萬科房地產(chǎn)檔案管理制度

萬科房地產(chǎn)檔案管理制度萬科房地產(chǎn)檔案治理制度

第一章總則

第1條目的

為加強(qiáng)企業(yè)檔案治理，提高檔案利用效率，特制定本制定。

第2條治理部門

行政治理部是企業(yè)文書檔案的治理部門，其主要職責(zé)如下。

(1)制定或參加制定檔案工作的規(guī)章制度。

(2)對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)展指導(dǎo)和監(jiān)視。

(3)做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。

(4)做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

(5)提高檔案治理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

其次章企業(yè)檔案治理體制

第3條歸檔范圍

(1)法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

(2)企業(yè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。

(3)本企業(yè)的各種工作規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。

(4)本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

(5)證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

(6)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其治理方面的文件材料。

(7)勞開工資、人事、法律事務(wù)治理方面的文件材料。

(8)儀器、設(shè)備方面的文件材料。

(9)根本建立、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、修理方面的文件材料。

(10)科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

(11)聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件消遣活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門供應(yīng)的，以聲像形式記錄下來的各種資料。

(12)本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。

第4條治理部門

(1)企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散治理相結(jié)合的體制。由行政治理部負(fù)責(zé)主體檔案的治理，并對(duì)其他部門的檔案治理工作進(jìn)展催促和指導(dǎo)。

(2)企業(yè)設(shè)立四個(gè)檔案治理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建立過程所需各類文件、資料及制度的建檔與治理;人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)全部人員及制度的建檔與治理;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)全部財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與治理;行政治理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與治理，同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的治理。

(3)各檔案點(diǎn)治理的文件、資料及制度各部門不得隨便處置，由行政治理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平常歸卷

第5條各部門都要建立健全平常歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條各部門應(yīng)依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平常文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必需簡明準(zhǔn)確，并編上條款號(hào)。

第7條公文承辦人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第8條專(兼)職文書人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將已歸卷的文件材料，根據(jù)《案卷類目》條款，放入平常保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章立卷

第9條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第10條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第11條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)一般文件假如與絕密文件有親密聯(lián)系，也可伴同絕密文件立卷。

第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第13條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)展排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。

第14條永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件名目》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)名目放在卷首。

第15條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的狀況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《備考表》內(nèi)。若無狀況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。

第16條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。

第五章檔案借閱、利用工作

第17條企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式

(1)供應(yīng)檔案原件。

(2)供應(yīng)檔案復(fù)印件。

(3)供應(yīng)文獻(xiàn)索引資料。

第18條借閱治理

(1)凡需使用檔案者，均須填寫《文件調(diào)閱單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批前方能調(diào)閱。

(2)案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

(3)借閱期限不得超過____天，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

(4)借閱檔案者應(yīng)愛惜檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清晰，如發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

(5)外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核前方能帶出。

第六章檔案銷毀治理

第19條對(duì)已失效的檔案，由檔案治理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第20條經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，閱歷證確無保存價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

第21條銷毀文件必需在指定地點(diǎn)進(jìn)展，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第七章附則

第22條本制度由行政治理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施

(.)

篇2：山浦集團(tuán)檔案治理制度

山浦集團(tuán)檔案治理制度

為了加強(qiáng)公司檔案治理，理順工作流程，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，確保檔案的完善和齊全,充分發(fā)揮檔案的作用，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制定此制度，以加強(qiáng)對(duì)檔案治理工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

1.檔案治理職責(zé):

1.1檔案治理室是負(fù)責(zé)公司檔案的歸檔治理、檔案治理制度的貫徹與執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

1.2檔案治理員是公司設(shè)立專職治理檔案的人員，在行政部的領(lǐng)導(dǎo)下，其治理的主要職責(zé)為：

1.2.1制定或參加制定關(guān)于檔案治理制度方面的規(guī)章制度。

1.2.2幫助行政經(jīng)理對(duì)各職能部門文件資料歸檔治理的指導(dǎo)監(jiān)視。

1.2.3檔案治理員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的新文件資料馬上歸檔。

1.2.4確認(rèn)歸檔的文件資料完整、真實(shí)、精確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必需歸在一起。

1.2.5檔案治理員立檔時(shí)應(yīng)依據(jù)文件名稱以及文件內(nèi)容簡潔地?cái)M寫好歸檔標(biāo)題及編號(hào)把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、堅(jiān)固，然后封存保管。

1.2.6文件組成檔案后,如有后續(xù)需立檔的文件資料，按立檔原則進(jìn)展插檔，按相關(guān)規(guī)律進(jìn)展排列，便利檔案文件治理，做到查找便利。

1.2.7檔案治理員不行擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

1.2.8檔案治理員對(duì)寶貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品供應(yīng)使用。復(fù)制可實(shí)行復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，與原稿無誤后，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤編號(hào)入檔。

1.2.9檔案治理員喪失或擅自供應(yīng)泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)依據(jù)情節(jié)輕重，賜予紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)懲罰。

1.2.10總結(jié)閱歷，改善工作方法，提高檔案治理制度技能和工作效率，使公司檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營效勞產(chǎn)生收益。

2.歸檔資料的內(nèi)容及類別：

2.1規(guī)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營規(guī)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、規(guī)劃。

2.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如規(guī)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司治理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動(dòng)記錄等。

2.3法規(guī)性文件上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案治理制度的各類法律性規(guī)章制度。

2.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

2.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

2.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

2.7匯報(bào)性材料包括公司各職能部門向總部匯報(bào)的材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或公布的各類文書資料等

