XXXX協(xié)同管理平臺項目啟動會議課件

XXXX有限公司協(xié)同辦公管理平臺項目啟動會議XXXX有限公司協(xié)同辦公管理平臺項目啟動會議1大綱微宏項目組織結(jié)構(gòu)、人員分配及各機(jī)構(gòu)的職能介紹溝通與反饋機(jī)制三項目工作計劃二項目組織結(jié)構(gòu)及人員分配一下一步工作安排四大綱微宏項目組織結(jié)構(gòu)、人員分配及各機(jī)構(gòu)的職能介紹溝通與反饋機(jī)2項目經(jīng)理產(chǎn)品研發(fā)組技術(shù)支持組實施咨詢組質(zhì)量控制組項目團(tuán)隊結(jié)構(gòu)項目經(jīng)理產(chǎn)品研發(fā)組技術(shù)支持組實施咨詢組質(zhì)量控制組項目團(tuán)隊結(jié)構(gòu)3項目團(tuán)隊ProjectTeamStructure1項目經(jīng)理P.M.負(fù)責(zé)制定和管理項目實施方案和計劃，管理項目成員，監(jiān)控項目關(guān)鍵節(jié)點，協(xié)調(diào)解決重大項目事件。項目經(jīng)理對項目整體進(jìn)度、質(zhì)量、客戶滿意度和成本負(fù)責(zé)。2實施顧問I.C.按照項目進(jìn)度計劃，負(fù)責(zé)客戶需求調(diào)研、現(xiàn)場支持、需求變更、工作匯報、計劃調(diào)整、用戶培訓(xùn)、過程文檔撰寫和其他用戶協(xié)調(diào)工作3軟件開發(fā)S.E.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)系統(tǒng)集成和二次開發(fā)需求分析、詳細(xì)設(shè)計、程序編碼、修改及測試等工作，并負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)文檔的編寫;

4質(zhì)量管理Q.A.負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整體測試工作，對實施工作和過程文檔進(jìn)行質(zhì)量跟蹤檢查，并適當(dāng)參與需求調(diào)研和用戶培訓(xùn)。5技術(shù)支持T.S.環(huán)境配置、系統(tǒng)安裝、調(diào)試工作，，并適當(dāng)參與需求調(diào)研和用戶培訓(xùn)項目團(tuán)隊ProjectTeamStructure1項目4大綱XXXX項目詳細(xì)實施計劃，實施思路及在過程中需要各部門配合的工作。下一步工作安排四項目工作計劃二項目組織結(jié)構(gòu)及人員分配一溝通與反饋機(jī)制三大綱XXXX項目詳細(xì)實施計劃，實施思路及在過程中需要各部門配5項目主要階段一覽表項目階段主要工作事項項目主要階段項目啟動會議項目啟動會議系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)平臺部署流程調(diào)研與確認(rèn)文檔調(diào)研與確認(rèn)角色權(quán)限調(diào)研與確認(rèn)流程中心建設(shè)知識文檔建設(shè)其他模塊建設(shè)用戶培訓(xùn)用戶培訓(xùn)上線驗收系統(tǒng)上線系統(tǒng)驗收項目主要階段一覽表項目階段主要工作事項項目主要階段項目啟動會6第一階段：項目啟動第一階段：項目啟動會議參與人員微宏項目經(jīng)理及項目團(tuán)隊主要成員XXXX公司高層盡可能參加，XXXXOA項目組，各部門和項目公司關(guān)鍵用戶實施內(nèi)容微宏介紹項目背景、團(tuán)隊、進(jìn)度安排；布置調(diào)研任務(wù)，講解調(diào)研表格的填寫方法領(lǐng)導(dǎo)講話，動員各部門全力配合，明確任務(wù)，落實責(zé)任；成立XXXX協(xié)同辦公OA項目小組。實現(xiàn)目標(biāo)統(tǒng)一思想，全體動員，要求各部門全力配合；落實下一步需求調(diào)研任務(wù)：組織結(jié)構(gòu)、人事信息、工作流程、知識文檔等；支持文檔《XXXX協(xié)同辦公平臺項目啟動會議.ppt》，《XXXX協(xié)同辦公平臺項目實施計劃書》，《組織架構(gòu)和人事信息需求調(diào)研表》，《流程分類調(diào)研表》，《流程需求明細(xì)表》，《知識文檔需求調(diào)研表(樣例)》，《XXXX協(xié)同辦公平臺項目組成員通訊錄》第一階段：項目啟動第一階段：項目啟動會議參與人員微宏項目經(jīng)理7準(zhǔn)備工作和項目負(fù)責(zé)人確定項目進(jìn)度計劃；確定服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)配置方案；確定雙方項目團(tuán)隊并建立通訊錄；項目啟動會議內(nèi)容，重點介紹項目進(jìn)度計劃、可能會遇到的問題及建議，調(diào)研模版的填寫和樣例講解。準(zhǔn)備工作和項目負(fù)責(zé)人確定項目進(jìn)度計劃；8第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第一部分：需求調(diào)研參與人員微宏項目經(jīng)理和實施顧問XXXX各部門實施內(nèi)容核心流程調(diào)研；知識管理應(yīng)用調(diào)研；權(quán)限體系調(diào)研實現(xiàn)目標(biāo)收集并確認(rèn)的工作流、知識文檔和其他模塊需求、系統(tǒng)權(quán)限體系等項目相關(guān)的所有需求；支持文檔《流程需求明細(xì)表》（經(jīng)KeyUser和部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）《知識文檔管理需求調(diào)研表》（經(jīng)KeyUser和部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）《XXXX協(xié)同辦公平臺需求說明書》（經(jīng)XXXX相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第一部分：需求調(diào)研參與人員微宏項目經(jīng)理和實9基礎(chǔ)平臺部署（xx月xx日-xx月xx日）完成組織機(jī)構(gòu)人員信息調(diào)研，建立組織結(jié)構(gòu)和人員信息完成系統(tǒng)用戶賬號分配，所有用戶均可登陸系統(tǒng)；微宏負(fù)責(zé)搭建系統(tǒng)運行環(huán)境，包括協(xié)同辦公平臺安裝，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境部署；各功能模塊詳細(xì)調(diào)研（xx月xx日-xx月xx日）培訓(xùn)各部門梳理流程，收集確認(rèn)流程（xx月xx日-xx月xx日）培訓(xùn)各部門梳理知識文檔體系，收集確認(rèn)（xx月xx日-xx月xx日）調(diào)研系統(tǒng)角色權(quán)限體系（xx月xx日-xx月xx日）需求調(diào)研工作確認(rèn)截止（xx月xx日）需求調(diào)研（XX月XX日—XX月XX日）基礎(chǔ)平臺部署（xx月xx日-xx月xx日）需求調(diào)研（XX月X10基礎(chǔ)平臺搭建準(zhǔn)備工作組織結(jié)構(gòu)和人員信息落實并由微宏完成初始化；XXXXVI提交，并完成系統(tǒng)界面設(shè)計工作；測試服務(wù)器到位；基礎(chǔ)平臺搭建準(zhǔn)備工作組織結(jié)構(gòu)和人員信息落實并由微宏完成初始化11作用：梳理實施公司的具體分類，并確認(rèn)簽字流程管理調(diào)研模版作用：梳理實施公司的具體分類，并確認(rèn)流程管理調(diào)研模版12作用：流程需求調(diào)研的例子，說明部門提交的流程模板需要如何規(guī)范的填寫流程管理調(diào)研模版作用：流程需求調(diào)研的例子，說明部門提流程管理調(diào)研模版13作用：培訓(xùn)客戶方流程管理員如何操作流程管理員操作手冊作用：培訓(xùn)客戶方流程管理員如何操作流程管理員操作手冊14作用：知識文檔需求調(diào)研表，包括權(quán)限分配等，并且確認(rèn)簽字。知識管理調(diào)研模版作用：知識文檔需求調(diào)研表，包括權(quán)限分知識管理調(diào)研模版15作用：培訓(xùn)客戶知識文檔管理員知識管理員操作手冊作用：培訓(xùn)客戶知識文檔管理員知識管理員操作手冊16作用：培訓(xùn)客戶方系統(tǒng)管理員權(quán)限分配體系調(diào)研及說明作用：培訓(xùn)客戶方系統(tǒng)管理員權(quán)限分配體系調(diào)研及說明17可能存在的問題及解決方案牽頭部門和責(zé)任部門的關(guān)系：

