理規(guī)范（一）卷內文件的排列與編目規(guī)范1、排列卷內文件2、編頁（件）號3、填寫卷內文件目錄4、填寫卷內備考表5、擬寫案卷題名6、填寫案卷封面7、裝訂案卷（二）案卷的排列與編目規(guī)范1、排列案卷2、編制案卷號3、編制案卷目錄案卷整理規(guī)范（一）卷內文件的排列與編目規(guī)范85卷

內

文

件

的

排

列

與

編

目

規(guī)范

是指通過對卷內文件進行認真分析，仔細研究，尋找出它們之間的主要聯系，并按照其主要聯系排序，從而固定每份文件在卷內文件中的位置。排列卷內文件卷

內

文

件

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規(guī)范排列卷內86卷

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規(guī)范

編頁（件）號卷內文件經過系統(tǒng)化排列之后，為了固定其順序，便于文件的保護、統(tǒng)計和檢索，應按排定順序依編寫頁（或件）號。卷內文件凡以“卷”為單位裝訂成冊的均需編寫頁號，統(tǒng)一編寫在每頁文件的正面的右上角。卷

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規(guī)范編頁（件）號卷87卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計卷內文件。卷內文件目錄主要包括以下項目：順序號：指每件文件在卷內文件系統(tǒng)中的排列順序號，即件號（序號）。有多少件文件就編至多少號，編一條流水號。文號：文件的發(fā)文字號，如國辦發(fā)[1996]5號。責任者：又稱作者，即對文件內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體或個人，亦即文件的署名者。文件的責任者標識于文頭、落款。題名：即文件的標題。日期：即文件的形成時間。頁號：指卷內文件所在頁的編號，是立卷人為案卷中所有文件編寫的統(tǒng)一大流水號。備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。填寫卷內文件目錄卷

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規(guī)范

卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首88卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。

本卷情況說明：用以填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、移出、銷毀等情況。立卷后在管理過程中如有變動也應由文書人員（歸檔后由檔案人員）填寫，并簽名、標主時間。

立卷人：立卷者簽名。

檢查人：由案卷質量審核者簽名。

立卷時間：完成立卷的時間。填寫卷內備考表卷

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規(guī)范

卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷89擬寫案卷題名

案卷題名，又稱案卷標題，用以概括揭示卷內文件的主要內容與成分，是檢索文件的重要標記，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據。

案卷題名的基本結構是：作者（責任者）--------內容（問題）--------名稱（文種）（1）責任者：標明作者旨在說明文件由誰制成。（2）內容：用于標明卷內文件的主要內容，是案卷題名的核心部分。對卷內文件內容的概括要全面、確切、具體、簡潔。（3）名稱：文件的名稱即文種，通常反映出文件的性質和價值，正確地標明文件的名稱很重要。

卷

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規(guī)范

擬寫案卷題名

案卷題名，又稱案卷標題，用以概括揭示卷內文件的90填寫案卷封面

包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數、歸檔號、檔號。其填寫方法如下：全宗名稱，即立檔單位名稱。類目名稱，指全宗內立卷類目（或文件分類表）的第一級類目名稱。案卷題名，填寫在案卷封面的中間位置，回行頂格書寫。時間，指卷內文件的起止年月。保管期限，即立卷時劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫。分為永久、長期、短期三種。

件（頁）數，卷內文件裝訂成卷的填寫總頁數，不裝訂的填寫本卷（盒）的總件數。歸檔號，即立卷計劃中的條款順序號或類號，又稱文書處理號，由立卷人填寫。檔號，包括全宗號、目錄號、案卷號。全宗號是檔案館給予立檔單位的編號。目錄號是全宗內案卷目錄的編號，同一個立檔單位不能有重復的案卷目錄號。案卷號，即目錄中案卷順序的編號，同一冊案卷目錄內不能有重復的案卷號。卷

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規(guī)范

填寫案卷封面包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、91裝訂案卷目錄

裝訂案卷，是為了使卷內文件避免散失和損壞，對文件起到固定和保護作用。文件裝訂，有按卷裝訂的，也有按件裝訂的。卷

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規(guī)范

裝訂案卷目錄裝訂案卷，是為了使卷內文件避免散失和損92排列案卷

排列案卷，就是根據一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成一個有機聯系的整體。

案卷

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規(guī)范

排列案卷排列案卷，就是根據一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化93

編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。按保管期排列的案卷，可以按三種保管期限限分別編流水號，例如：永久遠1992年月日1-30號1993年31-60號…….

