文件與記錄管理程序

4/4文件與記錄管理程序文件與記錄管理程序

1、目的

通過(guò)對(duì)管理體系文件的嚴(yán)格控制管理，確保其文件使用的有效性、保管和更改的規(guī)定。并對(duì)質(zhì)量記錄其完整性、準(zhǔn)確性、清晰、保管等予以控制。以證明產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定要求、管理體系有效運(yùn)行，并為實(shí)現(xiàn)可追溯性、證實(shí)作用以及采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司所有管理體系文件及相關(guān)資料記錄的管理與控制。

3、職責(zé)與權(quán)限

3.1ISO文控中心負(fù)責(zé)公司管理體系文件的收集、分類編號(hào)、整理、存檔保管、發(fā)放及與管理和

控制有關(guān)的其他工作。

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門在用文件的管理和控制。

4、程序內(nèi)容

4.1管理體系文件的分類、編制、審核、審批按下列規(guī)定執(zhí)行：

4.2管理體系文件的編號(hào)、歸口、分類、

4.2.1公司編制的各級(jí)管理體系文件均由文控中心歸口、分類并統(tǒng)一編號(hào)，其文件編號(hào)規(guī)定

4.2.2文件受控分類

管理體系文件分為受控原版、受控副本、非受控副本：

1)受控原版是不須加蓋受控文件印章，由文控中心保存，僅作為復(fù)制用途。

2）受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋紅色“受控本”印章發(fā)放，作為公司內(nèi)使用的合法文件，公司內(nèi)不允許使用“受控本”變黑的非法復(fù)印文件，以確保文件更

新時(shí)能夠從發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出失效或作廢的文件。

3）非受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋紅色本公司名印章作為提供給客戶或公司以外的人員使用的合法文件。公司內(nèi)部不允許使用加蓋紅色本公司印章名的體系

受控文件。

4.2.3文件版次規(guī)定

為確保公司管理體系文件的有效性能夠得到控制，對(duì)其采用版次來(lái)控制最新有效版次。版次采用“A”+第幾次版本,文件經(jīng)過(guò)一次修改后進(jìn)行換版，版本號(hào)增高一位（如：

A0首次發(fā)行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改

4.3文件的發(fā)放與記錄

4.3.1文控中心根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量記錄制定并及時(shí)登錄《受控文件總表》；根

據(jù)質(zhì)量記錄表格制定并及時(shí)登錄《質(zhì)量記錄總表》，確保各部門使用最新有效的文件。

根據(jù)統(tǒng)一分發(fā)號(hào)加蓋紅色“受控”印章發(fā)放，收件人應(yīng)當(dāng)場(chǎng)核對(duì)頁(yè)數(shù)，頁(yè)碼和分發(fā)號(hào)

無(wú)誤后，在《文件發(fā)放與回收記錄》上簽收。

4.3.2用部門的體系文件破損或遺失時(shí)，須填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)補(bǔ)發(fā)。

破損文件及時(shí)交還文控中心，遺失文件須追究相關(guān)人員責(zé)任。

4.3.3非發(fā)放范圍人員需領(lǐng)用文件時(shí)，須填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)該文件的批準(zhǔn)人同意后，