微宏建議：OA系統(tǒng)的需求調(diào)研是全員參與的工作，每個部門都有責(zé)任負(fù)責(zé)將本部門的需求落實，切不可認(rèn)為OA實施僅僅是個別人或個別部門的工作。業(yè)務(wù)部門需求無從提起：

微宏建議：微宏首先會引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門從關(guān)注自身業(yè)務(wù)重點的角度進(jìn)行梳理，同時，提供微宏自身積累的實施經(jīng)驗，供各個業(yè)務(wù)部門參考，如職能部門流程清單，由業(yè)務(wù)部門做“選擇題”，并在“經(jīng)驗”的基礎(chǔ)上根據(jù)XXXX的情況進(jìn)行完善。可能存在的問題及解決方案牽頭部門和責(zé)任部門的關(guān)系：18可能存在的問題及解決方案各部門關(guān)鍵用戶：

微宏建議：各部門確定關(guān)鍵用戶（KeyUser），參與項目啟動會議，并配合后續(xù)的需求調(diào)研和其他項目實施工作。業(yè)務(wù)部門不知如何提交需求：

微宏建議：微宏實施顧問會全程參與，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門如何按照微宏的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研模版及提供的調(diào)研樣本案例進(jìn)行填寫，同時也可通過會談形式進(jìn)行交流，由微宏總結(jié)。業(yè)務(wù)部門提交不及時導(dǎo)致項目拖延：微宏建議：業(yè)務(wù)部門若遇到困難可及時和微宏溝通，盡量在約定的時間提交調(diào)研成果，若與工作沖突，可和項目組協(xié)調(diào)后批量提交調(diào)研內(nèi)容?？赡艽嬖诘膯栴}及解決方案各部門關(guān)鍵用戶：19第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第二部分：系統(tǒng)建設(shè)參與人員微宏項目團(tuán)隊XXXX各部門實施內(nèi)容核心流程建設(shè)；文檔中心建設(shè)；其他功能模塊建設(shè)開發(fā)；實現(xiàn)目標(biāo)各功能模塊按照XXXX的要求完成建設(shè)和開發(fā)，并可給用戶提供一個開放的試運行環(huán)境；支持文檔《項目會談紀(jì)要》《項目周報》、《項目月報》第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第二部分：系統(tǒng)建設(shè)參與人員微宏項目團(tuán)隊XX20流程中心建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）完成表單流程搭建及權(quán)限分配（xx月xx日-xx月xx日）關(guān)鍵用戶簽字確認(rèn)流程（xx月xx日-xx月xx日）知識文檔建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）完成知識文檔目錄體系建設(shè)及權(quán)限分配（xx月xx日-xx月xx日）關(guān)鍵用戶簽字確認(rèn)知識文檔目錄體系（xx月xx日-xx月xx日）其他模塊建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）開放其他模塊功能（xx月xx日-xx月xx日）關(guān)鍵用戶確認(rèn)其他模塊功能并進(jìn)行確認(rèn)（xx月xx日-xx月xx日）系統(tǒng)建設(shè)階段工作確認(rèn)（xx月xx日-xx月xx日）系統(tǒng)建設(shè)（XX月XX日—XX月XX日）流程中心建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）系統(tǒng)建設(shè)（XX月21可能存在的問題及解決方案需求頻繁變更：微宏建議：業(yè)務(wù)部門提交的調(diào)研成果，必須相對確定，同時，XXXX所有調(diào)研成果，尤其涉及到審批權(quán)限，須由公司高層討論確定并簽字；需求模糊并無限蔓延：微宏建議：業(yè)務(wù)部門的需求調(diào)研往往不分管理軟件的應(yīng)用領(lǐng)域，僅僅從解決問題的角度出發(fā)，而項目小組在梳理需求過程中，必須討論明確哪些工作由OA系統(tǒng)完成，而哪些工作是由其他系統(tǒng)完成，避免邊界模糊導(dǎo)致項目無法成功上線；可能存在的問題及解決方案需求頻繁變更：22第三階段：試運行及用戶培訓(xùn)第四階段：試運行及用戶培訓(xùn)參與人員微宏項目團(tuán)隊，以項目經(jīng)理和行政支援組為主實施培訓(xùn)XXXX全體成員實施內(nèi)容系統(tǒng)管理員培訓(xùn)：負(fù)責(zé)對XXXX協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)管理員進(jìn)行表單、流程設(shè)置，基礎(chǔ)權(quán)限，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及其他常見系統(tǒng)管理和維護(hù)的培訓(xùn)；普通用戶操作培訓(xùn)；特定權(quán)限用戶培訓(xùn)：對系統(tǒng)中有特定操作權(quán)限的用戶進(jìn)行單獨培訓(xùn)；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)：針對領(lǐng)導(dǎo)使用習(xí)慣和關(guān)注問題，進(jìn)行專門培訓(xùn)。實現(xiàn)目標(biāo)確保各類角色用戶能正常、順利使用系統(tǒng)；支持文檔《XXXX協(xié)同辦公平臺項目培訓(xùn)計劃》《XXXX協(xié)同辦公平臺用戶操作手冊》第三階段：試運行及用戶培訓(xùn)第四階段：試運行及用戶培訓(xùn)參與人員23客戶名稱用戶數(shù)并發(fā)數(shù)現(xiàn)場培訓(xùn)對象培訓(xùn)方式娃哈哈3268800左右集團(tuán)各部門部長外地各分公司OA負(fù)責(zé)人在杭各分公司OA負(fù)責(zé)人現(xiàn)場集中培訓(xùn)集團(tuán)項目管理組成員公文、指令發(fā)布人員特定崗位專場培訓(xùn)各分公司需要培訓(xùn)的用戶現(xiàn)場操作培訓(xùn)東芝1685500左右IS部項目組成員管理員專場培訓(xùn)各部門IS擔(dān)當(dāng)專場培訓(xùn)各部門用戶6場選修課自由課(現(xiàn)場集中培訓(xùn))綠城集團(tuán)約120003000左右集團(tuán)公司各部門經(jīng)理及各項目公司OA負(fù)責(zé)人現(xiàn)場集中培訓(xùn)···············豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗客戶名稱用戶數(shù)并發(fā)數(shù)現(xiàn)場培訓(xùn)對象培訓(xùn)方式娃哈哈326880024豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗25培訓(xùn)教材培訓(xùn)教材26集中培訓(xùn)召集用戶，集中現(xiàn)場培訓(xùn)；專場培訓(xùn)根據(jù)我司實際情況，安排對各部門、特定工作操作人員的專場培訓(xùn)；任務(wù)式培訓(xùn)對參加培訓(xùn)的用戶提出一定的操作要求，促進(jìn)用戶的實際操作；培訓(xùn)教材我們將編寫詳細(xì)、通俗的用戶操作手冊，為用戶的日常操作提供指導(dǎo)；客服熱線設(shè)立服務(wù)專線，用戶可隨時電話咨詢系統(tǒng)操作；培訓(xùn)方式集中培訓(xùn)培訓(xùn)方式27可能存在的問題及解決方案試運行過程中問題的及時反饋與調(diào)整：

微宏建議：在試運行過程中遇到的任何問題，項目小組必須集中反映到XXXXOA項目負(fù)責(zé)人，在排除操作原因的情況下，由微宏及時跟進(jìn)落實，并和業(yè)務(wù)部門確定調(diào)整后的需求。培訓(xùn)人員的組織和協(xié)調(diào)：

微宏建議：在培訓(xùn)計劃中，微宏會根據(jù)XXXX培訓(xùn)對象，進(jìn)行針對性的培訓(xùn)安排，同時，對于特定權(quán)限人員進(jìn)行單獨培訓(xùn)，對于異地項目，可進(jìn)行視頻培訓(xùn)，必要的情況下可到異地現(xiàn)場培訓(xùn)?？赡艽嬖诘膯栴}及解決方案試運行過程中問題的及時反饋與調(diào)整：28第四階段：運維驗收第五階段：上線推廣參與人員微宏項目經(jīng)理及項目團(tuán)隊XXXX所有成員實施內(nèi)容根據(jù)合同內(nèi)容對項目進(jìn)行驗收；微宏負(fù)責(zé)上線后的應(yīng)用跟進(jìn)。實現(xiàn)目標(biāo)確定項目各功能符合XXXX要求并完成驗收；確保系統(tǒng)上線后用戶正常使用，系統(tǒng)順利推廣；支持文檔《XXXX協(xié)同辦公項目驗收報告》第四階段：運維驗收第五階段：上線推廣參與人員微宏項目經(jīng)理及項29作用：驗收項目，并作為后續(xù)付款條件。系統(tǒng)驗收單及驗收報告作用：驗收項目，并作為后續(xù)付款條件。系統(tǒng)驗收單及驗收報告30可能存在的問題及解決方案上線應(yīng)用問題的及時解決：

