會(huì)議實(shí)務(wù)講義課件

第七章會(huì)議實(shí)務(wù)一、會(huì)議相關(guān)知識(shí)二、會(huì)前準(zhǔn)備三、會(huì)間組織服務(wù)四、會(huì)后的善后處理第七章會(huì)議實(shí)務(wù)一、會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議相關(guān)知識(shí)

會(huì)議要素的構(gòu)成

1、會(huì)議名稱

2、會(huì)議議題：指會(huì)議所要討論的問(wèn)題。會(huì)議議題盡量集中，不宜過(guò)多或太分散。議題產(chǎn)生有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)指定；另一種是秘書調(diào)研，綜合信息后提出，由領(lǐng)導(dǎo)審定。

3、會(huì)議組織者和與會(huì)者

4、會(huì)議時(shí)間

5、會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)址，指會(huì)議所在的城鎮(zhèn)也指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。

6、會(huì)議方式

7、會(huì)議文書：反映和記錄會(huì)議情況的文件材料。

8、會(huì)議服務(wù)：為保證會(huì)議順利召開(kāi)進(jìn)行的保障性工作。會(huì)議相關(guān)知識(shí)

會(huì)議要素的構(gòu)成會(huì)議名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)?shù)摹⒋_切的名稱。會(huì)議名稱往往由三部分組成：會(huì)議的主持、召集單位會(huì)議的主體：主要內(nèi)容（議題）或主體（與會(huì)者）?？杉?xì)分為以下三種情況：

1、以與會(huì)者的身份或職務(wù)為會(huì)議名稱的主體。如：XX公司全體職工大會(huì)；XX協(xié)會(huì)XX屆理事會(huì)。主體的身份有：黨員、團(tuán)員、經(jīng)理、職工代表、局長(zhǎng)等，都可以寫到會(huì)議名稱中。

2、以會(huì)議內(nèi)容（主要議題）為會(huì)議名稱的主體。如：XX公司海外企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議；XX公司XXX慶功大會(huì)等。

3、有些會(huì)議主體部分不太規(guī)范，更不嚴(yán)格，會(huì)議名稱就要簡(jiǎn)單明了即可，如校慶、廠慶。有些會(huì)議有屆次序別，屆次序數(shù)往往加在主辦單位和會(huì)議主體之間，如：XX公司第X次海外企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作會(huì)議；XX協(xié)會(huì)第X屆理事會(huì)。會(huì)議的種類（名稱），在會(huì)議名稱的末尾，如：XXX會(huì)、XXX大會(huì)、XXX座談會(huì)等。會(huì)議名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)?shù)?、確切的名稱。會(huì)議名稱往往由會(huì)議時(shí)間一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是每次會(huì)議的時(shí)間限度。其中每次會(huì)議的時(shí)間限度，最好不要超過(guò)1小時(shí)。會(huì)議時(shí)間會(huì)議方式定時(shí)定點(diǎn)的會(huì)議遠(yuǎn)程會(huì)議，運(yùn)用電視、電話、廣播等突破空間限制移動(dòng)會(huì)議，一次會(huì)議先后在兩個(gè)以上的地點(diǎn)進(jìn)行“套會(huì)”，即“會(huì)中會(huì)”，在與會(huì)代表中劃出一部分人員，在一個(gè)時(shí)段召開(kāi)專門會(huì)議并會(huì)形式，有些會(huì)議采取合并召開(kāi)的形式現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，在事情發(fā)生地召開(kāi)會(huì)議座談會(huì)，用于聽(tīng)取意見(jiàn)、征集意見(jiàn)、交流思想等。會(huì)議方式定時(shí)定點(diǎn)的會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備安排議題邀請(qǐng)與會(huì)者會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)場(chǎng)布局座位的安排會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)前準(zhǔn)備安排議題安排議題收集議題議題的來(lái)源：A、領(lǐng)導(dǎo)指示交辦的問(wèn)題；B、領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)命令，需要各部門貫徹執(zhí)行的問(wèn)題；C、下級(jí)單位提請(qǐng)討論的問(wèn)題。篩選議題：根據(jù)會(huì)議目的與任務(wù)，對(duì)收集的議題進(jìn)行篩選。確定議題：將篩選的議題交領(lǐng)導(dǎo)審定，由領(lǐng)導(dǎo)最終確定議題。注意事項(xiàng)：

A、一次會(huì)議議題不能安排太多或太少，一般以安排一個(gè)主議題和一兩個(gè)小議題為宜；要充分考慮每個(gè)議題需要討論的時(shí)間。

B、盡量將同性質(zhì)的議題集中安排在一個(gè)會(huì)議討論，便于討論和節(jié)省時(shí)間。

C、準(zhǔn)備一些后備議題，以備不時(shí)之需，在時(shí)間允許條件下提交討論。安排議題收集議題邀請(qǐng)與會(huì)者

選擇與會(huì)者→評(píng)估與會(huì)者→通知與會(huì)者選擇與會(huì)者。三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：1、跟議題討論有直接關(guān)系的人；2、可提供相關(guān)的資訊，使討論更有效率的人；3、發(fā)言具有代表性和權(quán)威性的人。如：新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，可以邀請(qǐng)研發(fā)部主管、技術(shù)專家、銷售代表。評(píng)估與會(huì)者：列出與會(huì)者的初步名單，依次確定每個(gè)人的會(huì)議貢獻(xiàn)度，以確定與會(huì)人員。通知與會(huì)者：會(huì)議通知三種類型：1、口頭通知：常用電話通知形式，適用于內(nèi)部會(huì)議。2、發(fā)正式會(huì)議通知：外單位或跨地區(qū)會(huì)議須寄書面通知。其中跨地區(qū)會(huì)議要發(fā)兩次通知：第一次預(yù)告通知，提前兩倍往返郵程的時(shí)間寄出，簡(jiǎn)要寫明會(huì)議的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求，還需附上一份或數(shù)份《與會(huì)者登記表》或《會(huì)議回執(zhí)》，要求限期回復(fù)；第二次正式通知。3、請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信：適用于邀請(qǐng)性會(huì)議。邀請(qǐng)與會(huì)者