長期同上短期同上按年度編排的案卷,先按年度排列,然后每一年度斷開編號或打通編流水號,例如:1990年永久1-20長期21-40短期41-N

1991年永久1-30長期31-40短期41-N…….或者1990年永久1-20長期21-40短期41-50

1991年永久51-60長期61-70短期71-N…….按組織機構排列的案卷,也可以打通編號,或者每一個機構自編一個流水號,例如:辦公室1-30或者辦公室1-N

組織部31-40組織部1-N…………

案卷

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規(guī)范

編制案卷號編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號94編制案卷目錄

案卷目錄,即案卷的名冊,在案卷經過系統(tǒng)化排列后,對其逐一編號登記成冊.案卷目錄的基本結構,包括目錄說明、案卷條目、分類體系與類號、封皮與備考表。目錄說明是對案卷目錄所做的總說明案卷條目即著錄于案卷目錄之上的案卷條款，它是案卷目錄的核心部分。包括案卷號、案卷標題、卷內文件起止日期、頁數、保管期限和備注等案卷封面上著錄的基本項目。封皮即為了保證使用過程中案卷目錄不被磨損而加上的封面?zhèn)淇急碇饕脕碚f明目錄內案卷總數量狀況、立卷狀況和保管狀況等。案卷

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規(guī)范

編制案卷目錄案卷目錄,即案卷的名冊,在案卷經過系統(tǒng)95歸檔制度

所謂歸檔，就是指各類社會組織在其工作活動中形成的文件材料，待處理完畢之后，將其中有一定保存價值者，由文書處理部門或承辦部門按照立卷的原則和方法整理立卷。定期向機關檔案室移交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。

歸檔是文書工作的終結點，又是檔案工作的起始點，歸檔是文件轉化為檔案的重要標志。歸檔制度的內容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。1、歸檔范圍：是指需要轉化為檔案文件的范圍2、歸檔時間：歸檔時間，指文書處理部門向檔案部門移交應歸檔案卷的時間。

3、歸檔要求：（1）歸檔的文件材料應齊全、完整（2）文件和電報按其內容的聯系，應合并整理、立卷（3）歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用歸檔制度所謂歸檔，就是指各類社會組織在其工作活動中96文件的基本概念（一）

文件的定義（二）

文件材料（三）

文件和種類（簡稱文種、文件名稱）（四）

文件格式（五）

文件的稿本（六）

文件分類（七）

文件特征文件的基本概念（一）文件的定義97文件的定義包括國家機構與其他社會組織在公務活動中形成與使用的公務文件（公文），也包括個人、家庭（家族）為處理自身事務而形成與使用的個人文件（私人文件）。

從廣義上解釋，它是人類社會活動中，為處理各種事務的需要而直接形成的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄。

文件的定義包括國家機構與其他社會組織在公務活動中形成與98文件材料是記錄和反映企事業(yè)單位各項活動的文字、圖樣、圖表、聲像等不同形式和載體的文件的總稱。公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。

文件材料是記錄和反映企事業(yè)單位各項活動的文字、圖樣99

文件和種類

（簡稱文種、文件名稱）

它是用以表時文件的性質、功能與制發(fā)文件的目的以及作者的職權范圍。通用文件的主要種類有：1．規(guī)定性文件：條例、規(guī)定、辦法、決定、訣議。2．呈請性文件：議案、請示、報告、調查報告、總結報告。3．商洽性文件：函4．會議文件：會議紀要5．證明文件：合同、證明材料。6、公布性文件：布告、公告、通告。

文件和種類

（簡稱文種、文件名稱）它是用以表100文件格式

包括標題、正文、發(fā)文機關、成文日期、附件、公文編號、密級標志、緩急程度標志、主題詞、印單、抄送單位。文件格式包括標題、正文、發(fā)文機關、成文日期、附件、101

文件的稿本文件在形成中產生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副本）。1．草稿：文件的原始稿件。2．定稿：經過修改審閱，由負責人簽發(fā)或會議正式通過的最后完成稿。它具備正式文件的法定效用，是印制文件正式文本的標準依據。3．正本（打印稿）：要據定稿，接照標準格式抄寫或印制的正式文件。具有法定效用的正式文本。4、副本（抄本）：根據正本另行復制的稿件。