微宏建議：微宏實施顧問在現(xiàn)場及時解決使用過程中用戶遇到的各類問題，本地服務(wù)優(yōu)勢。用戶操作不習(xí)慣：

微宏建議：微宏協(xié)同管理平臺在易用性上經(jīng)過客戶驗證，有上網(wǎng)基礎(chǔ)即可輕松操作平臺，確定上線后一定能順利推廣。工作習(xí)慣的調(diào)整和改變：

微宏建議：根據(jù)XXXX的實際情況，可采用兩種方式，若應(yīng)用基礎(chǔ)和執(zhí)行效果較強(qiáng)，可直接拒絕紙質(zhì)辦公，或者采用紙質(zhì)和系統(tǒng)并行兩周的方式?？赡艽嬖诘膯栴}及解決方案上線應(yīng)用問題的及時解決：31大綱微宏為XXXX提供緊密的溝通機(jī)制。項目工作計劃二組織結(jié)構(gòu)及人員分配一溝通與反饋機(jī)制三下一步工作安排四大綱微宏為XXXX提供緊密的溝通機(jī)制。項目工作計劃二組織結(jié)構(gòu)32項目匯報機(jī)制項目周報：微宏每周將整理《項目進(jìn)度周報》，說明本周具體工作內(nèi)容、項目進(jìn)度現(xiàn)狀、本周存在的問題、下周工作計劃以及其他相關(guān)說明，便于雙方整理把握項目情況；項目月報：微宏每月將整理《項目進(jìn)度月報》，說明本月具體工作內(nèi)容及成果、項目進(jìn)度現(xiàn)狀、當(dāng)月存在的問題、下月工作計劃以及其他相關(guān)說明，便于雙方整理把握項目情況。項目匯報機(jī)制項目周報：33項目周報和月報項目周報和月報34項目會議項目例會制：安排每周固定時間為項目例會，雙方主要項目團(tuán)隊成員均參加，確定工作成果、當(dāng)前問題及下一階段明確的工作計劃；項目專題會議：根據(jù)項目需要，隨時開展會議討論，尤其是項目前期需求調(diào)研階段和確認(rèn)反饋階段；項目會談紀(jì)要：對于所有溝通會議，微宏將會對結(jié)果以會談紀(jì)要、設(shè)計方案等書面形式進(jìn)行交流，整理溝通內(nèi)容，并發(fā)予XXXX相關(guān)人員確認(rèn)。其他溝通載體通過雙方項目團(tuán)隊通訊錄，在項目實施開展過程中，隨時通過電話、即時通訊、郵件等方式進(jìn)行溝通。建立項目監(jiān)理機(jī)制，項目監(jiān)理和XXXX直接溝通，了解項目當(dāng)前的主要問題。項目溝通機(jī)制項目會議項目溝通機(jī)制35項目會談紀(jì)要項目會談紀(jì)要36項目列表項目列表37項目卡片通過項目卡片可以直觀的了解項目的各項基本信息，包括最新信息、流程、文檔、最新事件等內(nèi)容；項目卡片通過項目卡片可以直觀的了解項目的各項基本38項目團(tuán)隊管理，清晰的查看項目執(zhí)行過程中所有的人員信息以及具體的工作角色。根據(jù)項目的實際情況對項目執(zhí)行過程中的人員做好安排。項目團(tuán)隊項目團(tuán)隊管理，清晰的查看項目執(zhí)行過程中所有的人員39記錄和項目有關(guān)的所有事件，包括聯(lián)系事件、拜訪事件、內(nèi)部討論事件等等內(nèi)容，以便可以快速的了解到項目各項事宜；項目事件記錄和項目有關(guān)的所有事件，包括聯(lián)系事件、拜訪事件40通過添加項目里程碑，項目階段以及項目進(jìn)度檢查的內(nèi)容以便實時掌控項目的進(jìn)度，進(jìn)行有效地推進(jìn)項目進(jìn)度；進(jìn)度管理的目的就是協(xié)調(diào)項目進(jìn)度，幫助對整個項目的工作時間進(jìn)行估算和調(diào)整做出進(jìn)度安排，從而確保項目在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)；項目進(jìn)度通過添加項目里程碑，項目階段以及項目進(jìn)度檢查的內(nèi)41通過項目進(jìn)度的甘特圖管理方式，有效制定當(dāng)前項目的計劃進(jìn)度，同時可以與項目的實際完成情況進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前項目存在的缺陷和問題，防患于未然。項目甘特圖通過項目進(jìn)度的甘特圖管理方式，有效制定當(dāng)前項目的42通過項目指令管理，領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)指令督促項目的進(jìn)展情況，不僅可以在辦公室掌握大局，還建立了溝通和反饋的機(jī)制，在總體上進(jìn)行指導(dǎo)和把握，保證了任務(wù)完成的質(zhì)量。項目指令通過項目指令管理，領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)指令督促項目的進(jìn)展情況43