選擇與會(huì)者→評(píng)估與會(huì)者→通知與會(huì)者不同會(huì)議理想的出席人數(shù)

解決問(wèn)題型少于5人調(diào)查問(wèn)題型少于10人工作回顧或展示型少于30人動(dòng)員會(huì)越多越好信息發(fā)布會(huì)沒(méi)有限制決策會(huì)議7人以內(nèi)不同會(huì)議理想的出席人數(shù)解決問(wèn)題型少于5人與會(huì)者的功能分類信息提供者是否擁有可分享的信息一位報(bào)告客戶反應(yīng)的銷售經(jīng)理可為其他人提供他們部門工作的效果和問(wèn)題

意見(jiàn)提供者能否提供特殊的意見(jiàn)、建議一生產(chǎn)經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)，有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)特殊技能專家他們的專業(yè)身份是否有用處理合同爭(zhēng)議的律師顧問(wèn)，其固有的特殊技能可以促進(jìn)討論

授權(quán)者能否保證已獲同意的決策落實(shí)在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上，如簽署、談判一個(gè)新合同，財(cái)務(wù)主管可在場(chǎng)授權(quán)這行動(dòng)與會(huì)者的功能分類信息提供者是否擁有可分享的信息一位報(bào)告客請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信格式格式一尊敬的XX會(huì)員：茲定于X年X月X日上午9時(shí)于我公司一層105招待事舉行會(huì)員聯(lián)誼活動(dòng)，以感謝您對(duì)我公司的支持和厚愛(ài)。屆時(shí)請(qǐng)攜帶會(huì)員卡和本請(qǐng)柬前來(lái)參加。敬請(qǐng)光臨。

XX公司格式二謹(jǐn)定于X年X月X日（星期X）上午9時(shí)在XXX舉行酒會(huì)。敬請(qǐng)光臨

XX公司請(qǐng)回復(fù)電話：XXXX請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信格式格式一情景題假設(shè)你是一家國(guó)內(nèi)知名廣告公司的總經(jīng)理秘書，現(xiàn)在你所在公司想在全國(guó)范圍內(nèi)召開(kāi)一次廣告業(yè)界最新潮流和技術(shù)研討會(huì)，按照之前所說(shuō)的步驟，確立與會(huì)人員，并擬寫一份邀請(qǐng)信。注意：詳細(xì)標(biāo)明與人人員的類型。邀請(qǐng)信可以選擇兩種樣式中的一種。情景題假設(shè)你是一家國(guó)內(nèi)知名廣告公司的總經(jīng)理秘書，現(xiàn)在你所在公會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)議日程：指在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)程的具體安排，使與會(huì)者了解會(huì)議期間每天的活動(dòng)安排情況。有表格式和條列式兩種。日程應(yīng)在會(huì)議之前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議議程：一個(gè)會(huì)議常有多個(gè)議題，秘書根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系，主次、先后排列次序，便稱為議程。議程需呈送領(lǐng)導(dǎo)審定，在會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議程序：除了議題外，會(huì)議還有一些禮節(jié)性、結(jié)構(gòu)性的內(nèi)容、項(xiàng)目，把每一次會(huì)議的這些項(xiàng)目有序排列，便成為會(huì)議程序表。確定會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)議日程：指在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)會(huì)議日程表日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上X月X日一開(kāi)幕式：XX同志致辭；XX同志做工作報(bào)告分組討論XX同志的工作報(bào)告看文件X月X日二分組討論XX同志的工作報(bào)告大會(huì)發(fā)言自由活動(dòng)X月X日三分組醞釀人事安排選舉文娛晚會(huì)X月X日四閉幕式：XX同志作總結(jié)講話領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)、全體代表合影留念會(huì)議日程表日期星期上午（9：00~12：00）下午（15會(huì)議議程格式XX公司職工代表大會(huì)議程表（安排）一、審議2001年工作總結(jié)；二、討論2002年工作計(jì)劃；三、審議并通過(guò)2001年財(cái)政預(yù)算及2002年財(cái)政預(yù)算；四、增選職工代表

……………會(huì)議議程格式XX公司職工代表大會(huì)議程表（安排）會(huì)議程序格式會(huì)議程序，供主持人主持會(huì)議，掌握會(huì)議進(jìn)程之用，主持人一般只按先后順序依次宣讀即可