2.8調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對(duì)手資料、供給商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各籌劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

2.9聲像制品資料包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位供應(yīng)的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

2.10證件性文書資料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料房屋租賃合同資料、車輛的相關(guān)資料證明與證照等。

2.11檔案隱秘級(jí)別檔案治理員歸納檔案隱秘級(jí)別后，經(jīng)行政部經(jīng)理最終審核，確定隱秘級(jí)別方可存檔。

3.檔案借閱流程及規(guī)定：

3.1各部門工作人員查閱本部門工作范圍內(nèi)檔案資料需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，即可查閱無密級(jí)檔案。

3.1.2各部門工作人員如需查閱非本部門的重要文件或有密級(jí)檔案，須經(jīng)部門經(jīng)理批示、行政部經(jīng)理、董事長助理批準(zhǔn)，方可借閱。

3.1.3重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。如有工作需要復(fù)制時(shí)需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或董事長助理批準(zhǔn)。

3.1.4借閱文件者要保證檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情懲罰。

3.1.5檔案一般不得借出檔案治理辦公室。如有特別狀況，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)?？勺龆唐谕饨枳疃酁槿欤缪娱L借閱時(shí)間，須補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案治理員要準(zhǔn)時(shí)催還并賜予經(jīng)濟(jì)懲罰。

3.1.6借閱檔案者須妥當(dāng)保管，若有遺失，將依據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

3.1.7企業(yè)在職員工調(diào)離公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。

3.2檔案借閱流程：

3.2.1查閱非本部門的檔案，由本部門經(jīng)理申請(qǐng)，行政部經(jīng)理審批方可借閱。

3.2.3查閱本公司重要檔案，由本部門經(jīng)理申請(qǐng);董事長助理簽字審批;轉(zhuǎn)行政經(jīng)理簽字，在檔案處登記方可查閱。

3.3查閱文件應(yīng)留意以下方面：

3.3.1查閱檔案必需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定查閱文件，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

3.3.2查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特別狀況，須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。

3.3.3借閱的各類檔案須在三個(gè)工作日前歸還，若連續(xù)使用的請(qǐng)?jiān)俎k理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。對(duì)喪失檔案的將按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.檔案保密要求：

4.1檔案治理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)公司文件保密意識(shí)，共同做好保密工作。

4.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為(絕密、機(jī)密、隱秘)三級(jí)。

4.3密級(jí)重要檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。復(fù)制時(shí)需經(jīng)公司行政部經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.4密級(jí)重要檔案只限歸檔人使用，其他人員借用需經(jīng)董事長助理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.5檔案治理員調(diào)離，應(yīng)由行政部經(jīng)理監(jiān)視辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

5.超期檔案的銷毀審批流程以及文件類別保存期限確定：

5.1對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案治理員登記造冊(一式兩份)，一份作為檔案室留存，便利日后查閱。

5.1.2對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案治理員登記造冊經(jīng)部門經(jīng)理鑒定，報(bào)董事長助理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

5.1.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，閱歷證確無保存價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

5.1.4經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦公室到指定地點(diǎn)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人(兩人以上監(jiān)視)應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

5.1.5銷毀清冊要作為資料長期保存，防止喪失，以備查考。

5.2銷毀流程圖表

5.3文件類別保存期限

5.3.1規(guī)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營規(guī)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、規(guī)劃。依據(jù)規(guī)劃的時(shí)間為保存期的時(shí)間，一般分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。銷毀時(shí)由行政部經(jīng)理審批并監(jiān)視銷毀。

5.5.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如規(guī)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司治理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、人事任命調(diào)動(dòng)記錄等。是公司各項(xiàng)經(jīng)營的運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)為長期保存，一般保存期分為:一年，三年，五年或更長時(shí)間(人事任命書保存期為長期保存，銷毀期應(yīng)為此人離任或離職)經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)方可銷毀。

5.5.3法規(guī)性文件

上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部檔案治理制度的各類法規(guī)性文件規(guī)章制度。依據(jù)文件內(nèi)法律效應(yīng)時(shí)間年限為保存期的時(shí)間，保存期滿后銷毀時(shí)由法務(wù)部高級(jí)參謀，董事會(huì)審批方可銷毀。

5.5.4公司的重大決議

包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。應(yīng)依據(jù)會(huì)議紀(jì)要事項(xiàng)時(shí)間及年限進(jìn)展保存，以備公司后期進(jìn)展參閱，保存期滿由董事辦批準(zhǔn)方可銷毀。

5.5.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。依據(jù)總結(jié)中的時(shí)間為保存期的時(shí)間，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。保存期滿銷毀時(shí)由行政經(jīng)理批準(zhǔn)申請(qǐng)銷毀。

5.5.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本，

依據(jù)產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄等按合同期限保存，到期后即可申請(qǐng)銷毀。

5.5.7匯報(bào)性材料

包括公司各職能部門向總部匯報(bào)的材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或公布的各類文書資料等。依據(jù)回報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表期限作為保存期限，一般保存期分為：一季度，半年，一年或更長時(shí)間。保存期滿后可申請(qǐng)銷毀。

5.5.8調(diào)研性資料

包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對(duì)手資料、供給商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各籌劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。此類文件為保密性文件一般保存年限比擬長，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)方可造冊申請(qǐng)?jiān)Y料銷毀。

5.5.9聲像制品資料

包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位供應(yīng)的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。是記錄公司長期進(jìn)展的歷史性影像資料應(yīng)為長期保存。

5.5.10證件性文書資料

包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、