嚴(yán)格控制項目流程，通過項目可以集中申請相關(guān)事宜，并且通過項目流程，可以直觀的了解到與該項目有關(guān)的所有流程，及時跟進(jìn)；項目流程嚴(yán)格控制項目流程，通過項目可以集中申請相關(guān)事宜，44嚴(yán)格管控項目文檔，確保項目文檔在安全的基礎(chǔ)上最大限度的共享與利用，幫助公司高效、清晰、統(tǒng)一地管理某個項目下的各類相關(guān)的文檔，包括office文件、圖紙等電子資料，并實現(xiàn)項目成員間的資源共享。項目文檔嚴(yán)格管控項目文檔，確保項目文檔在安全的基礎(chǔ)上最大45大綱項目工作計劃二組織結(jié)構(gòu)及人員安排一溝通與反饋機(jī)制三下一步工作安排四微宏介紹下一步的工作安排。大綱項目工作計劃二組織結(jié)構(gòu)及人員安排一溝通與反饋機(jī)制三下一步46需求調(diào)研第一階段的核心工作是需求調(diào)研，需要和各業(yè)務(wù)部門緊密配合，確定組織結(jié)構(gòu)、人員信息需求。需求調(diào)研是項目順利進(jìn)行的前提，直接影響到系統(tǒng)的后續(xù)設(shè)計及最終應(yīng)用效果；需求引導(dǎo)和確認(rèn)的核心，組織人員積極配合調(diào)研，如工作流程，并根據(jù)公司制度嚴(yán)格把關(guān)調(diào)研結(jié)果，確認(rèn)系統(tǒng)適應(yīng)度；需求調(diào)研第一階段的核心工作是需求調(diào)研，需要和各業(yè)務(wù)部門緊密配47下一階段調(diào)研核心工作組織架構(gòu)和人員信息收集并確認(rèn)XXXX的組織架構(gòu)及人事信息；工作流程提供XXXX擬上線的流程目錄及分類建議；確定部門關(guān)鍵用戶(KeyUser)，組織調(diào)研表格填寫說明會議，要求各部門XX月XX日前完成本部門流程的提交，并請部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過；下一階段調(diào)研核心工作組織架構(gòu)和人員信息481.流程梳理：相關(guān)業(yè)務(wù)部門梳理流程、逐個討論流程圖、表單、附件和其他要求,IT部門或微宏實施人員記錄2.流程確定：IT部門或微宏實施人員填寫總體需求表和流程需求表，經(jīng)過用戶確認(rèn)3.流程建模：IT部門或微宏實施人員在微宏工作流軟件平臺建模，微宏負(fù)責(zé)提供開發(fā)(如有需要)和技術(shù)支持4.流程測試：內(nèi)部測試、用戶測試，流程調(diào)整、填寫相應(yīng)的測試情況、用戶反饋和解決情況6.流程變更：主要通過IT部門實現(xiàn)流程的調(diào)整，微宏負(fù)責(zé)技術(shù)支持，要求客戶填寫相應(yīng)的變更紀(jì)錄5.流程驗收運行：測試服務(wù)器上流程經(jīng)過用戶簽字確認(rèn)，手工復(fù)制或自動拷貝到正式服務(wù)器微宏工作流實施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程1.流程梳理：相關(guān)業(yè)務(wù)部門梳理流程、逐個討論流程圖、表單、49調(diào)研表格填寫及調(diào)研樣例介紹調(diào)研調(diào)研表格填寫及調(diào)研樣例介紹調(diào)研50XXXX協(xié)同管理平臺項目啟動會議課件51演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！52XXXX有限公司協(xié)同辦公管理平臺項目啟動會議XXXX有限公司協(xié)同辦公管理平臺項目啟動會議53大綱微宏項目組織結(jié)構(gòu)、人員分配及各機(jī)構(gòu)的職能介紹溝通與反饋機(jī)制三項目工作計劃二項目組織結(jié)構(gòu)及人員分配一下一步工作安排四大綱微宏項目組織結(jié)構(gòu)、人員分配及各機(jī)構(gòu)的職能介紹溝通與反饋機(jī)54項目經(jīng)理產(chǎn)品研發(fā)組技術(shù)支持組實施咨詢組質(zhì)量控制組項目團(tuán)隊結(jié)構(gòu)項目經(jīng)理產(chǎn)品研發(fā)組技術(shù)支持組實施咨詢組質(zhì)量控制組項目團(tuán)隊結(jié)構(gòu)55項目團(tuán)隊ProjectTeamStructure1項目經(jīng)理P.M.負(fù)責(zé)制定和管理項目實施方案和計劃，管理項目成員，監(jiān)控項目關(guān)鍵節(jié)點，協(xié)調(diào)解決重大項目事件。項目經(jīng)理對項目整體進(jìn)度、質(zhì)量、客戶滿意度和成本負(fù)責(zé)。2實施顧問I.C.按照項目進(jìn)度計劃，負(fù)責(zé)客戶需求調(diào)研、現(xiàn)場支持、需求變更、工作匯報、計劃調(diào)整、用戶培訓(xùn)、過程文檔撰寫和其他用戶協(xié)調(diào)工作3軟件開發(fā)S.E.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)系統(tǒng)集成和二次開發(fā)需求分析、詳細(xì)設(shè)計、程序編碼、修改及測試等工作，并負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)文檔的編寫;