中國(guó)共產(chǎn)黨第X次全國(guó)代表大會(huì)第一次會(huì)議全體會(huì)議程序

19XX年X月X日一、中國(guó)共產(chǎn)黨第X次全國(guó)代表大會(huì)現(xiàn)在開(kāi)幕二、全體起立三、奏《國(guó)際歌》

四、為毛澤東、周恩來(lái)等已經(jīng)逝世的老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家和革命烈士默哀五、默哀畢，請(qǐng)坐下六、中國(guó)共產(chǎn)黨第X次全國(guó)代表大會(huì)應(yīng)到正式代表X人，候補(bǔ)代表X人，因病因事請(qǐng)假正式代表X人，候補(bǔ)代表X人，今天實(shí)到代表X人，候補(bǔ)代表X人七、請(qǐng)XX同志致開(kāi)幕詞八、請(qǐng)XX同志代表XX屆中央委員會(huì)作報(bào)告九、休會(huì)。會(huì)議程序格式會(huì)議程序，供主持人主持會(huì)議，掌握會(huì)議進(jìn)程之用，確定會(huì)議地點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地大小必須合乎會(huì)議比例，不能過(guò)于擁擠，也不能空空蕩蕩；場(chǎng)地位置必須方便與會(huì)者；場(chǎng)地應(yīng)有良好的照明，調(diào)溫及通風(fēng)設(shè)備；應(yīng)有適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備；場(chǎng)地應(yīng)避免外界干擾；場(chǎng)地租借成本要合理。確定會(huì)議地點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地大小必須合乎會(huì)議比例，不能過(guò)于擁擠，會(huì)場(chǎng)布局禮堂式教室式圓桌式橢圓式方型中空馬蹄型或U型：會(huì)議桌為U型，方便溝通。六邊型：適合10多人的會(huì)議，方便交流八邊型：適合20多人（見(jiàn)圖）會(huì)場(chǎng)布局禮堂式座位的安排順序排座法——主席臺(tái)下座位安排

A、橫排法：按公布的名單或姓氏筆畫為序，從左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。

B、豎排法：按名單或姓氏筆畫，沿一條直線從前至后排序。身份排座法——主席臺(tái)座位安排

A、左右排座法：按公布名單，以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)的中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列。依中國(guó)傳統(tǒng)，一般由中間按左尊右卑的規(guī)則，向兩邊排開(kāi)：第二領(lǐng)導(dǎo)坐在最高左側(cè)，第三領(lǐng)導(dǎo)坐在最高領(lǐng)導(dǎo)的右側(cè)。

B、主席臺(tái)的講臺(tái)，應(yīng)設(shè)于主席臺(tái)前排左側(cè)的臺(tái)口。策略排座法：是以與會(huì)者受鄰座影響為前提，策略安排座位。自由擇座法：小型內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者自由擇座。座位的安排順序排座法——主席臺(tái)下座位安排會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)標(biāo)制作標(biāo)簽的制作會(huì)徽：對(duì)于有會(huì)徽的會(huì)議，要將會(huì)徽掛設(shè)在臺(tái)幕上。臺(tái)幕：主席臺(tái)的臺(tái)幕一般用紫紅色或蘭色面料做成。紅色熱烈，蘭色柔和寧?kù)o。一般臺(tái)幕用單色調(diào)，也可以采用分割法，配以兩種顏色。主席臺(tái)的布置：

A、主席臺(tái)桌面可等間隔放置一些壇式花卉，講臺(tái)上也可放置壇式花卉；B、主席臺(tái)臺(tái)口可圍放一圈花卉，選擇低矮些的植物；C、主席臺(tái)上的旗幟應(yīng)圍在會(huì)徽兩邊，顯得莊重，主席臺(tái)兩側(cè)插上對(duì)應(yīng)的旗幟，可增添喜慶氣氛。裝飾性布置：常用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設(shè)等。會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)標(biāo)制作會(huì)標(biāo)制作

會(huì)標(biāo)顯示會(huì)議名稱，位于與主席臺(tái)處于同一方位的適當(dāng)?shù)奈恢谩３Ｓ玫闹谱鞣椒ǎ哼x用色彩適當(dāng)?shù)牟桓赡z紙，按設(shè)計(jì)書寫好的字體剪出會(huì)議名稱，粘貼在橫幅上。注意每個(gè)字的規(guī)格——根據(jù)主席臺(tái)臺(tái)口寬度和會(huì)議名稱的字?jǐn)?shù)確定，計(jì)算方法是：會(huì)議的每個(gè)字規(guī)格（寬度）=（臺(tái)口寬度—間隔）/（字?jǐn)?shù)+2）例：主席臺(tái)的臺(tái)口寬度為11M，會(huì)議名稱10字，計(jì)劃每個(gè)字的間隔0.1M，計(jì)算出每個(gè)字的寬度為：（11—1）/（10+2）≈0.83M會(huì)標(biāo)制作會(huì)標(biāo)顯示會(huì)議名稱，位于與主席臺(tái)處于同一方位的適標(biāo)簽的制作桌簽，是在會(huì)議活動(dòng)中表明桌號(hào)和就坐人身份的標(biāo)簽，如“記者席”、“演員席”，多用于茶話會(huì)、宴會(huì)等會(huì)議活動(dòng)。組織者在發(fā)出會(huì)議請(qǐng)柬時(shí)一般在請(qǐng)柬上表明桌號(hào)。座簽，在會(huì)議席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽，在引導(dǎo)與會(huì)者就坐時(shí)使用，有兩種形式：