按本節(jié)第4.4.1條辦理手續(xù)。

4.3.4質(zhì)量記錄空白表格的發(fā)放由文控中心根據(jù)《質(zhì)量記錄總表》發(fā)放質(zhì)量記錄空白表格，

不需要加蓋藍(lán)色“受控本”印章，接收人在表格原件背面簽字，作為發(fā)放記錄(注:文

控中心只控制質(zhì)量記錄空白表格的格式、編號(hào)和版次)。

4.4文件的更改

4.4.1文件發(fā)放后，如需要更改時(shí)，應(yīng)由申請(qǐng)人填寫《文件更改申請(qǐng)表》說(shuō)明理由，更改后

的文件一般由其原審批部門/人審批，如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時(shí)，

該部門/人應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的背景資料，以保證修改之適宜性。

4.4.2文件更改批準(zhǔn)后，由文控中心按《文件發(fā)放與回收記錄》的名單發(fā)放修改后的文件，

并收回作廢的舊文件。同時(shí)在文件修改記錄中注明更改申請(qǐng)單號(hào)、修改號(hào)、修改條款、

修改人、修改日期等事項(xiàng)，明確現(xiàn)行的修改狀況，對(duì)修改狀況進(jìn)行控制。

4.4.3文件可按下列情況更改，更改人應(yīng)簽名。

1)、在打錯(cuò)的字、詞、數(shù)據(jù)、字母、標(biāo)點(diǎn)處畫一條由左向右的斜線，在原錯(cuò)字上寫出

正確的字。

2)、多余的子、詞等用線劃去。

3)、用＾符號(hào)在漏字、漏句的位置作標(biāo)記，并在標(biāo)記下面寫上漏寫的字。

4)、每頁(yè)文件不能超過(guò)四處涂改，超過(guò)四處，由文控中心統(tǒng)一換頁(yè)處理。

4.4.4凡經(jīng)文控中心更改的文件由文控專員及時(shí)登錄《文件更改申請(qǐng)表》做好更改記錄，并

注明更改狀態(tài)和更改生效日期。

4.5文件的保管和借閱

4.5.1管理體系文件的受控原版由文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。管理體系文件的受控副本由

各部門指定人員負(fù)責(zé)保管。

4.5.2計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書原件由編制部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管,副本由

各部門負(fù)責(zé)保管。

4.5.3外來(lái)文件原件由使用部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管，文控中心負(fù)責(zé)登記。

4.5.4如有外來(lái)人員或公司內(nèi)部員工需要暫時(shí)借閱某種管理體系文件，應(yīng)到文控中心或相關(guān)

部門辦理借閱和歸還手續(xù)，并填寫《文件借閱登記表》。對(duì)于原版不可外借。

4.6文件的廢棄

4.6.1有必要(法律效用或積累知識(shí))保留的已作廢管理體系文件原版，由文控中心或相關(guān)部

門統(tǒng)一保管，其上應(yīng)加蓋“作廢”印章，由文控中心負(fù)責(zé)人及時(shí)銷毀。

4.6.2已作廢的管理體系文件副本及公司作廢的相關(guān)文件或記錄，若“作廢”印章與“受控

本”或其它印章同時(shí)存在，以“作廢”章為準(zhǔn)。

4.6.3為節(jié)省資源，作廢文件的背面可用于打印質(zhì)量記錄或管理體系文件。

4.7外來(lái)文件的歸口與管理

4.7.1公司對(duì)國(guó)際、國(guó)家、部級(jí)、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等外來(lái)文件，根據(jù)需要統(tǒng)一

交與文控中心歸口、分類,由文控負(fù)責(zé)人跟進(jìn)登錄《外來(lái)文件記錄表》。外來(lái)文件的編

號(hào)采用發(fā)文單位的原編號(hào)，對(duì)于發(fā)文單位無(wú)編號(hào)的外來(lái)文件則采用‘組織代碼+流水號(hào)’

加蓋紅色“外來(lái)文件授控”章，其分發(fā)控制按本程序第4.3條執(zhí)行.

4.7.2文控中心對(duì)有更新要求的外來(lái)文件應(yīng)每年跟蹤一次最新有效版次，以及時(shí)獲取、更新

和發(fā)放最新版本的外來(lái)文件，確保公司使用的外來(lái)文件作為最新有效版次。

4.8質(zhì)量記錄的管理

4.8.1質(zhì)量記錄要求真實(shí)填寫、字跡清晰、項(xiàng)目填寫齊全、文字表達(dá)言簡(jiǎn)意賅。用鋼筆或圓珠

筆填寫，顏色為藍(lán)、黑色。

4.8.2各部門負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)質(zhì)量記錄的定期收集、分類編號(hào)、歸檔保管和查閱處理。部門主

管為本部門歸檔質(zhì)量記錄的保存負(fù)責(zé)人。

4.8.3質(zhì)量記錄保存應(yīng)有專柜，環(huán)境須注意防潮、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

4.8.4因工作需要非本部門的公司人員查閱本部門質(zhì)量記錄須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，非本公司人員

查閱質(zhì)量記錄須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。

4.8.5質(zhì)量記錄保存期滿后由保存部門負(fù)責(zé)銷毀。

4.9質(zhì)量記錄在使用過(guò)程中如不能滿足于當(dāng)前工作需要，可對(duì)其進(jìn)行修改。

4.9.1表單部分更改：只要能達(dá)到更加真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)記錄當(dāng)前所發(fā)生的信息或問題。（說(shuō)

明:不可同一時(shí)間兩種表單混用）

4.9.2表單更新：對(duì)于表單完全不能及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)記錄當(dāng)前所發(fā)生的信息或問題即可更

新。

4.9.3表單增加或刪減：對(duì)于現(xiàn)有部分表單無(wú)法記錄當(dāng)前所需要之信息，可以刪去此種表單，

如果需要記現(xiàn)有信息，而現(xiàn)有表單無(wú)法反映，可以另外增加表單。

4.10印章管理

4.10.1與文件和資料的管理有關(guān)的印章，由文控中心統(tǒng)一保管、控制。

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