4質(zhì)量管理Q.A.負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整體測試工作，對實施工作和過程文檔進(jìn)行質(zhì)量跟蹤檢查，并適當(dāng)參與需求調(diào)研和用戶培訓(xùn)。5技術(shù)支持T.S.環(huán)境配置、系統(tǒng)安裝、調(diào)試工作，，并適當(dāng)參與需求調(diào)研和用戶培訓(xùn)項目團(tuán)隊ProjectTeamStructure1項目56大綱XXXX項目詳細(xì)實施計劃，實施思路及在過程中需要各部門配合的工作。下一步工作安排四項目工作計劃二項目組織結(jié)構(gòu)及人員分配一溝通與反饋機(jī)制三大綱XXXX項目詳細(xì)實施計劃，實施思路及在過程中需要各部門配57項目主要階段一覽表項目階段主要工作事項項目主要階段項目啟動會議項目啟動會議系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)平臺部署流程調(diào)研與確認(rèn)文檔調(diào)研與確認(rèn)角色權(quán)限調(diào)研與確認(rèn)流程中心建設(shè)知識文檔建設(shè)其他模塊建設(shè)用戶培訓(xùn)用戶培訓(xùn)上線驗收系統(tǒng)上線系統(tǒng)驗收項目主要階段一覽表項目階段主要工作事項項目主要階段項目啟動會58第一階段：項目啟動第一階段：項目啟動會議參與人員微宏項目經(jīng)理及項目團(tuán)隊主要成員XXXX公司高層盡可能參加，XXXXOA項目組，各部門和項目公司關(guān)鍵用戶實施內(nèi)容微宏介紹項目背景、團(tuán)隊、進(jìn)度安排；布置調(diào)研任務(wù)，講解調(diào)研表格的填寫方法領(lǐng)導(dǎo)講話，動員各部門全力配合，明確任務(wù)，落實責(zé)任；成立XXXX協(xié)同辦公OA項目小組。實現(xiàn)目標(biāo)統(tǒng)一思想，全體動員，要求各部門全力配合；落實下一步需求調(diào)研任務(wù)：組織結(jié)構(gòu)、人事信息、工作流程、知識文檔等；支持文檔《XXXX協(xié)同辦公平臺項目啟動會議.ppt》，《XXXX協(xié)同辦公平臺項目實施計劃書》，《組織架構(gòu)和人事信息需求調(diào)研表》，《流程分類調(diào)研表》，《流程需求明細(xì)表》，《知識文檔需求調(diào)研表(樣例)》，《XXXX協(xié)同辦公平臺項目組成員通訊錄》第一階段：項目啟動第一階段：項目啟動會議參與人員微宏項目經(jīng)理59準(zhǔn)備工作和項目負(fù)責(zé)人確定項目進(jìn)度計劃；確定服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)配置方案；確定雙方項目團(tuán)隊并建立通訊錄；項目啟動會議內(nèi)容，重點介紹項目進(jìn)度計劃、可能會遇到的問題及建議，調(diào)研模版的填寫和樣例講解。準(zhǔn)備工作和項目負(fù)責(zé)人確定項目進(jìn)度計劃；60第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第一部分：需求調(diào)研參與人員微宏項目經(jīng)理和實施顧問XXXX各部門實施內(nèi)容核心流程調(diào)研；知識管理應(yīng)用調(diào)研；權(quán)限體系調(diào)研實現(xiàn)目標(biāo)收集并確認(rèn)的工作流、知識文檔和其他模塊需求、系統(tǒng)權(quán)限體系等項目相關(guān)的所有需求；支持文檔《流程需求明細(xì)表》（經(jīng)KeyUser和部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）《知識文檔管理需求調(diào)研表》（經(jīng)KeyUser和部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）《XXXX協(xié)同辦公平臺需求說明書》（經(jīng)XXXX相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第一部分：需求調(diào)研參與人員微宏項目經(jīng)理和實61基礎(chǔ)平臺部署（xx月xx日-xx月xx日）完成組織機(jī)構(gòu)人員信息調(diào)研，建立組織結(jié)構(gòu)和人員信息完成系統(tǒng)用戶賬號分配，所有用戶均可登陸系統(tǒng)；微宏負(fù)責(zé)搭建系統(tǒng)運行環(huán)境，包括協(xié)同辦公平臺安裝，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境部署；各功能模塊詳細(xì)調(diào)研（xx月xx日-xx月xx日）培訓(xùn)各部門梳理流程，收集確認(rèn)流程（xx月xx日-xx月xx日）培訓(xùn)各部門梳理知識文檔體系，收集確認(rèn)（xx月xx日-xx月xx日）調(diào)研系統(tǒng)角色權(quán)限體系（xx月xx日-xx月xx日）需求調(diào)研工作確認(rèn)截止（xx月xx日）需求調(diào)研（XX月XX日—XX月XX日）基礎(chǔ)平臺部署（xx月xx日-xx月xx日）需求調(diào)研（XX月X62基礎(chǔ)平臺搭建準(zhǔn)備工作組織結(jié)構(gòu)和人員信息落實并由微宏完成初始化；XXXXVI提交，并完成系統(tǒng)界面設(shè)計工作；測試服務(wù)器到位；基礎(chǔ)平臺搭建準(zhǔn)備工作組織結(jié)構(gòu)和人員信息落實并由微宏完成初始化63作用：梳理實施公司的具體分類，并確認(rèn)簽字流程管理調(diào)研模版作用：梳理實施公司的具體分類，并確認(rèn)流程管理調(diào)研模版64作用：流程需求調(diào)研的例子，說明部門提交的流程模板需要如何規(guī)范的填寫流程管理調(diào)研模版作用：流程需求調(diào)研的例子，說明部門提流程管理調(diào)研模版65作用：培訓(xùn)客戶方流程管理員如何操作流程管理員操作手冊作用：培訓(xùn)客戶方流程管理員如何操作流程管理員操作手冊66作用：知識文檔需求調(diào)研表，包括權(quán)限分配等，并且確認(rèn)簽字。知識管理調(diào)研模版作用：知識文檔需求調(diào)研表，包括權(quán)限分知識管理調(diào)研模版67作用：培訓(xùn)客戶知識文檔管理員知識管理員操作手冊作用：培訓(xùn)客戶知識文檔管理員知識管理員操作手冊68作用：培訓(xùn)客戶方系統(tǒng)管理員權(quán)限分配體系調(diào)研及說明作用：培訓(xùn)客戶方系統(tǒng)管理員權(quán)限分配體系調(diào)研及說明69可能存在的問題及解決方案牽頭部門和責(zé)任部門的關(guān)系：

微宏建議：OA系統(tǒng)的需求調(diào)研是全員參與的工作，每個部門都有責(zé)任負(fù)責(zé)將本部門的需求落實，切不可認(rèn)為OA實施僅僅是個別人或個別部門的工作。業(yè)務(wù)部門需求無從提起：

微宏建議：微宏首先會引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門從關(guān)注自身業(yè)務(wù)重點的角度進(jìn)行梳理，同時，提供微宏自身積累的實施經(jīng)驗，供各個業(yè)務(wù)部門參考，如職能部門流程清單，由業(yè)務(wù)部門做“選擇題”，并在“經(jīng)驗”的基礎(chǔ)上根據(jù)XXXX的情況進(jìn)行完善。可能存在的問題及解決方案牽頭部門和責(zé)任部門的關(guān)系：70可能存在的問題及解決方案各部門關(guān)鍵用戶：