A、三棱形，平放于桌面，柱體前后兩面夾層插入就坐者的姓名卡片。

B、卡片型，多用于宴會(huì)、招待會(huì)，一端剪成長(zhǎng)方形，一端剪成錐形，錐形部分后折90度，平放于桌面。標(biāo)簽的制作桌簽，是在會(huì)議活動(dòng)中表明桌號(hào)和就坐人身份的標(biāo)簽，裝飾性布置顏色使用：慶祝會(huì)、表彰會(huì)、歡迎會(huì)為顯喜慶氣氛，以紅色裝飾為主；工作會(huì)議適當(dāng)增加綠色，以綠色調(diào)節(jié)、休息。綠色在人的視野中約占25%時(shí)，心理最舒適。還應(yīng)該考慮季節(jié)因素：冬季，可增加暖色布置（紅、黃）；夏季，可增加冷色布置（藍(lán)、綠）?；ɑ苤参镞x用：世界各國(guó)有許多花語(yǔ)：鐵樹(shù)、棕櫚代表莊嚴(yán)；萬(wàn)年青、君子蘭代表友誼、萬(wàn)事如意；菊花高潔；月季、玫瑰喜慶；牡丹富貴；一般性會(huì)議，選擇月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，氣氛輕松；比較莊重的會(huì)議，選用君子蘭、棕櫚、萬(wàn)年青等，使人鎮(zhèn)靜；日常工作會(huì)議，開(kāi)會(huì)時(shí)間較長(zhǎng)，處理棘手問(wèn)題，會(huì)場(chǎng)使用冷色或中色的窗簾和四壁，擺放棕櫚、蘇鐵等綠色花卉，減輕與會(huì)者疲勞，使人情緒較長(zhǎng)時(shí)間處于冷靜；座談會(huì)，擺放月季、扶桑等觀賞性植物，米蘭、白玉蘭、茉莉等賞香型花卉，增加團(tuán)結(jié)和和諧氣氛。裝飾性布置顏色使用：會(huì)間組織服務(wù)簽到：為保證會(huì)議順利召開(kāi)，同時(shí)便于統(tǒng)計(jì)人數(shù)，了解到會(huì)情況。引領(lǐng)入座：與會(huì)者位置事先排好，而與會(huì)者事先不清楚，會(huì)務(wù)人員需引導(dǎo)入座。大型會(huì)議可印刷座位表；在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指導(dǎo)標(biāo)識(shí)，愛(ài)出席證上注明座位號(hào)。分發(fā)會(huì)議資料。及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)。如可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，由會(huì)務(wù)人員在入口（簽到）處分發(fā)給與會(huì)人員，也可在會(huì)前放置在每一個(gè)與會(huì)者的座位上。會(huì)間服務(wù)。會(huì)議記錄：指會(huì)議情況的原始記錄，要求真實(shí)反映會(huì)議全貌。會(huì)間組織服務(wù)簽到：為保證會(huì)議順利召開(kāi)，同時(shí)便于統(tǒng)計(jì)人數(shù)，了簽到簿式簽到秘書簽到：小型會(huì)議可由秘書持會(huì)議名單，在上面打“√”或畫圈表示到會(huì)；卡片簽到：事先寄發(fā)給與會(huì)者簽到卡片，代表在上面簽上自己的名字，進(jìn)會(huì)場(chǎng)交出即可；電子簽到（機(jī)）簽到簿式簽到會(huì)間服務(wù)奉送茶水。應(yīng)注意：A、先給外單位的人或坐于上位的人；B、會(huì)議室內(nèi)備有茶水，以便添加。會(huì)中內(nèi)外的聯(lián)系，傳遞信息?？刹扇∵f信件、接電話的形式。聯(lián)系傳遞中，會(huì)務(wù)人員應(yīng)注意會(huì)議內(nèi)容的保密。維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)務(wù)人員應(yīng)制止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員入場(chǎng)；會(huì)中發(fā)生混亂，揮舞人員要及時(shí)制止、調(diào)停。會(huì)間服務(wù)奉送茶水。會(huì)議記錄內(nèi)容和格式：由三部分組成

A、會(huì)議的基本情況：會(huì)議名稱、時(shí)間（起止的具體時(shí)間）、地點(diǎn)、到會(huì)者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、記錄人；

B、具體內(nèi)容：議題、議程；討論經(jīng)過(guò)；決議、決定；

C、簽署：主持人和記錄人的署名。（參考格式）記錄方式：

A、詳記：重要會(huì)議需要詳細(xì)記錄，做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還要借助錄音器材，以便會(huì)后整理。

B、摘錄：日a常會(huì)議常用摘錄方式，記錄與主題有關(guān)的內(nèi)容。會(huì)議記錄的存檔：會(huì)議記錄具有查考憑證作用，要求存檔。會(huì)議記錄內(nèi)容和格式：由三部分組成XXXX會(huì)議記錄

（參考格式）

時(shí)間：2003年1月5日上午8：00~9：00

地點(diǎn)：公司會(huì)議室主持人：XXX（副總經(jīng)理）出席人：公司各部門經(jīng)理缺席人：XXX（出國(guó)）記錄人：XXX（秘書）