文件的稿本文件在形成中產生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副102

文件分類

1．內部文件：用做安排與組織管理本機關工作的文件。

2．發(fā)文：對外發(fā)送的文件。3、收文：其他機關發(fā)送來的文件。

文件分類1．內部文件：用做安排與組織管理本機關工103文件特征

包括作者、問題、名稱、時間、通訊者、地區(qū)特征。1．作者特征：指文件制發(fā)機關的特征。2．問題特征：文件內容所反映的問題（事件、事物、某項業(yè)務等）。3．名稱特征：文件種類特征（請示、批復、通知等）。4．時間特征：一種是指文件內容所針對的時間另一種是指文件形成的時間。5、通訊者特征：指文件的收文、發(fā)文機關共同構成的特征。即一個機關和另一個機關互相往來問、復的文件，這樣雙方作者構成一對通訊者。

文件特征包括作者、問題、名稱、時間、通訊者、地區(qū)特征。104檔案的基本概念

（一）檔案的定義（二）檔案定義的基本含義與檔案的本質屬性

（三）檔案的形式和載體

（四）

檔案業(yè)務的構成檔案的基本概念（一）檔案的定義105檔案的定義

檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。檔案也是一種信息資源。

檔案的定義檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生106檔案定義的基本含義

與檔案的本質屬性

(一)檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的第一，

在廣闊的社會領域中，檔案總是按照一定的來源有規(guī)律形成的。第二，

檔案是各個機關單位和個人在其具體的活動中，記載和反映著一定的內容而逐漸形成的。

（二）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件

文件轉化為檔案一般須具備三個條件：第一，

現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。正在承辦中的文件，仍具有現實執(zhí)行效用和直接使用的材料，均不屬于檔案。第二，

對日后實際工作和科學研究具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。第三，

按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案?？傊?，檔案和文件既有聯系又有區(qū)別，檔案是處理完畢的歷史文件，是備留查考的有價值的文件，是集中保存的系統(tǒng)的文件。了解檔案的這一含義具有實際的指導意義。檔案和現行文件，它們的社會職能各不相同，而它們的內容和單體形式則是同一的。因此檔案管理的許多原則和方法，都同文件的形成、文件本身的各種因素以及文件向檔案轉化的過程緊密相關。(三)檔案的形式是多種多樣的檔案的形式，基本上包括兩個方面：一方面指檔案信息的載體形式，一方面指信息內容的記錄方式。從檔案的載體形式來看，即從承載信息、記錄事物內容的物質形態(tài)來看，我國既有龜甲獸骨、竹木板片、青銅鐘鼎、金冊鐵券、縑帛、石碑、銀片、貝葉等古老的檔案，或少數民族地區(qū)近世紀沿用古代形式的檔案；也有以紙張為主的書面文電等傳統(tǒng)形式的檔案；還有膠片、磁帶、磁盤、磁鼓等現代形式的檔案。外國還有紙草檔案、泥板檔案以及羊皮檔案等各種形式的古代檔案。從檔案信息的記錄方式來看，它大致分為兩個層次：1.記錄信息內容的方式和方法很多。就其基本方式可歸納為三種類型，即文字的、圖形的、和聲音的；其具體的記錄方法，又有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄象、錄音等多種。2.文件內容的表達方式也相當繁多。如管理性文件中有訓令、指令、手諭、簽呈、法律、宣言、條例、章程、決定、決議、命令、指示、通知、通報、布告、請示、報告、會議紀要、條約、協(xié)議和合同等各種形式?？萍嘉募杏辛慵D、總圖、平面圖、剖面圖、竣工圖、設計任務書、技術任務書等多種類型。（四）檔案是歷史的原始記錄歷史的原始記錄是檔案的本質屬性。

檔案定義的基本含義

與檔案的本質屬性(一)檔案是107檔案的形式和載體一提檔案人們就會想到文件，其實檔案還包括圖表、聲像等很多形式。存放檔案的載體有紙張、磁記錄介質、物品(如獎杯、錦旗)等。檔案的形式和載體一提檔案人們就會想到文件，其實檔案還包括圖108檔案業(yè)務的構成檔案業(yè)務的構成從兩個方面來說明：檔案本身的管理工作–收集、整理、鑒