微宏建議：各部門確定關(guān)鍵用戶（KeyUser），參與項目啟動會議，并配合后續(xù)的需求調(diào)研和其他項目實施工作。業(yè)務(wù)部門不知如何提交需求：

微宏建議：微宏實施顧問會全程參與，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門如何按照微宏的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研模版及提供的調(diào)研樣本案例進(jìn)行填寫，同時也可通過會談形式進(jìn)行交流，由微宏總結(jié)。業(yè)務(wù)部門提交不及時導(dǎo)致項目拖延：微宏建議：業(yè)務(wù)部門若遇到困難可及時和微宏溝通，盡量在約定的時間提交調(diào)研成果，若與工作沖突，可和項目組協(xié)調(diào)后批量提交調(diào)研內(nèi)容。可能存在的問題及解決方案各部門關(guān)鍵用戶：71第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第二部分：系統(tǒng)建設(shè)參與人員微宏項目團(tuán)隊XXXX各部門實施內(nèi)容核心流程建設(shè)；文檔中心建設(shè)；其他功能模塊建設(shè)開發(fā)；實現(xiàn)目標(biāo)各功能模塊按照XXXX的要求完成建設(shè)和開發(fā)，并可給用戶提供一個開放的試運行環(huán)境；支持文檔《項目會談紀(jì)要》《項目周報》、《項目月報》第二階段：系統(tǒng)建設(shè)第二部分：系統(tǒng)建設(shè)參與人員微宏項目團(tuán)隊XX72流程中心建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）完成表單流程搭建及權(quán)限分配（xx月xx日-xx月xx日）關(guān)鍵用戶簽字確認(rèn)流程（xx月xx日-xx月xx日）知識文檔建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）完成知識文檔目錄體系建設(shè)及權(quán)限分配（xx月xx日-xx月xx日）關(guān)鍵用戶簽字確認(rèn)知識文檔目錄體系（xx月xx日-xx月xx日）其他模塊建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）開放其他模塊功能（xx月xx日-xx月xx日）關(guān)鍵用戶確認(rèn)其他模塊功能并進(jìn)行確認(rèn)（xx月xx日-xx月xx日）系統(tǒng)建設(shè)階段工作確認(rèn)（xx月xx日-xx月xx日）系統(tǒng)建設(shè)（XX月XX日—XX月XX日）流程中心建設(shè)（xx月xx日-xx月xx日）系統(tǒng)建設(shè)（XX月73可能存在的問題及解決方案需求頻繁變更：微宏建議：業(yè)務(wù)部門提交的調(diào)研成果，必須相對確定，同時，XXXX所有調(diào)研成果，尤其涉及到審批權(quán)限，須由公司高層討論確定并簽字；需求模糊并無限蔓延：微宏建議：業(yè)務(wù)部門的需求調(diào)研往往不分管理軟件的應(yīng)用領(lǐng)域，僅僅從解決問題的角度出發(fā)，而項目小組在梳理需求過程中，必須討論明確哪些工作由OA系統(tǒng)完成，而哪些工作是由其他系統(tǒng)完成，避免邊界模糊導(dǎo)致項目無法成功上線；可能存在的問題及解決方案需求頻繁變更：74第三階段：試運行及用戶培訓(xùn)第四階段：試運行及用戶培訓(xùn)參與人員微宏項目團(tuán)隊，以項目經(jīng)理和行政支援組為主實施培訓(xùn)XXXX全體成員實施內(nèi)容系統(tǒng)管理員培訓(xùn)：負(fù)責(zé)對XXXX協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)管理員進(jìn)行表單、流程設(shè)置，基礎(chǔ)權(quán)限，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及其他常見系統(tǒng)管理和維護(hù)的培訓(xùn)；普通用戶操作培訓(xùn)；特定權(quán)限用戶培訓(xùn)：對系統(tǒng)中有特定操作權(quán)限的用戶進(jìn)行單獨培訓(xùn)；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)：針對領(lǐng)導(dǎo)使用習(xí)慣和關(guān)注問題，進(jìn)行專門培訓(xùn)。實現(xiàn)目標(biāo)確保各類角色用戶能正常、順利使用系統(tǒng)；支持文檔《XXXX協(xié)同辦公平臺項目培訓(xùn)計劃》《XXXX協(xié)同辦公平臺用戶操作手冊》第三階段：試運行及用戶培訓(xùn)第四階段：試運行及用戶培訓(xùn)參與人員75客戶名稱用戶數(shù)并發(fā)數(shù)現(xiàn)場培訓(xùn)對象培訓(xùn)方式娃哈哈3268800左右集團(tuán)各部門部長外地各分公司OA負(fù)責(zé)人在杭各分公司OA負(fù)責(zé)人現(xiàn)場集中培訓(xùn)集團(tuán)項目管理組成員公文、指令發(fā)布人員特定崗位專場培訓(xùn)各分公司需要培訓(xùn)的用戶現(xiàn)場操作培訓(xùn)東芝1685500左右IS部項目組成員管理員專場培訓(xùn)各部門IS擔(dān)當(dāng)專場培訓(xùn)各部門用戶6場選修課自由課(現(xiàn)場集中培訓(xùn))綠城集團(tuán)約120003000左右集團(tuán)公司各部門經(jīng)理及各項目公司OA負(fù)責(zé)人現(xiàn)場集中培訓(xùn)···············豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗客戶名稱用戶數(shù)并發(fā)數(shù)現(xiàn)場培訓(xùn)對象培訓(xùn)方式娃哈哈326880076豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗77培訓(xùn)教材培訓(xùn)教材78集中培訓(xùn)召集用戶，集中現(xiàn)場培訓(xùn)；專場培訓(xùn)根據(jù)我司實際情況，安排對各部門、特定工作操作人員的專場培訓(xùn)；任務(wù)式培訓(xùn)對參加培訓(xùn)的用戶提出一定的操作要求，促進(jìn)用戶的實際操作；培訓(xùn)教材我們將編寫詳細(xì)、通俗的用戶操作手冊，為用戶的日常操作提供指導(dǎo)；客服熱線設(shè)立服務(wù)專線，用戶可隨時電話咨詢系統(tǒng)操作；培訓(xùn)方式集中培訓(xùn)培訓(xùn)方式79可能存在的問題及解決方案試運行過程中問題的及時反饋與調(diào)整：