1、主持人講話：今天討論一下……的問(wèn)題。

2、發(fā)言：技術(shù)部竹經(jīng)理：……3、決議

4、散會(huì)主持人：XXX

記錄人：XXXXXXX會(huì)議記錄

會(huì)后的善后處理文書處理代表離會(huì)服務(wù)會(huì)務(wù)總結(jié)：大中型會(huì)議或重要會(huì)議后，會(huì)議秘書人員應(yīng)總結(jié)會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，可發(fā)一份問(wèn)卷表或評(píng)估表給與會(huì)者打分；還可以要求與會(huì)者提出改進(jìn)意見(jiàn)。催辦落實(shí)：會(huì)議結(jié)果如需落實(shí)，還需進(jìn)行會(huì)后催辦，方式有：發(fā)催辦單、電話催辦等方式，有些事情需要較長(zhǎng)時(shí)間完成，要跟蹤催辦。會(huì)后的善后處理文書處理文書處理回收文件資料：可事先制訂文件清退目錄，會(huì)后按清退目錄收回文件；日常小型會(huì)議可以在會(huì)議結(jié)束后當(dāng)場(chǎng)收回文件。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要具有指示、知照作用，印發(fā)程序。會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)之上加工而成。立卷歸檔和銷毀：會(huì)議期間使用的文件按內(nèi)容聯(lián)系和會(huì)議的進(jìn)程，分門別類編立成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷，定期向檔案室移交。對(duì)無(wú)須保存的文件要立冊(cè)銷毀。文書處理回收文件資料：可事先制訂文件清退目錄，會(huì)后按清退目代表離會(huì)服務(wù)代購(gòu)機(jī)票、車、船票；結(jié)算帳目，清還所借物品；安排車輛送客；安排領(lǐng)導(dǎo)送行。代表離會(huì)服務(wù)代購(gòu)機(jī)票、車、船票；每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-2212月-22Wednesday,December28,2022天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來(lái)。15:47:3415:47:3415:4712/28/20223:47:34PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。12月-2215:47:3415:47Dec-2228-Dec-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。15:47:3415:47:3415:47Wednesday,December28,2022安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。12月-2212月-2215:47:3415:47:34December28,2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2022年12月28日3:47下午12月-2212月-22擴(kuò)展市場(chǎng)，開(kāi)發(fā)未來(lái)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在。28十二月20223:47:34下午15:47:3412月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來(lái)。十二月223:47下午12月-2215:47December28,2022時(shí)間是人類發(fā)展的空間。2022/12/2815:47:3415:47:3428December2022科學(xué)，你是國(guó)力的靈魂；同時(shí)又是社會(huì)發(fā)展的標(biāo)志。3:47:34下午3:47下午15:47:3412月-22每天都是美好的一天，新的一天開(kāi)啟。12月-2212月-2215:4715:47:3415:47:34Dec-22人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長(zhǎng)串機(jī)緣。事件和決定，這些機(jī)緣、事件和決定在它們實(shí)現(xiàn)的當(dāng)時(shí)是取決于我們的意志的。2022/12/2815:47:34Wednesday,December28,2022感情上的親密，發(fā)展友誼；錢財(cái)上的親密，破壞友誼。12月-222022/12/2815:47:3412月-22謝謝大家！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-第七章會(huì)議實(shí)務(wù)一、會(huì)議相關(guān)知識(shí)二、會(huì)前準(zhǔn)備三、會(huì)間組織服務(wù)四、會(huì)后的善后處理第七章會(huì)議實(shí)務(wù)一、會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議相關(guān)知識(shí)

會(huì)議要素的構(gòu)成

1、會(huì)議名稱

2、會(huì)議議題：指會(huì)議所要討論的問(wèn)題。會(huì)議議題盡量集中，不宜過(guò)多或太分散。議題產(chǎn)生有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)指定；另一種是秘書調(diào)研，綜合信息后提出，由領(lǐng)導(dǎo)審定。

3、會(huì)議組織者和與會(huì)者

4、會(huì)議時(shí)間

5、會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)址，指會(huì)議所在的城鎮(zhèn)也指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。

6、會(huì)議方式

7、會(huì)議文書：反映和記錄會(huì)議情況的文件材料。

8、會(huì)議服務(wù)：為保證會(huì)議順利召開(kāi)進(jìn)行的保障性工作。會(huì)議相關(guān)知識(shí)

會(huì)議要素的構(gòu)成會(huì)議名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)?shù)?、確切的名稱。會(huì)議名稱往往由三部分組成：會(huì)議的主持、召集單位會(huì)議的主體：主要內(nèi)容（議題）或主體（與會(huì)者）?？杉?xì)分為以下三種情況：

1、以與會(huì)者的身份或職務(wù)為會(huì)議名稱的主體。如：XX公司全體職工大會(huì)；XX協(xié)會(huì)XX屆理事會(huì)。主體的身份有：黨員、團(tuán)員、經(jīng)理、職工代表、局長(zhǎng)等，都可以寫到會(huì)議名稱中。

2、以會(huì)議內(nèi)容（主要議題）為會(huì)議名稱的主體。如：XX公司海外企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議；XX公司XXX慶功大會(huì)等。

3、有些會(huì)議主體部分不太規(guī)范，更不嚴(yán)格，會(huì)議名稱就要簡(jiǎn)單明了即可，如校慶、廠慶。有些會(huì)議有屆次序別，屆次序數(shù)往往加在主辦單位和會(huì)議主體之間，如：XX公司第X次海外企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作會(huì)議；XX協(xié)會(huì)第X屆理事會(huì)。會(huì)議的種類（名稱），在會(huì)議名稱的末尾，如：XXX會(huì)、XXX大會(huì)、XXX座談會(huì)等。會(huì)議名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)?shù)?、確切的名稱。會(huì)議名稱往往由會(huì)議時(shí)間一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是每次會(huì)議的時(shí)間限度。其中每次會(huì)議的時(shí)間限度，最好不要超過(guò)1小時(shí)。會(huì)議時(shí)間會(huì)議方式定時(shí)定點(diǎn)的會(huì)議遠(yuǎn)程會(huì)議，運(yùn)用電視、電話、廣播等突破空間限制移動(dòng)會(huì)議，一次會(huì)議先后在兩個(gè)以上的地點(diǎn)進(jìn)行“套會(huì)”，即“會(huì)中會(huì)”，在與會(huì)代表中劃出一部分人員，在一個(gè)時(shí)段召開(kāi)專門會(huì)議并會(huì)形式，有些會(huì)議采取合并召開(kāi)的形式現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，在事情發(fā)生地召開(kāi)會(huì)議座談會(huì)，用于聽(tīng)取意見(jiàn)、征集意見(jiàn)、交流思想等。會(huì)議方式定時(shí)定點(diǎn)的會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備安排議題邀請(qǐng)與會(huì)者會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)場(chǎng)布局座位的安排會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)前準(zhǔn)備安排議題安排議題收集議題議題的來(lái)源：A、領(lǐng)導(dǎo)指示交辦的問(wèn)題；B、領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)命令，需要各部門貫徹執(zhí)行的問(wèn)題；C、下級(jí)單位提請(qǐng)討論的問(wèn)題。篩選議題：根據(jù)會(huì)議目的與任務(wù)，對(duì)收集的議題進(jìn)行篩選。確定議題：將篩選的議題交領(lǐng)導(dǎo)審定，由領(lǐng)導(dǎo)最終確定議題。注意事項(xiàng)：