微宏建議：在試運行過程中遇到的任何問題，項目小組必須集中反映到XXXXOA項目負(fù)責(zé)人，在排除操作原因的情況下，由微宏及時跟進(jìn)落實，并和業(yè)務(wù)部門確定調(diào)整后的需求。培訓(xùn)人員的組織和協(xié)調(diào)：

微宏建議：在培訓(xùn)計劃中，微宏會根據(jù)XXXX培訓(xùn)對象，進(jìn)行針對性的培訓(xùn)安排，同時，對于特定權(quán)限人員進(jìn)行單獨培訓(xùn)，對于異地項目，可進(jìn)行視頻培訓(xùn)，必要的情況下可到異地現(xiàn)場培訓(xùn)?？赡艽嬖诘膯栴}及解決方案試運行過程中問題的及時反饋與調(diào)整：80第四階段：運維驗收第五階段：上線推廣參與人員微宏項目經(jīng)理及項目團(tuán)隊XXXX所有成員實施內(nèi)容根據(jù)合同內(nèi)容對項目進(jìn)行驗收；微宏負(fù)責(zé)上線后的應(yīng)用跟進(jìn)。實現(xiàn)目標(biāo)確定項目各功能符合XXXX要求并完成驗收；確保系統(tǒng)上線后用戶正常使用，系統(tǒng)順利推廣；支持文檔《XXXX協(xié)同辦公項目驗收報告》第四階段：運維驗收第五階段：上線推廣參與人員微宏項目經(jīng)理及項81作用：驗收項目，并作為后續(xù)付款條件。系統(tǒng)驗收單及驗收報告作用：驗收項目，并作為后續(xù)付款條件。系統(tǒng)驗收單及驗收報告82可能存在的問題及解決方案上線應(yīng)用問題的及時解決：

微宏建議：微宏實施顧問在現(xiàn)場及時解決使用過程中用戶遇到的各類問題，本地服務(wù)優(yōu)勢。用戶操作不習(xí)慣：

微宏建議：微宏協(xié)同管理平臺在易用性上經(jīng)過客戶驗證，有上網(wǎng)基礎(chǔ)即可輕松操作平臺，確定上線后一定能順利推廣。工作習(xí)慣的調(diào)整和改變：

微宏建議：根據(jù)XXXX的實際情況，可采用兩種方式，若應(yīng)用基礎(chǔ)和執(zhí)行效果較強(qiáng)，可直接拒絕紙質(zhì)辦公，或者采用紙質(zhì)和系統(tǒng)并行兩周的方式。可能存在的問題及解決方案上線應(yīng)用問題的及時解決：83大綱微宏為XXXX提供緊密的溝通機(jī)制。項目工作計劃二組織結(jié)構(gòu)及人員分配一溝通與反饋機(jī)制三下一步工作安排四大綱微宏為XXXX提供緊密的溝通機(jī)制。項目工作計劃二組織結(jié)構(gòu)84項目匯報機(jī)制項目周報：微宏每周將整理《項目進(jìn)度周報》，說明本周具體工作內(nèi)容、項目進(jìn)度現(xiàn)狀、本周存在的問題、下周工作計劃以及其他相關(guān)說明，便于雙方整理把握項目情況；項目月報：微宏每月將整理《項目進(jìn)度月報》，說明本月具體工作內(nèi)容及成果、項目進(jìn)度現(xiàn)狀、當(dāng)月存在的問題、下月工作計劃以及其他相關(guān)說明，便于雙方整理把握項目情況。項目匯報機(jī)制項目周報：85項目周報和月報項目周報和月報86項目會議項目例會制：安排每周固定時間為項目例會，雙方主要項目團(tuán)隊成員均參加，確定工作成果、當(dāng)前問題及下一階段明確的工作計劃；項目專題會議：根據(jù)項目需要，隨時開展會議討論，尤其是項目前期需求調(diào)研階段和確認(rèn)反饋階段；項目會談紀(jì)要：對于所有溝通會議，微宏將會對結(jié)果以會談紀(jì)要、設(shè)計方案等書面形式進(jìn)行交流，整理溝通內(nèi)容，并發(fā)予XXXX相關(guān)人員確認(rèn)。其他溝通載體通過雙方項目團(tuán)隊通訊錄，在項目實施開展過程中，隨時通過電話、即時通訊、郵件等方式進(jìn)行溝通。建立項目監(jiān)理機(jī)制，項目監(jiān)理和XXXX直接溝通，了解項目當(dāng)前的主要問題。項目溝通機(jī)制項目會議項目溝通機(jī)制87項目會談紀(jì)要項目會談紀(jì)要88項目列表項目列表89項目卡片通過項目卡片可以直觀的了解項目的各項基本信息，包括最新信息、流程、文檔、最新事件等內(nèi)容；項目卡片通過項目卡片可以直觀的了解項目的各項基本90項目團(tuán)隊管理，清晰的查看項目執(zhí)行過程中所有的人員信息以及具體的工作角色。根據(jù)項目的實際情況對項目執(zhí)行過程中的人員做好安排。項目團(tuán)隊項目團(tuán)隊管理，清晰的查看項目執(zhí)行過程中所有的人員91記錄