A、一次會(huì)議議題不能安排太多或太少，一般以安排一個(gè)主議題和一兩個(gè)小議題為宜；要充分考慮每個(gè)議題需要討論的時(shí)間。

B、盡量將同性質(zhì)的議題集中安排在一個(gè)會(huì)議討論，便于討論和節(jié)省時(shí)間。

C、準(zhǔn)備一些后備議題，以備不時(shí)之需，在時(shí)間允許條件下提交討論。安排議題收集議題邀請(qǐng)與會(huì)者

選擇與會(huì)者→評(píng)估與會(huì)者→通知與會(huì)者選擇與會(huì)者。三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：1、跟議題討論有直接關(guān)系的人；2、可提供相關(guān)的資訊，使討論更有效率的人；3、發(fā)言具有代表性和權(quán)威性的人。如：新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，可以邀請(qǐng)研發(fā)部主管、技術(shù)專家、銷售代表。評(píng)估與會(huì)者：列出與會(huì)者的初步名單，依次確定每個(gè)人的會(huì)議貢獻(xiàn)度，以確定與會(huì)人員。通知與會(huì)者：會(huì)議通知三種類型：1、口頭通知：常用電話通知形式，適用于內(nèi)部會(huì)議。2、發(fā)正式會(huì)議通知：外單位或跨地區(qū)會(huì)議須寄書面通知。其中跨地區(qū)會(huì)議要發(fā)兩次通知：第一次預(yù)告通知，提前兩倍往返郵程的時(shí)間寄出，簡(jiǎn)要寫明會(huì)議的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求，還需附上一份或數(shù)份《與會(huì)者登記表》或《會(huì)議回執(zhí)》，要求限期回復(fù)；第二次正式通知。3、請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信：適用于邀請(qǐng)性會(huì)議。邀請(qǐng)與會(huì)者

選擇與會(huì)者→評(píng)估與會(huì)者→通知與會(huì)者不同會(huì)議理想的出席人數(shù)

解決問(wèn)題型少于5人調(diào)查問(wèn)題型少于10人工作回顧或展示型少于30人動(dòng)員會(huì)越多越好信息發(fā)布會(huì)沒(méi)有限制決策會(huì)議7人以內(nèi)不同會(huì)議理想的出席人數(shù)解決問(wèn)題型少于5人與會(huì)者的功能分類信息提供者是否擁有可分享的信息一位報(bào)告客戶反應(yīng)的銷售經(jīng)理可為其他人提供他們部門工作的效果和問(wèn)題

意見(jiàn)提供者能否提供特殊的意見(jiàn)、建議一生產(chǎn)經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)，有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)特殊技能專家他們的專業(yè)身份是否有用處理合同爭(zhēng)議的律師顧問(wèn)，其固有的特殊技能可以促進(jìn)討論

授權(quán)者能否保證已獲同意的決策落實(shí)在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上，如簽署、談判一個(gè)新合同，財(cái)務(wù)主管可在場(chǎng)授權(quán)這行動(dòng)與會(huì)者的功能分類信息提供者是否擁有可分享的信息一位報(bào)告客請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信格式格式一尊敬的XX會(huì)員：茲定于X年X月X日上午9時(shí)于我公司一層105招待事舉行會(huì)員聯(lián)誼活動(dòng)，以感謝您對(duì)我公司的支持和厚愛(ài)。屆時(shí)請(qǐng)攜帶會(huì)員卡和本請(qǐng)柬前來(lái)參加。敬請(qǐng)光臨。

XX公司格式二謹(jǐn)定于X年X月X日（星期X）上午9時(shí)在XXX舉行酒會(huì)。敬請(qǐng)光臨

XX公司請(qǐng)回復(fù)電話：XXXX請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信格式格式一情景題假設(shè)你是一家國(guó)內(nèi)知名廣告公司的總經(jīng)理秘書，現(xiàn)在你所在公司想在全國(guó)范圍內(nèi)召開(kāi)一次廣告業(yè)界最新潮流和技術(shù)研討會(huì)，按照之前所說(shuō)的步驟，確立與會(huì)人員，并擬寫一份邀請(qǐng)信。注意：詳細(xì)標(biāo)明與人人員的類型。邀請(qǐng)信可以選擇兩種樣式中的一種。情景題假設(shè)你是一家國(guó)內(nèi)知名廣告公司的總經(jīng)理秘書，現(xiàn)在你所在公會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)議日程：指在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)程的具體安排，使與會(huì)者了解會(huì)議期間每天的活動(dòng)安排情況。有表格式和條列式兩種。日程應(yīng)在會(huì)議之前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議議程：一個(gè)會(huì)議常有多個(gè)議題，秘書根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系，主次、先后排列次序，便稱為議程。議程需呈送領(lǐng)導(dǎo)審定，在會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議程序：除了議題外，會(huì)議還有一些禮節(jié)性、結(jié)構(gòu)性的內(nèi)容、項(xiàng)目，把每一次會(huì)議的這些項(xiàng)目有序排列，便成為會(huì)議程序表。確定會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)議日程：指在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)會(huì)議日程表日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上X月X日一開(kāi)幕式：XX同志致辭；XX同志做工作報(bào)告分組討論XX同志的工作報(bào)告看文件X月X日二分組討論XX同志的工作報(bào)告大會(huì)發(fā)言自由活動(dòng)X月X日三分組醞釀人事安排選舉文娛晚會(huì)X月X日四閉幕式：XX同志作總結(jié)講話領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)、全體代表合影留念會(huì)議日程表日期星期上午（9：00~12：00）下午（15會(huì)議議程格式XX公司職工代表大會(huì)議程表（安排）一、審議2001年工作總結(jié)；二、討論2002年工作計(jì)劃；三、審議并通過(guò)2001年財(cái)政預(yù)算及2002年財(cái)政預(yù)算；四、增選職工代表

……………會(huì)議議程格式XX公司職工代表大會(huì)議程表（安排）會(huì)議程序格式會(huì)議程序，供主持人主持會(huì)議，掌握會(huì)議進(jìn)程之用，主持人一般只按先后順序依次宣讀即可

中國(guó)共產(chǎn)黨第X次全國(guó)代表大會(huì)第一次會(huì)議全體會(huì)議程序

19XX年X月X日一、中國(guó)共產(chǎn)黨第X次全國(guó)代表大會(huì)現(xiàn)在開(kāi)幕二、全體起立三、奏《國(guó)際歌》

四、為毛澤東、周恩來(lái)等已經(jīng)逝世的老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家和革命烈士默哀五、默哀畢，請(qǐng)坐下六、中國(guó)共產(chǎn)黨第X次全國(guó)代表大會(huì)應(yīng)到正式代表X人，候補(bǔ)代表X人，因病因事請(qǐng)假正式代表X人，候補(bǔ)代表X人，今天實(shí)到代表X人，候補(bǔ)代表X人七、請(qǐng)XX同志致開(kāi)幕詞八、請(qǐng)XX同志代表XX屆中央委員會(huì)作報(bào)告九、休會(huì)。會(huì)議程序格式會(huì)議程序，供主持人主持會(huì)議，掌握會(huì)議進(jìn)程之用，確定會(huì)議地點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地大小必須合乎會(huì)議比例，不能過(guò)于擁擠，也不能空空蕩蕩；場(chǎng)地位置必須方便與會(huì)者；場(chǎng)地應(yīng)有良好的照明，調(diào)溫及通風(fēng)設(shè)備；應(yīng)有適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備；場(chǎng)地應(yīng)避免外界干擾；場(chǎng)地租借成本要合理。確定會(huì)議地點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地大小必須合乎會(huì)議比例，不能過(guò)于擁擠，會(huì)場(chǎng)布局禮堂式教室式圓桌式橢圓式方型中空馬蹄型或U型：會(huì)議桌為U型，方便溝通。六邊型：適合10多人的會(huì)議，方便交流八邊型：適合20多人（見(jiàn)圖）會(huì)場(chǎng)布局禮堂式座位的安排順序排座法——主席臺(tái)下座位安排

A、橫排法：按公布的名單或姓氏筆畫為序，從左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。

B、豎排法：按名單或姓氏筆畫，沿一條直線從前至后排序。身份排座法——主席臺(tái)座位安排

A、左右排座法：按公布名單，以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)的中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列。依中國(guó)傳統(tǒng)，一般由中間按左尊右卑的規(guī)則，向兩邊排開(kāi)：第二領(lǐng)導(dǎo)坐在最高左側(cè)，第三領(lǐng)導(dǎo)坐在最高領(lǐng)導(dǎo)的右側(cè)。

B、主席臺(tái)的講臺(tái)，應(yīng)設(shè)于主席臺(tái)前排左側(cè)的臺(tái)口。策略排座法：是以與會(huì)者受鄰座影響為前提，策略安排座位。自由擇座法：小型內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者自由擇座。座位的安排順序排座法——主席臺(tái)下座位安排會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)標(biāo)制作標(biāo)簽的制作會(huì)徽：對(duì)于有會(huì)徽的會(huì)議，要將會(huì)徽掛設(shè)在臺(tái)幕上。臺(tái)幕：主席臺(tái)的臺(tái)幕一般用紫紅色或蘭色面料做成。紅色熱烈，蘭色柔和寧?kù)o。一般臺(tái)幕用單色調(diào)，也可以采用分割法，配以兩種顏色。主席臺(tái)的布置：

A、主席臺(tái)桌面可等間隔放置一些壇式花卉，講臺(tái)上也可放置壇式花卉；B、主席臺(tái)臺(tái)口可圍放一圈花卉，選擇低矮些的植物；C、主席臺(tái)上的旗幟應(yīng)圍在會(huì)徽兩邊，顯得莊重，主席臺(tái)兩側(cè)插上對(duì)應(yīng)的旗幟，可增添喜慶氣氛。裝飾性布置：常用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設(shè)等。會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)標(biāo)制作會(huì)標(biāo)制作

會(huì)標(biāo)顯示會(huì)議名稱，位于與主席臺(tái)處于同一方位的適當(dāng)?shù)奈恢谩３Ｓ玫闹谱鞣椒ǎ哼x用色彩適當(dāng)?shù)牟桓赡z紙，按設(shè)計(jì)書寫好的字體剪出會(huì)議名稱，粘貼在橫幅上。注意每個(gè)字的規(guī)格——根據(jù)主席臺(tái)臺(tái)口寬度和會(huì)議名稱的字?jǐn)?shù)確定，計(jì)算方法是：會(huì)議的每個(gè)字規(guī)格（寬度）=（臺(tái)口寬度—間隔）/（字?jǐn)?shù)+2）例：主席臺(tái)的臺(tái)口寬度為11M，會(huì)議名稱10字，計(jì)劃每個(gè)字的間隔0.1M，計(jì)算出每個(gè)字的寬度為：（11—1）/（10+2）≈0.83M會(huì)標(biāo)制作會(huì)標(biāo)顯示會(huì)議名稱，位于與主席臺(tái)處于同一方位的適標(biāo)簽的制作桌簽，是在會(huì)議活動(dòng)中表明桌號(hào)和就坐人身份的標(biāo)簽，如“記者席”、“演員席”，多用于茶話會(huì)、宴會(huì)等會(huì)議活動(dòng)。組織者在發(fā)出會(huì)議請(qǐng)柬時(shí)一般在請(qǐng)柬上表明桌號(hào)。座簽，在會(huì)議席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽，在引導(dǎo)與會(huì)者就坐時(shí)使用，有兩種形式：

A、三棱形，平放于桌面，柱體前后兩面夾層插入就坐者的姓名卡片。

B、卡片型，多用于宴會(huì)、招待會(huì)，一端剪成長(zhǎng)方形，一端剪成錐形，錐形部分后折90度，平放于桌面。標(biāo)簽的制作桌簽，是在會(huì)議活動(dòng)中表明桌號(hào)和就坐人身份的標(biāo)簽，裝飾性布置顏色使用：慶祝會(huì)、表彰會(huì)、歡迎會(huì)為顯喜慶氣氛，以紅色裝飾為主；工作會(huì)議適當(dāng)增加綠色，以綠色調(diào)節(jié)、休息。綠色在人的視野中約占25%時(shí)，心理最舒適。還應(yīng)該考慮季節(jié)因素：冬季，可增加暖色布置（紅、黃）；夏季，可增加冷色布置（藍(lán)、綠）?；ɑ苤参镞x用：世界各國(guó)有許多花語(yǔ)：鐵樹(shù)、棕櫚代表莊嚴(yán)；萬(wàn)年青、君子蘭代表友誼、萬(wàn)事如意；菊花高潔；月季、玫瑰喜慶；牡丹富貴；一般性會(huì)議，選擇月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，氣氛輕松；比較莊重的會(huì)議，選用君子蘭、棕櫚、萬(wàn)年青等，使人鎮(zhèn)靜；日常工作會(huì)議，開(kāi)會(huì)時(shí)間較長(zhǎng)，處理棘手問(wèn)題，會(huì)場(chǎng)使用冷色或中色的窗簾和四壁，擺放棕櫚、蘇鐵等綠色花卉，減輕與會(huì)者疲勞，使人情緒較長(zhǎng)時(shí)間處于冷靜；座談會(huì)，擺放月季、扶桑等觀賞性植物，米蘭、白玉蘭、茉莉等賞香型花卉，增加團(tuán)結(jié)和和諧氣氛。裝飾性布置顏色使用：會(huì)間組織服務(wù)簽到：為保證會(huì)議順利召開(kāi)，同時(shí)便于統(tǒng)計(jì)人數(shù)，了解到會(huì)情況。引領(lǐng)入座：與會(huì)者位置事先排好，而與會(huì)者事先不清楚，會(huì)務(wù)人員需引導(dǎo)入座。大型會(huì)議可印刷座位表；在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指導(dǎo)標(biāo)識(shí)，愛(ài)出席證上注明座位號(hào)。分發(fā)會(huì)議資料。及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)。如可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，由會(huì)務(wù)人員在入口（簽到）處分發(fā)給與會(huì)人員，也可在會(huì)前放置在每一個(gè)與會(huì)者的座位上。會(huì)間服務(wù)。會(huì)議記錄：指會(huì)議情況的原始記錄，要求真實(shí)反映會(huì)議全貌。會(huì)間組織服務(wù)簽到：為保證會(huì)議順利召開(kāi)，同時(shí)便于統(tǒng)計(jì)人數(shù)，了簽到簿式簽到秘書簽到：小型會(huì)議可由秘書持會(huì)議名單，在上面打“√”或畫圈表示到會(huì)；卡片簽到：事先寄發(fā)給與會(huì)者簽到卡片，代表在上面簽上自己的名字，進(jìn)會(huì)場(chǎng)交出即可；電子簽到（機(jī)）簽到簿式簽到會(huì)間服務(wù)奉送茶水。應(yīng)注意：A、先給外單位的人或坐于上位的人；B、會(huì)議室內(nèi)備有茶水，以便添加。會(huì)中內(nèi)外的聯(lián)系，傳遞信息?？刹扇∵f信件、接電話的形式。聯(lián)系傳遞中，會(huì)務(wù)人員應(yīng)注意會(huì)議內(nèi)容的保密。維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)務(wù)人員應(yīng)制止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員入場(chǎng)；會(huì)中發(fā)生混亂，揮舞人員要及時(shí)制止、調(diào)停。會(huì)間服務(wù)奉送茶水。會(huì)議記錄內(nèi)容和格式：由三部分組成

A、會(huì)議的基本情況：會(huì)議名稱、時(shí)間（起止的具體時(shí)間）、地點(diǎn)、到會(huì)者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、記錄人；

B、具體內(nèi)容：議題、議程；討論經(jīng)過(guò)；決議、決定；

C、簽署：主持人和記錄人的署名。（參考格式）記錄方式：

A、詳記：重要會(huì)議需要詳細(xì)記錄，做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還要借助錄音器材，以便會(huì)后整理。

B、摘錄：日a常會(huì)議常用摘錄方式，記錄與主題有關(guān)的內(nèi)容。會(huì)議記錄的存檔：會(huì)議記錄具有查考憑證作用，要求存檔。會(huì)議記錄內(nèi)容和格式：由三部分組成XXXX會(huì)議記錄

（參考格式）

時(shí)間：2003年1月5日上午8：00~9：00

地點(diǎn)：公司會(huì)議室主持人：XXX（副總經(jīng)理）出席人：公司各部門經(jīng)理